La gestión del personal describe los procesos que se utilizan para asignar los empleados y los recursos con el fin de optimizar la productividad, reducir los riesgos y cumplir la normativa.
Las personas tienden a considerar que el éxito de una empresa depende de lo bien que esta gestione las interacciones externas, como la creación de productos eficaces, la oferta de servicios valiosos y el mantenimiento de relaciones positivas con los clientes. Sin embargo, aunque estos procesos de front end son de vital importancia, no representan toda la ecuación del éxito empresarial. Los procesos, interacciones y estrategias internos tienen un rol esencial a la hora de determinar la eficacia con la que una organización puede satisfacer las demandas de los clientes y, al mismo tiempo, adaptarse para hacer frente a los cambios en los mercados y otras circunstancias. De entre estos procesos internos esenciales, los que suelen tener un mayor impacto potencial son aquellos que implican al recurso más crucial de la empresa: los empleados.
Los empleados traen consigo las habilidades y experiencias que utilizan para desempeñar las tareas que se les asignan; sin embargo, para poder aprovecharlas al máximo, necesitan que alguien les dirija. La gestión del personal (WFM) permite a las organizaciones asignar de forma estratégica los empleados y los recursos esenciales de los que dependen. Si se aplica correctamente, la gestión del personal permite a las organizaciones distribuir los recursos (humanos y no humanos) de una forma más intencionada y en línea con los objetivos.
Un software eficaz de gestión del personal abarca la adquisición de talentos, el desarrollo de habilidades, la gestión del rendimiento, la programación, el rastreo del tiempo, la previsión laboral y el cumplimiento de la normativa laboral. También aborda los desafíos que supone gestionar equipos distribuidos y facilitar el trabajo remoto. Mediante la integración de estos componentes, las organizaciones pueden crear una plantilla ágil y adaptable que es capaz de satisfacer las demandas del mercado y ayuda a la organización a alcanzar sus objetivos. Estos beneficios van más allá de la eficiencia operativa, ya que también repercuten en la satisfacción de los empleados, las tasas de retención y la optimización de los costes.
Más concretamente, una estrategia eficaz de gestión del personal puede proporcionar lo siguiente:
Un software eficaz de gestión del personal permite a las organizaciones obtener información valiosa sobre las métricas empresariales esenciales. Las herramientas y tecnologías avanzadas de gestión del personal permiten a las organizaciones determinar con precisión el número exacto de empleados que se necesitan para completar tareas o proyectos concretos. Esta estrategia basada en datos garantiza niveles óptimos de dotación de personal y previene las situaciones de exceso o falta de personal que pueden afectar negativamente a la productividad y la rentabilidad.
Además, los sistemas de gestión del personal aportan visibilidad en tiempo real sobre el rendimiento diario de los empleados. Mediante características automatizadas de rastreo y elaboración de informes, las organizaciones pueden supervisar y medir la productividad individual y de los equipos, identificar áreas de mejora y tomar decisiones informadas para optimizar la asignación de los recursos. Esta estrategia basada en datos ayuda a las organizaciones a identificar a los empleados que rinden más, recompensar las contribuciones excepcionales y abordar los problemas de rendimiento con prontitud con el fin de fomentar una cultura de mejora continua.
La gestión del personal tiene un rol fundamental a la hora de armonizar las políticas de toda la organización. Al unificar las políticas y los procedimientos, la gestión del personal elimina las incoherencias que pueden provocar aumentos de costes, escasez de personal, incidentes de seguridad en el lugar de trabajo y faltas de eficiencia en la producción. Además, la gestión del personal ayuda a las organizaciones a mantenerse al día de forma más eficaz sobre la evolución de las leyes laborales y de empleo para garantizar el cumplimiento de la normativa.
Una estrategia de gestión del personal bien aplicada garantiza que todos los empleados cumplan la normativa laboral, las normas del sector y las políticas de la empresa. Promueve prácticas equitativas de programación, rastreo del tiempo y gestión de permisos, entre otros procesos relacionados con la plantilla. La alineación de las políticas no solo mitiga los riesgos de cumplimiento, sino que también crea un entorno de trabajo armonioso que mejora la satisfacción de los empleados y reduce el riesgo de que surjan conflictos que podrían ser contraproducentes.
La gestión del personal influye directamente en el compromiso del personal y en las tasas de retención. Las prácticas de gestión del personal permiten a las organizaciones crear procesos de programación de horarios justos y transparentes para que los empleados puedan planificar mejor sus vidas y conciliar la vida laboral y personal. Los empleados que pueden controlar sus horarios y solicitar fácilmente un permiso o un cambio de turno están más satisfechos en el trabajo, por lo que es más probable que sigan comprometidos con la organización.
Asimismo, la gestión del personal permite a las organizaciones identificar las carencias de competencias y ofrecer oportunidades de formación y desarrollo específicas. Invertir en el crecimiento profesional de los empleados y alinear sus habilidades con las necesidades de la organización permite fomentar una cultura de aprendizaje continuo y promoción profesional que conduce a mayores niveles de compromiso y retención del personal.
Un gran beneficio de la gestión del personal es la optimización de los costes laborales. Los sistemas de gestión del personal proporcionan competencias precisas de previsión de la mano de obra, lo que permite a las organizaciones alinear los niveles de dotación de personal con la demanda y evitar gastos innecesarios en este sentido. Programar eficientemente a los empleados en función de la cantidad de trabajo y los patrones de demanda ayuda a las organizaciones a reducir los costes derivados de las horas extra y a minimizar el uso de mano de obra temporal o subcontratada.
Además, las herramientas de gestión del personal ayudan a identificar oportunidades para mejorar la eficiencia operativa, como optimizar las ruedas de turnos, mejorar la asignación de tareas y reducir el robo de tiempo o “fichaje de compañeros”. Estas medidas de ahorro contribuyen a aumentar la rentabilidad y la competitividad en general.
Aunque todas las opciones de software de gestión del personal tienen más o menos el mismo objetivo —optimizar la orquestación de los empleados y los recursos—, no todas las soluciones de gestión del personal tienen el mismo calibre. El mejor software de gestión del personal ofrece una amplia variedad de funciones y, por lo general, incluye lo siguiente:
Gestión de ausencias
Una solución eficaz de gestión del personal incluye competencias sólidas de gestión de ausencias para gestionar diversos tipos de permisos de los empleados, como vacaciones, días de baja por enfermedad y otras solicitudes de permiso. Permite a las organizaciones gestionar y rastrear con eficacia las ausencias de los empleados para garantizar niveles adecuados de dotación de personal y minimizar la interrupción de las operaciones.Análisis
Las funcionalidades avanzadas de análisis son cruciales en una solución eficaz de gestión del personal, ya que proporcionan a las organizaciones perspectivas que permiten actuar y competencias de toma de decisiones basadas en datos a través de informes exhaustivos, paneles de información y visualizaciones. Estos análisis del personal ayudan a las organizaciones a identificar las tendencias, optimizar la asignación de los recursos y mejorar continuamente las estrategias de gestión del personal.Presupuestación de la mano de obra
Las funciones de presupuestación de la mano de obra del software de gestión del personal ayudan a las organizaciones a prever y asignar con precisión los costes laborales. De esta manera, las empresas pueden alinear los gastos en mano de obra con sus necesidades, optimizar los niveles de dotación de personal y garantizar una asignación rentable de los recursos.Accesibilidad móvil
El trabajo ya no está limitado a la oficina (o al ordenador de sobremesa); los trabajadores de hoy en día no tienen ataduras y esperan poder realizar funciones esenciales desde sus dispositivos inteligentes móviles autorizados. La accesibilidad móvil permite a los empleados y responsables acceder al sistema desde cualquier lugar y en cualquier momento para consultar horarios, solicitar tiempo libre e intercambiar turnos; además, los responsables pueden aprobar solicitudes, supervisar los datos de la plantilla y realizar ajustes en tiempo real desde fuera de la oficina.Gestión de horas extra
Una solución eficaz de gestión del personal debe incluir características para gestionar de manera eficiente las horas extraordinarias, lo que ayuda a las organizaciones a supervisar y controlar las horas extra, garantizar que se cumpla la normativa laboral y optimizar la programación de la mano de obra para minimizar los costes.Gestión del rendimiento
Rastrear y evaluar el rendimiento de los empleados es un factor importante en la gestión del personal. Las herramientas de gestión del rendimiento de la gestión del personal permiten a las organizaciones establecer objetivos de rendimiento y llevar a cabo revisiones periódicas del rendimiento, al tiempo que proporcionan comentarios relevantes en el tiempo para mejorar el compromiso y la productividad del personal.Cumplimiento de normativas
Dadas las sanciones que puede acarrear el incumplimiento de las normativas, las soluciones eficaces de gestión del personal deben ser capaces de garantizar que la empresa opere de conformidad con la legislación laboral y los reglamentos del sector. Así, las organizaciones pueden automatizar los procesos relacionados con el cumplimiento normativo, como la gestión de las restricciones de horas de trabajo, las pausas y los periodos de descanso, lo que reduce el riesgo de que se infrinja alguna norma.Programación
Unas competencias sólidas de programación permiten a las organizaciones optimizar los horarios en función de la demanda, la disponibilidad de los empleados, sus habilidades y otros factores. Una programación eficiente ayuda a minimizar el exceso de personal, la falta de personal y los conflictos al tiempo que garantiza que se asignen los empleados adecuados a las tareas correctas.Rastreo del tiempo
Por último, el rastreo preciso del tiempo es una característica fundamental de las soluciones eficaces de gestión del personal. Rastrear el tiempo permite a las organizaciones capturar y registrar las horas de trabajo, las pausas y las ausencias de los empleados, lo que facilita el procesamiento preciso de las nóminas, proporciona información sobre los costes de la mano de obra y garantiza el cumplimiento de la normativa laboral.
Dado que la gestión del personal abarca una gran variedad de funciones y responsabilidades, no es de extrañar que desarrollar una solución exhaustiva adaptada a necesidades empresariales específicas pueda suponer un gran desafío en términos de tiempo y esfuerzo. Sin embargo, las ventajas hacen que la inversión merezca mucho la pena. A la hora de sentar las bases para una gestión óptima del personal, las organizaciones deben tener en cuenta los siguientes pasos:
En la primera fase, la dirección establece los objetivos a corto y largo plazo, determinando los resultados deseados de una solución de gestión del personal y cómo habrá que alinear la plantilla para alcanzar dichos objetivos. Definir una dirección estratégica proporciona una visión y un propósito claros para los esfuerzos de gestión del personal, lo que permite a la organización priorizar y asignar los recursos de forma eficaz.
Mediante la recopilación de datos y la auditoría de la mano de obra actual, las organizaciones pueden identificar los solapamientos, las lagunas y las faltas de eficiencia en los procesos de mano de obra existentes. Un análisis exhaustivo ayuda a identificar las áreas donde se puede mejorar (tales como lagunas en las competencias, escasez de personal o cuellos de botella en los procesos) y permite a las organizaciones tomar decisiones basadas en datos para optimizar la plantilla.
Existen varias herramientas y software para aplicar los principios de gestión del personal, y determinar cuáles son los más adecuados depende de la plantilla de la organización y de sus objetivos para el futuro. Identificar las soluciones adecuadas permite a las organizaciones optimizar los procesos y maximizar la eficiencia sin perder de vista sus objetivos.
Una vez que se han implantado las soluciones adecuadas de gestión del personal, es importante crear procedimientos estandarizados que se utilicen en toda la organización para garantizar la coherencia de los procesos, eliminar las ambigüedades y permitir una comunicación eficaz entre los equipos. Unos procedimientos claros fomentan la transparencia, minimizan los errores y mejoran la eficiencia operativa general.
La tecnología y las herramientas de automatización pueden ayudar a las organizaciones a reducir las tareas administrativas manuales, optimizar la introducción de datos y la elaboración de informes, y minimizar el riesgo de errores. La automatización reduce el tiempo y el esfuerzo necesarios para realizar tareas específicas, lo que permite a los empleados recuperar un tiempo muy valioso y centrarse en responsabilidades de mayor relevancia estratégica.
La gestión del personal es un proceso continuo que se debe supervisar y evaluar; a medida que cambian los objetivos o surgen nuevos retos, las organizaciones deben adaptar sus sistemas de gestión del personal en consecuencia. Acciones como supervisar el progreso, evaluar el rendimiento y realizar los ajustes necesarios ayudan a mantener la plantilla alineada con los objetivos de la organización y la evolución de las necesidades empresariales, incluso durante los periodos de inestabilidad.
Una gestión eficaz del personal es esencial para crear una plantilla productiva y comprometida en la organización. Sin embargo, muchas organizaciones deben luchar contra una tecnología de RR. HH. que está aislada y procesos de gestión del personal que son demasiado complejos. Ahí es donde entran en juego las integraciones de HR Service Delivery de ServiceNow®. ServiceNow se compromete a hacer realidad su lema “Making the world of work, work better for people” a través de flujos de trabajo digitales e integraciones perfectas que mejoran la experiencia de los empleados y aumentan la productividad.
Con los flujos de trabajo de empleados de ServiceNow y las integraciones con las principales soluciones de gestión del personal y HCM, las organizaciones pueden optimizar la forma en que abordan la asignación y la alineación de los recursos. El portal unificado del Centro para empleados de ServiceNow permite a los empleados acceder fácilmente a las aplicaciones de RR. HH. adecuadas y a la información relevante, lo que elimina la frustración de tener que gestionar múltiples soluciones backend. Además, el Agente virtual de ServiceNow ayuda a los responsables y a los empleados con conversaciones ampliadas que simplifican varias tareas relacionadas con RR. HH. Y esto es solo el comienzo.
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