La gestión de capacidades es un término que describe los procesos, herramientas, estrategias y responsabilidades asociados a garantizar que una empresa disponga de los recursos adecuados para satisfacer las demandas actuales y futuras de forma eficiente, eliminando las limitaciones de tiempo y capacidad, optimizando la productividad y reduciendo los costes.
Aunque la gestión de capacidades se ocupa directamente de la disponibilidad y asignación de recursos, no es lo mismo que la gestión de recursos. La gestión de capacidades tiene lugar en las fases iniciales de la planificación del proyecto, cuando las organizaciones aún están evaluando la viabilidad de un proyecto y si hay suficientes activos disponibles para llevarlo a término. Una vez considerados estos factores, las empresas pueden pasar a la gestión de recursos: asignar tareas, adjudicar equipos y trabajar con equipos en tiempo real para gestionar recursos importantes.
La gestión de capacidades aborda la cuestión de los recursos desde ambos extremos. Este enfoque está diseñado para garantizar no solo que haya suficientes recursos para respaldar los proyectos actuales, sino también que haya suficientes proyectos para utilizar razonablemente todos los recursos disponibles.
Teniendo esto en cuenta, el proceso de gestión de capacidades generalmente consta de tres pasos clave:
Antes de lanzarse a cualquier proyecto o tarea, es vital determinar el nivel máximo de salida o servicio que puede alcanzar el proceso de negocio. Esto implica comprender los límites de la infraestructura, las herramientas y los recursos humanos actuales de la organización. Al cuantificar esta capacidad, las empresas pueden establecer expectativas y puntos de referencia realistas. Examinar la utilización actual de la empresa puede proporcionar una visión clara de las horas, personas, habilidades y otros recursos que están disponibles para ser aplicados a los próximos proyectos.
Una vez establecida la capacidad, el siguiente paso consiste en determinar los recursos exactos necesarios para satisfacerla. Esto puede abarcar desde el número de empleados necesarios para una tarea hasta la infraestructura tecnológica requerida. Este paso garantiza que la organización no se comprometa en exceso (lo que podría provocar un sobreesfuerzo y agotamiento) ni en defecto (lo que podría provocar una infrautilización).
Con un conocimiento claro de la capacidad y los recursos, las empresas pueden priorizar los proyectos. Esto garantiza que se aborden primero las tareas más críticas o de mayor repercusión, en consonancia con los objetivos estratégicos de la empresa y maximizando el retorno de la inversión, especialmente cuando no hay recursos suficientes para atender todas las necesidades. La priorización también ayuda a evitar conflictos de recursos y a establecer plazos claros para los proyectos.
Tal como se ha mencionado anteriormente, la gestión de capacidades permite a las organizaciones optimizar su enfoque de la gestión de recursos a través de una planificación eficaz. En lugar de dar por sentados unos recursos vitales o tener que reorganizarse constantemente para hacer frente a las nuevas limitaciones presupuestarias, las empresas pueden trabajar a partir de una imagen completa y precisa de sus activos. Si se aplica correctamente, esto proporciona varias ventajas claras para la empresa:
Posiblemente, el beneficio más directo de la gestión de capacidades sea la asignación óptima de recursos, que está vinculada directamente con el control presupuestario. Si la empresa se asegura de que no hay exceso ni falta de recursos en ningún aspecto de sus operaciones, puede evitar el despilfarro y mejorar la planificación financiera.
La gestión de capacidades depende en gran medida del análisis de los datos. Gracias al acceso a datos claros y fiables, y a la posibilidad de extraer información práctica de las cifras, las empresas pueden actuar con la seguridad de que sus decisiones están respaldadas por información objetiva, histórica y en tiempo real, lo que permite obtener mejores resultados y realizar previsiones más precisas.
Comprender los puntos fuertes y débiles, así como los límites de los recursos humanos de una organización es un requisito previo para el éxito. La gestión de capacidades permite a las empresas desplegar a las personas adecuadas para la tarea adecuada, garantizando al mismo tiempo que no están sobrecargadas o infrautilizadas.
Al igual que una tienda gestiona su inventario, las empresas deben ser conscientes de las competencias de que disponen a nivel interno. Una gestión de capacidades eficaz proporciona una visión clara de las competencias disponibles, lo que ayuda a las empresas a aprovechar su reserva interna de talento de forma más eficiente.
En lugar de tomar decisiones de contratación precipitadas que pueden dar lugar a redundancias ineficaces o a lagunas de competencias difíciles de subsanar, la gestión de capacidades ofrece información sobre cuándo y dónde se necesitan realmente nuevas contrataciones. Con el enfoque adecuado de la gestión de capacidades, cada decisión de contratación se convierte en oportuna y estratégica.
Una de las ventajas más centradas en el ser humano de la gestión de capacidades es la prevención del desgaste profesional de los empleados. Al garantizar que la cantidad de trabajo esté distribuida de manera uniforme y dentro de la capacidad de los equipos o empleados individuales, las empresas promueven un entorno de trabajo más saludable y sostenible.
Cada organización es única, y eso significa que cada una de ellas tendrá que adoptar un enfoque ligeramente diferente en materia de gestión de capacidades. Dicho esto, hay varias "prácticas recomendadas" reconocidas por el sector que conviene tener en cuenta. Estas recomendaciones suelen ser válidas en todos los mercados y sectores, y cuando se adaptan a los objetivos, valores, clientes, etc. de una empresa concreta, pueden ayudar a obtener resultados empresariales óptimos.
Los recursos son finitos, pero si se aplican eficazmente a una serie de tareas y proyectos, pueden aportar más valor a la organización. La versatilidad en los negocios es primordial y los recursos multifuncionales, ya sean herramientas o la propia plantilla, pueden adaptarse a tareas y roles variados. Esta flexibilidad significa que las empresas pueden ajustarse rápidamente a las demandas cambiantes sin tener que contratar constantemente nuevos talentos o comprar equipos especializados.
El rendimiento en el pasado puede ser un buen indicador de la capacidad futura. Analizando los datos históricos, las organizaciones pueden identificar tendencias, picos y caídas en el uso de los recursos. Los registros de tiempo de los equipos son especialmente útiles, ya que proporcionan datos sobre los niveles de productividad de los equipos, al tiempo que identifican cualquier fluctuación en dicha productividad (como cuando los empleados tienden a rendir menos los viernes). Esta información permite una planificación más precisa de la capacidad.
Cuando se destina un recurso a un proyecto concreto, se está detrayendo ese recurso de otros proyectos a los que podría estar prestando apoyo. Priorizar los proyectos garantiza que las tareas más críticas, las que generan más valor para la organización y sus clientes, reciban los recursos necesarios. La asignación de recursos basada en esta priorización ayuda a maximizar el retorno de la inversión.
No se puede esperar que los empleados se incorporen sin más a los proyectos y rindan automáticamente a su máximo nivel, por lo que hay que tener en cuenta las curvas de aprendizaje. Los miembros del equipo y los líderes necesitan tiempo para aclimatarse a las tareas del proyecto, familiarizarse con sus requisitos y alcance y formarse en las competencias básicas adecuadas. Si la gestión de capacidades no tiene en cuenta la incorporación al proyecto y la formación de los empleados, el proyecto puede empezar con mal pie o incumplir los plazos establecidos.
Las herramientas y plataformas fragmentadas pueden dar lugar a una falta de comunicación e ineficacia. Una plataforma centralizada permite el rastreo, la generación de informes y la realización de ajustes en tiempo real y ofrece una visión integral de la capacidad y los recursos. Esto facilita la toma de decisiones basada en datos y la optimización de las operaciones.
Con tanto en juego en la gestión de capacidades, las organizaciones están tomando medidas para garantizar que su enfoque de la planificación y asignación de recursos sea preciso, escalable y totalmente integrado. Las herramientas de gestión de capacidades ayudan a las empresas a recopilar y analizar datos relevantes, probar y supervisar sistemas digitales, gestionar costes e identificar cuellos de botella y otros problemas. A continuación se enumeran algunos de los tipos de herramientas más utilizados en la gestión de capacidades:
No todas las organizaciones cuentan con la experiencia interna necesaria para una gestión de capacidades integral. Los servicios especializados pueden intervenir para ofrecer soluciones integrales, desde la planificación hasta la ejecución, garantizando que las empresas puedan afrontar sus retos de capacidad con eficacia.
A medida que las empresas crecen, resulta fundamental predecir las necesidades futuras. El software de planificación de la capacidad utiliza datos actuales e históricos para prever la demanda futura, orientando a las empresas sobre los recursos necesarios para satisfacerla. Estas soluciones de software se unen para actuar como una brújula estratégica, garantizando la preparación para futuras expansiones o cambios en el mercado.
Cada vez son más las empresas que optan por operaciones con soporte en la nube e híbridas, por lo que es esencial una gestión eficaz de estos recursos. Las herramientas de gestión en la nube ayudan a supervisar el uso de los recursos en la nube, gestionar los costes y ajustar el rendimiento, garantizando que las empresas obtengan el máximo retorno de la inversión.
Las herramientas de gestión de servicios de TI (ITSM) son como una navaja suiza para la gestión de capacidades en el sector de TI. Las herramientas de ITSM ofrecen un conjunto de funcionalidades, desde la supervisión de los niveles de servicio hasta la identificación de cuellos de botella y el rastreo de la utilización de recursos, lo que promueve unas operaciones de TI fluidas y en consonancia con los objetivos empresariales.
Las herramientas de pruebas de carga simulan niveles de tráfico crecientes, lo que permite a las empresas conocer los posibles puntos de tensión en sus sistemas, especialmente en sitios web y aplicaciones, y prepararse para ellos.
Los servidores dan forma a la columna vertebral de numerosas operaciones empresariales. Las herramientas de supervisión de servidores controlan el rendimiento del servidor, destacando los posibles cuellos de botella o problemas de capacidad. Esta vigilancia continua garantiza operaciones empresariales ininterrumpidas y una rápida resolución de problemas.
Si bien la gestión de capacidades es un concepto relativamente sencillo, puede adoptar una variedad de formas a la hora de aplicarlo. Dependiendo del ámbito y el enfoque dentro de una organización, la gestión de capacidades puede dividirse en tipos específicos, cada uno de los cuales aborda aspectos únicos de las operaciones de una empresa. Al conocer estas categorías, las empresas pueden adaptar sus estrategias de gestión de capacidades para obtener resultados óptimos.
Entre los tipos principales de gestión de capacidades se incluyen los siguientes:
Esta forma de gestión de capacidades se centra en una perspectiva empresarial más amplia. Se trata de garantizar que las capacidades de los procesos de negocio se ajusten a los objetivos estratégicos y a las necesidades futuras de la organización. Al examinar las competencias actuales y prever las demandas futuras, pretende salvar la distancia entre lo que una empresa puede lograr actualmente y lo que prevé para el futuro.
Profundizando en el ámbito de la prestación de servicios, este tipo de gestión de capacidades garantiza que todas las demandas de servicios actuales y futuras puedan satisfacerse con los recursos informáticos disponibles. Desde los centros de datos y los servicios con soporte en la nube hasta el espacio en disco y la disponibilidad de energía en la propia oficina, este enfoque consiste en garantizar la eficiencia y la continuidad del servicio.
Este es el más granular de los tres tipos, ya que se centra en componentes o recursos individuales dentro de un sistema o servicio (como el rendimiento de un servidor en un centro de datos o una pieza de maquinaria en una línea de fabricación). La gestión de capacidad de componentes se centra en optimizar el rendimiento de cada elemento y garantizar que no se convierta en un cuello de botella.
La gestión de capacidades puede requerir un enfoque matizado, ya que equilibrar los recursos con las demandas es un acto sumamente complejo en el que el éxito o el fracaso de proyectos esenciales pende de un hilo. A lo largo de los años, han surgido diversas estrategias para abordar este reto, cada una con sus propias ventajas e inconvenientes. Conociendo estas estrategias, las empresas pueden tomar decisiones informadas que se ajusten mejor a sus objetivos y a las condiciones del mercado.
A continuación se mencionan cuatro estrategias de gestión de capacidades con las que todas las empresas deberían estar familiarizadas:
Este enfoque se basa en las previsiones y en el análisis de las tendencias del mercado. Los gestores aprovechan los datos de las previsiones de ventas junto con la demanda en tiempo real para ajustar la producción de forma preventiva. Al basarse en previsiones precisas, la estrategia dinámica minimiza los riesgos asociados a la escasez o el exceso de inventario. Ofrece un enfoque proactivo que garantiza que los objetivos de capacidad estén bien informados y sean lo bastante ágiles para tener en cuenta los cambios del mercado.
La estrategia demorada, más conservadora, consiste en reaccionar en lugar de anticiparse. Los gestores fijan en primer lugar una capacidad y luego esperan a que se produzca un repunte sostenido de la demanda antes de aumentar las competencias de producción. El principal riesgo en este caso es la posible pérdida de oportunidades de venta si la demanda se dispara sin previo aviso, ya que aumentar la producción para satisfacer necesidades inesperadas puede ser un proceso lento. Además, la escasez de inventario puede provocar pérdidas de ventas e insatisfacción entre los clientes.
Esta estrategia es la opuesta al enfoque de demora y es intrínsecamente más agresiva. Las empresas aumentan su capacidad de forma preventiva, anticipándose a la demanda futura. Resulta especialmente útil en sectores de rápido crecimiento o durante las expansiones de la empresa, aunque es probable que las empresas más pequeñas se vean disuadidas de esta estrategia debido a los peligros inherentes al aumento de la producción antes de la demanda. Si no se materializa la necesidad prevista, las empresas se enfrentan a problemas relacionados con el exceso de contratación, el aumento de los costes de almacenamiento y el posible despilfarro del inventario.
Como híbrido de las estrategias de demora y adelanto, el enfoque de ajuste implica ajustes de capacidad incrementales en respuesta a cambios evidentes en la demanda del mercado. Las empresas mejoran la producción en cantidades moderadas, respondiendo a señales claras de demanda. Esta estrategia proporciona cierta flexibilidad, lo que permite un crecimiento limitado de las ventas si la demanda aumenta inesperadamente. Por otro lado, también significa que las empresas podrían no capitalizar por completo los principales picos de demanda o estar completamente aisladas de las caídas repentinas del mercado.
Los recursos empresariales siempre serán finitos, pero eso no significa que deba haber límites a tu capacidad para obtener el máximo rendimiento de los activos disponibles. La gestión de capacidades ofrece un enfoque claro y basado en datos para optimizar la planificación de recursos. Sin embargo, emplear correctamente la gestión de capacidades exige potentes herramientas digitales capaces de tener en cuenta una serie de variables para garantizar una previsión correcta y un despliegue óptimo de los recursos. Gestión de recursos de ServiceNow® proporciona la solución.
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