Construcción de carreteras más seguras para empresas y comunidades 
Nye Veier es una de las organizaciones responsables del ambicioso programa de renovación de la red de carreteras y ferrocarriles de Noruega que durará 20 años y costará 25 mil millones de euros. La organización, propiedad del Ministerio de Transporte de Noruega, está logrando acortar la duración de los trayectos, conectar ciudades y comunidades, y reducir el número de accidentes. Nye Veier tiene autoridad para decidir qué carreteras se deben construir primero basándose en un cálculo de los beneficios socioeconómicos, tanto para la nación como para las empresas y comunidades de cada ruta.

Es responsable de garantizar que las fases de planificación, construcción y puesta en funcionamiento cumplan todas las políticas y normativas gubernamentales. También es de vital importancia cumplir los estándares ambientales y de seguridad a nivel mundial, así como ofrecer la mejor relación calidad-precio para los contribuyentes noruegos.

Plataforma digital transparente y eficiente
Un desafío clave para Nye Veier es la necesidad de adquirir grandes áreas de terreno para sus proyectos de construcción de carreteras. La repercusión para los propietarios de tierras y propiedades que se extienden a lo largo de la ruta planificada para una nueva carretera puede ser significativa.

Nye Veier se compromete a que el proceso de adquisición de terrenos sea justo, transparente y conforme a la normativa. Tradicionalmente, la identificación de los propietarios de las tierras situadas dentro de una ruta propuesta, así como la comunicación, la negociación y el alcance de los acuerdos con ellos, es un proceso lento e ineficiente.

Esto da lugar a retrasos en la finalización de los proyectos, un aumento de los costes y unos beneficios más lentos para ciudadanos y empresas. 

Nye Veier ya utilizaba algunas herramientas digitales en sus actividades de adquisición de terrenos, pero no estaban estandarizadas ni integradas. Dependía de muchos procesos manuales, registros en papel y hojas de cálculo de Excel. Sin contar con datos ni conocimientos centralizados, evaluar y gestionar el rendimiento de los proyectos y las personas resultaba difícil. 

Nye Veier decidió replantear todo el proceso de adquisición de terrenos y crear una plataforma digital única, moderna y completamente integrada. Ole-Terje Mosvold Pedersen, asesor principal de la empresa, explica: "Nye Veier es una organización optimizada con poco personal, por lo que es esencial que usemos las tecnologías digitales más recientes y la automatización para que nuestros empleados y procesos sean lo más productivos y eficientes posible".

Para hacer realidad este objetivo, Nye Veier recurrió a los desarrolladores de Devoteam, socio de nivel Elite de ServiceNow. El resultado es eGrunnerverv, o eLandAcquisition, una aplicación personalizada que requiere poco código basada en las soluciones de ServiceNow App Engine, Customer Service Management e Integration Hub. eGrunnerverv se lanzó en 2022.

"La prueba de concepto de ServiceNow, desarrollada por el centro de excelencia de Devoteam en Dinamarca, fue impresionante", afirma Ole-Terje Mosvold Pedersen. "Nos proporcionó una base muy interesante para desarrollarnos a partir de ella, con funcionalidad y seguridad integradas".

eGrunnerverv ofrece un centro en la nube para las actividades de adquisición de terrenos de Nye Veier y un historial completo de cada proyecto. Con acceso seguro y controlado a través de un portal fácil de usar, eGrunnerverv captura toda la correspondencia y los contactos, así como la documentación esencial, incluidos los acuerdos, los contratos y los plazos de pago de cada propietario. 

Los paneles de información sobre el estado en tiempo real destacan el progreso de cada negociación y señalan todas las acciones pendientes necesarias para terminarlas.

Conexión perfecta con fuentes de datos nacionales
Una ventaja clave de eGrunnerverv es su integración perfecta con aplicaciones de terceros; algo que simplemente no era posible anteriormente. Lo más importante es el enlace directo a los mapas del Gobierno noruego y a los registros de propietarios de terrenos.

Cuando los planificadores de Nye Veier trazan la ruta propuesta para una nueva carretera en el mapa oficial, el sistema accede instantáneamente a la información completa y actualizada sobre la propiedad de las tierras situadas a lo largo de la ruta. Esta información de referencia permite a los responsables de la planificación comenzar inmediatamente a contactar con los propietarios para iniciar un diálogo sobre el nuevo proyecto de construcción de carreteras. 

Anteriormente, esta información se encontraba en varias hojas de cálculo de Excel, por lo que su gestión y uso suponían mucho tiempo y era difícil compartirla con los miembros del equipo. eGrunnerverv también genera y envía correspondencia a los propietarios de terrenos, por lo que el nuevo sistema ahorra muchas semanas de búsqueda, investigación y tareas administrativas. 

Tanto los directores de proyecto como los propietarios de tierras pueden acceder a la documentación básica de cada proyecto, ver actualizaciones y rastrear el progreso de las conversaciones paso a paso. En algunos casos, las negociaciones pueden alargarse durante años, por lo que contar con un historial digital seguro y disponible al instante permite a todas las partes conocer el estado de cada caso de adquisición de terrenos.

Una integración de ServiceNow con tecnología de archivado en cada una de las regiones y municipios de Noruega pone a disposición pública el proceso de adquisición de tierras y la documentación seleccionada para cada proyecto de construcción de carreteras. Así, se cuenta con un nivel adicional de transparencia sobre la forma en que se gasta el dinero de los contribuyentes noruegos. 

"eGrunnerverv nos proporciona un gran volumen de datos y conocimientos que nos facilitan la gestión, tanto de los proyectos como de la organización en general, de manera mucho más eficiente y con mejores resultados", explica Ole-Terje Mosvold Pedersen. 

La aplicación personalizada que requiere poco código también restringe el acceso a la documentación confidencial, como las tasaciones de los terrenos, los términos comerciales, los plazos de pago y los detalles bancarios específicos de cada propietario. 

Al finalizar cada proyecto, la aplicación calcula la cantidad y clasificación de las tierras adquiridas. Los informes generados en ServiceNow proporcionan al Gobierno noruego datos y estadísticas valiosos que puede utilizar como base para futuras evaluaciones y decisiones. 

Por último, cuando se llega a un acuerdo con el propietario, eGrunnerverv realiza un pago a través de una integración con software financiero.

Proceso de adquisición de terrenos un 20 % más eficiente 
Después de unos meses utilizando eGrunnerverv, Nye Veier ya pronostica una reducción general del 20 % en el tiempo y los costes de adquisición de tierras destinadas a la construcción de carreteras. Gracias a la mejora de la comunicación y el acceso a la documentación más reciente, los propietarios de terrenos se sienten más involucrados y reconocidos, lo que facilita que se llegue antes a un acuerdo y haya menos disputas.

Según Ole-Terje Mosvold Pedersen, "eGrunnerverv ha transformado nuestra forma de gestionar el proceso de adquisición de tierras y aún queda mucho por hacer, puesto que vemos la posibilidad de seguir perfeccionando nuestros procesos. 

"La calidad de la gestión de los casos ha mejorado; todos los involucrados en el proceso ahorran tiempo y trabajan de manera más eficiente. Podemos ver cuántos acuerdos hemos cerrado y de qué tipo son, cómo se está desarrollando cada proyecto y las acciones pendientes. Esperamos lograr la rentabilidad esperada en solo tres años".

El sistema también se está implantando ahora en las administraciones regionales de Noruega, lo que establece un sistema único, estandarizado y compartido de adquisición de tierras para varios constructores de carreteras del país. 

"Ahora que ya se ha demostrado la eficacia de eGrunnerverv, se puede adaptar para su uso en otros proyectos de infraestructuras que conlleven la adquisición de terrenos; de hecho, ya se está utilizando para un nuevo proyecto ferroviario", concluye Ole-Terje Mosvold Pedersen. 

Se espera que la inversión de Nye Veier en ServiceNow aporte ahorros considerables de tiempo, costes y eficiencia para las finanzas públicas de Noruega en los próximos años. Además, gracias a la sólida colaboración histórica entre los países del norte de Europa, la expansión de eGrunnerverv parece ser una certeza.