¿Qué es la gestión de licencias de SaaS?

La gestión de licencias de SaaS es el proceso mediante el cual un equipo examina sus productos de SaaS para asegurarse de que están utilizando las opciones más optimizadas.

La gestión de licencias de SaaS puede ser una tarea compleja y se vuelve más compleja a medida que crece un negocio. La gestión de licencias de SaaS ofrece una solución que promueve la propiedad, la agilidad, la visibilidad y la responsabilidad de los proveedores de software y SaaS en toda la empresa. Prioriza la agilidad y la potencia, con la orientación de los departamentos de TI y adquisiciones. Sobre todo, ayuda a alinear el enfoque en el comprador moderno, que espera más de las tecnologías y las aplicaciones de consumo de las empresas con las que decide hacer negocios.

La gestión de licencias de SaaS es un subconjunto de Software Asset Management (SAM), dedicado a aplicaciones y servicios con soporte en la nube. Y a medida que la empresa moderna se vuelve más centralizada de la nube, los productos de SaaS nuevos y establecidos exigen mejores opciones de rastreo y gestión. La gestión de SaaS ofrece la solución.

Gráfico que muestra el impacto de la gestión de licencias de SaaS.

SaaS puede proporcionar una serie de oportunidades: la sustitución del software heredado y en las instalaciones por soluciones de SaaS puede provocar a aumentos en la productividad, la comunicación y la colaboración se vuelven más eficientes y más eficaces, la satisfacción de los empleados mejora y las empresas son capaces de atraer mejores talentos.

Sin embargo, la llegada y aceleración de las aplicaciones SaaS en las empresas trae consigo nuevos desafíos, al conferir a los gestores de activos de software y a los departamentos de finanzas y adquisiciones una serie de responsabilidades en crecimiento. Proteger los datos de la empresa, imponer el cumplimiento, gestionar el gasto en tecnología y SaaS, y ayudar a garantizar un trabajo eficaz de los empleados son solo algunas. Además de estas tareas, otros desafíos para la administración de licencias de SaaS son:

El riesgo inminente de TI en la sombra

La TI en la sombra se produce cuando los empleados compran e implementan aplicaciones SaaS sin el conocimiento del departamento de TI, lo cual es muy común. Puede haber una falta de comunicación entre los equipos, y un equipo puede pagar por SaaS que otro equipo ya tiene o que TI no aprueba por motivos de cumplimiento.

Dinero desperdiciado en descuentos perdidos y herramientas redundantes

Algunos empleados o equipos podrían adquirir licencias de SaaS de manera individual y aprovechar la oportunidad de posibles descuentos a nivel empresarial. Los equipos individuales también pueden adquirir aplicaciones SaaS que pueden tener una finalidad similar a la de otro equipo, lo que puede causar redundancias y dificultar la colaboración.

Problemas de seguridad y cumplimiento

El departamento de TI no tiene la oportunidad de evaluar a fondo una aplicación comprada por equipos que no son el de TI. Esto puede exponer a las empresas a riesgos de seguridad y problemas de cumplimiento con reglamentos como el RGPD, la HIPAA y la CCPA.

Uso

Hasta el 38 % de las licencias de SaaS no se utilizan y muchos usuarios de SaaS inician sesión en un producto menos de una vez al mes. La falta de conocimiento de las aplicaciones y la forma en que se utilizan puede generar un desperdicio de recursos. Algunos productos de SaaS se renuevan automáticamente y la falta de gestión de licencias puede provocar que los costes y las licencias aumenten gradualmente; una empresa puede mantener sin saberlo una suscripción a un producto que no utiliza. Por el contrario, las empresas pueden utilizar aplicaciones SaaS en exceso si no hay suficiente acceso de usuario o si la suscripción no se escala correctamente. Cada una presenta sus propios riesgos únicos.

Infrautilización y utilización excesiva

Sin una gestión de SaaS adecuada, las empresas pueden descubrir que no utilizan las licencias o que pagan por las licencias que se han quedado obsoletas y siguen sin utilizar. Por ejemplo, los empleados que ya no trabajan para la empresa a veces pueden seguir teniendo una licencia asignada tras marcharse. Al mismo tiempo, los empleados actuales que no hayan iniciado sesión en una aplicación dentro de un periodo determinado y que no hayan realizado actividades significativas dentro de la aplicación pueden seguir costándoles a la empresa por una asignación de licencias innecesaria. Por otro lado, la utilización excesiva se produce cuando la cantidad de licencias que se utilizan excede la cantidad de licencias adquiridas. Básicamente, esto implica una infracción del acuerdo de licencia y puede dar lugar a sanciones, revocaciones de licencias o medidas legales adicionales.

Usuario

Cada usuario que utiliza el SaaS obtiene su propia licencia.

Uso

Una empresa paga por el uso de una aplicación SaaS, tanto si la utiliza como si no.

Tarifa plana

Una tarifa plana se suele facturar de manera periódica, por lo general, mensual o anual.

Por niveles

El precio aumenta a medida que se añaden más características.

Exceso de licencias

Las empresas pueden terminar con licencias de más si ya no se utilizan; esto puede provenir de compras ad hoc que conducen a compras excesivas. Las licencias también pueden ser excesivas si las empresas no utilizan acuerdos empresariales y no rastrean el uso y la instalación de aplicaciones SaaS.

Licencias inactivas

A veces, hay licencias que se compran que nunca se utilizan, incluso si hay intención de utilizarlas. La falta de gestión de usuarios puede llevar a demasiados usuarios si es necesario desaprovisionar algunos, lo que puede ser costoso si la aplicación se paga por cada usuario de forma individual.

Los usuarios que dejan a las empresas también necesitan que se revoque el acceso a la aplicación, ya que esto puede suponer un riesgo de seguridad cuando las personas fuera de la organización siguen teniendo acceso a aplicaciones que solo están destinadas a los empleados.

Licencias que no están optimizadas

Hay algunas aplicaciones que cobran más por características prémium. Considera si cada persona que utiliza la aplicación necesita acceso a determinadas características si no las necesita para realizar su trabajo.

Renovaciones desorganizadas

No todas las aplicaciones SaaS se adquieren al mismo tiempo, lo que puede provocar problemas de renovación si no se organizan en consecuencia. La mayoría de las solicitudes te avisarán de una próxima renovación, pero no todas las solicitudes lo hacen. Es importante rastrear las renovaciones, independientemente de cuáles puedan ser sus fechas. La desorganización también puede generar costes innecesarios si ya no se necesita una licencia o si es posible negociar el precio.

Gestión de riesgos

Algunas aplicaciones ofrecen características por niveles y no todos los usuarios necesitan acceder a todas las características. Por razones de seguridad, se recomienda otorgar la menor cantidad de acceso a una aplicación que un usuario necesita para realizar su trabajo. También es importante permitir que el departamento de TI apruebe un producto antes de comprarlo para asegurarse de que sigue los protocolos de seguridad adecuados.

Existen prácticas recomendadas importantes que se deben tener en cuenta al gestionar licencias de SaaS.

Recopilar licencias de SaaS e información relacionada

Cualquier estrategia de SaaS dependerá de tu capacidad para identificar y catalogar con precisión los activos de SaaS existentes. Por lo tanto, antes de que puedas desarrollar tu estrategia, debes conocer el estado de las licencias de SaaS dentro de la organización. Busca todas las licencias que se estén utilizando actualmente y luego determina quién tiene licencia para utilizarlas, si hay licencias duplicadas, si se está produciendo TI en la sombra y qué costes de compra asociados, tarifas de servicio y contratos de mantenimiento pueden estar incluidos.

Rastrear los costes, el uso y los gastos

No todas las organizaciones tienen el conocimiento necesario para rastrear y gestionar los costes de SaaS, y es posible que haya una falta de visibilidad de qué software se está utilizando en qué dispositivos. Dedica tiempo a desglosarlos para comprender mejor los costes pasados, presentes y futuros potenciales del uso de aplicaciones SaaS. El uso futuro es especialmente importante para el rastreo, ya que puede ayudar a una organización a planificar y presupuestar cualquier necesidad de futuras aplicaciones SaaS.

La gestión de licencias de SaaS cambia fundamentalmente la postura de los departamentos de TI y adquisiciones de un enfoque centralizado y reactivo a una gestión potenciadora y orientada a los conocimientos de la pila de proveedores de SaaS, que está en constante evolución. Para realizar la implementación de manera más eficaz, el tipo y la calidad de los datos son importantes. A continuación, se indican los cuatro flujos de datos de SaaS necesarios para obtener la imagen más precisa de tu pila de SaaS.

Cuatro flujos de datos de SaaS:

  1. Datos de pagos financieros: se requiere una limpieza saludable del lado de los gastos del libro mayor, y los datos de gastos son necesarios reflejar una imagen del impacto total del proveedor con el que la empresa está comprometida actualmente. Las cifras reales son interesantes, pero la información presupuestada también se puede canalizar para reflejar una imagen del presupuesto frente a las cifras reales.
  2. Datos de contratos de proveedores: los acuerdos pueden variar desde acuerdos empresariales, declaraciones de trabajo (SOW), acuerdos de nivel de servicio (SLA) y revisiones de seguridad hasta un simple recibo por correo electrónico en la bandeja de entrada de alguien. Conocer tu situación con cada proveedor es fundamental para avanzar en esa relación y mitigar el riesgo, aumentar el valor y controlar el coste.
  3. Licencias de proveedores y datos de consumo: los factores que determinan los precios cambian constantemente en el sector del software, desde basados en licencias hasta basados en consumo, hasta una combinación de varios factores en la mayoría de los contratos actuales. Comprender el uso se correlaciona con el valor comercial: ¿obtienes aquello por lo que has pagado?
  4. Conocimiento tribal (hoja de cálculo): la mayoría de las empresas tienen algún tipo de hoja de cálculo o base de datos de información. Desde las fechas de renovación hasta la propiedad, las licencias y el coste aproximado, todo tipo de cosas terminan en esta hoja de cálculo. Si existe una columna, debe haber sido lo suficientemente valiosa para rastrearlo. Es por eso que es importante recopilar esos datos en una sola plataforma.

La gestión de licencias de SaaS sugeriría que después de combinar todos los flujos de datos de SaaS en una sola plataforma integrada, todos los interesados de los departamento de TI y adquisiciones, los propietarios de software y los poseedores de presupuesto deben participar.

Establecer recordatorios

Puede ser difícil recordar cuándo se deben renovar las licencias o cuándo vencen. Establece recordatorios para todo, desde fechas de renovación de licencias hasta horas de mantenimiento, para conservar todo en cumplimiento, actualizado y seguro.

Comunicar el valor de la gestión de licencias

Todas las partes necesarias deben conocer la importancia de la gestión de licencias de SaaS y por qué se deben rastrear y observar cuidadosamente. Describir el proceso por sí solo no es adecuado. Los equipos de TI deben tomar las riendas para gestionar las aplicaciones SaaS mediante la descripción de procesos y procedimientos, la explicación a las partes necesarias y la garantía de que todo cumple con las normas.

Licencias sin usar o suscripciones olvidadas

Esto puede ocurrir como resultado de la falta de comunicación entre el administrador de una aplicación SaaS y el departamento de facturación, que podría seguir pagando una aplicación sin tener conocimiento de su cancelación. También existe la posibilidad de que un líder del equipo se suscriba a una prueba gratuita de una solicitud e introduzca información de una tarjeta de crédito y luego se olvide de la prueba.

Licencias poco utilizadas

Un equipo podría estar suscrito a una aplicación, pero es posible que no esté utilizando el conjunto completo de características de la aplicación. Esto proporciona la oportunidad de cambiar a una versión anterior en suscripción o una limitación en los roles de los usuarios si algunos miembros del equipo no están utilizando la aplicación. También puede haber otras aplicaciones que se ajusten mejor en términos financieros y de características.

Aplicaciones redundantes

Existe la posibilidad de que los equipos utilicen diferentes aplicaciones que tengan características y funcionalidades superpuestas. Los equipos de TI deben evaluar regularmente las aplicaciones SaaS utilizadas por cada equipo, ya sea de forma gratuita o pagada, eliminar cualquier redundancia y seleccionar una aplicación que cumpla con las finalidades que necesita cada equipo.

Las empresas gastan más de cien mil dólares en aplicaciones SaaS; de hecho, gastan más en aplicaciones SaaS que en portátiles para los empleados.

Administrador de TI

Persona que tiene derechos de administración sobre la aplicación SaaS. Añade usuarios, elimina usuarios o cambia permisos en toda la organización.

Propietario del contrato

Comprador principal o responsable de tomar decisiones que elige la aplicación SaaS. Normalmente es un líder de equipo.

Destinatario de facturación

Persona que tiene el contrato con la aplicación SaaS.

Usuario

Cualquier miembro del equipo que utilice la aplicación. El administrador de TI normalmente define el nivel de acceso de cada usuario; generalmente, esto se otorga al realizar la incorporación o cuando hay un cambio en el estado del empleado.

Gestor de software o activos

Supervisa la gestión, implementación, mantenimiento y utilización de los activos de software.

Operaciones en la nube

Supervisa las aplicaciones SaaS en la nube a medida que se implementan, utilizan y cierran.

Incorporación

Los empleados deben incorporarse efectivamente a medida que se unen a la organización. El proceso de incorporación se puede abordar de manera ad hoc, lo que puede ser difícil de administrar. El acceso debe otorgarse el primer día para ayudarlos a ser productivos y a evitar cualquier tiempo de inactividad innecesario.

Cambios de rol

Siempre existe la posibilidad de que un empleado progrese en una organización y pueda cambiar de departamento o rol. Los empleados necesitarán diferentes accesos y responsabilidades, lo que significa que se les debe otorgar cierto acceso privilegiado. También hay algunos que ya no requieren el estado de administrador, lo que significa que se debe revocar.

Salida de un trabajo

Una vez que un empleado sale de una organización o es despedido, es fundamental desactivar inmediatamente todo su acceso a las licencias de SaaS. El acceso a una licencia de SaaS puede ofrecer a alguien a datos confidenciales de la empresa, lo que hace que sea crucial revocar al instante todo el acceso.

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