Estandarizar sistemas entre regiones y filiales

Las empresas de TI deben mantenerse al día de la rápida evolución de las tecnologías. También deben invertir en revisar y mejorar sus productos y servicios, además de optimizar la forma en que se gestiona y opera el negocio. Una de estas empresas, Fujitsu Limited, aspira a responder con rapidez a las tendencias del sector y a acelerar su propia transformación digital.

En 2020, la empresa lanzó un proyecto de transformación digital llamado “Fujitra”, que significa “Transformación en Fujitsu”. Para poder ejecutarla a toda velocidad, la empresa necesitaba alinear las oficinas regionales y las filiales para que todos trabajaran para cumplir con los mismos objetivos. El proyecto “One Fujitsu” se estableció como parte de esta iniciativa para estandarizar las operaciones y los sistemas de un extremo a otro en todo el grupo, incluidas las empresas nacionales en Japón y las filiales internacionales.

“Si cada región y filial opera de manera independiente, la empresa no puede responder con rapidez a las necesidades cambiantes y a las expectativas de los clientes. Como parte de One Fujitsu, centralizamos todos los datos del grupo en una plataforma y creamos un entorno en el que podemos compartir ideas para tomar decisiones empresariales más inteligentes”, señala Katsunori Aoki, director sénior de la sede global de Fujitsu, Unidad de Plataforma de Sistemas Digitales.

Centralizar la planificación y las aprobaciones en la sede global

Fujitsu creó un nuevo rol para apoyar la transición a un sistema estándar para todo el grupo. Se asignó al director de datos y procesos (CDPO) para que se hiciera cargo del proyecto y es responsable de los procesos y datos empresariales internos.

Anteriormente, cada una de las filiales y regiones era responsable de su propio plan de desarrollo y presupuesto, pero la empresa decidió adoptar un enfoque más estándar y eliminar los sistemas optimizados para una sola área. La sede central de Fujitsu definió un proceso de aprobación y un presupuesto para apoyar la iniciativa de centralización.

“One Fujitsu ha cambiado la forma en que operamos. Comparamos los procesos de solicitud de desarrollo de sistemas en cada filial y región para decidir cómo se deben hacer las cosas en el futuro”, explica Koichi Abe, director sénior de la División de Servicios en la Nube de Fujitsu, Unidad de Plataforma de Sistemas Digitales.

Necesitaban tener visibilidad completa de los sistemas que utilizaba cada filial, por lo que Fujitsu implementó Strategic Portfolio Management y Gestión de la cartera de aplicaciones de ServiceNow con el objetivo de crear una cartera de TI completa.

Visibilidad de los sistemas de todo el grupo en una sola herramienta

Strategic Portfolio Management de ServiceNow permite a los grupos y las empresas administrar su cartera de TI desde una sola plataforma. Realiza un seguimiento de los proyectos de desarrollo y las aprobaciones del sistema, y ayuda a gestionar los presupuestos con precisión. Por otra parte, Gestión de la cartera de aplicaciones alinea las aplicaciones de la empresa con su estrategia empresarial. Juntas, estas soluciones proporcionan una visión integral de todos los sistemas y las utilizan cada una de las regiones y filiales de Fujitsu.

“Nuestros activos de TI antes se gestionaban por región o filial, lo cual resultaba inconexo. Cuando decidimos adoptar un método estándar, la consolidación de la gestión de TI en todo el grupo fue el primer paso hacia convertirnos en One Fujitsu”, afirma Takamasa Saito de la sede global de Fujitsu, Unidad de Plataforma de Sistemas Digitales.

Lanzamiento de la iniciativa de estandarización para todo el grupo

Con los datos recopilados en Gestión de la cartera de aplicaciones, Fujitsu descubrió que se utilizaban más de 4000 sistemas diferentes en todo el grupo.

“Cuando tuvimos una visibilidad completa de las aplicaciones y los sistemas, pudimos lanzar oficialmente nuestra iniciativa de estandarización. Contamos con un propietario de dominio de servicio (SDO) en nuestra sede central, que es responsable de optimizar la cartera de servicios digitales para cada área de negocio”, explica Abe.

A la hora de decidir si implementar un nuevo sistema, el SDO realiza revisiones para evaluar cuánto mejoraría las operaciones y los servicios proporcionados a cada unidad de negocio en toda la empresa del grupo y cómo ayudaría a reducir los costes. Con ServiceNow, el SDO reduce el tiempo necesario para agrupar presupuestos e informes.

Presupuestos e informes más rápidos

Strategic Portfolio Management captura el desarrollo del sistema y las solicitudes presupuestarias de todas las áreas del negocio. Después, estas se unifican para simplificar las revisiones y aprobaciones, que se gestionan directamente en la plataforma. El proceso también es más sencillo para el solicitante. En lugar de crear y enviar por correo electrónico documentos de Excel, los gerentes pueden elegir de una lista desplegable de aplicaciones sin tener que volver a escribir la solicitud. De esta manera se han eliminado los errores de transcripción y se ha mejorado significativamente la eficiencia operativa.

Antes, Fujitsu procesaba solicitudes de presupuesto del sistema de cada oficina en Japón mediante un sistema interno. Sin embargo, parte de la información debía seguir gestionándose en Excel. Los presupuestos internacionales también se gestionaban en un sistema independiente, lo que significa que la empresa tuvo que unificar manualmente los informes para obtener visibilidad de todo el grupo.

Abe explica que, gracias a la centralización en Strategic Portfolio Management: “Se requiere alrededor de un 30 % menos de tiempo para agregar solicitudes, unificar presupuestos y preparar informes de gestión”.

Apoyo a la gestión de futuros proyectos de desarrollo

Desde la implementación de ServiceNow, la empresa también se beneficia de una mayor coherencia. Como comenta Saito, “Antes de que se unificaran los procesos de solicitud en Strategic Portfolio Management, el nivel de detalle de las solicitudes variaba según la filial, la región, el proyecto y el año financiero. Ahora, podemos enviar informes exhaustivos sobre presupuestos o resultados de proyectos a los directivos para que las decisiones empresariales que se tomen estén mejor fundamentadas”.

Al igual que el proyecto One Fujitsu, para estandarizar las operaciones de manera efectiva, la empresa necesitaba alinear a las partes interesadas y acordar el rol y la responsabilidad de cada región y filial en la iniciativa. Después de la implantación de ServiceNow, se realizaron más de 10 talleres para incorporar a los usuarios a los sistemas, recopilar comentarios de los usuarios y garantizar que se sentían cómodos utilizando la solución.

“Es importante mantener esa alineación y conexión con los empleados. Todos los días recibimos consultas de toda la organización, por lo que aprovechamos el sistema Gestión de servicios de TI (ITSM) de ServiceNow para capacitar a los empleados con respuestas rápidas a consultas comunes”, explica Abe.

Con respecto a las siguientes fases del proyecto, Aoki revela lo siguiente: “Estamos trabajando en definir nuestra estructura empresarial general para que podamos adaptar y optimizar la arquitectura empresarial en todo el grupo”. Strategic Portfolio Management seguirá respaldando la gestión de proyectos a medida que Fujitsu reemplace su sistema actual.

Un problema importante para la empresa ha sido cómo cambiar de un modelo empresarial tradicional de integración de sistemas a un modelo de negocio digital orientado al servicio, pero la empresa vaticina que la inversión merecerá la pena.

“Cuando el proyecto One Fujitsu alcance nuestro objetivo de hacer que los sistemas del grupo sean más simples y transparentes, podremos reducir significativamente los costes operativos e invertir ese dinero en consecuencia. Actualmente, esos costes equivalen al 70 %-80 % de nuestros gastos de TI”, explica Aoki. “A medida que madura la implementación, vamos acumulando más experiencia y conocimientos internamente que nos ayudarán a acelerar nuestra transición a un modelo empresarial digital orientado a los servicios y nos permitirá asesorar a los clientes sobre cómo utilizar estas soluciones digitales”.