La gestión de ausencias es un proceso que permite rastrear y reducir al mínimo las ausencias de los empleados para mantener estable la productividad. Por medio de distintas políticas y herramientas, se rastrean los tipos de ausencias de los empleados (como las bajas por enfermedad, las vacaciones y otros permisos) con el fin de minimizar las interrupciones en el lugar de trabajo y asegurar los niveles de productividad.
Los empleados no son meros activos; son personas. Esto implica que pueden (y deben) ausentarse del lugar de trabajo, ya sea debido a una enfermedad o en caso de emergencia, porque tienen un compromiso o, simplemente, para disfrutar de unas merecidas vacaciones. Con todo, aunque a veces es necesario tomarse un descanso, las ausencias no planificadas acarrean consecuencias. Cuando una persona importante falta al trabajo sin avisar, puede poner en jaque la productividad del equipo, ocasionar interrupciones en los procesos e incluso afectar a la rentabilidad de la empresa. De hecho, incluso una ausencia planificada puede ocasionar problemas si no se gestiona adecuadamente. A fin de contrarrestar estos riesgos, prepararse mejor para afrontar las ausencias de los empleados y gestionarlas de una forma óptima, las organizaciones recurren a soluciones de gestión de ausencias.
La gestión de ausencias es un proceso estratégico que permite rastrear las ausencias de los empleados, comprenderlas y tomar las medidas oportunas. Por medio de una combinación de políticas, programas y herramientas, las empresas pueden asegurarse de que la ausencia de un empleado —sea o no planificada— no obligue a interrumpir la rutina habitual. Este sistema no solo mantiene la productividad del equipo, sino que también contribuye a mejorar el bienestar de los empleados, ya que reconoce que el tiempo de descanso es una necesidad que ha de tenerse en cuenta. Se trata, sin embargo, de un equilibrio delicado, ya que se deben considerar los factores que diferencian las ausencias legítimas de las frívolas, excesivas o fraudulentas. Dicho esto, gestionar las ausencias con eficacia puede ayudar a crear un entorno de trabajo más sano y productivo.
El principal objetivo de las empresas es generar ingresos, por lo que a nadie debería sorprenderle la afirmación de que todo lo que sucede en ellas tiene un valor económico. La formación y el equipamiento del personal, el alquiler y la compra de oficinas y materiales, o los seguros, por poner algunos ejemplos, constituyen gastos que se deben compensar con el trabajo que realizan los equipos internos. Dado que una ausencia elimina temporalmente a un miembro del equipo de esta ecuación, afectará a la productividad y a los costes de las operaciones.
Se trata de un problema significativo; las estimaciones indican que, en EE. UU., la productividad perdida a causa del absentismo laboral acarrea unos costes anuales de miles de millones de dólares. Más concretamente, los peligros que supone una gestión inadecuada de las ausencias de los empleados pueden clasificarse, como mínimo, en dos categorías:
- Cuestiones financieras
Las ausencias, por breves que sean, pueden afectar directamente a los balances de la empresa. Los costes que se derivan de tener que buscar un sustituto y de la pérdida de productividad que ello conlleva se acumulan rápidamente. Sin una estrategia de gestión de ausencias, en lugar de poder anticiparse a estas situaciones y tomar medidas adecuadas, la empresa se verá obligada a actuar de forma reactiva, lo que se traducirá en interrupciones y problemas financieros. - Cuestiones laborales
Si bien el dinero es una preocupación importante relacionada con las ausencias de los empleados, no es el único aspecto a considerar. Cuando un empleado no acude al trabajo, otro tiene que cubrirle (por ejemplo, haciendo horas extra o asumiendo más responsabilidades), lo que reduce la eficiencia y el compromiso del personal. Si no se presta atención a este problema, puede llegar a afectar al ambiente laboral y crear inconformidad y resentimiento entre los empleados. Con el tiempo, esto puede repercutir en el compromiso del personal y dar lugar al síndrome del desgaste profesional. Las ausencias prolongadas o recurrentes pueden incluso indicar problemas subyacentes en la organización, como acoso laboral o falta de motivación.
Por suerte, el uso de un software de gestión de ausencias para rastrear y controlar los datos de los empleados permite reducir el número de ausencias no planificadas, además de ayudar a las organizaciones a regular mejor las ausencias planificadas y no planificadas con medidas que benefician a los empleados, protegen el ambiente de trabajo y garantizan el mantenimiento de la productividad.
Si bien la gestión de ausencias puede ser beneficiosa para cualquier organización que tenga empleados, contar con una política específica de gestión de ausencias puede resultar más necesario para algunas empresas que para otras. A continuación se ofrecen algunos de los indicadores que hay que sopesar a la hora de valorar si merece la pena invertir en un sistema de gestión de ausencias:
- Disminución de la productividad
Un número excesivo de ausencias no planificadas puede provocar un descenso considerable en la productividad, mientras que demasiadas pocas ausencias o una cifra reducida de permisos planificados puede sobrecargar a los empleados, que pueden dejar de ser productivos. Ambas situaciones afectan negativamente a la productividad y son señales inequívocas de que la empresa podría beneficiarse de un sistema de gestión de ausencias.
- Calidad deficiente del trabajo
Tal como sucede con la productividad, la calidad del trabajo disminuye cuando las ausencias se vuelven demasiado frecuentes o esporádicas. No desempeñar el trabajo correctamente puede indicar estrés emocional o falta de tiempo para atender los compromisos personales. La gestión de ausencias puede ayudar a identificar estos problemas.
- Aumento de la rotación de empleados
Tratar las ausencias y el tiempo personal con demasiada rigidez puede generar insatisfacción y aumentar la tasa de rotación de los empleados. Si no se toman medidas adecuadas, esta situación puede generar un ambiente de trabajo negativo, dejar a la empresa sin recursos y empañar su reputación, lo que a su vez puede afectar a las tasas de contratación. Las dificultades de una organización para encontrar empleados de calidad y retenerlos podrían encontrar su origen en la falta de efectividad de la estrategia de gestión de ausencias.
Para establecer una estrategia eficaz de gestión de ausencias, lo primero que hay que hacer es crear una política de gestión de ausencias; es decir, un conjunto estructurado de pautas donde se detalla cómo se gestionarán las ausencias de personal planificadas y no planificadas. Además de garantizar la coherencia y la imparcialidad, esta política también ayuda a cumplir con los requisitos legales. Para elaborar una política de gestión de ausencias eficaz hay que comprender varias cuestiones importantes y seguir una serie de pasos concretos. A continuación, analizaremos los pasos esenciales para crear una política de gestión de ausencias eficaz:
Definir las ausencias de una forma clara
Es fundamental que las expectativas de asistencia se definan y comuniquen con claridad. Para poder ser parte de un equipo eficiente, los empleados deben saber cuándo se espera que desempeñen sus labores. La política también debe definir la cantidad de tiempo personal que tienen los empleados a lo largo del año de una forma clara y que prevenga el uso abusivo. Hay que cuantificar de forma inequívoca las ausencias e identificar qué se considera ausencia planificada y no planificada.Determinar cómo se rastrearán las ausencias
Es fundamental que las ausencias se rastreen con precisión y eficiencia. Si bien algunas empresas todavía utilizan procesos manuales (como hojas de cálculo), la mayoría ya han implementado soluciones automatizadas, ya que, además de simplificar el trabajo, mejoran la precisión. Elegir las herramientas adecuadas puede reducir la carga administrativa de la organización y simplificar y mejorar la eficiencia de la gestión de ausencias.Comprender la legislación laboral
La ley protege los derechos de los trabajadores; su derecho a ausentarse del trabajo no es una excepción. Dicho esto, este derecho se aborda de manera diferente en cada territorio, de manera que la legislación y los requisitos de cumplimiento de cada lugar regulan las ausencias remuneradas, no remuneradas y de larga duración. Dado que las leyes pueden contemplar sanciones importantes, todas las empresas deberían asegurarse de conocer los requisitos legales en el momento de establecer una política de gestión de ausencias.Establecer procedimientos
Los procedimientos relacionados con las ausencias deben estar definidos explícitamente en la política relativa a su gestión. ¿A quién debe informar un empleado cuando vaya a ausentarse? ¿Cuándo debe hacerlo? ¿Qué harán los responsables para abordar los patrones de impuntualidad injustificada? ¿Qué proceso hay que utilizar para aprobar o denegar un permiso personal? Disponer de procedimientos claros ayuda a mantener el orden y a asegurarse de que todas las partes implicadas sepan lo que se espera de ellas.
Para poder gestionar las ausencias con eficacia no basta con disponer de políticas, sino que también hay que aplicarlas de una manera que redunde tanto en el interés de la empresa como en el de los empleados. Para encontrar este equilibrio, hay que seguir una serie de prácticas recomendadas que fomenten la comunicación, la flexibilidad y la empatía. A continuación, echaremos un vistazo a algunas prácticas recomendadas en materia de gestión de ausencias que pueden ayudar a crear un ambiente laboral más productivo y estable:
¿Puede un empleado acudir a la oficina y cumplir con toda la jornada laboral si está resfriado? Por supuesto que sí, pero no debería. Esta afirmación es válida también para los empleados que sufren el síndrome del desgaste profesional o que necesitan tomarse medio día libre de vez en cuando para cumplir con sus responsabilidades personales. Un empleado agotado o enfermo es menos productivo, realiza trabajo de peor calidad e incluso puede contagiar a los demás. Por consiguiente, pedir a los empleados que no se tomen días libres acaba siendo contraproducente.
Los empleados deben ser conscientes de que su salud, tanto física como mental, es importante, y de que las políticas de ausencia les ofrecen la posibilidad de no acudir al trabajo si es necesario. Si la dirección trata la ausencia de los empleados de una manera positiva, estará demostrando que se preocupa por su bienestar, lo que redundará en una plantilla más sana, feliz y comprometida con su trabajo.
El absentismo y las ausencias no planificadas pueden tener muchas causas, y no todas están relacionadas con empleados que intentan aprovecharse de la generosidad de la empresa. Un simple malentendido en relación con las políticas de ausencia de los empleados puede sumar nuevas trabas a la gestión de la ausencia, de ahí que sea tan importante comunicar las expectativas eficazmente.
Al mismo tiempo, se recomienda asegurarse de que tanto los responsables como los empleados conozcan bien las políticas de gestión de ausencias de la empresa. De esta manera, todo el mundo será consciente de los efectos que su presencia o ausencia tiene en las finanzas de la empresa y en el ambiente de trabajo, y sabrá cómo se supervisan las ausencias.
A veces, el problema no reside en el trabajo en sí, sino en el hecho de tener que llegar al trabajo a una hora concreta. Algunos empleados que tienen dificultades para acudir a diario a la oficina podrían teletrabajar, y quienes tienen problemas de horarios podrían trabajar las ocho horas diarias, siempre y cuando no tengan que hacerlas obligatoriamente en una jornada intensiva. Afortunadamente, la tecnología moderna ofrece niveles de flexibilidad laboral que antes eran inimaginables.
La flexibilidad en las modalidades de trabajo reconoce las diferencias en las necesidades y los estilos de vida de los empleados. El teletrabajo y el horario flexible pueden ayudar a las empresas a reducir el estrés de los empleados y a mejorar la conciliación de la vida laboral y personal. Soluciones como estas no solo mejoran el ánimo, sino que suelen aumentar la productividad y la creatividad, por no mencionar el efecto mitigador que tienen en el absentismo.
Las políticas y los programas solo son tan eficaces como quienes los aplican; esto es particularmente cierto en lo que respecta a la gestión de ausencias. Una gestión eficaz de las ausencias aprovecha las habilidades de responsables que saben aplicarlas de forma coherente, precisa y comprensiva cumpliendo en todo momento las normas.
Ofrecer formaciones especializadas a los responsables les proporcionará las herramientas que necesitan para gestionar distintos tipos de ausencias, identificar los patrones problemáticos y ayudar a los empleados. Este tipo de formaciones mejoran la empatía, la coherencia y la eficiencia para gestionar las ausencias, lo que acaba creando un lugar de trabajo más beneficioso para todas las partes implicadas.
Los empleados pueden tener dificultades para adaptarse mentalmente y recuperar el ritmo de trabajo al volver de una ausencia prolongada. Es posible que no estén al día de los objetivos actuales o que desconozcan otros cambios, o —especialmente en el caso de quienes hayan estado enfermos— que su estado de salud todavía no sea el adecuado para volver a asumir sus obligaciones anteriores. Establecer una política de entrevistas de vuelta al trabajo puede ayudar a asegurarse de que todo esté bien antes de que el empleado se reincorpore al trabajo.
Las entrevistas de vuelta al trabajo no tienen que ser demasiado formales, pero sí deben tener una estructura básica que permita hablar sobre la causa de la ausencia, las sensaciones del empleado en relación con la vuelta al trabajo y la necesidad de realizar ajustes razonables o de prestarle algún tipo de ayuda para que la transición se desarrolle con fluidez y no afecte a su salud. Esta entrevista debe ayudar a establecer las expectativas de futuro tanto del empleado como del responsable.
Las competencias avanzadas de rastreo y las herramientas de self service para la gestión de ausencias que ofrece la tecnología promueven un ambiente más eficiente y motivador. Las herramientas modernas de rastreo minimizan el error humano, alivian la carga administrativa y permiten conocer mejor muchas de las causas subyacentes del absentismo.
Estas competencias permiten tomar decisiones basadas en datos y ayudan a optimizar la estrategia de gestión de ausencias. Al mismo tiempo, las herramientas de self service transmiten sensación de autonomía y responsabilidad a los empleados, ya que les permiten solicitar y gestionar cualquier ausencia sin depender de otras personas. Además de reducir los gastos administrativos, estas soluciones también mejoran la transparencia y unifican las necesidades de la empresa con las de tiempo personal de los empleados. La combinación de estas herramientas da lugar a una estrategia tecnológica completa que es beneficiosa tanto para los objetivos de la organización como para el bienestar de los empleados.
Si no se dispone de las herramientas adecuadas, las complejidades de rastrear las ausencias no planificadas, los historiales de permisos, el cumplimiento normativo y los patrones de impuntualidad pueden resultar abrumadoras. Pese a todo, las soluciones de software de gestión de ausencias no se limitan a aliviar la carga administrativa, sino que también aportan conocimientos de gran valor que permiten mejorar la productividad general de la organización y el bienestar de los empleados.
Entre las competencias clave del software de gestión de ausencias se incluyen las siguientes:
- Consultar los historiales de ausencias y permisos
Esta funcionalidad permite consultar todo el historial de ausencias y permisos de cada empleado, y comprender los patrones de cada persona; una información muy útil para elaborar estrategias de gestión personalizadas. - Generar informes
Garantizar el cumplimiento de normativas como la Ley estadounidense de Ausencia Médica y Familiar (FMLA, por sus siglas en inglés) es fundamental. El software de gestión de ausencias puede generar informes detallados para asegurar que tanto las ausencias planificadas como las no planificadas cumplan los requisitos legales. - Comparar los índices de ausencia con los datos de referencia del sector
Comparar los índices de absentismo de una organización con los estándares del sector y comprender sus implicaciones es fundamental para poder evaluar los niveles generales de eficiencia y competitividad. Los conocimientos que proporciona el software de gestión de ausencias se pueden comparar para fundamentar tanto la toma de decisiones como la planificación estratégica. - Automatizar y optimizar los procesos de solicitud de ausencias
Las herramientas modernas de gestión de ausencias suelen incluir opciones de self service que permiten a los empleados solicitar y gestionar las ausencias por su cuenta. Además de fomentar la sensación de responsabilidad y autonomía de los empleados, también se reducen enormemente los gastos administrativos. - Realizar integraciones con otras herramientas de RR. HH.
Muchos sistemas de gestión de ausencias están diseñados para integrarse a la perfección con otras herramientas de RR. HH. De esta manera, toda la información relacionada con la ausencia de un empleado se puede consultar fácilmente y está en sintonía con otras funciones de RR. HH., lo que crea una estrategia general más cohesionada.
Para gestionar con eficacia las ausencias de los empleados se necesita una estrategia minuciosa y capaz de equilibrar el cumplimiento, el compromiso y la productividad. Pero ¿cómo puede una organización simplificar un proceso tan complejo como este y, al mismo tiempo, asegurarse de que los empleados disfruten de la mejor experiencia posible? Employee Journey Management de ServiceNow ofrece todo lo necesario.
Al estar diseñado para transformar la manera en que las organizaciones gestionan las diferentes transiciones de los empleados (como la incorporación, la transferencia de roles o un permiso de ausencia), Employee Journey Management proporciona a los equipos de RR. HH. flujos de trabajo inteligentes que abarcan toda la empresa y ponen al alcance de los empleados opciones exhaustivas de self service que les permiten solicitar y gestionar sus ausencias. Además, Employee Journey Management de ServiceNow está desarrollado en Now Platform®, una plataforma tan potente como determinante para el sector, lo que te ayudará a asegurarte de que tus empleados disfruten de la mejor asistencia posible para gestionar las ausencias y, a cambio, lo den todo en el trabajo diario.
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