La gestión de costes en la nube es el proceso de gestionar los gastos en la nube para minimizar los costes y maximizar el retorno de la inversión.
La nube ha revolucionado las operaciones empresariales en los últimos años. La mayoría de las empresas utilizan servicios como AWS (Amazon Web Services), Microsoft Azure o Google Cloud habitualmente en sus procesos de negocio para almacenar enormes cantidades de datos y poder utilizarlos en cualquier momento o lugar. Las operaciones en la nube han cambiado cómo se desarrolla la actividad empresarial, pero los servicios en la nube también cuestan dinero a las empresas.
Dado que la computación y el almacenamiento en la nube cuestan dinero, las empresas deben asegurarse de que sus inversiones en la nube se utilicen adecuadamente y que no supongan un gasto excesivo. Ahí es donde entra en juego la gestión de costes (o la optimización de costes o la gestión del gasto) en la nube. El objetivo de la gestión de costes en la nube es ayudar a las empresas a gastar la menor cantidad de dinero posible para obtener el mayor retorno de sus inversiones.
Tradicionalmente, esta gestión se centraba exclusivamente en reducir los costes siempre que fuera posible. Ahora, se centra más en optimizar el uso de la nube para minimizar el gasto cuando sea posible y maximizar el retorno de la inversión.
La gestión de costes en la nube puede ayudar a las empresas a reducir lo que gastan en servicios en la nube, pero ¿hay más ventajas?
La principal ventaja de la gestión de costes en la nube es el ahorro que supone para las empresas. Las que se esfuerzan por ser proactivas en su gestión de costes en la nube pueden evitar gastos excesivos en servicios que no necesitan ni utilizan. También pueden evitar la infrautilización de los servicios en la nube que podrían ayudarles a sacar más partido de su inversión.
Cuando las empresas son más conscientes de cómo se gasta el dinero, pueden optimizar su arquitectura en la nube. La gestión de costes en la nube puede ayudar a optimizar el uso actual, ya que permite hacer cambios e indica mejores enfoques respecto a la arquitectura actual.
El uso ideal de la nube requiere elegir el servicio adecuado para la empresa sin que haya un aprovisionamiento excesivo o insuficiente. El aprovisionamiento excesivo conlleva un pago excesivo, mientras que el insuficiente puede reducir el rendimiento. Con la gestión de costes en la nube, el uso de la nube se planifica cuidadosamente. De este modo, las empresas pueden evitar estos problemas para garantizar que el rendimiento empresarial mejore sin pagar de más.
La gestión de costes en la nube implica analizar detenidamente cómo se utilizan los servicios en la nube. Así, se reducen los gastos innecesarios y se aumenta la eficiencia. Las empresas pueden aprovechar al máximo los recursos por los que pagan ajustando automáticamente la escala y equilibrando la carga.
La gestión de costes en la nube ayuda a las organizaciones a saber cómo utilizan sus recursos en la actualidad, lo que puede contribuir a mejorar la previsibilidad. Las organizaciones que dediquen el tiempo necesario a planificar y comprender sus costes en la nube ya no se verán sorprendidas por un aumento repentino de los costes en el futuro.
Para ayudar a las empresas a gestionar su gasto en la nube, muchas organizaciones crean herramientas de gestión de costes en la nube. Esas herramientas son plataformas de software que las empresas pueden utilizar para gestionar todos los costes asociados con sus recursos, administración y optimización en la nube. Se centran en maximizar el uso de la nube y, al mismo tiempo, minimizar los costes de forma global. Al optimizar los costes en la nube, estas herramientas también pueden ayudar a las organizaciones a mejorar su eficiencia operativa con recursos de la nube.
Hay muchas herramientas de gestión de costes en la nube disponibles, pero las mejores incluyen estas características clave:
La escalabilidad ilimitada es uno de los beneficios de recurrir a la nube y una de las razones por las que tantas empresas utilizan la computación y los recursos en la nube. Sin embargo, al ajustar la escala, existe el riesgo de planificar para utilizar siempre los recursos al máximo, lo que conlleva costes innecesarios, ya que pocos recursos deben estar al 100 % constantemente para lograr el éxito operativo. Las herramientas de gestión de costes en la nube ayudan a mitigar ese problema, ya que pueden ajustar la escala automáticamente. Al hacerlo, los recursos están disponibles y se pueden utilizar cuando se necesiten, pero se apagan mientras no se utilizan. Esto ayuda a las empresas a evitar gastar mucho en recursos no utilizados y, al mismo tiempo, proporciona los beneficios de la escalabilidad ilimitada en la nube.
Cuando una empresa compra servicios en la nube, suele haber instancias que no son necesarias o no se utilizan. Uno de los factores clave que incrementan los costes de los servicios en la nube son esas instancias no utilizadas por las que opta una empresa. Una herramienta de gestión de costes en la nube permitirá gestionar las instancias para mitigar este problema. Con la gestión de instancias, la herramienta identificará aquellas que no se estén utilizando y alertará a la empresa de que no son necesarias. Esta herramienta también puede buscar instancias con descuento que podrían utilizarse para realizar las tareas a un coste más bajo. Con cualquiera de estos enfoques, la herramienta puede ahorrar dinero a las empresas.
Las alertas son una herramienta eficaz para notificar a la empresa que se pueden optimizar los costes en la nube. En una herramienta de gestión de costes en la nube, se pueden configurar las alertas para automatizarlas, es decir, para que se notifique a la empresa cada vez que haya errores de autorización, picos repentinos de costes e infraestructura sin etiquetar, y cuando se superen los límites presupuestarios. Estas notificaciones pueden ayudar a la empresa a actuar y empezar a reducir los costes innecesarios y optimizar el gasto.
Una forma clave en que una herramienta de gestión de costes en la nube puede ayudar a ahorrar dinero a las empresas es mostrándoles exactamente cómo se gasta el dinero en los servicios y la computación en la nube. La asignación de costes ayuda a las empresas a rastrear cuánto gastan en diversos aspectos de los servicios en la nube o cuánto gasta el equipo. Al rastrear del gasto del equipo, se pueden crear presupuestos futuros adecuados que tengan en cuenta el gasto real. El seguimiento de los costes ayuda a las empresas a planificar adecuadamente las necesidades y los gastos futuros.
El gasto excesivo en servicios en la nube se puede evitar cuando se planifica adecuadamente. Estas son estrategias clave que pueden ayudar a las organizaciones a reducir costes y, al mismo tiempo, maximizar el retorno de la inversión.
Hay unas cuantas estrategias organizativas que las empresas pueden seguir para mejorar la gestión de costes en la nube. Entre esas estrategias se incluyen las siguientes:
- Informes y revisiones periódicos del consumo actual de servicios en la nube para identificar cómo se utiliza realmente la nube en el día a día
- Auditorías periódicas de datos financieros y de facturación para determinar cómo se utilizan los presupuestos y el nivel actual de gasto
- Políticas establecidas para aprovisionar recursos en la nube con el fin de garantizar el cumplimiento
- Recomendaciones de gobernanza y políticas para limitar la utilización y el gasto
Todas las empresas necesitan servicios e instancias en la nube que tengan el tamaño o ajuste adecuados para la organización. El dimensionamiento adecuado consiste en determinar que las instancias en la nube pública que elige una organización se ajustan correctamente a sus necesidades y objetivos generales. Determinar qué instancias tienen el tamaño adecuado para la organización ayuda a garantizar que el gasto en esas instancias sea adecuado.
La máxima utilización resulta innecesariamente cara porque casi ninguna instancia tendrá que utilizarse a la máxima capacidad en todo momento. En lugar de planificar para utilizar los recursos al máximo, las empresas pueden ajustar automáticamente la escala para ampliar los recursos cuando sea necesario y reducirlos (con la posibilidad de desactivarlos) cuando no sean necesarios. Esta escalabilidad permite un mejor uso de los recursos en la nube.
No es necesario utilizar los recursos a todas horas todos los días de la semana. Incluso los recursos fundamentales para las operaciones empresariales no tienen que utilizarse de forma ininterrumpida. La programación del uso de energía permite a las empresas apagar instancias los días o las horas en los que no serán necesarias. Por ejemplo, apagar instancias después del horario laboral o los fines de semana, cuando la empresa no está abierta, puede ahorrar costes.
Pagar por instancias que no se utilizan no es optimizar el gasto en la nube. En cambio, resulta más eficaz y óptimo eliminar las instancias que no se estén utilizando. La eliminación de instancias no utilizadas también conlleva un beneficio adicional. Las instancias no utilizadas pueden crear vulnerabilidades de seguridad. Eliminar esas instancias ahorra dinero y reduce las vulnerabilidades.
Algunas instancias esenciales deben ejecutarse constantemente para que la empresa funcione, pero no todas las instancias son esenciales. Para las instancias de uso ocasional que no requieren altos niveles de funcionamiento, el uso de instancias con descuento que no necesariamente garantizan la disponibilidad puede ahorrar costes.
Si bien la gestión de costes en la nube resulta eficaz para que las empresas ahorren dinero y optimicen el uso de los recursos en la nube, tiene desafíos asociados. Estos son algunos de esos retos a los que pueden enfrentarse las empresas.
Sin tener toda la información de las prácticas de gasto, las empresas no pueden optimizar del todo su gasto en la nube. Como algunas empresas carecen de las herramientas adecuadas para determinar el gasto en la nube, es posible que encuentren costes ocultos en los que se va buena parte del presupuesto. Otro desafío aparece también cuando los usuarios de la nube no interpretan los informes de costes correctamente y, por tanto, es posible que gasten más de lo necesario.
Es difícil pronosticar con precisión el gasto en la nube, especialmente cuando las empresas tienen numerosos recursos en la nube. Esto puede conllevar previsiones presupuestarias inexactas, que pueden producirse sobre todo cuando las empresas cambian sus planes o la forma en que realizan tareas específicas, lo que aumenta los costes en la nube rápidamente.
Una previsión presupuestaria inexacta puede ser perjudicial para el proceso de gestión de costes en la nube. Si el presupuesto es insuficiente, puedes poner en peligro una aplicación que esté activa. Presupuestar en exceso los costes en la nube significa que estás pagando por lo que no utilizas. En lugar de depender de estimaciones, utiliza un entorno de pruebas para estimar lo que utilizarás en el futuro.
El gasto en la nube se traduce en facturas, pero cuando las empresas no interpretan bien la compleja facturación, es difícil estimar el gasto con exactitud. Sin comprender la factura en sí, optimizar los costes es una tarea difícil, ya que el cliente no puede identificar vías para optimizar los costes o dónde se está produciendo un gasto excesivo.
Cuando los recursos no se diseñan adecuadamente, existen muchos riesgos. La mayoría de los usuarios de AWS no diseñan sus recursos adecuadamente, lo que provoca el acceso no autorizado a los datos y la pérdida de datos. Este es un desafío que no tiene por qué surgir, porque AWS lanzó AWS Well-Architected Framework para ayudar a los ingenieros y desarrolladores de nube a desarrollar cantidades de trabajo seguras, fiables y escalables. Este proceso hace que las aplicaciones sean fiables, eficientes y seguras. Sin el proceso AWS Well-Architected, las aplicaciones serían vulnerables a bloqueos y ataques de hackers.
Para utilizar correctamente la gestión de costes en la nube, las empresas necesitan un socio que les ayude a optimizar su arquitectura y uso. ServiceNow® proporciona servicios de Gestión en la nube que permiten a tus equipos de TI aprovisionar la infraestructura y los servicios en la nube, a la vez que ofrecen una gestión uniforme y visibilidad de los costes. Cuando la Gestión en la nube se combina con IT Asset Management (ITAM), las empresas pueden conocer en detalle cómo optimizar su uso de la nube y cuál es su gasto, lo que les permite maximizar su uso y minimizar sus costes.
Obtén más información sobre Gestión en la nube de ServiceNow para empezar a optimizar tus servicios en la nube y ahorrar costes siempre que sea posible.
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