Un sistema de gestión del proceso de selección es un tipo de software que emplean los encargados de las contrataciones para filtrar, gestionar y rastrear a los candidatos a medida que avanzan en el proceso de contratación.
Aunque cada organización es diferente, todas dependen en gran medida de una base común: empleados de primera calidad. Sin un personal debidamente capacitado que apoye y facilite los procesos empresariales, que interceda ante tu base de clientes y que proporcione dirección estratégica en tus equipos y departamentos, tu empresa no llegará a ningún lado. Lamentablemente, encontrar a los mejores candidatos puede ser complicado y guiarlos a través del proceso de contratación, aún más, sobre todo cuando existen muchos puestos vacantes y se presentan una gran cantidad de potenciales candidatos.
Un sistema de gestión del proceso de selección (ATS, por sus siglas en inglés) proporciona competencias diseñadas para optimizar la manera en la que los empleadores y encargados de las contrataciones abordan la adquisición de talento. Gracias a las soluciones de ATS, las empresas de todos los tipos y tamaños pueden localizar, incorporar y retener más fácilmente los tipos de talento que impulsan el éxito de la empresa. Al combinar la funcionalidad de los datos con un conjunto exhaustivo de herramientas de rastreo y gestión, los mejores sistemas de gestión del proceso de selección funcionan como recursos de contratación "todo en uno" e incluso pueden automatizar muchos aspectos del proceso de contratación.
El término "sistemas de gestión del proceso de selección" alude a una amplia gama de herramientas de contratación, desde sencillas bases de datos de candidatos hasta soluciones de servicio exhaustivo de un extremo a otro. Dicho esto, muchas herramientas de ATS siguen un conjunto similar de procesos e incluyen una funcionalidad base parecida:
La función más fundamental de un sistema de gestión del proceso de selección es almacenar la información del candidato para posibilitar una recuperación sencilla de esos datos. Cuando un potencial candidato envía su currículo, el ATS analiza la información contenida en el documento para obtener datos relevantes que luego se analizan automáticamente en una base de datos centralizada. Esta información probablemente incluirá el nombre del candidato, su experiencia laboral y la información de contacto; datos que luego los encargados de las contrataciones pueden buscar o explorar.
Los encargados de las contrataciones a veces deben invertir ingentes cantidades de tiempo analizando miles de currículos para descartar a los candidatos que no están debidamente cualificados para el puesto. Las herramientas de ATS permiten automatizar este proceso. Mediante el uso de parámetros personalizados (como la experiencia laboral, las habilidades, las certificaciones, las expectativas salariales, etc.), los ATS pueden configurarse para rechazar automáticamente aquellas candidaturas que no cumplan con los requisitos mínimos de elegibilidad. Aquellos candidatos que cumplan con los criterios establecidos pueden pasar a la siguiente etapa del proceso de contratación.
Una vez que se han descartado los currículos no aptos o de candidatos que no contaban con la cualificación oportuna, los ATS pueden clasificar a los candidatos restantes. Esto se hace comparando la experiencia laboral de cada solicitante con la descripción del trabajo. Los candidatos se priorizan automáticamente en función del grado de coincidencia con la elección ideal propuesta. Los encargados de las contrataciones pueden definir parámetros de clasificación para refinar mejor sus principales opciones para el puesto. Esto les permite optimizar su tiempo al contactar únicamente a los potenciales candidatos con más posibilidades de adaptarse a las necesidades de la empresa.
Por último, las soluciones de ATS optimizan aún más la gestión de la base de datos de candidatos mejorando la función de búsqueda de currículos. Los ATS pueden etiquetar automáticamente los currículos con palabras clave relevantes relacionadas con la ubicación, la experiencia laboral, las habilidades y mucho más. Los encargados de las contrataciones pueden clasificar fácilmente sus opciones disponibles mediante la búsqueda de términos específicos en el sistema.
Al igual que ocurre con la mayoría de las herramientas empresariales, el motivo principal para usar un ATS es mejorar la precisión y eficiencia de ciertas funciones empresariales. Más específicamente, los sistemas de gestión del proceso de selección automatizan y optimizan muchos aspectos esenciales de la contratación. Esto proporciona ciertas ventajas clave, entre las que se incluyen las siguientes:
El objetivo de cualquier encargado de las contrataciones no debe ser únicamente encontrar a alguien que ocupe un puesto vacante, sino encontrar a la persona adecuada para el cargo. El ATS actúa como un guardián que descarta los currículos no aptos e impide que lleguen al encargado de las contrataciones; así, refina el grupo de candidatos para incluir únicamente a los mejores. Las competencias de IA pueden ayudar a las empresas a establecer una imagen más clara del candidato ideal, lo que permite a los encargados de las contrataciones encontrar a la persona idónea para el puesto. Es más probable que las contrataciones preaprobadas se conviertan en empleados de alto rendimiento, lo que mejora el ajuste del candidato a la organización (NHS, por sus siglas en inglés).
Los candidatos no son máquinas que avanzan automáticamente en el proceso de contratación; son individuos únicos y dinámicos que a menudo requieren ayuda, apoyo y motivación durante este trámite previo al empleo. Las herramientas de ATS garantizan que los potenciales candidatos reciban el apoyo necesario en el momento adecuado, lo que mejora el compromiso y elimina el riesgo de descuidar sus necesidades.
La contratación es una inversión. Cuando se realiza adecuadamente, los ingresos del nuevo empleado compensan su coste. Por desgracia, los procesos tediosos, los errores humanos y la colaboración ineficaz entre los interesados ralentizan el proceso, lo que resulta en un aumento del coste por contratación y el tiempo de contratación. Los sistemas de gestión del proceso de selección aumentan la visibilidad, mejoran la colaboración y eliminan los cuellos de botella en los procesos activos, de modo que tu organización pueda disfrutar de un mejor retorno de la inversión en contrataciones.
La contratación es un proceso que, técnicamente, no concluye hasta que la nueva incorporación esté totalmente al día y proporcione un valor óptimo a la empresa. Un ATS no solo ayuda a optimizar el proceso de contratación, sino que también puede optimizar la incorporación, ya que proporciona automáticamente a los nuevos empleados toda la documentación y el apoyo que necesitan para avanzar.
Los beneficios mencionados anteriormente dependen de las competencias y las características del sistema de gestión del proceso de selección. Cuando analices una solución de ATS, considera estos elementos cruciales y lo que pueden aportarte:
Búsqueda avanzada
La eficacia de una base de datos es directamente proporcional a tu capacidad para recuperar información de ella. Las funciones de búsqueda y los filtros integrados te permiten encontrar la información que necesitas con un mínimo esfuerzo.Análisis de currículos
Un ATS posibilita que los encargados de las contrataciones obtengan la información más relevante de cada currículo a gran escala.Selección de candidatos
Incluso antes de que los potenciales candidatos se postulen al cargo, las herramientas de ATS pueden optimizar la selección de candidatos mediante una mejor gestión de la marca, ofertas de trabajo automatizadas, páginas de postulación integradas y mucho más.Filtrado de currículos
En muchos casos, es posible que la mayoría de los currículos enviados no cumplan con los requisitos mínimos de elegibilidad del puesto. Los sistemas de gestión del proceso de selección pueden configurarse para que eliminen automáticamente estos currículos en función de varios factores relacionados con las habilidades y la certificación.Automatización
El proceso tradicional de contratación es extremadamente interactivo, con muchos procesos y aprobaciones manuales. La automatización en los ATS aborda muchas de estas tediosas tareas, por lo que los equipos de selección y otros involucrados en el proceso de contratación pueden centrarse en iniciativas más estratégicas.Análisis e informes
Se suele decir que no hay mejoras sin mediciones. Las herramientas de ATS deben incluir sólidas funciones de elaboración de análisis e informes, de modo que tu personal pueda identificar posibles áreas problemáticas y rastrear los beneficios que proporciona el sistema de gestión del proceso de selección.Apoyo a nuevas incorporaciones
Los mejores sistemas de gestión del proceso de selección también proporcionan apoyo para las nuevas incorporaciones, lo que ayuda a que los nuevos empleados se pongan al día lo más rápido posible.
Aunque los sistemas de gestión del proceso de selección brindan un inestimable apoyo a la hora de localizar, refinar, rastrear y gestionar posibles contrataciones durante el proceso de selección, a veces sufren ciertas limitaciones. Si estos obstáculos no se tienen en cuenta, puede ocurrir que se ignoren los mejores talentos o se marquen incorrectamente como no aptos. Entre tales limitaciones pueden incluirse las siguientes:
Los currículos pueden recibirse en muchos tipos y estilos distintos. Si la candidatura incluye fuentes tipográficas únicas o presenta información en una estructura que el ATS no reconoce, este podría descartar el currículo sin considerar los factores principales (como la experiencia laboral y las habilidades del candidato).
Como sucede con cualquier otro sistema informático, las herramientas de ATS solo pueden trabajar con tipos de información de documentos concretos que puedan reconocer. Si el candidato envía un currículo con una extensión de archivo que el ATS no reconoce o que resulta incompatible, también podría descartarse automáticamente la candidatura.
Si bien los elementos visuales permiten que los usuarios humanos comprendan mejor los datos, pueden tener el efecto contrario en los sistemas mecánicos. Las herramientas de ATS pueden ser incapaces de comprender plenamente los datos gráficos para volcarlos en sus sistemas.
Existen muchas maneras de decir lo mismo; si los candidatos utilizan terminología diferente al describir su experiencia laboral, sus habilidades, sus certificaciones u otra información relevante, el ATS puede experimentar dificultades a la hora de analizar, categorizar y priorizar el currículo.
Tus empleados determinan tu éxito. Por lo tanto, la forma en que abordas la contratación y la incorporación tiene un impacto significativo en tu empresa. La gestión del proceso de selección proporciona soporte esencial de base de datos y permite automatizar pasos importantes del proceso de contratación. Ahora bien, no todas las soluciones de ATS son idénticas. Si quieres obtener un soporte óptimo y automatización inteligente, opta por ServiceNow.
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