¿Qué es la incorporación de empleados?
La incorporación de empleados describe los procesos destinados a integrar al nuevo personal en una empresa y su cultura, y a proporcionarle formación, herramientas y documentación.
No existe un proceso único y estandarizado aplicable a empresas de todos los sectores y mercados; por el contrario, cada empresa tiene que diseñar un proceso de incorporación que responda tanto a sus propias necesidades como a las de los nuevos empleados. Sin embargo, el proceso suele seguir un curso generalizado que incluye las siguientes etapas:
Aceptación de la oferta
El proceso de incorporación comienza precisamente donde termina el proceso de contratación, en el momento en el que el empleado en ciernes acepta formalmente la oferta de empleo. Ahora, una vez que el nuevo empleado se ha comprometido a unirse a tu equipo, el responsable de contratación debe notificarlo al departamento de RR. HH., fijar con el empleado una fecha de inicio y hacerle llegar una carta de oferta para que la firme y la remita a la empresa.
A continuación, el departamento de RR. HH. debe encargarse de garantizar que el nuevo empleado reciba todos los formularios y la documentación relevantes donde se expliquen las condiciones del empleo.
Preincoporación: preparación para la incorporación
Las organizaciones a menudo tienen que hacer frente a una serie de dificultades cuando incorporan a nuevos empleados. Especialmente, el anhelo de los empleados de sentirse bien acogidos y seguros, así como de estar rápidamente en condiciones de ser productivos puede verse frustrado por una experiencia de incorporación incoherente. Para garantizar una incorporación eficaz, RR. HH. debería trabajar en la creación de plantillas basadas en roles junto con los equipos de formación y desarrollo, los jefes de departamento y otras partes interesadas. A partir de estas plantillas, los directivos podrán más tarde diseñar planes de incorporación específicos para los empleados.
Primer día: bienvenida al nuevo empleado y orientación
Es responsabilidad tuya garantizar que, desde el primer día, el empleado tenga acceso al equipo, las herramientas y los recursos que necesite para poder desempeñar su trabajo. Prepárale un espacio de trabajo, encarga todo el hardware necesario y autorízale a utilizar el software esencial de la empresa. Asimismo, el personal que teletrabaje, que no esté vinculado a un lugar de trabajo físico, deberá tener garantizado el acceso y disponibilidad de software antes de empezar a trabajar.
El supervisor directo o el jefe debería enviar un correo electrónico a toda la empresa para presentar y dar la bienvenida públicamente al nuevo empleado. También se debería designar a una persona para recibirlo cuando llegue a la oficina, hacerle una visita guiada y presentarlo a los miembros de su equipo y a los líderes de la organización. Saludar al nuevo empleado y darle a conocer las instalaciones, los miembros del equipo y los recursos es importante incluso en entornos de trabajo híbridos o remotos. Un vídeo de formación, un tutorial en línea o incluso una simple videollamada de presentación pueden contribuir en gran medida a que el personal en teletrabajo se sienta bienvenido e integrado.
RR. HH. debería celebrar una reunión de orientación para exponer los valores y objetivos de la empresa y abordar asuntos importantes. Inscribe al empleado en los programas de formación necesarios e inclúyelo en las reuniones periódicas. Establece un calendario para el seguimiento trimestral de su rendimiento.
Primera semana: presentación de la empresa, la plantilla y la función
Una vez realizada la mayoría de las tareas importantes de presentación y orientación en el primer o en los dos primeros días, el resto de la semana se puede dedicar a ayudar al nuevo empleado a familiarizarse con su función y con la empresa. Tras aproximadamente la primera semana de trabajo, el jefe del empleado debería planear una reunión con él para conocer su opinión, comentarios o preguntas.
En este momento, RR. HH. debería verificar si el empleado ha recibido y cumplimentado todos los formularios y la documentación necesarios, y si tiene acceso a todos los recursos que necesita para desempeñar su trabajo de manera productiva.
Primer mes: capacitación y formación continuas
A medida que el empleado se va familiarizando con su función dentro de la empresa y desarrolla una rutina de trabajo, la dirección debería ser ahora capaz de evaluar la calidad del trabajo desempeñado. Programa una reunión con el empleado para abordar las métricas de rendimiento relevantes, proporcionar comentarios, tratar asuntos y responder a las dudas que el empleado pueda tener.
En este estadio es importante establecer ya un hábito de mejora continua. En lugar de permitir que el empleado se sienta demasiado cómodo con su tarea cuando ya se haya familiarizado con ella, estimúlalo para que siga evolucionando. Inscríbelo en cursos de formación más avanzados cuando sea posible y apropiado, y apóyalo en la búsqueda de oportunidades de capacitación relevantes para el trabajo.
Tercer mes: seguimiento del rendimiento y comentarios
Después de tres meses, el empleado debería sentirse relativamente cómodo con sus tareas, comprender sus métricas de rendimiento, estar familiarizado con la cultura y los valores de la empresa y saber cómo trabajar con sus jefes y miembros directos del equipo. Llegado este momento, muchas organizaciones consideran que el proceso de incorporación ha llegado a su fin.
Para marcar este hito, programa una reunión con el empleado a fin de hacer un seguimiento de su progreso y obtener más comentarios. Tras el proceso de incorporación, es probable que el empleado aporte conocimientos valiosos que te ayuden a afinar y mejorar el proceso para futuros empleados. Algunas organizaciones optan por fijar una sesión de recapitulación y revisión a los seis meses para concluir el proceso de incorporación.
Teletrabajo
Es también conveniente señalar que la incorporación es tan importante para los empleados remotos como para los presenciales. En el caso de aquellos que no trabajan en la oficina, asegúrate de que se les ha enviado el hardware necesario y organiza videoconferencias para tratar asuntos importantes, alinear objetivos y realizar presentaciones con jefes y miembros del equipo. Durante los primeros días de trabajo del nuevo empleado en la empresa, asegúrate de que haya alguien en línea y disponible para responder a las preguntas que le vayan surgiendo.
El trabajo remoto entraña una serie de posibles inconvenientes, especialmente en lo relativo a aspectos sociales e interpersonales de la cultura de la empresa. Los directivos, RR. HH. y los miembros del equipo probablemente tendrán que hacer un esfuerzo adicional para garantizar que el nuevo empleado se sienta parte del equipo.
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