Los datos aúnan los componentes de la organización
Snowflake ofrece Data Cloud, una red global en la que miles de organizaciones movilizan datos con capacidad de escalar, concurrencia y rendimiento casi ilimitados. Los datos parecen crecer exponencialmente cada día. Las organizaciones de todos los sectores se enfrentan al reto de recopilar, procesar, almacenar y, en definitiva, convertir esos datos en información útil para el negocio. Snowflake ayuda a sus clientes a obtener más valor de los datos para tomar decisiones, detectar oportunidades y aportar soluciones. El objetivo de Snowflake consiste en permitir que las organizaciones utilicen los datos para mejorar los resultados empresariales de sus clientes.
Una estrategia basada en los datos es la base de la propuesta de valor para los clientes de Snowflake y resulta esencial para sus operaciones como empresa. En Snowflake se exige el uso de los datos para asegurar que todas las áreas de la empresa puedan satisfacer las crecientes demandas de los clientes. Snowflake mantiene su propia plataforma de datos centralizada para recopilar datos y obtener información de toda la empresa. Después, los utiliza para afianzar la colaboración y tomar decisiones cuando confluyen necesidades funcionales. Deliberadamente, deja a un lado las soluciones que aíslan departamentos o cargos, y utiliza en su lugar sistemas basados en servicios para reforzar los vínculos en toda la organización.
Snowflake necesitaba optimizar sus operaciones legales con datos que generan información integrada y colaboración multifuncional. El equipo de operaciones legales identificó la necesidad de una plataforma lista para la empresa que pudiera integrarse con la tecnología existente y complementarla, así como de una solución que rastreara los datos para un uso empresarial más amplio y necesidades legales específicas con respecto a la gestión de solicitudes y la habilitación empresarial. Con estas competencias, el equipo de operaciones legales tenía los datos y conocimientos necesarios para tomar mejores decisiones relacionadas con el trabajo diario y para aumentar los beneficios a largo plazo para la organización.
Mejora del rendimiento empresarial con datos sobre las operaciones legales
Ya familiarizado con la solución IT Service Management (ITSM) de ServiceNow, Snowflake anticipó que la solución Legal Service Delivery (LSD) de ServiceNow satisfaría sus necesidades de funcionalidad y se adaptaría al ecosistema tecnológico existente. Implementó LSD como una base para la automatización, embarcándose en un proceso de dos años para optimizar las solicitudes legales, aumentar la eficiencia y mejorar el valor empresarial.
Snowflake comenzó con la aplicación de autorización previa para operaciones bursátiles de LSD. Dado que Snowflake acababa de convertirse en una empresa que cotiza en la bolsa de valores, había una necesidad inmediata y apremiante de ayudar a los empleados interesados en vender sus acciones. El proceso existente era básicamente manual. Implicaba el envío de solicitudes por correo electrónico al equipo legal corporativo, el cual se inundaba de solicitudes y no podía responder de manera eficiente. Un mes después de implementar LSD, el departamento legal ya podía atender las solicitudes de aprobación previa de manera más rápida y eficiente, lo que redujo el tiempo de respuesta en horas. Las partes implicadas experimentaron de primera mano el potencial de un equipo de operaciones legales modernizado, que allanó el camino para que dicho equipo implementara flujos de trabajo en otras áreas de su actividad.
Después, Snowflake pasó a modernizar el servicio de aprovisionamiento para el equipo legal. Aquí también la empresa enviaba este tipo de solicitudes directamente por correo electrónico. El departamento legal tenía dificultades para mantener el ritmo, ya que muchas solicitudes se quedaban en el camino y se producían retrasos de, incluso, semanas. Snowflake implementó otro flujo de trabajo de LSD que estableció el rastreo de acuerdos de nivel de servicio (SLA). El equipo de operaciones legales utilizó los datos capturados registrados desde flujo de trabajo para identificar rápidamente varios de los problemas que causaban los retrasos. Se tomaron medidas para corregir estos problemas, como la asignación de recursos, la estandarización de plantillas de solicitudes y la optimización del trabajo correspondiente al departamento legal.
En general, LSD ayudó a Snowflake a registrar nuevos datos valiosos relacionados con el trabajo del equipo legal, tal como estaba previsto. El equipo de operaciones legales ha utilizado algunos, como los relacionados con las demandas empresariales y la eficiencia operativa, para mejorar sus propios procesos. También ha compartido los datos en la plataforma de datos de Snowflake para que otras áreas de la empresa puedan usarlos. Como resultado, Snowflake ha podido analizar estos datos para tener una idea general del rendimiento empresarial. Por ejemplo, Snowflake empleó datos de cumplimiento para perfeccionar el proceso de evaluación externo. Un equipo de evaluación de riesgos externo utilizó los datos capturados por LSD para evaluar mejor el riesgo de proveedores, clientes o socios.
Medir el impacto
Con LSD, el equipo de operaciones legales obtuvo una mayor visibilidad de la dinámica, ejecución y ritmo de la forma en que el departamento legal hace su trabajo. Estas ideas permitieron al equipo implementar flujos de trabajo adicionales para aumentar la eficiencia del ciclo, identificar problemas ocultos y resolver los retrasos en la tramitación de solicitudes.
Eficiencia
- Mayor capacidad de respuesta. Dejar de utilizar el correo electrónico en las solicitudes redujo el tiempo de respuesta y el número de solicitudes sin responder. Los nuevos flujos de trabajo y la automatización permitieron a Snowflake gestionar mejor el tiempo y el flujo de las solicitudes legales, lo que redujo considerablemente el tiempo de respuesta (el tiempo para aprobar los proveedores de aprovisionamiento disminuyó en, aproximadamente, un 60 %).
- Trabajo más eficiente. Mediante el uso de funciones como el rastreo de los niveles de servicio, el departamento legal puede determinar de manera más eficaz dónde y cuándo se quedan estancadas las solicitudes, abordar los cuellos de botella rápidamente e identificar los problemas que surgen en otras áreas diferentes al departamento legal. Después de desplegar el flujo de trabajo de autorización previa para operaciones bursátiles, la duración de los ciclos disminuyó de horas a minutos.
Valor
- Mayor confianza entre las partes implicadas.Las competencias como el flujo de trabajo de autorización previa para operaciones bursátiles de ServiceNow permite a los empleados recuperar tiempo, lo que genera reconocimiento y confianza, y abre la puerta a seguir avanzando. Además, mejora la reducción del riesgo de cumplimiento y agiliza los SLA legales.
- Un conocimiento mejorado. El uso del producto ha aumentado el tipo y el volumen de datos vinculados a la plataforma de datos, lo que permite que otras áreas de la empresa identifiquen y resuelvan los problemas. Por ejemplo, las competencias de generación de informes detectan cuestiones como la falta de volumen anticipado para el cumplimiento en materia de exportación. Este tipo de comprobaciones identifican los problemas antes de las auditorías para ayudar a los socios a abordar el incumplimiento de cara a la empresa.
Una mirada al futuro
A medida que el departamento legal de Snowflake avanza en su camino para gestionar mejor la prestación de servicios, tiene previsto explorar cómo puede seguir utilizando LSD para mejorar los servicios que proporciona a otras funciones, como RR. HH. Cree que la integración de LSD puede optimizar la forma en que los profesionales jurídicos se comunican entre sí, con los clientes y en sus propios flujos de trabajo, lo que agiliza los procesos de trabajo relacionados. Además, el departamento legal seguirá proporcionando a la plataforma de datos interna de Snowflake nuevos datos a medida que trabaja para desplegar seis nuevos flujos de trabajo en los próximos meses.
Snowflake, una empresa de tecnología enfocada en los usos más avanzados del análisis de datos, utilizó la solución Legal Service Delivery de ServiceNow para mejorar su eficiencia y afianzar los beneficios que el departamento legal ofrece a la organización. Ahora, el equipo legal puede operar de forma proactiva con la empresa para optimizar las solicitudes, identificar posibilidades de eficiencia y definir nuevos y mejores modelos de trabajo. Las operaciones legales se han aliado con la empresa tomando como base una trayectoria comprobada de información valiosa y basada en datos.