Existen dos tipos principales de gastos de capital: (1) gastos que mantienen el nivel actual de gastos en la empresa y (2) gastos que facilitan el crecimiento futuro. Los gastos de capital pueden ser algo que una empresa utiliza para continuar como está, o pueden ser fondos para ayudar a posibilitar el crecimiento. Existe una amplia variedad de activos que se pueden considerar para ambos tipos de gastos de capital. Algunos de estos activos son los siguientes:

• Edificios
  Estos edificios pueden ser espacios de oficina, pero también plantas de fabricación, espacios de almacenamiento y mucho más.
• Equipos
  Entre los equipos se pueden incluir las herramientas que se utilizan para fabricar bienes, pero también los vehículos que se utilizan para fines empresariales.
• Ordenadores y servidores
  La mayoría de las empresas dependen de la tecnología para realizar sus operaciones. Los ordenadores y servidores son activos que una empresa necesita, por lo que el dinero invertido en ellos se considera gastos de capital. El software también puede ser un gasto de capital.
• Mobiliario
  Los muebles hacen que el espacio sea utilizable tanto para el personal como para los clientes, de modo que también se pueden considerar gastos de capital.
• Terreno
  Si una empresa compra un terreno y lo mantiene con fines empresariales, esto también se incluye en los gastos de capital.

Las empresas deben decidir cuánto deben invertir en gastos de capital, por lo que es importante comprender los motivos por los que estos gastos son una decisión de una importancia tan crucial. A continuación se describen algunos de los motivos por los que es importante comprender los gastos de capital:

Efectos a largo plazo

Los gastos de capital pueden ser el factor decisivo para la dirección que toma un negocio. Una vez establecidos los objetivos organizativos a largo plazo, las empresas pueden tomar decisiones sobre los gastos de capital que determinarán el potencial de crecimiento que habrá más adelante. Básicamente, la capacidad actual que tiene una empresa es el resultado de las decisiones sobre gastos de capital que se tomaron en el pasado. Por lo tanto, tomar decisiones sensatas sobre los gastos de capital puede ayudar a una empresa a crear los efectos a largo plazo necesarios para crecer.

Irreversibilidad

Es especialmente importante reflexionar cuidadosamente sobre los gastos de capital porque son esencialmente irreversibles, pero no son pérdidas. La mayoría de los gastos de capital están diseñados para satisfacer las necesidades específicas de una empresa, por lo que no son fáciles de revertir. Tomarse el tiempo necesario para comprender plenamente dónde debe invertir la empresa en gastos de capital puede hacer que la irreversibilidad sea beneficiosa.

Altos costes iniciales

Reflexionar cuidadosamente sobre los gastos de capital es crucial, ya que a menudo suponen altos costes iniciales. Por ejemplo, el acondicionamiento de un nuevo edificio es costoso debido al pago inicial, los costes de alquiler, los servicios públicos y otros gastos. Estos altos costes implican que es increíblemente importante que las empresas determinen los gastos de capital correctos, por lo que los altos costes iniciales deben invertirse en los activos que la empresa realmente necesita.

Depreciación

Una vez que se implementa un activo y se utiliza, su valor se deprecia a lo largo de toda su vida útil. Dado que estos activos se deprecian, es importante invertir los gastos de capital de una manera que beneficie a la empresa y a sus objetivos a largo plazo.

Los gastos de capital (Capex) y los gastos operativos (Opex) suelen utilizarse en contextos similares, pero ¿cuál es la diferencia entre ellos? “Opex” se refiere a los gastos operativos a corto plazo que se utilizan para cubrir los costes continuos de la gestión de una empresa. Estos gastos suelen incluir costes que se pueden liquidar en un año fiscal, por lo que no aparecen en los estados financieros durante varios años o periodos de tiempo. Los gastos de capital aparecerán durante varios periodos de tiempo porque son inversiones a largo plazo.

Los gastos operativos se utilizarán para operar el negocio y se contabilizarán dentro del periodo en el que se incurran. Además, constituyen gran parte de los costes continuos de una empresa. Los gastos de capital suelen tener su propio presupuesto y permanecerán en una hoja de activos durante varios periodos contables. Por lo tanto, si bien ambos términos se utilizan en contextos similares, no son lo mismo.

¿Cómo se calculan los gastos de capital?

El cálculo de los gastos de capital es importante porque puede mostrar cuánto invierte una empresa en Capex y dónde puede necesitarse que la empresa los ajuste para operaciones futuras. Pero ¿cómo puede alguien calcular los gastos de capital? Este es el proceso para calcular los gastos de capital: 

• Recupera toda la información y los estados financieros necesarios, entre ellos, los estados de flujo de efectivo y los estados de ingresos, así como cualquier otra información financiera que pueda incluir datos sobre los activos.  

• Resta los activos fijos actuales del valor de los activos fijos del año fiscal anterior. En el caso de los estados financieros de Apple, estas dos cifras están disponibles para simplificar los cálculos.

• Resta la depreciación acumulada. El valor de los activos se deprecia, por lo que es importante incluir este dato en los cálculos.  

• Agrega el número actual al valor total de depreciación. Esa cifra final será el total de gastos de capital para la empresa durante el último año.

Este proceso se puede expresar como una fórmula para calcular los gastos de capital y puede ser útil para las empresas que desean comprender mejor sus gastos de capital actuales. 

La fórmula se puede escribir de la siguiente manera:  

CAPEX = ΔPP&E + depreciación actual

PP&E representa un cambio en la propiedad, la planta y el equipo. Sin embargo, si una empresa decide calcular los gastos de capital, cada organización debe comprender cuánto invierten en los gastos de capital y dónde existe el potencial de crecimiento.

¿Cuáles son los desafíos asociados con los gastos de capital?

Los gastos de capital son importantes y requieren un análisis y una planificación exhaustivos. Pero existen algunas complejidades y desafíos que surgen del trabajo con gastos de capital. Estos son tres desafíos que suelen estar relacionados con los gastos de capital:

Problemas de medición

Aunque la fórmula y el proceso para calcular los gastos de capital parecen sencillos, pueden no serlo. Los procesos de contabilidad necesarios para identificar, medir y estimar los costes asociados con los gastos de capital pueden ser complejos. Esto puede resultar en problemas de medición.

Imprevisibilidad

Cuando una empresa invierte en gastos de capital, lo hace en función de lo que parece ser un resultado predecible. Sin embargo, los negocios siempre son inciertos, puede haber un nivel de imprevisibilidad y las pérdidas pueden producirse con los gastos de capital. Incluso las mejores previsiones pueden ser incorrectas, lo que puede hacer que los gastos de capital sean complejos. Las organizaciones deben prepararse para posibles pérdidas y ser conscientes de que nunca podrán eliminarlas.

Extensión temporal

Los gastos de capital se extienden a lo largo de los años y muchos periodos contables. Esto también puede significar que los beneficios de las inversiones en gastos de capital se pueden extender igualmente y parecer menos significativos. Esta extensión temporal puede resultar problemática para la estimación.

Si bien existen desafíos relacionados con los gastos de capital, hay prácticas recomendadas que las organizaciones pueden seguir para utilizar los gastos de capital de manera eficaz con el fin de favorecer sus objetivos a largo plazo. Estas son algunas de las prácticas recomendadas que se deben tener en cuenta:

• Desarrollar una preparación adecuada
  Como se ha mencionado anteriormente, los gastos de capital son difíciles de revertir y conllevan altos costes de inversión. Por eso, para que una empresa tenga éxito, es fundamental invertir el tiempo necesario en la preparación. Los presupuestos, el ámbito del proyecto, los plazos y la aprobación adecuada son algunos de los elementos importantes que se deben establecer desde el principio.

• Planificar a largo plazo
  Los gastos de capital ayudan a una empresa a prepararse para su futuro y a disponer de las herramientas necesarias para tener éxito. Las organizaciones deben planificar a largo plazo para asegurarse de que los gastos de capital sean los correctos para la empresa. Las empresas quieren asegurarse de que las finanzas estén bien definidas para comprar lo que se necesita actualmente, y también quieren asegurarse de que van a invertir en gastos de capital que beneficiarán a la empresa en el futuro.

• Recopilar datos precisos
  Los datos permiten determinar de manera fiable si un proceso está funcionando correctamente. Es importante recopilar datos precisos sobre los gastos de capital para crear un presupuesto realista y generar información valiosa para iniciativas futuras.

• Utilizar el software correcto
  El uso de software potente y fiable ayuda a reducir el riesgo de errores relacionados con los gastos de capital. El software puede ayudar a gestionar este riesgo, además de proporcionar a la empresa las herramientas que necesita para administrar los gastos de capital.

• Crear estándares
  Contar con políticas claras facilita la inversión en gastos de capital, especialmente para las grandes organizaciones que tienen muchos departamentos o sedes en varios países. Crear una plantilla también puede tener beneficios. Los equipos pueden utilizarla para crear su propio proyecto de gastos de capital.

• Planificar situaciones hipotéticas
  No hay nada en el mundo de los negocios que no conlleve cierto nivel de riesgo y los gastos de capital no son una excepción. Las empresas que deseen estar preparadas para cualquier situación y estar al tanto de los gastos de capital planificarán situaciones hipotéticas continuamente. La preparación no garantiza que se vayan a eliminar por completo los riesgos, pero permite crear un plan y establecerlo para saber lo que hay que hacer cuando algo sale mal.

Los gastos de capital son activos a largo plazo que una empresa tiene y necesita gestionar. Pueden referirse a los espacios de oficina o el equipo necesario para fabricar un producto, o incluso los ordenadores que utilizan los empleados. Reflexiona cuidadosamente sobre cómo debes invertir los gastos de capital, porque siempre conllevan desafíos y riesgos. Pero existen algunas prácticas recomendadas que pueden ayudar a las organizaciones a trabajar con los gastos de capital.  
 
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