¿Qué es Software Asset Management (SAM)?

La SAM incluye los costes, la elaboración de presupuestos, las estrategias y los procesos de toma de decisiones en la adquisición, el uso y la eliminación de recursos de software, ya sean internos o externos, en las instalaciones o en la nube.

La SAM es de naturaleza más táctica, ya que se centra en equilibrar y contabilizar las licencias de software y los acuerdos adquiridos además del software que se utiliza. Los activos de software se gestionan para garantizar que el uso de todo el software esté en línea con los términos y condiciones del software y otras condiciones del proveedor del software. La SAM es un proceso continuo con los objetivos estratégicos de:

• Negociar los contratos de volumen para eliminar o reasignar las licencias de software que se hayan infrautilizado.
• Trabajar con prácticas de seguridad y riesgos corporativos para garantizar que la organización y el software cumplan con las licencias y la seguridad, y no sean vulnerables a ataques.
• Mejorar la productividad y los flujos de trabajo.
• Limitar el coste de la sobrecarga optimizando los procesos de TI a través de la automatización o la gestión, incluidos la implementación de parches y el rastreo de problemas.
• Establecer y mantener los procesos asociados con los objetivos de la SAM a largo plazo, incluida la adquisición, la documentación, la implementación y el uso del software.

Los procesos de SAM se admiten a través de una serie de tecnologías:

• Gestión de licencias: un repositorio inteligente para la conciliación de licencias con los datos proporcionados por las herramientas de inventario. Esto proporciona a la organización una situación de licencias eficaz o una descripción general de los lugares en los que a la organización le faltan o le sobran licencias.
• Gestión de parches: automatiza la implementación de parches de software. El objetivo es garantizar que todos los ordenadores y el software estén actualizados y cumplan con los estándares de seguridad de la organización.
• Inventario de software: da cuenta del software de toda la red informática, como la información de los archivos de software, el título, el tamaño, la fecha, la versión, la ruta y el ID del producto.
• Medición de software: medición de la utilización de software e indicación del cumplimiento o incumplimiento del software.
• Control de aplicaciones: gestión de quién y qué puede acceder a determinado software o a determinadas áreas del software.

La Organización Internacional de Normalización (ISO) tiene una serie de normas clasificadas según la familia de normas ISO/IEC 19770 que ayudan a los equipos de TI a gestionar los activos, incluidos los activos de software.

Una descripción general completa de las necesidades de software de una organización y su uso actual permite conocer con precisión el coste. Una vez que se conoce, las licencias de software se pueden personalizar y negociar para satisfacer las necesidades de una organización.

Las organizaciones dedican una cantidad innecesaria de tiempo a la contabilidad de activos de software sin utilizar un sistema de SAM. Un sistema de SAM automatizado ayuda a los empleados a dar cuenta de toda la información de activos de software necesaria, lo que deja más tiempo para tareas más importantes.

Existen procesos de SAM automatizados, que liberan tiempo individual para centrarse en tareas más complejas relacionadas con el software. Una herramienta de SAM detecta el incumplimiento, encuentra configuraciones de alto riesgo, sugiere opciones de optimización y rellena las solicitudes de software dentro de una licencia actual.

Una buena relación con los proveedores puede durar años, suponiendo que exista una buena relación e innovación constante del producto del proveedor. Es fundamental mantener un diálogo abierto y coherente con los proveedores para asegurarse de que los proveedores comprendan las necesidades y los objetivos de la gestión de activos de software.

El uso de software a menudo requiere auditorías para garantizar el cumplimiento de las leyes, regulaciones y contratos y acuerdos de licencia. Una auditoría no planificada genera pérdidas financieras para una organización, además de una pérdida de confianza en la organización y sus productos o servicios. Es importante saber con antelación si una organización cumple los requisitos o no, lo que la SAM ayuda a garantizar con una gestión y comunicación constantes con los proveedores de software.

SAM disminuye la necesidad de intervención del departamento de TI en la instalación del software, ya que se puede descargar e instalar fácilmente desde un proveedor o Internet. El uso de las herramientas de SAM ayuda con el control total del gasto del software en la nube. También proporciona transparencia sobre qué productos de software en la nube está utilizando la organización y en qué dispositivos. Se pueden contabilizar las licencias de una organización, incluidos los términos y condiciones, el acuerdo de mantenimiento y los derechos de uso.

Las licencias de software son parte del software que se debe gestionar y contabilizar. Cada licencia contiene normas e información sobre cómo se instalará y utilizará el software, y la organización se debe encargar de asegurarse de que la empresa cumpla los términos y condiciones del acuerdo de licencia.

A menudo, los proveedores realizarán auditorías para asegurarse de que cumplas los acuerdos de licencia, incluidos los términos y condiciones. Puede haber dos resultados: cumples los requisitos o no. No hay término medio. Realiza auditorías internas con regularidad para asegurarte de que una organización cumple un acuerdo de licencia, ya que las auditorías realizadas por los proveedores pueden ser costosas y requerir mucho tiempo.

El cumplimiento es increíblemente importante, pero también es importante asegurarse de que una organización no esté pagando en exceso por licencias por el temor a no cumplir los requisitos. En algunos casos, las licencias innecesarias a largo plazo pueden ser más costosas que una auditoría o que no cumplir los requisitos, por lo que es fundamental tomarse el tiempo necesario para asegurarse de que una organización solo utilice las licencias necesarias y se mantenga en cumplimiento al mismo tiempo.

La SAM proporciona la capacidad de una organización para tener una perspectiva consistente de las necesidades de software, tanto actuales como futuras. Luego, los equipos tienen la capacidad de planificar con anticipación las necesidades de software o de reformular estrategias en función de los cambios o capacidades de software actuales, lo que proporciona un enfoque estratégico proactivo. Esto también incluye la realización de auditorías proactivas para asegurarse de que todo cumpla los requisitos.