La gestión de proveedores describe los procesos que se utilizan en la gestión de proveedores, incluida la investigación y selección de proveedores, la negociación de contratos y mucho más.
La gestión de proveedores es un término amplio que abarca esencialmente todas las actividades en las que una organización puede participar cuando interactúa con sus proveedores. Estas actividades pueden incluir la contratación y evaluación de proveedores, creación de contratos y acuerdo de los mismos, establecimiento de indicadores clave de rendimiento (KPI) y objetivos, rastreo, informes, revisión, pruebas de seguridad, mitigación de riesgos y resolución de disputas.
En función de su sector específico, enfoque y base de clientes, una organización moderna puede trabajar potencialmente con cientos de proveedores en una amplia gama de mercados. Cada uno de estos proveedores debe gestionarse como una entidad única, y debe llevar asociados sus propias tarifas de pago, términos contractuales y puntos de contacto. Por lo tanto, gestionar estas relaciones con los proveedores puede ser una tarea extremadamente compleja.
La gestión de proveedores organiza estas relaciones, lo que proporciona a las empresas herramientas y otros recursos para seleccionar y trabajar con proveedores a fin de satisfacer necesidades empresariales únicas. Y, si bien la gestión de proveedores está claramente centrada en mejorar la selección de proveedores y garantizar la coherencia y fiabilidad de la cadena de suministro, cuando se utiliza adecuadamente también puede dar lugar a muchas otras ventajas.
Mejorar y gestionar las relaciones con los proveedores deriva en una variedad de beneficios. Aquí exploramos con más detalle varias ventajas clave de incorporar una solución eficaz de gestión de proveedores.
Al incorporar criterios empresariales claros y proporcionar una ubicación centralizada en la que comparar la información del proveedor, la gestión de proveedores ofrece a las organizaciones los datos fiables necesarios para elegir a los mejores proveedores a fin de satisfacer sus necesidades.
La gestión manual de cada proveedor puede requerir mucho tiempo y dedicación. La gestión de proveedores no solo optimiza todo el proceso, lo que permite a las empresas reducir el tiempo dedicado a los ciclos de vida de transacciones de proveedores individuales, sino que también rastrea el rendimiento de los proveedores en función del acuerdo de nivel de servicio establecido (SLA, del inglés “service level agreement”). Por último, la gestión de proveedores puede ayudar a reducir los costes adicionales de contratación y formación, a la vez que elimina el gasto deshonesto. En conjunto, estas ventajas se traducen en una mejor productividad para ambas partes y menos costes.
Si no se realiza correctamente, la incorporación de proveedores puede afectar negativamente a la productividad y aumentar los costes de operaciones. La gestión de proveedores acelera todo el proceso de incorporación, lo que ayuda a las empresas a capturar y organizar la información relevante de los proveedores para obtener una aprobación más rápida y precisa de los proveedores.
Aplicada correctamente, la gestión de proveedores incorpora todos los datos relevantes de los proveedores en una sola plataforma. Esto no solo ayuda a organizar y gestionar proveedores, sino que también pone a disposición de análisis los datos valiosos de procesos y operaciones. Con opciones avanzadas de análisis y generación de informes, las organizaciones pueden detectar y anticipar necesidades, oportunidades y posibles problemas con mayor facilidad.
Lamentablemente, a veces los proveedores simplemente no cumplen con las expectativas en términos de rendimiento o cumplimiento, y crean ineficiencias, retrasos y problemas legales potencialmente dañinos. La gestión de proveedores proporciona un recurso por el que las empresas pueden almacenar y revisar automáticamente el rendimiento de los proveedores, lo que les permite cortar lazos con los proveedores que podrían representar un riesgo futuro. Para la empresa, la gestión de proveedores puede ayudar a garantizar que se complete toda la documentación fundamental, que se detallen las aprobaciones adecuadas y se les haga un seguimiento, que se transmitan los cambios relevantes y los requisitos de licencia a las personas adecuadas, y que siempre haya disponible un registro de auditoría claro.
Una gran parte de la gestión de proveedores es la creación de relaciones de trabajo productivas. La gestión de proveedores mantiene todos los aspectos de la relación con cada proveedor completamente organizados y fácilmente disponibles para las personas autorizadas dentro de la organización. Como resultado, cada proveedor se puede gestionar a un nivel más personal, prestando la atención adecuada a los detalles esenciales, sin importar con cuántos proveedores trabaje la organización en general. Además, al mejorar las relaciones con los proveedores, las empresas a menudo pueden negociar mejores tarifas.
Para ayudar a alcanzar la excelencia del proveedor, hay varias métricas esenciales que deben supervisarse de cerca. Entre ellas se incluyen las siguientes:
¿Cuánto dinero gasta anualmente una organización con cada proveedor? Una mejor visibilidad del gasto puede ayudar a las empresas a identificar las áreas en las que pueden estar aplicando recursos sin ver los retornos de la inversión asociados.
A menudo, las organizaciones clasificarán a los proveedores en los siguientes grupos: proveedores clave (alto valor; una fuente única), proveedores importantes (valor medio; varias fuentes) y proveedores tácticos (bajo valor; muchas fuentes). Ver a cada proveedor segmentado y cuantificado ayuda a proporcionar una idea más clara de qué proveedores son esenciales y cuáles no.
Cuanto más dispuestos estén los proveedores a trabajar estrechamente con sus clientes, mejores serán los resultados. Aunque la colaboración puede ser una métrica difícil de cuantificar, las organizaciones pueden optar por tener en cuenta la cantidad de contactos de proveedores, junto con la frecuencia con la que se realizan las revisiones empresariales.
¿Los materiales se producen y entregan de conformidad con las normativas establecidas y los estándares del sector? Rastrear los problemas de incumplimiento puede proporcionar más información del riesgo que representa un proveedor en particular.
Un proceso eficaz de gestión de proveedores consta de siete pasos individuales.
Antes de realizar cualquier acuerdo formal con los proveedores, el primer paso en la gestión de proveedores es determinar las necesidades y los objetivos empresariales. Con objetivos claros establecidos, se pueden establecer los requisitos de las unidades de negocio pertinentes, lo que posiblemente incluye la creación de un equipo dedicado de gestión de proveedores. Esto ayudará a garantizar una adopción completa y eliminará el riesgo de esfuerzo duplicado.
Con las necesidades y responsabilidades de las empresas establecidas con firmeza, el siguiente paso es comenzar a estudiar a los proveedores. Establecer criterios de selección para evaluar a los posibles proveedores, incluidos los factores de costes y aquellos no relacionados con los costes. Hay que evaluar cualquier propuesta enviada y considerar el alcance del trabajo, los precios, las fechas de renovación y cualquier otro factor importante. El proceso de evaluación debe ser lo más integral posible para garantizar la mejor oportunidad posible de trabajar solo con proveedores de alta calidad.
Tradicionalmente, la negociación del contrato ha recaído en los equipos legales, financieros y de ventas, y las unidades de negocio que cumplirán con los contratos solo se involucraban una vez finalizado el acuerdo. La gestión eficaz de proveedores hace que estas unidades entren en el proceso de negociación mucho antes, incluidas todas las partes interesadas pertinentes en los procesos de toma de decisiones iniciales. La negociación del contrato definirá los bienes y servicios que se proporcionarán, así como las fechas de inicio y finalización.
Después de que se negocien los contratos, los proveedores seleccionados deben configurarse como proveedores aprobados dentro de los sistemas de la empresa. Esto incluye la recopilación de la documentación, las aprobaciones y otros detalles, como las licencias correspondientes, los detalles del seguro y la información fiscal. La incorporación adecuada ayuda a mantener los estándares de cumplimiento y garantiza que el proveedor pueda cobrar legalmente por sus servicios.
A medida que la organización comienza a hacer negocios con el proveedor, debe estar atenta a los resultados. Comparar el rendimiento de los proveedores con los KPI establecidos e identificar y resolver posibles riesgos antes de que se conviertan en problemas ayudará a garantizar la coherencia y la fiabilidad en las cadenas de suministro.
Siguiendo el razonamiento del paso anterior, supervisar el rendimiento ayuda a las organizaciones a identificar riesgos potencialmente dañinos para los proveedores, como vulnerabilidades de la seguridad de los datos, demandas y problemas de cumplimiento. El rendimiento de los proveedores puede interrumpir las operaciones esenciales y dañar la reputación de una empresa, lo que hace que este paso sea una parte importante de la gestión adecuada de los proveedores.
A medida que los contratos actuales alcanzan sus fechas de finalización, la gestión eficaz de proveedores proporciona una ruta clara y procesos probados para cerrar o renovar contratos. Estos procesos se deben seguir para garantizar el cumplimiento estricto y proteger a la empresa y al proveedor de las repercusiones legales posteriores.
Debido a que la “gestión de proveedores” es un término tan amplio, la gama de sistemas de gestión de proveedores disponibles (y sus capacidades) es igualmente amplia. Cuando elijas un sistema de gestión de proveedores, considera aquellos que proporcionen las siguientes capacidades:
Una de las principales ventajas de la gestión de proveedores es el aumento del control de costes. Esto se puede establecer a través de una mejor capacidad para identificar oportunidades, eliminar gastos redundantes o innecesarios, reducir las opciones de proveedores y negociar mejores tarifas.
La relación con el proveedor existe para proporcionar resultados. Por lo tanto, es importante tener muy en cuenta los términos del contrato con el proveedor, de modo que las organizaciones puedan seguir impulsando a sus proveedores a cumplir sus promesas. Al mismo tiempo, la funcionalidad de la gestión de proveedores que optimiza los procesos internos ayuda a las empresas a alcanzar sus objetivos de manera más rápida y coherente.
Las interrupciones inesperadas de la cadena de suministro pueden crear problemas significativos para organizaciones y proveedores. Las soluciones de resiliencia de la cadena de suministro ayudan a mantener un diálogo continuo con los proveedores, lo que permite que ambas partes trabajen juntas para identificar y evaluar los riesgos, y planificar las contingencias.
Existen estándares normativos para garantizar que las empresas actúen de una manera que respalde la felicidad y la seguridad continuas de sus comunidades. Esto incluye proporcionar servicios y productos de calidad, ser honesto con los clientes y el público, y promover la “competencia leal” dentro del mercado. La gestión del cumplimiento ayuda a garantizar que la organización esté actualizada y que cumpla con todas las disposiciones federales, estatales y locales pertinentes.
La gestión de riesgos proporciona a las organizaciones la información que necesitan para identificar y priorizar posibles eventos futuros que podrían afectar a su negocio. Luego, pueden tomar medidas para mitigar y controlar cualquier resultado negativo previsto.
En el entorno empresarial moderno, la gestión correcta de terceros es más que solo una ventaja: es una clave para el éxito. Pero, las muchas ventajas de asociarse con otras organizaciones conllevan también un aumento del riesgo. Basada en la galardonada ServiceNow AI Platform, la solución ServiceNow Risk Management ayuda a mitigar estos riesgos al proporcionar contexto esencial, supervisión y generación de informes en tiempo real y procesos fiables de gestión de riesgos, todo respaldado por capacidades avanzadas de automatización. Además, al reunir toda la información relevante sobre el proveedor y el riesgo en una sola base de datos, la gestión de riesgos ofrece una transparencia y un control sin precedentes en todo el ecosistema de proveedores, todo ello gestionado desde paneles intuitivos y personalizables.
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