Tus empleados son componentes de tu maquinaria empresarial y deben ser capaces de operar en colaboración. Por lo tanto, RR. HH. asume el rol del ingeniero, identificando y abordando los problemas personales e interpersonales dentro del sistema que se relacionan con las funciones de gestión de recursos humanos. Un aspecto importante de esta responsabilidad es proporcionar los servicios adecuados para los empleados.
La gestión de casos de RR. HH. existe para mejorar la calidad de estos servicios y, al mismo tiempo, permitir que los equipos de RR. HH. y los centros de servicio logren más y de manera más eficaz.
El software de gestión de casos de RR. HH. (también llamado software de investigación de relaciones con los empleados y RR. HH.) es una clase de herramientas digitales que ayuda al personal de RR. HH. a organizar, gestionar y resolver casos de relaciones con los empleados. Lo hace mediante la estandarización y automatización de procesos complejos de RR. HH. a través de la introducción de flujos de trabajo personalizados de RR. HH.
Además, el software de gestión de casos de RR. HH. ofrece un panel de información centralizado para los profesionales de RR. HH., así como portales de autoservicio que los empleados pueden utilizar para encontrar soluciones y realizar un seguimiento del progreso de sus casos abiertos.
Más específicamente, la funcionalidad del software de gestión de casos de RR. HH. incluye:
- Respaldo de la gestión para casos que involucran quejas formales de los empleados, medidas disciplinarias y bajas por discapacidad a largo plazo.
- Ayuda en la creación de flujos de trabajo automatizados para el cliente.
- Capacidad para proporcionar informes detallados y otras funciones analíticas.
- Consolidación del control en un solo panel de información centralizado.
- Opciones intuitivas de autoservicio para empleados.
- Conversión de archivos y formularios analógicos (en papel) de RR. HH. en versiones digitales.
- Asistencia siempre que sea posible en las tareas asociadas con el envío, la revisión y la respuesta a las solicitudes de los empleados.
En la mayoría de las empresas, el mandato general de cada departamento es proporcionar una experiencia satisfactoria a sus clientes. RR. HH. adopta un enfoque integral para este objetivo, y se centra en respaldar a los empleados. Lamentablemente, las relaciones con los empleados pueden ser tan complicadas como las relaciones con los clientes. La gestión de casos de RR. HH. ayuda a las organizaciones a gestionar mejor las tareas de asistencia de los empleados, lo que da como resultado los siguientes beneficios.
A veces, el obstáculo más grande para resolver los problemas de los empleados es la transmisión. No todos los casos los puede gestionar la misma persona, pero la transmisión de casos entre equipos o gestores lleva tiempo. La gestión de casos de RR. HH. crea una única fuente de información centralizada para los detalles del caso y la información del empleado. Esto ayuda a garantizar que el profesional de RR. HH. que lleva el caso tenga todo lo que necesita para resolverlo de manera rápida y cordial.
Resolver un caso exige comprender el contexto y los detalles que subyacen a él. La gestión de casos de RR. HH. proporciona una ubicación donde los responsables pueden recopilar, almacenar y analizar los detalles del caso, lo que permite descubrir cualquier conocimiento necesario para ayudarles a tomar una decisión informada.
Cuando los empleados deciden involucrar a RR. HH., a menudo se debe a que están lidiando con algunos problemas muy urgentes. Por lo tanto, crear un caso y luego transmitirlo sin idea de su estado puede ser estresante. Los sistemas de gestión de casos de RR. HH. que incorporan opciones de autoservicio ofrecen a los empleados sus propios portales para hacer un seguimiento y de todos los casos actuales y verificarlos. Las opciones de autoservicio a menudo incluyen una base de conocimiento u otros recursos educativos para que los empleados no tengan que esperar a que RR. HH. actúe para obtener respuestas a preguntas comunes.
Incluso el caso más básico puede incluir un número de pasos diferentes que se deben completar antes de que se pueda resolver. A menudo, estos implican tareas manuales que consumen mucho tiempo. La automatización avanzada del flujo de trabajo a través de la gestión de casos de RR. HH. se encarga de estos pasos importantes, pero tediosos, lo que permite a los profesionales de RR. HH. lograr más y enfocarse más en su atención en los empleados.
La gestión eficaz de casos de RR. HH. no solo ayuda a garantizar que los casos individuales se gestionen correctamente y de manera oportuna, sino que también proporciona una visión completa y general del estado del lugar de trabajo y de sus empleados. RR. HH. puede utilizar esta visibilidad mejorada para desarrollar una mejor comprensión del estado de la empresa y de los problemas a los que se enfrentan tus empleados. Luego, pueden crear una estrategia proactiva para mejorar la experiencia de los empleados.
Las soluciones de gestión de casos de RR. HH. son un gran beneficio para cualquier organización que necesita ser capaz de gestionar los servicios de los empleados con precisión y eficiencia. Pero no están exentas de desafíos. Entre ellos se incluyen:
La gestión de casos de RR. HH. no solo está indicada para profesionales de RR. HH. Debido a que estos sistemas de gestión de casos también están orientados a los empleados (en forma de portales y opciones de autoservicio), es fundamental que todos los miembros de la empresa tengan las habilidades necesarias para utilizarlos. Esto puede requerir un cambio en los procesos actuales y exigir algo de formación en toda la empresa para ayudar a que todos estén al día.
Los sistemas y herramientas modernos no operan de forma aislada; se convierten en parte de una pila tecnológica y dependen de las otras empresas de soluciones digitales. Cualquier sistema de gestión de casos de RR. HH. que introduzcas en tu organización debe ser capaz de integrarse sin problemas con el resto de tu entorno de TI e incorporarse sin problemas en tu flujo de trabajo.
Hay pocos tipos de información que sean más sensibles que la información de los empleados. Todo, desde informes de incidentes hasta datos personales, debe mantenerse dentro de tu sistema de gestión de casos de RR. HH. Esto lo convierte en un objetivo tentador para los atacantes. Cuando analices varias opciones de gestión de casos de RR. HH., asegúrate de que la seguridad sea una de tus principales prioridades.
Para abordar los desafíos mencionados anteriormente y asegurarte de que tu inversión en una solución de gestión de casos de RR. HH. valga la pena, te en cuenta las siguientes prácticas recomendadas:
No hay escasez de soluciones y opciones de gestión de casos de RR. HH. disponibles en el mercado. Lamentablemente, no todas estas soluciones se crean de la misma manera. Las demostraciones y pruebas gratuitas pueden ayudarte a experimentar qué puede aportar cualquier opción específica. Sin embargo, si deseas una garantía adicional, puede ser aconsejable considerar primero aquellas soluciones que ya se han comprobado entre los usuarios. Comprueba las reseñas en línea y presta especial atención a la facilidad de uso y la escalabilidad.
Incluso el mejor sistema de gestión de casos puede no proporcionar beneficios notables si tus empleados no saben cómo utilizarlo correctamente. Haz que la educación y la formación sean tu principal preocupación a medida que implantas tu solución de gestión de casos de RR. HH. Asegúrate de que los empleados y el personal de RR. HH. sepan lo que el sistema puede hacer, cuáles son sus responsabilidades y privilegios, y cómo pueden utilizar mejor la funcionalidad disponible para realizar sus tareas.
Los casos sensibles de RR. HH. pueden llevar consigo ciertos elementos legales o normativos y, por lo tanto, exigen documentación clara que garantice la transparencia y el cumplimiento. Asegúrate de que tus procesos de gestión de casos de RR. HH. estén completamente alineados con todas las normativas y políticas gubernamentales establecidas, y de que la documentación de corroboración esté disponible cuando sea necesario.
Los sistemas de RR. HH. trabajan con datos extremadamente confidenciales y, si no tienes cuidado, puedes encontrarte en una situación en la que los usuarios terminan obteniendo acceso a información confidencial que no necesitan. Invierte el tiempo que necesites para establecer claramente qué niveles de acceso tienen los usuarios específicamente, incluso en tu propio departamento de RR. HH.
Como se ha mencionado anteriormente, una gran ventaja de la gestión de casos de RR. HH. es que te permite tener una visión completa. A medida que realizas un seguimiento de las tendencias y detectas patrones en los tipos y la frecuencia de los casos, es probable que encuentres problemas recurrentes. No ignores esta información. Realiza un seguimiento de las posibles causas y comprométete a utilizar tu solución de gestión de casos de RR. HH. para optimizar tus interacciones en el lugar de trabajo.
Tus empleados son componentes esenciales de la máquina que es tu empresa. Pero también son mucho más. La gestión de casos de RR. HH. existe para proporcionar a los empleados opciones de asistencia optimizadas y resoluciones de casos fiables, de modo que puedan aplicar sus conocimientos únicos a tu éxito compartido. Pero para hacer que esto sea posible, las empresas de cualquier sector necesitan poderosas herramientas y soluciones de RR. HH. La respuesta es HR Service Delivery de ServiceNow.
Basada en Now Platform® (la solución definitiva para la gestión de TI y servicios), HR Service Delivery aplica automatización avanzada y soluciones impulsadas por la IA para ayudarte a proporcionar a tus empleados el respaldo que necesitan para destacar. Crea flujos de trabajo detallados y automatizados. Distribuye comunicaciones y recursos específicos personalizados a trabajadores individuales. Personaliza los recorridos de los empleados con recomendaciones impulsadas por la IA. Escala las soluciones de prestación de servicios en todos los departamentos pertinentes. Y, a la vez, mantén una vista única de cada caso e interacción de los empleados. ServiceNow hace todo eso posible.
Optimiza las interacciones de los empleados a la vez que proporcionas a cada persona de tu negocio asistencia de RR. HH personalizada. Obtén más información sobre los servicios para empleados de ServiceNow y convierte el éxito en una parte del trabajo.