En el volátil entorno empresarial actual, las organizaciones deben estar al tanto de sus recursos de TI para garantizar que cada activo cuente, resulte rentable y se utilice adecuadamente. Ahora más que nunca, es esencial que los encargados de la toma de decisiones de TI tengan una imagen clara y precisa de su ecosistema informático. Sin embargo, a medida que la gama de valiosas soluciones de TI sigue creciendo, muchas organizaciones están descubriendo que simplemente rastrear sus activos de TI —sin hablar siquiera de su optimización— es una tarea que excede la capacidad de sus departamentos de TI tradicionales.
Para ayudar a visualizar, organizar y coordinar los activos de TI, las empresas de todo el mundo utilizan el ciclo de vida de los activos de TI.
Por lo general, el ciclo de vida de los activos de TI sigue un proceso formalizado y a menudo se respalda con herramientas de software. Aunque las distintas organizaciones en diferentes sectores pueden tener sus propias versiones del ciclo de vida de los activos de TI, la mayoría sigue el mismo formato básico. A continuación, exploramos las seis etapas del ciclo de vida de los activos de TI:
La primera etapa del ciclo de vida de los activos de TI ocurre antes de adquirir o desplegar cualquier activo. Esta fase puede considerarse una etapa de concepción o planificación, donde los interesados se reúnen, analizan sus objetivos y determinan qué activos se necesitan y por qué motivos. Esta fase culmina en una solicitud formal de un activo de TI.
Una vez que se ha realizado una solicitud, esta debe pasar por los canales de aprobación adecuados. Aquellos responsables de aprobar las solicitudes de TI deben comparar primero los activos disponibles en inventario para ver si alguno puede satisfacer la solicitud; en caso contrario, el activo de TI deberá adquirirse.
Con el activo o los activos de TI adecuados ya seleccionados y disponibles, se deben desplegar en servicio. El aprovisionamiento de activos de TI puede emplear la automatización del flujo de trabajo, lo que permite a las organizaciones proporcionar automáticamente aplicaciones, recursos en la nube, hardware, etc.
La etapa de supervisión se centra en aumentar la visibilidad, garantizar un uso óptimo y eficiente de los activos, e identificar y mitigar los riesgos. En esta fase, se pueden recopilar datos relevantes para el análisis, lo que fundamenta la futura estrategia de activos de TI.
A lo largo de la vida útil del activo, este necesitará varias formas de servicio para seguir funcionando en condiciones óptimas. Esto puede incluir mantenimiento continuo, actualizaciones puntuales o incluso reparaciones de emergencia. Los miembros del equipo deben contar con tiempo programado regularmente para asegurarse de que se tomen estas medidas para cada activo empresarial individual, garantizando su funcionamiento de la forma más eficiente posible.
Finalmente, una vez que un activo alcanza el final de su ciclo de vida, llega el momento de desecharlo y reemplazarlo por uno nuevo. El equipo de TI debe comprender y seguir los pasos establecidos para garantizar que la eliminación de activos no conduzca a futuros riesgos de seguridad.
La gestión del ciclo de vida de los activos de TI proporciona a las organizaciones una visión precisa y exhaustiva de todos los activos de TI existentes. Esta información puede usarse para analizar la superficie existente de los activos de TI y optimizar su ciclo de vida, a fin de respaldar los activos esenciales, mejorar la eficiencia y planificar en pro de una mejor eficiencia futura. De hecho, la planificación eficaz fundamentada por un adecuado sistema de gestión del ciclo de vida de los activos de TI puede ayudar a crear mejoras generales, desde la planificación y la compra hasta la retirada de activos, pasando por los ciclos de actualización.
La gestión del ciclo de vida de los activos de TI ayuda a posibilitar la adquisición inteligente mediante la identificación de oportunidades para la consolidación. Los sistemas de gestión del ciclo de vida de los activos de TI también pueden rastrear los próximos vencimientos de garantías, así como las fechas de finalización de la vida útil de varios activos de la empresa.
El aprovisionamiento también puede mejorarse a través de la gestión del ciclo de vida de los activos de TI. Las competencias automatizadas pueden rellenar directamente la información relevante de los activos en las bases de datos de ITAM (gestión de los activos de TI), mientras que, al mismo tiempo, se vinculan a los sistemas de gestión de identidades y los registros de RR. HH., todo con mínimas entradas manuales.
La gestión del ciclo de vida de los activos de TI puede contribuir a facilitar una visión más exhaustiva de las carteras de activos. Esto permite que las organizaciones asignen tendencias de uso y optimicen la utilización de los activos existentes. Algunos sistemas de gestión del ciclo de vida de los activos de TI también pueden funcionar junto con ERP y otros sistemas de planificación y análisis para detectar de forma más fluida las tendencias que surjan en pilas de tecnología concretas.
Los principales sistemas de gestión del ciclo de vida de los activos de TI se pueden integrar con sistemas de tickets y de departamentos de ayuda. Esto permite a los equipos de TI generar automáticamente las intervenciones de mantenimiento del ciclo de vida. A partir de ahí, las organizaciones pueden analizar las tendencias de mantenimiento y detectar problemas recurrentes comunes con tipos específicos de activos, proveedores o modelos de activos. Los encargados de formular estrategias pueden aplicar estos conocimientos para tomar mejores decisiones de compra y garantía futuras que contribuyan a reducir los costes de mantenimiento.
La adecuada gestión del ciclo de vida de los activos de TI sirve igualmente como gestión de seguridad, garantizando que todos los activos dañados u obsoletos se eliminen de forma segura, lo que protege a las empresas frente a varios riesgos, vulnerabilidades y potenciales responsabilidades.
Las competencias que brinda la gestión del ciclo de vida de los activos de TI ofrecen una serie de ventajas claras. Entre estos importantes beneficios se encuentran los siguientes:
La gestión del ciclo de vida de los activos de TI proporciona visibilidad completa y transparencia en los inventarios de TI. Esto significa que las organizaciones podrán tomar decisiones bien fundamentadas basadas en cifras reales, en lugar de estimaciones o aproximaciones.
Usada correctamente, la gestión del ciclo de vida de los activos de TI puede reducir significativamente el tiempo y esfuerzo que muchas organizaciones tendrían que invertir en la gestión manual de sus activos de TI. Esto no solo permite a las empresas ahorrar dinero en costes tecnológicos y horas de trabajo, sino que también promueve un uso más eficaz y eficiente de los recursos. Además, la gestión del ciclo de vida de los activos de TI brinda una comprensión más clara del coste total de propiedad de un activo determinado, de modo que los líderes puedan tomar decisiones conscientes sobre los costes con respecto a las herramientas y otros recursos.
La gestión del ciclo de vida de activos de TI es una herramienta eficaz para realizar un rastreo y aplicar las políticas de los activos y los requisitos regulatorios, lo que ayuda a identificar y eliminar los riesgos antes de que se conviertan en problemas reales.
Por último, al garantizar que los activos de TI se cuiden mejor, se actualicen habitualmente y estén disponibles cuando sea necesario, la gestión de activos de TI puede eliminar eficazmente una importante causa de estrés entre los empleados de TI.
Aprovechar al máximo los ciclos de vida de los activos de TI implica optar por el enfoque adecuado en lo que respecta a la gestión del ciclo de vida de los activos de TI. A continuación, destacamos varias prácticas recomendadas a tener en cuenta:
Los diferentes departamentos tienen distintas necesidades, que deben considerarse al modificar la infraestructura de activos de TI. Es importante asegurarse de que todos los que se verán afectados por el cambio sean conscientes y se han de contemplar sus necesidades.
Los diferentes activos tienen distintos ciclos de vida; los departamentos de TI deben ser conscientes de dichos ciclos de vida, así como de los procesos involucrados, para poder prever las potenciales carencias de su tecnología actual.
Se deben establecer, medir y registrar diversos KPI con respecto a los cambios en la gestión del ciclo de vida de los activos de TI, de modo que todos los interesados y responsables de la toma de decisiones puedan determinar si las modificaciones en la política de los activos han afectado positivamente al flujo de trabajo empresarial.
La automatización de la gestión del ciclo de vida de los activos de TI no solo aumenta la eficiencia y disminuye los errores humanos, sino que también contribuye a maximizar la cantidad de recursos humanos que las organizaciones pueden destinar a tareas que no pueden automatizarse.
El crecimiento empresarial puede darse al aumentar la base de clientes o al disminuir las ineficiencias que se encuentran en los flujos de trabajo empresariales. La mejora de los activos de TI permite a las organizaciones suprimir ineficiencias para contribuir a que los flujos de trabajo de la empresa resulten más rentables.
Para beneficiarse plenamente de un ciclo de vida de los activos de TI claro, las organizaciones necesitan herramientas capaces de gestionar dichos ciclos de vida, a la vez que se adaptan a las cambiantes necesidades empresariales. ServiceNow, líder en gestión de TI empresarial, tiene la solución: IT Asset Management.
Basada en la galardonada ServiceNow AI Platform, IT Asset Management permite a las empresas automatizar los flujos de trabajo a lo largo de todo el ciclo de vida de los activos: compra, inventario, implementaciones, supervisión, servicio y retirada de activos. IT Asset Management rastrea los activos en cada etapa de gestión de su ciclo de vida, brindando un control y una flexibilidad sin igual en la gestión de los activos de los que tantos dependen.
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