Perfeccionar el rendimiento y la productividad
Los semiconductores están cada vez más presentes en todos los aspectos de nuestra vida actual, desde smartphones y dispositivos portátiles hasta vehículos autónomos, dispositivos domésticos inteligentes de IoT que regulan los termostatos y los aparatos, cámaras que hacen que nuestras calles sean más seguras y dispositivos médicos que controlan nuestra salud. Las empresas y las industrias confían cada vez más en los datos y en la electrónica avanzada. MKS Instruments es fundamental para el ecosistema de semiconductores y permite tecnologías que transforman nuestro mundo. Básicamente, todos los chips semiconductores fabricados en el mundo se producen con productos de MKS.
La empresa tiene un largo historial de excelencia y resuelve los problemas más complejos de sus clientes. Sin embargo, debido a su rápido crecimiento, surgió el reto de gestionar cientos de proyectos que se llevaban a cabo al mismo tiempo para diferentes clientes. Su sistema de gestión de proyectos estaba anticuado y el proceso de gestión de carteras seguía siendo cada vez más complejo. Era hora de que la empresa mejorara el rendimiento y la productividad de sus procesos.
De horas de trabajo a minutos
MKS conoció el valor de ServiceNow gracias a que una empresa que adquirió ya utilizaba sus soluciones. MKS siguió ampliando su uso de ServiceNow, pero aún no contaba con una solución de gestión de proyectos fiable. Cuando Lori Krikorian entró a formar parte de MKS como directora de la oficina de gestión de proyectos (PMO) de TI, se encontró de inmediato con la incapacidad de realizar un seguimiento de los proyectos e informar sobre ellos.
"Usábamos PowerPoint, documentos de Word y hojas de cálculo de Excel. No podía realizar búsquedas en la cartera e informar de manera eficiente del estado de los proyectos", explica. Lori impulsó la implementación de Strategic Portfolio Management (SPM) de ServiceNow para ayudar a mejorar los procesos de la PMO de TI, pero también sabiendo que ello afectaría positivamente al resto de la empresa.
Como parte del cambio a ServiceNow, MKS pudo sustituir varios productos heredados por una única plataforma. Las hojas de Excel de Microsoft Office, las presentaciones de PowerPoint y LiquidPlanner se sustituyeron por ServiceNow, lo que proporcionó un acceso optimizado a la gestión de proyectos y a los datos de los mismos.
Ahora, el trabajo le resulta más fácil. "Antes de SPM, cuando presentaba la información de la cartera a la dirección de MKS, tardaba aproximadamente un día en crear una presentación de 90 páginas con un informe de estado de cada proyecto. Ahora, voy a Alignment Planner Workspace Roadmap Planning, muestro el plan y lo revisamos como un equipo de TI. Luego puedo descargar esa información y compartirla con los interesados".
El departamento de TI ha estado utilizando Alignment Planner Workspace para crear planes no solo de proyectos por cartera para presentaciones a interesados, sino también planes por división y planes de programas.
Mejores procesos internos
SPM logra que los proyectos y datos puedan verse de forma clara, incluido el valor que cada proyecto aporta a la empresa, no solo en lo que respecta a la PMO de TI, sino a la oficina de gestión de proyectos empresariales (EPMO). Alignment Planner Workspace y Project and Portfolio Management (PPM) proporcionan información inmediata y permiten debates fundamentados sobre los proyectos, así como alinear el trabajo con los objetivos y la estrategia. Teniendo en cuenta la variedad de proyectos, alinear el trabajo con la estrategia es crucial para impulsar resultados estratégicos.
En palabras de Lori: "Usamos SPM para todo lo que llega a través del canal de demandas, proyectos de aplicaciones y de infraestructura. Incluso llevo un seguimiento de las actualizaciones. Es prácticamente todo. Y quiero ver todo el trabajo".
SPM está aumentando la productividad, ya que las horas que antes se desperdiciaban en procesos manuales ahora se utilizan de otras formas. Por ejemplo, los gestores de proyectos de la PMO de TI ahorran aproximadamente cuatro horas a la semana al no tener que crear presentaciones de PowerPoint para el estado de sus proyectos. En su lugar, utilizan Alignment Planner Workspace de SPM, el portal de inversiones y el propio registro del proyecto para celebrar sus reuniones y enviar información sobre el proyecto a los interesados. La solución también mejora la experiencia del usuario final, gracias a una solución de Demand Management rediseñada.
Ryan Healey, analista principal de sistemas empresariales y responsable de productos de ServiceNow en MKS, explica: "Antes de esta implementación, el acceso estaba aislado y debías incluirte en un grupo de asignación antes de poder enviar una demanda o idea a nuestro proceso de demanda. Ahora unificamos todo el material entrante para evaluar y priorizar la entrega del trabajo. Cualquiera puede verlo, es más fácil de usar y creo que estamos avanzando".
Agilidad con la gestión híbrida de proyectos
La empresa es más transparente en cuanto a demandas, proyectos activos y proyectos incluidos en sus tres divisiones gracias a Demand Management, Project Portfolio Management, Alignment Planner Workspace Roadmap Planning y otras herramientas incluidas en SPM.
Aprovechar el portal de inversión, los informes y los paneles para compartir información en tiempo real en lugar de plataformas sin conexión con datos estáticos también ha supuesto una gran diferencia. "Puedo desglosar fácilmente los datos de forma interactiva y aportar información a los interesados para lograr una planificación y prestación eficientes de toda la cartera de proyectos", comenta Lori, mientras espera mejorar en el uso de todas las aplicaciones de SPM.
Otro beneficio de la plataforma es la capacidad de utilizar una gestión de proyectos híbrida, en la que algunos equipos emplean métodos en cascada con PPM y otros utilizan Agile, lo que posibilita que las mejoras y otros trabajos se muestren en paneles de clasificación para optimizar las entregas.
"Estamos desglosando nuestros proyectos por iteraciones para mostrar antes el valor al cliente", comenta Lori. "Obtenemos todos los beneficios de Agile: rapidez en la entrega, transparencia y flexibilidad. Puedo organizar el trabajo, mi equipo al completo puede verlo y todo está claramente dispuesto".
Rescatar las solicitudes de los clientes de los agujeros negros
Los beneficios de SPM también se extienden a los clientes, quienes obtienen una visión más clara de sus proyectos y mejoras con MKS. Por ejemplo: "Enviamos información sobre mejoras a nuestros clientes, quienes pueden percibir nuestra rapidez", apunta Lori. "Ven cuántos casos hemos podido completar para ellos en comparación con lo que teníamos antes".
Ryan añade: "No solo está en alguna hoja de cálculo de Excel en algún lugar. Está en el sistema y en tiempo real. Antes enviaban una solicitud de mejora y perdían la posibilidad de verla. Caía en un agujero negro hasta que salía por otro lado, lista para probarse. Nos ha facilitado la vida a todos".
Ganas de más
Lori ha trabajado con ServiceNow anteriormente y ha sido su defensora en MKS. Con beneficios claros para la empresa y sus clientes, el equipo quiere aprovechar el éxito de SPM.
Hay herramientas que el equipo espera comenzar a utilizar pronto, como los informes de estado y los análisis de rendimiento. "Vamos a mejorar de forma continua", dice Lori. "Queremos llevar a cabo más implementaciones y activar más funcionalidades".
"Cuanto más utilizan la plataforma nuestros empleados, más interesados se muestran", dice Ryan. "Preguntan qué es posible, qué se puede hacer, '¿Puede ServiceNow hacer esto?'. Y la respuesta es siempre: 'Sí, puede'".
Dado el continuo crecimiento de la empresa, la capacidad de optimizar las adquisiciones para la integración de TI resultará muy útil. De hecho, MKS acaba de adquirir Atotech, una empresa química líder con sede en Alemania que cuenta con más de 4000 empleados en todo el mundo y, como era de esperar, ha decidido pasarse a ServiceNow.