Renovación de un sistema de aprobación anticuado
Los sistemas de aprobación utilizados por Fujitsu tenían más de 20 años, lo que dificultaba la expansión. Además, todas las empresas del grupo utilizaban sus propios flujos de trabajo de aprobación, lo que agravaba el problema al generar cuellos de botella y dificultar la implantación de una gestión ágil.
Como parte de las iniciativas para poner en práctica su nueva misión de “hacer que el mundo sea más sostenible generando confianza en la sociedad a través de la innovación”, Fujitsu lanzó una nueva marca comercial, Fujitsu Uvance, en octubre de 2021.
Esta marca consta de siete elementos clave: los campos intersectoriales Fabricación sostenible, Experiencia del consumidor, Vida saludable y Sociedad de confianza tienen como objetivo abordar cuestiones sociales, mientras que Cambios digitales, Aplicaciones empresariales y TI híbrida cubren los campos tecnológicos que los respaldan.
Para lograr una sociedad sostenible, Fujitsu se esfuerza por traspasar las fronteras nacionales y sectoriales, y apoya las reformas tanto corporativas como en los estilos de trabajo y de vida de las personas. En particular, Cambios digitales fomenta la gestión ágil y los cambios en la vida laboral de los empleados aprovechando al máximo los datos y la tecnología internos de la empresa.
Uno de los aspectos de la iniciativa ha sido el cambio a gran escala hacia un sistema de aprobación actualizado. El sistema que tenía se creó a finales de la década de 1990 y se estaba volviendo obsoleto, lo que dificultaba la ampliación de sus competencias.
Kanna Kimura, director del departamento de Gestión de Servicios Empresariales, en la división Plataforma de Sistemas Digitales de Fujitsu, explica lo siguiente:
“El sistema de aprobación actual consiste básicamente en tomar una versión en papel de una circular, digitalizarla y distribuirla. Como consecuencia, no hemos podido satisfacer eficazmente las exigencias de globalización o movilización”.
Las propias estructuras de Fujitsu también han cambiado radicalmente desde que se creó el sistema, y la brecha entre sus competencias y las operaciones de Fujitsu es cada vez más evidente. Por este motivo, la empresa anunció el desarrollo de una política corporativa para revisar las normas de aprobación junto con el sistema de implementación.
El cambio está relacionado con una iniciativa de 2020 para la unificación de las reglas de aprobación en todo el grupo Fujitsu. Esto significaba que las empresas del grupo cuyas operaciones de aprobación se basaban en reglas propias cambiarían a procesos estandarizados. No obstante, las operaciones de aprobación variaban mucho entre empresas y algunas se limitaban a transferir los procesos por correo electrónico, ya que carecían de la infraestructura adecuada. Esto hacía imposible lograr una verdadera unificación.
Takeshi Horikawa, director sénior del Departamento Jurídico de Gobierno Corporativo de Fujitsu, en la División Jurídica, de Propiedad Intelectual y de Fomento del Control Interno, afirma lo siguiente: “Dado el historial del sistema de aprobación, decidimos renovarlo de abajo arriba, empezando por la infraestructura. Al reconstruir el sistema a través de un flujo de trabajo de uso general diseñado para respaldar las aprobaciones a nivel global, mejoraremos la eficiencia y la experiencia de usuario, y garantizaremos una gobernanza adecuada. También necesitamos un alto grado de escalabilidad para respaldar las reformas en los procesos basados en datos que están en curso”.
Seis áreas de enfoque para el nuevo sistema
Puesto que las operaciones de Fujitsu se extienden a unas 400 empresas del grupo en 180 países, desarrollar un nuevo sistema de aprobación para alrededor de 120 000 empleados no es tarea fácil. Por ello, se eligió un enfoque orientado al diseño como parte de un proceso para trazar el nuevo sistema ideal.
En palabras de Horikawa: “Consultamos a un amplio grupo de usuarios de distintos rangos, desde empleados a cargo de redactar diversos asuntos hasta personal de gestión. Además de las opiniones que recibimos, también logramos transmitir mejor a los miembros del proyecto el objetivo que tratábamos de alcanzar”.
El concepto “ideal” constaba de seis objetivos, el más importante de los cuales era mejorar la velocidad de aprobación y posibilitar una gestión ágil. También se buscaba mejorar la experiencia de usuario y resolver las áreas de insatisfacción y confusión en torno al antiguo sistema. Una gobernanza optimizada garantizaría la coherencia y continuidad en las decisiones al permitir a los usuarios buscar y consultar procedimientos anteriores, mientras que un mejor uso de los datos promovería una mayor visibilidad y eliminaría los cuellos de botella. El quinto objetivo era globalizar, de manera que todas las empresas del grupo en todo el mundo utilizasen el mismo sistema. Por último, un objetivo final de coordinación garantizaría la compatibilidad con los sistemas de trabajo periféricos existentes.
Una plataforma común para todos los flujos de trabajo
Con el fin de cumplir con estos seis criterios, Fujitsu seleccionó ServiceNow como la plataforma para su nuevo sistema de aprobación.
Anteriormente, utilizaban sistemas hechos a medida para cada región, empresa del grupo o incluso departamento, pero ahora promoverán el programa One Fujitsu para agregar todos los procesos a un solo sistema. De acuerdo con esta premisa, se seleccionó ServiceNow App Engine, y todos los sistemas relacionados con el flujo de trabajo se desarrollarán y funcionarán utilizando instancias compartidas de App Engine.
“El nuevo sistema de aprobación será nuestra primera acción en el marco de esta política”, declara Kimura. “Al integrar diversos flujos de trabajo en instancias compartidas, podemos promover la coordinación de los datos. Nos parecía también que la plataforma ofrecía el beneficio adicional de permitirnos incorporar fácilmente a nuestros flujos de trabajo el conocimiento global y las prácticas recomendadas creadas por ServiceNow”.
La plataforma también daría a Fujitsu la oportunidad de desviar el foco de las operaciones de aprobación fuera de Japón.
“Si queremos estandarizar las reglas y los procesos de aprobación en todo el grupo Fujitsu, necesitamos asegurarnos de que se ajustan a estándares globales”, sostiene Horikawa. "Buscamos una plataforma que nos permita desarrollar e instaurar un flujo de trabajo que nos lleve en esta dirección rápidamente y que pueda adaptarse de manera flexible a futuras modificaciones y expansiones. Como usuarios, podíamos elegir entre una serie de opciones, pero finalmente comunicamos a la división Plataforma de Sistemas Digitales que queríamos utilizar ServiceNow App Engine”.
Reducción de los plazos de aprobación en un 30 % y mejora del flujo de trabajo
El proyecto para desarrollar un sistema de aprobación basado en ServiceNow App Engine comenzó en agosto del 2021 e incluía un consultor de ServiceNow. El proceso que se convertiría en la primera fase del proyecto se puso en marcha en enero de 2022.
Según Kimura, “El sistema se dirige a las empresas del grupo que procesan sus flujos de trabajo de aprobación por correo electrónico, y presta servicio a 61 empresas nacionales y 44 extranjeras. Al sistema accede una media de 8,7 usuarios 128 veces al día”.
Fujitsu continuó su trabajo con la segunda fase, que está dirigida a otras empresas del grupo y a la propia Fujitsu, y comenzó sus operaciones a finales de mayo de 2022.
“Cuando la segunda fase esté en marcha, todos los flujos de trabajo (desde consultas preliminares hasta deliberaciones y aprobaciones, que estaban segregadas en el sistema actual) estarán conectados a la perfección”, prosigue Kimura. “Esperamos reducir el plazo de entrega para los procedimientos de aprobación en, al menos, un 30 %”.
Horikawa agrega: “La interfaz de usuario es tan sencilla y depurada que cualquier persona podrá familiarizarse con ella en poco tiempo".
Y si bien Horikawa prevé que el nuevo sistema de aprobación tenga repercusiones importantes en las operaciones de Fujitsu y en las empresas del grupo, la finalización de la segunda fase no supondrá el fin de las iniciativas de renovación. En su opinión, Fujitsu seguirá afrontando nuevos desafíos.
“Todos los datos relacionados con las operaciones de aprobación para el grupo en general se agregarán de manera centralizada, por lo que primero debemos reformar los procesos que se basan en análisis de datos”, señala Horikawa. “Ejecutaremos un ciclo continuo en App Engine para estudiar los problemas identificados a medida que ponemos en práctica el flujo de trabajo de aprobación y reflejaremos las mejoras hechas en los procesos de los nuevos flujos de trabajo. Con ello lograremos una gestión más ágil”.