Una fuerza laboral híbrida combina aspectos del trabajo presencial en la oficina y del teletrabajo, lo que permite a los empleados tener más autonomía para determinar dónde trabajan.
A principios del 2020, la pandemia de COVID-19 obligó a las empresas de prácticamente todos los sectores a tomar medidas drásticas para garantizar la seguridad de los empleados sin cesar su actividad. En cuestión de semanas, las empresas de todo el mundo habían pasado a modelos de teletrabajo. Las organizaciones recurrieron a tecnologías de comunicación para suplir las interacciones presenciales con el fin de promover el distanciamiento social y seguir estando operativas. Ahora que los casos de COVID-19 disminuyen y que los distintos sectores intentan volver a la normalidad, muchos se preguntan si sigue teniendo sentido el trabajo totalmente presencial.
De hecho, aproximadamente el 82 % de los líderes empresariales se están planteando adoptar un modelo de fuerza laboral híbrida.
Un modelo de fuerza laboral híbrida trata de combinar la flexibilidad y las mejoras de conciliación de la vida personal y laboral que ofrece el teletrabajo con las ventajas colaborativas y culturales del trabajo tradicional en una ubicación compartida.
Naturalmente, debido a que las diferentes empresas tienen diversas necesidades, no existe una solución de fuerza laboral híbrida única, integral y para todos los casos. Un modelo de fuerza laboral híbrida puede establecer que los días de trabajo se repartan entre jornadas presenciales en la oficina y jornadas de teletrabajo; contemplar que algunos empleados estén siempre en las instalaciones y otros trabajen siempre desde casa; o recurrir únicamente al teletrabajo o al trabajo presencial con solo ciertas excepciones (como acudir solo para reuniones o teletrabajar solo en ocasiones especiales).
Independientemente de los detalles estructurales de los modelos de fuerza laboral híbrida específicos, el objetivo probablemente seguirá siendo el mismo: equilibrar la capacidad de los empleados de colaborar y trabajar de forma productiva con la libertad de tener un mayor control sobre su entorno de trabajo.
Aunque no sea posible prescribir una proporción correcta de horas de trabajo en la oficina frente a las horas de teletrabajo, cabe señalar que incluso los teletrabajadores reconocen que, en general, una proporción moderada de trabajo presencial es valiosa. Muchas empresas adoptan una proporción casi equitativa, por la que dos o tres días de una semana laboral de cinco se trabaja en la oficina, mientras que otras permiten que se trabaje más en un lugar que en otro (por ejemplo, un día en la oficina o un día desde casa).
Esta es un área en la que la flexibilidad de las políticas es esencial. Pregunta a los empleados cuáles son sus preferencias y necesidades, y rastrea las métricas para asegurarte de que la política de fuerza laboral híbrida sea eficaz a la hora de encontrar el equilibrio adecuado. Si no es así, la política deberá actualizarse o reemplazarse.
En las conversaciones sobre las soluciones de fuerza laboral híbrida, los beneficios para los empleados suelen tener mayor peso. Después de todo, los trabajadores cuyas vidas profesionales están ligadas a una oficina tradicional pueden pensar que la oportunidad de ahorrarse desplazamientos y mejorar la conciliación de la vida personal y laboral es demasiado bonita para ser verdad. Sin embargo, una fuerza laboral híbrida también supone ventajas claras para las organizaciones principales. Menos personal presencial significa menos costes de operaciones, y las empresas que anuncian opciones de trabajo híbrido son más competitivas a la hora de atraer y retener talentos valiosos.
A continuación, se analizan algunos de los principales beneficios de la fuerza laboral híbrida.
Los empleados conocen sus propias motivaciones, obstáculos y preferencias de trabajo mejor que nadie. Al permitir que los empleados tengan una función más activa en el diseño de sus propios horarios, estos disfrutan de la libertad de establecer un ambiente de trabajo óptimo que les permita comprometerse con sus responsabilidades de manera más plena.
Esto va más allá de que los empleados sean simplemente más felices o estén más satisfechos: una fuerza laboral comprometida es más rentable y plantea menos probabilidades de rotación.
Al ir de la mano con el compromiso del personal, la mejora de la productividad es otro resultado natural de un modelo eficaz de fuerza laboral híbrida. Cuando se permite que los empleados saquen partido de sus puntos fuertes y desempeñen sus obligaciones sin tener que ajustarse totalmente a las expectativas de la oficina, son más productivos y ofrecen una mayor calidad de forma natural.
Una fuerza laboral híbrida también es más capaz de evitar las distracciones del entorno de trabajo (como compañeros difíciles, supervisores ultracontroladores y espacios de trabajo incómodos) sin prescindir por completo de las ventajas culturales y sociales de las interacciones presenciales.
Gestionar un entorno laboral moderno puede consumir una gran cantidad de los presupuestos operativos. Además del coste mensual de alquilar una oficina lo suficientemente grande como para albergar a la totalidad de la fuerza laboral, también se dedica tiempo y dinero a equipar la oficina con recursos, tecnologías y estaciones de trabajo, entre otros elementos.
Al haber menos empleados en las instalaciones, hay más espacio disponible, se gasta menos dinero en cuestiones como los suministros y se puede reconfigurar el espacio físico. Por ejemplo, se pueden crear salas de trabajo en grupo o de otro tipo para incrementar la productividad y la eficacia del trabajo en la oficina.
Muchos empleados que trabajan de forma presencial consideran que las reuniones periódicas, individuales, obligatorias y de novedades son una distracción. Dejar un proyecto a medias para asistir a una sesión informativa que podría haber sido un correo tiene consecuencias mucho mayores que la pérdida de horas de trabajo: repercute en el ritmo de trabajo.
Cuando los empleados trabajan parte del tiempo desde casa, evitan muchas de estas interrupciones poco importantes. Los gestores deben planificar mejor las interacciones obligatorias y suelen recurrir a vías de comunicación que distraen menos (como programas de mensajería y herramientas de gestión) para compartir información valiosa. Esto también les permite dedicar más de su precioso tiempo a cuestiones estratégicas vitales.
A nadie le gusta que le controlen constantemente mientras está trabajando. Para que un modelo de fuerza laboral híbrida sea eficaz, todos los miembros del equipo deben estar dispuestos a confiar en que el resto está realizando las tareas asignadas. Y, ya sea de manera consciente o no, la mayoría de los empleados estarán a la altura de las expectativas.
La confianza que las empresas depositan en los teletrabajadores es contagiosa. De hecho, muchos teletrabajadores se esfuerzan más de lo que lo harían en la oficina, aunque solo sea para demostrar que merecen la confianza que inspiran en sus jefes. Y, cuando se necesita una gestión más directa, la oficina es el lugar perfecto para hacer correcciones de rumbo dentro del horario de trabajo.
Junto con los muchos beneficios para los empleados y las empresas, las soluciones de fuerza laboral híbrida pueden plantear los siguientes desafíos:
- La disminución de las interacciones cara a cara puede provocar que algunos empleados se sientan desconectados o confundidos con respecto a las expectativas, los procesos y mucho más.
- La reducción de las oportunidades de colaboración puede debilitar la cultura empresarial y la eficiencia de la coordinación de proyectos.
- Puede producirse un mayor desgaste si los empleados se esfuerzan más y durante más tiempo de lo que lo harían dentro de un horario de trabajo mejor definido.
- Es posible que un entorno de trabajo híbrido no sea una opción en ciertos sectores. Por ello, conocer las necesidades de los empleados, las expectativas de los clientes y los procesos de la empresa es esencial antes de considerar un cambio a una fuerza laboral híbrida.
Para fomentar políticas de trabajo híbrido eficaces, las organizaciones deben proporcionar soluciones que respalden la flexibilidad, la productividad y la conectividad. Sin esos tres objetivos, combinar las opciones de teletrabajo con el trabajo presencial tradicional puede ser extremadamente difícil.
A continuación se indican varias recomendaciones para ayudar a las empresas a fomentar el compromiso de la fuerza laboral híbrida.
Los empleados cuyo trabajo depende de otras personas, equipos o departamentos necesitan una mayor coordinación de horarios. Identificar el nivel de colaboración necesario para realizar determinados tipos de proyectos facilita el diseño de horarios de oficina que permitan a los trabajadores híbridos reunirse y coordinarse en persona con la frecuencia que necesiten.
Hay muchas maneras de rastrear el rendimiento, pero no todas proporcionan una definición clara del éxito con un modelo de fuerza laboral híbrida. Al establecer métricas, céntrate en las que priorizan los resultados y la calidad, y asegúrate de que se hayan implementado las herramientas de rastreo correctas. A los líderes también hay que evaluarlos según las métricas correctas para determinar con qué eficacia están gestionando sus equipos remotos.
La comunicación es fácil cuando los miembros del equipo están siempre a unas mesas de distancia. Por otro lado, los responsables de los teletrabajadores pueden acabar comunicándose cada vez menos y con menos frecuencia. Hacer de la comunicación con los jefes una cuestión primordial (especialmente en áreas relacionadas con las prioridades, el progreso y las entregas de proyectos) ayuda a garantizar que la información importante no pase desapercibida. Además, una comunicación correcta puede ayudar a los líderes a identificar mejor qué tipos de colaboración se abordan de manera más efectiva en persona.
Al igual que no hay un modelo de fuerza laboral híbrida que sea perfecto para todas las empresas, cada equipo, cada departamento e incluso cada persona pueden necesitar políticas específicas de trabajo híbrido. Esto implica dotar a los jefes de la autoridad necesaria para personalizar las políticas y establecer límites y expectativas de horarios.
Cuando cada día hay un grupo distinto de empleados trabajando de forma presencial y remota, puede ser fácil olvidarse de los que están en persona. Sé consciente de su presencia virtual y asegúrate de que las reuniones y otras actividades presenciales estén abiertas y disponibles para quienes necesiten teletrabajar.
Aunque en ciertos sectores hace mucho que existen los teletrabajadores, aún se están observando las realidades de este giro global hacia el modelo de fuerza laboral híbrida. Está por determinar adónde nos llevará este modelo en el futuro y cuáles pueden ser los efectos a largo plazo.
Lo que sí es evidente es que las expectativas en torno al teletrabajo siguen aumentando. Hoy en día, según Gallup, alrededor del 53 % de los empleados que pueden teletrabajar esperan políticas de trabajo híbrido y consideran que deben predominar en los acuerdos laborales durante las próximas décadas.
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