La gestión de la oficina describe las estrategias y los procesos involucrados en la optimización de la productividad, la eficiencia y las condiciones laborales en un lugar de trabajo.
El objetivo de la gestión de la oficina es sencillo: crear y fomentar un ambiente de trabajo positivo y eficaz dentro de las oficinas de la empresa y otros espacios de trabajo. La gestión de la oficina asume la responsabilidad del entorno de trabajo, lo que garantiza que se implementen las políticas, las herramientas y los sistemas adecuados para que todos los empleados puedan realizar sus labores de manera eficiente y segura. Un espacio de oficina organizado con funciones de trabajo claramente definidas ayuda a los empleados individuales a ver cómo encaja su rol en el panorama general de la organización, lo que garantiza mejores resultados en todos los ámbitos.
Se espera que los gestores de oficina modernos desempeñen un papel más importante en la generación de ingresos. Atrás quedaron los días en los que la gestión de la oficina se encargaba principalmente de los suministros de oficina y los termostatos; los gestores de oficina actuales están involucrados estratégicamente en iniciativas de la empresa de gran alcance y a menudo son responsables de buscar sus propios proyectos diseñados para hacer crecer el negocio.
Como se indicó anteriormente, existen muchos aspectos distintos de la gestión de la oficina y no todas las organizaciones incluyen las mismas responsabilidades bajo el título de gestor de oficina. Sin embargo, incluso en los sectores altamente especializados, las funciones principales tienden a permanecer iguales. Estas funciones incluyen:
La responsabilidad más tradicional asociada con la gestión de la oficina es optimizar el espacio. Esto incluye establecer un entorno de trabajo propicio para un alto rendimiento de los empleados y también puede implicar asumir un rol activo en la creación y promoción de una cultura de oficina positiva.
Los gestores de oficina participan en la definición de objetivos y resultados para la oficina y la planificación de actividades en la oficina. El gestor de oficina trabaja con otros líderes para asignar iniciativas y determinar qué pasos son necesarios para alcanzar los objetivos de la empresa y cómo se debe medir el éxito. Los gestores de oficina también pueden tramitar los preparativos de viaje de los empleados.
Estrechamente vinculada con la planificación, la gestión de recursos de oficina se encarga de garantizar que los materiales, los equipos, el personal y las finanzas se apliquen eficazmente para lograr los objetivos de la empresa. Optimizar el uso de recursos significa mantener un inventario detallado y preciso de los recursos disponibles y, luego, aplicar esos recursos para lograr funciones y flujos de trabajo más productivos.
La gestión de la oficina tiene la responsabilidad de actuar como enlace entre el liderazgo corporativo y los empleados de la oficina, lo que facilita la comunicación efectiva y la articulación de las necesidades y expectativas en ambas direcciones.
La contratación, la incorporación, la retención e incluso el despido son aspectos de dotación de personal en la gestión de la oficina. Esto se extiende más allá de los empleados de la empresa; los gestores de oficina también pueden participar en la administración de contratistas externos y miembros del personal de las instalaciones, y son los puntos de contacto primarios para los dueños de la propiedad y los administradores de los espacios de oficina alquilados. Aunque esto es especialmente cierto para las pequeñas empresas, las entidades de mayor tamaño también pueden incluir algunos elementos de dotación de personal en la gestión de la oficina.
Aunque generalmente es un departamento propio, la gestión de la oficina a menudo es responsable de trabajar con el equipo de TI para garantizar que el entorno de la oficina tenga acceso a tecnología que funcione correctamente para operar de manera eficaz. Esto incluye la coordinación con el equipo de TI en cuanto al uso de software y equipos, y la optimización de la tecnología de respaldo (como Wi-Fi, acceso a la red, videoconferencias, etc.) en el espacio de oficina.
Por último, los gestores de oficina deben trabajar para garantizar que la oficina sea un entorno de trabajo seguro y que se hayan tomado las medidas correctas para proteger a los empleados y a la empresa de las amenazas externas. Esto incluye establecer y regular las políticas de seguridad de la oficina, administrar equipos de seguridad, tramitar acuerdos de aparcamiento, resolver conflictos de empleados, abordar el acoso y la discriminación, aprobar materiales y herramientas, administrar sistemas de acreditación y trabajar con el equipo de TI para establecer los procedimientos adecuados de seguridad de datos.
Con tantas responsabilidades diferentes que se encuentran dentro del marco de la "gestión de la oficina", este puesto requiere naturalmente una variedad de habilidades técnicas e interpersonales importantes. Algunos de ellos son:
- Organización
- Polivalencia
- Gestión del tiempo
- Capacidad de comunicación
- Mediación de conflictos
- Desarrollo de estrategias
- Coordinación de empleados
- Habilidades de negociación
- Dirección
Cada empresa es única; cada entorno laboral cuenta con sus propias ventajas, desafíos y peculiaridades. Como tal, el rol de la gestión de la oficina dentro de una empresa y los puestos involucrados en el cumplimiento de diversas responsabilidades relacionadas abarcan un territorio amplio e incluso se pueden superponer con otros departamentos (como RR. HH.). Por si fuera poco, la gestión moderna de la oficina también debe ser capaz de lidiar con las muchas tareas administrativas asociadas con oficinas remotas e híbridas.
Sin embargo, aunque cada empresa puede tener su propio enfoque, las tareas y los objetivos básicos de los puestos de gestión de la oficina son similares. Estos roles incluyen mantener un ambiente de trabajo productivo en la oficina, supervisar y organizar el trabajo del personal administrativo, dotar a los empleados del equipo adecuado, preparar y enviar informes y administrar presupuestos de oficina, y también pueden implicar la contratación, formación y promoción de empleados.
Las variaciones en los puestos de gestión de oficinas tradicionales incluyen:
No todos los negocios tienen los recursos necesarios para invertir en contratar a un gestor de oficina a tiempo completo. En estos casos, la empresa puede optar por externalizar esta labor y recurrir a los servicios de un gestor de oficina a tiempo parcial. Estos gestores de oficina "virtuales" normalmente operan de forma remota y pueden cumplir con las responsabilidades de gestión de la oficina para varios clientes. Al mismo tiempo, el término "gestión de oficinas virtuales" a veces se refiere a un administrador de oficinas en entornos remotos e híbridos en los que los empleados de una empresa no trabajan desde la misma ubicación.
Un gestor de oficina corporativa trabaja en la oficina central de una empresa que posee otras sucursales. Esta persona, a menudo con el título de "administrador de distrito", se coordina con los "gestores de sucursal" de las oficinas satélite. Los gestores de oficinas corporativas lideran en coordinación con los responsables de estas otras oficinas. Aunque algunas de las funciones pueden ser como las de un gestor de oficina que trabaja directamente para los clientes de la empresa, el gestor de oficina corporativa tiende a trabajar entre bastidores para apoyar a las oficinas de la sucursal en el logro de sus objetivos. Esto puede implicar viajar regularmente entre sucursales para supervisar a los gestores de sucursal.
Cada recurso tiene un coste y un valor. Desde el equipo hasta las finanzas y los propios empleados; aprovechar al máximo estos recursos significa comprender qué está disponible y cuál es la mejor manera de aplicarlo para garantizar que su valor para la empresa supere su coste.
En la rutina diaria de procesos y flujos de trabajo, puede ser fácil perder de vista los objetivos generales. Los gestores de oficina son responsables de mantener el rumbo, conocer el propósito detrás del trabajo y transmitir ese propósito de una manera que los empleados puedan entender y apreciar.
La ineficiencia es enemiga de la productividad. La gestión de la oficina siempre debe estar al tanto de los procesos actuales que se llevan a cabo dentro de la oficina y debe estar lista para identificar y refinar las ineficiencias a fin de garantizar una forma más optimizada de hacer las cosas.
La gestión de la oficina es un concepto sumamente importante que afecta a todo, desde la eficacia de la planificación estratégica hasta la seguridad y comodidad de los empleados. Para garantizar que la gestión de la oficina respalde correctamente los objetivos empresariales, considera los siguientes consejos:
Cada decisión relacionada con la gestión de la oficina debe estar respaldada por datos fiables. Determina qué preguntas se deben responder y qué métricas se pueden medir para proporcionar conocimientos procesables sobre los procesos, la productividad y otros factores. Con los datos correctos, los gestores de oficina tendrán la ventaja de tomar sus decisiones con base en hechos, en lugar de basarse en conjeturas.
Cada decisión relacionada con la gestión de la oficina debe estar respaldada por datos fiables. Determina qué preguntas se deben responder y qué métricas se pueden medir para proporcionar conocimientos procesables sobre los procesos, la productividad y otros factores. Con los datos correctos, los gestores de oficina tendrán la ventaja de tomar sus decisiones con base en hechos, en lugar de basarse en conjeturas.
Sin una comunicación eficaz, no es posible la colaboración. Los empleados necesitan saber lo que se espera de ellos, cómo se les evaluará y qué recursos están disponibles. Los empleadores necesitan saber qué dificultades están experimentando sus empleados y qué sugerencias pueden tener para mejorar la empresa. Las personas, los equipos y los departamentos deben tener una comunicación sin restricciones para coordinar su trabajo en proyectos compartidos, proponer diversas soluciones y resolver problemas rápidamente y sin esfuerzo duplicado. En pocas palabras, es responsabilidad del gestor de oficina asegurarse de que se escuche la voz de todos.
Las herramientas digitales han ampliado las competencias de las oficinas modernas. No obstante, no todas las soluciones digitales son adecuadas para cada circunstancia o empresa. Los gestores de oficina deben ser capaces de investigar, comparar, evaluar y tomar decisiones sobre las soluciones digitales en las que vale la pena invertir para ayudar a sus empleados a lograr un mejor rendimiento. Por lo general, esto significa trabajar estrechamente con los departamentos de TI, aunque puede haber casos en los que el gestor de oficina asuma toda la responsabilidad.
En esencia, la gestión de la oficina trata de analizar datos, coordinar la comunicación con los empleados y optimizar los procesos de negocio esenciales para lograr flujos de trabajo más eficientes y mejores entornos de trabajo. ServiceNow, líder en gestión de TI, ofrece las soluciones que las empresas modernas necesitan para aprovechar al máximo sus estrategias de gestión de la oficina, con Workplace Service Delivery (WSD).
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