¿Qué es Software Asset Management (SAM)?

Software Asset Management (SAM) representa todo el software, tanto virtual como no virtual, a lo largo del ciclo de vida del software.

La SAM incluye los costes, la elaboración de presupuestos, las estrategias y los procesos de toma de decisiones en la adquisición, el uso y la eliminación de recursos de software, ya sean internos o externos, en las instalaciones o en la nube.

Rol dentro de las organizaciones

La SAM es de naturaleza más táctica, ya que se centra en equilibrar y contabilizar las licencias de software y los acuerdos adquiridos además del software que se utiliza. Los activos de software se gestionan para garantizar que el uso de todo el software esté en línea con los términos y condiciones del software y otras condiciones del proveedor del software. La SAM es un proceso continuo con los objetivos estratégicos de:

  • Negociar los contratos de volumen para eliminar o reasignar las licencias de software que se hayan infrautilizado.
  • Trabajar con prácticas de seguridad y riesgos corporativos para garantizar que la organización y el software cumplan con las licencias y la seguridad, y no sean vulnerables a ataques.
  • Mejorar la productividad y los flujos de trabajo.
  • Limitar el coste de la sobrecarga optimizando los procesos de TI a través de la automatización o la gestión, incluidos la implementación de parches y el rastreo de problemas.
  • Establecer y mantener los procesos asociados con los objetivos de la SAM a largo plazo, incluida la adquisición, la documentación, la implementación y el uso del software.

Tecnología de SAM

Los procesos de SAM se admiten a través de una serie de tecnologías:

  • Gestión de licencias: un repositorio inteligente para la conciliación de licencias con los datos proporcionados por las herramientas de inventario. Esto proporciona a la organización una situación de licencias eficaz o una descripción general de los lugares en los que a la organización le faltan o le sobran licencias.
  • Gestión de parches: automatiza la implementación de parches de software. El objetivo es garantizar que todos los ordenadores y el software estén actualizados y cumplan con los estándares de seguridad de la organización.
  • Inventario de software: da cuenta del software de toda la red informática, como la información de los archivos de software, el título, el tamaño, la fecha, la versión, la ruta y el ID del producto.
  • Medición de software: medición de la utilización de software e indicación del cumplimiento o incumplimiento del software.
  • Control de aplicaciones: gestión de quién y qué puede acceder a determinado software o a determinadas áreas del software.

Organización Internacional de Normalización (ISO)

La Organización Internacional de Normalización (ISO) tiene una serie de normas clasificadas según la familia de normas ISO/IEC 19770 que ayudan a los equipos de TI a gestionar los activos, incluidos los activos de software.

La SAM comenzó a aumentar su relevancia a partir de la década de 1980, cuando se utilizaba software masivo en diversos sistemas dentro de una organización. La popularidad de la SAM se aceleró con la implementación de ITIL V2 y la forma en que formalizó los principios de la SAM.

¿Qué es ITAM?

La IT Asset Management (ITAM) es una serie de prácticas que están destinadas a supervisar y gestionar sistemas, procesos, datos y hardware de TI. Una estrategia de ITAM implica la implementación, el rastreo y el mantenimiento de los activos de TI, y una evaluación sobre si los activos de TI necesitan optimización o reemplazo.

Detección de TI frente a la SAM y la gestión de activos de hardware

Un buen plan para el futuro implica un análisis de lo que tiene una organización. Debe ser consciente de lo que hay en sus servidores, si sus dispositivos están virtualizados o no, y de la configuración de algunas instalaciones. Esto es una encrucijada para la detección, la SAM y la ITAM, ya que no hay una sola herramienta o proceso de detección que pueda dar cuenta de los activos tanto en TI como en software.

La SAM es una parte más importante de la estrategia de ITAM o ITSM

La planificación centralizada de TI es una práctica empresarial altamente recomendada para la actualidad, independientemente de su dificultad. Aunque la descentralización es tentadora, conduce a demasiados gastos de aislamientos o de TI innecesarios. La ITAM y la IT Service Management (ITSM) son claves excelentes para gestionar los activos y los servicios de TI.

La SAM desempeña un papel importante en la ITAM, la ITOM, la ITSM y las SecOps, ya que la SAM se encarga de la supervisión de activos de software, el uso, las configuraciones y las instalaciones que ayudan a tomar decisiones, incluso en un entorno descentralizado.

Ahorro

Una descripción general completa de las necesidades de software de una organización y su uso actual permite conocer con precisión el coste. Una vez que se conoce, las licencias de software se pueden personalizar y negociar para satisfacer las necesidades de una organización.

Ahorro de tiempo: gestión de licencias ultrarrápida

Las organizaciones dedican una cantidad innecesaria de tiempo a la contabilidad de activos de software sin utilizar un sistema de SAM. Un sistema de SAM automatizado ayuda a los empleados a dar cuenta de toda la información de activos de software necesaria, lo que deja más tiempo para tareas más importantes.

Automatización: se acabaron los trabajos tediosos, se acabaron las hojas de cálculo

Existen procesos de SAM automatizados, que liberan tiempo individual para centrarse en tareas más complejas relacionadas con el software. Una herramienta de SAM detecta el incumplimiento, encuentra configuraciones de alto riesgo, sugiere opciones de optimización y rellena las solicitudes de software dentro de una licencia actual.

Mejora la gestión de relaciones con los proveedores

Una buena relación con los proveedores puede durar años, suponiendo que exista una buena relación e innovación constante del producto del proveedor. Es fundamental mantener un diálogo abierto y coherente con los proveedores para asegurarse de que los proveedores comprendan las necesidades y los objetivos de la gestión de activos de software.

Simplifica las auditorías

El uso de software a menudo requiere auditorías para garantizar el cumplimiento de las leyes, regulaciones y contratos y acuerdos de licencia. Una auditoría no planificada genera pérdidas financieras para una organización, además de una pérdida de confianza en la organización y sus productos o servicios. Es importante saber con antelación si una organización cumple los requisitos o no, lo que la SAM ayuda a garantizar con una gestión y comunicación constantes con los proveedores de software.

Proporciona control sobre el uso de software en la nube

SAM disminuye la necesidad de intervención del departamento de TI en la instalación del software, ya que se puede descargar e instalar fácilmente desde un proveedor o Internet. El uso de las herramientas de SAM ayuda con el control total del gasto del software en la nube. También proporciona transparencia sobre qué productos de software en la nube está utilizando la organización y en qué dispositivos. Se pueden contabilizar las licencias de una organización, incluidos los términos y condiciones, el acuerdo de mantenimiento y los derechos de uso.

  • Gestor de activos de software: a cargo de la adquisición e implementación de software, la gestión de solicitudes de software, el cumplimiento y el uso de estrategias de elaboración de informes y documentación.
  • Analista de gestión de activos de software: garantiza que el software cumpla los requisitos de una organización, supervisa el cumplimiento de las licencias, se asegura de que el software se actualice correctamente y prepara para las migraciones cuando sea necesario.
  • Director de activos de TI: supervisa todos los activos de TI dentro de una empresa, como el hardware, el software, los activos digitales y los activos en la nube. También es responsable de implementar y supervisar las medidas de ITAM.

El cambio al software con soporte en la nube se acelera a medida que las empresas exigen más movilidad y centralización. Los sistemas de SAM están alojados en la nube o pronto lo estarán. Esto ayuda con la SAM en que los sistemas de SAM se pueden consolidar o centralizar para lograr una gestión y recopilación de información más eficientes.

La SAM también avanza hacia sistemas más automatizados en una sola plataforma que da cuenta de información como términos y condiciones, costes de software, configuraciones y uso. Esto libera tiempo para tareas más complejas.

Licencias

Las licencias de software son parte del software que se debe gestionar y contabilizar. Cada licencia contiene normas e información sobre cómo se instalará y utilizará el software, y la organización se debe encargar de asegurarse de que la empresa cumpla los términos y condiciones del acuerdo de licencia.

Auditorías

A menudo, los proveedores realizarán auditorías para asegurarse de que cumplas los acuerdos de licencia, incluidos los términos y condiciones. Puede haber dos resultados: cumples los requisitos o no. No hay término medio. Realiza auditorías internas con regularidad para asegurarte de que una organización cumple un acuerdo de licencia, ya que las auditorías realizadas por los proveedores pueden ser costosas y requerir mucho tiempo.

Optimización

El cumplimiento es increíblemente importante, pero también es importante asegurarse de que una organización no esté pagando en exceso por licencias por el temor a no cumplir los requisitos. En algunos casos, las licencias innecesarias a largo plazo pueden ser más costosas que una auditoría o que no cumplir los requisitos, por lo que es fundamental tomarse el tiempo necesario para asegurarse de que una organización solo utilice las licencias necesarias y se mantenga en cumplimiento al mismo tiempo.

Estrategia: planifica con anticipación

La SAM proporciona la capacidad de una organización para tener una perspectiva consistente de las necesidades de software, tanto actuales como futuras. Luego, los equipos tienen la capacidad de planificar con anticipación las necesidades de software o de reformular estrategias en función de los cambios o capacidades de software actuales, lo que proporciona un enfoque estratégico proactivo. Esto también incluye la realización de auditorías proactivas para asegurarse de que todo cumpla los requisitos.

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