El eDiscovery es el proceso de identificar, recopilar y producir información almacenada electrónicamente (ESI) con fines legales, como para investigaciones o pruebas judiciales. La ESI puede incluir correos electrónicos, documentos, publicaciones en redes sociales y datos digitales.
La información digital se ha convertido en parte integrante de prácticamente todos los aspectos de la sociedad, incluidos los litigios y la investigación forense. A medida que las comunicaciones digitales siguen suplantando a los canales analógicos más tradicionales y que los dispositivos electrónicos se hacen omnipresentes en todos los sectores y estilos de vida, la cantidad de información almacenada electrónicamente crece a un ritmo asombroso. Esto ofrece claras oportunidades a los profesionales jurídicos y a los investigadores criminales, ya que las pruebas (en forma de información digital) permiten comprender mejor los casos legales y a las personas implicadas en ellos. Por supuesto, ante el volumen de ESI disponible, los métodos tradicionales de detección ya no son suficientes.
Para abordar esta necesidad, las organizaciones y los profesionales jurídicos recurren al eDiscovery.
El eDiscovery, un nuevo método de detección para un mundo cada vez más digital, ofrece una solución exhaustiva al problema de la gestión de pruebas digitales. Al poder identificar, recopilar y producir ESI en respuesta a solicitudes legales autorizadas e investigaciones internas, el eDiscovery abarca todo el abanico de tipos de datos digitales. Entre ellos se incluyen:
- Correos electrónicos
- Documentos
- Presentaciones
- Bases de datos
- Correo de voz
- Archivos de audio y vídeo
- Redes sociales
- Sitios web
Los documentos en papel ya no son tan comunes como antes. Ahora que la mayoría de las comunicaciones y registros empresariales se almacenan en medios electrónicos, para poder tener en cuenta todos los archivos no físicos se necesita una nueva estrategia digital. El eDiscovery permite a las organizaciones localizar y recuperar eficazmente pruebas electrónicas y otra información digital, incluso cuando están repartidas por complejos servidores. Esto hace que sea indispensable para resolver litigios e investigaciones.
El eDiscovery optimiza el proceso de detección. A diferencia de los métodos tradicionales basados en papel, que pueden consumir una cantidad ingente de tiempo y recursos, el eDiscovery aprovecha la tecnología para buscar, recopilar y organizar la ESI con rapidez. Además de ahorrar tiempo, tal nivel de eficiencia reduce significativamente los costes asociados con los laboriosos procesos manuales de revisión y recuperación de documentos.
Al final del día, la importancia del eDiscovery radica en su capacidad para ahorrar tiempo y dinero a las empresas. Al permitir acceder con rapidez y precisión a las pruebas digitales, las organizaciones pueden afrontar los retos legales de una forma más eficaz, mitigar los riesgos y asignar recursos. A medida que aumenta el volumen de datos electrónicos, el eDiscovery se ha convertido en un elemento esencial para las empresas que desean seguir siendo competitivas y cumplir las normas del panorama jurídico moderno.
A pesar de todo el tiempo y esfuerzo que el eDiscovery puede ahorrar a las organizaciones, sigue siendo un proceso meticuloso que exige el estricto cumplimiento de una secuencia específica de acciones. Si bien los procedimientos concretos pueden variar de un bufete de abogados de eDiscovery a otro, en general existen nueve fases que ayudan a optimizar la recopilación, conservación y presentación de la información almacenada electrónicamente. En su conjunto, esas fases constituyen el proceso de eDiscovery, que permite a las organizaciones gestionar y presentar eficazmente la información almacenada electrónicamente, lo que garantiza que se cumplan los requisitos legales y ayuda a resolver los litigios:
El proceso de eDiscovery comienza con el gobierno de la información, que abarca el establecimiento de procedimientos, controles y políticas para recopilar y conservar los datos. El modelo de referencia de gobierno de la información (IGRM) proporciona un marco de trabajo orientativo para garantizar que las agencias de eDiscovery sigan las prácticas recomendadas de forma sistemática.
En esta fase, las partes interesadas determinan qué datos deben conservarse. Para ello, se llevan a cabo entrevistas, se examinan los hechos del caso y se analiza el entorno digital. Es esencial determinar qué información es relevante para el litigio en curso.
Una vez identificados, los datos deben conservarse, por lo que se ordena formalmente a sus propietarios que no los eliminen. La conservación garantiza que la información que puede ser crucial permanezca disponible e inalterada.
Existen varias tecnologías para recopilar datos, pero los métodos elegidos deben ajustarse al proceso legal definido. El equipo de recopilación se asegura de que los activos digitales se recopilen sin modificar los metadatos críticos, como las fechas de creación de los archivos, su tamaño y los registros de auditoría asociados a cada archivo.
Los datos recogidos en bruto suelen estar desorganizados y no suelen ser adecuados para presentarlos en un proceso judicial. La fase de procesamiento consiste en organizar los datos y extraer la información relevante. Las herramientas de automatización pueden ayudar a extraer los datos relevantes de la paja de información irrelevante.
La documentación y los activos digitales se pueden revisar manualmente o con ayuda de inteligencia artificial. Durante esta fase, la información relevante se separa de los datos innecesarios que no son pertinentes para el litigio en curso. En esta fase también se identifican los documentos sujetos al secreto profesional.
En esta fase, los activos digitales se organizan mejor para presentarlos. Los revisores identifican patrones e información clave para el litigio y diseñan el esquema de presentación que se usará durante el juicio o la declaración.
Para preparar los procedimientos judiciales, los activos digitales deben transformarse en una documentación física que pueda presentarse ante los tribunales. Los abogados seleccionan y preparan los datos clave para la presentación.
Por último, las pruebas en litigio deben presentarse a las distintas partes, incluidos abogados, jueces, jurados, mediadores y participantes en la declaración. Durante esta fase, los datos se organizan de forma clara y comprensible para que sean fáciles de entender y examinar para el público al que van dirigidos.
Tal como se ha sugerido anteriormente, el eDiscovery puede traer consigo ciertos retos. Afrontarlos de forma eficaz es crucial para cualquier empresa que desee recolectar sus beneficios y, al mismo tiempo, minimizar los riesgos y las interrupciones. A continuación se mencionan algunos de los principales obstáculos que tiene asociados el eDiscovery, junto con sugerencias para mitigarlos:
El gran volumen de información almacenada electrónicamente (ESI) puede convertir el eDiscovery en un proceso complejo y abrumador.
Solución: utilizar herramientas avanzadas de análisis de datos y aprendizaje automático permite a las organizaciones identificar rápidamente los datos relevantes de entre grandes volúmenes de información. Las estrategias de reducción de datos, como la deduplicación y la selección de datos, también pueden ayudar a gestionar el volumen con eficacia.
Aunque el eDiscovery ofrece una estrategia más rápida y optimizada que los métodos tradicionales de detección basados en papel, el proceso de eDiscovery, con sus múltiples etapas y su extensa revisión de datos, puede seguir requiriendo mucho tiempo y causar retrasos en los procedimientos judiciales.
Solución: las empresas deben invertir en software y tecnologías de eDiscovery que destaquen por la eficiencia de sus competencias de procesamiento y revisión de datos. Un personal debidamente formado también puede ayudar a agilizar el proceso, al igual que el desarrollo de protocolos y flujos de trabajo claros de eDiscovery.
Para que el eDiscovery sea eficaz, se requiere la colaboración entre los equipos jurídicos y de TI, que a menudo tienen prioridades y conocimientos diferentes.
Solución: define vías de comunicación y protocolos de colaboración claros entre los equipos. Crea equipos interfuncionales de eDiscovery con representantes del departamento jurídico y de TI para garantizar que se siga una estrategia unificada. Formar a ambos equipos en las prácticas recomendadas de eDiscovery puede contrarrestar la carencia de conocimientos.
Los costes del eDiscovery pueden aumentar rápidamente, sobre todo en casos complejos con grandes volúmenes de datos.
Solución: aplica estrategias de control de costes y gestiona cuidadosamente la recopilación y el procesamiento de los datos. En caso necesario, considera la posibilidad de subcontratar tareas específicas de eDiscovery a proveedores externos (si es rentable). Evalúa los modelos de precios de los proveedores de software y servicios de eDiscovery para asegurarte de que se ajustan al presupuesto de la organización.
Siempre que se trate información confidencial como parte del eDiscovery, hay que extremar las precauciones para mantener la privacidad y la seguridad de los datos.
Solución: utiliza controles de acceso y cifrados de datos exhaustivos para proteger la información confidencial durante todo el proceso de eDiscovery. Audita y supervisa periódicamente las prácticas de tratamiento de datos para garantizar que se cumpla la normativa de protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) o la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA, por sus siglas en inglés).
Cualquier organización que participe en asuntos jurídicos o pueda verse implicada en ellos debe dar una importancia crucial al eDiscovery. Disponer de un conjunto de herramientas capaces de cribar gigabytes de datos proporciona una red de seguridad eficaz para cuando sea necesario localizar rápidamente una ESI específica. Por este motivo, el potencial del eDiscovery se extiende más allá del sector jurídico. Entre los tipos de profesionales que pueden beneficiarse del eDiscovery se incluyen los siguientes:
Los abogados son los principales usuarios de las soluciones de eDiscovery, ya que las emplean para recopilar, revisar y presentar pruebas electrónicas en procedimientos judiciales. Estas herramientas ayudan a los profesionales jurídicos a identificar y organizar eficazmente los documentos electrónicos, correos electrónicos y demás información digital crucial para sus casos. Al optimizar el proceso de detección, el eDiscovery ahorra tiempo y reduce los costes.
Al igual que los profesionales jurídicos, los bufetes de abogados (especialmente los especializados en litigios) recurren mucho al eDiscovery y lo consideran un componente fundamental de la práctica jurídica. Las soluciones de eDiscovery les permiten prestar servicios eficientes y exhaustivos a sus clientes y gestionar de una manera más eficaz los casos con grandes volúmenes de datos electrónicos.
Los equipos jurídicos internos de las empresas utilizan el eDiscovery para gestionar los asuntos jurídicos, el cumplimiento de la normativa y las investigaciones internas. Las herramientas de eDiscovery ayudan a los equipos jurídicos de las empresas a identificar y conservar las pruebas electrónicas para garantizar que puedan responder con rapidez y eficacia a los requerimientos legales o a las investigaciones normativas.
Las agencias gubernamentales, incluidas las fuerzas del orden, los organismos reguladores y los departamentos jurídicos, emplean el eDiscovery para respaldar las investigaciones y procedimientos legales. Las soluciones que incorporan el eDiscovery tienen un rol fundamental a la hora de ayudar a los organismos públicos a recopilar, revisar y organizar las pruebas electrónicas para usarlas en el enjuiciamiento de causas penales y la aplicación de medidas reguladoras.
Los responsables de cumplimiento y los auditores utilizan el eDiscovery para verificar el cumplimiento de los requisitos legales y normativos por parte de las organizaciones. Una estrategia de eDiscovery adecuada ayuda a estos profesionales a identificar y abordar posibles infracciones de cumplimiento proporcionándoles una visión más detallada de los registros y comunicaciones electrónicos más relevantes. Asimismo, el eDiscovery ayuda a garantizar la integridad de los datos y a demostrar el cumplimiento de la normativa del sector.
Los gestores de registros que supervisan las políticas de gobierno de la información de una organización pueden utilizar el eDiscovery para garantizar que se utilicen prácticas adecuadas de retención y eliminación de datos. El eDiscovery los ayuda a localizar los registros relevantes para los asuntos legales y, al mismo tiempo, a gestionar los datos de cumplimiento de las políticas de retención. En última instancia, utilizar correctamente las soluciones de eDiscovery ayuda a los gestores de registros a reducir los riesgos legales para la organización.
Dada la atención que se presta a la utilidad del eDiscovery en las investigaciones penales, es natural que, para algunos profesionales, sea sinónimo de análisis forense digital. Dicho esto, si bien el examen de datos electrónicos forma parte tanto del eDiscovery como del análisis forense digital, ambos tienen fines distintos y diferencias fundamentales, tanto en la estrategia como en los objetivos.
El análisis forense digital se ocupa principalmente de la conservación, la extracción y el análisis de datos electrónicos con fines jurídicos o de investigación. Un experto forense con formación en informática y ciberseguridad asume el liderazgo, siendo su principal responsabilidad salvaguardar la integridad de las pruebas digitales y extraer la información almacenada en los dispositivos digitales.
Los expertos en análisis forense digital emplean técnicas y herramientas especializadas para obtener datos de forma metódica y científica, lo que garantiza que todas las pruebas originales permanezcan inalteradas. Para ello, profundizan en el ámbito digital, donde localizan datos ocultos, archivos eliminados y metadatos. El análisis forense digital suele utilizarse en investigaciones criminales, incidentes de ciberseguridad y casos en los que la integridad de los datos es primordial.
A diferencia del análisis forense digital, el eDiscovery se centra en identificar, recopilar y organizar la información almacenada electrónicamente con fines de revisión y producción legal. En contraste con el análisis forense digital, el eDiscovery ayuda a los expertos forenses a analizar los datos en profundidad (aunque algunas herramientas de eDiscovery incorporan análisis detallados de los datos). Está más orientado a recopilar y organizar la información en un formato que sea fácil de comprender para los profesionales jurídicos y otras partes interesadas. En otras palabras, el objetivo del eDiscovery es hacer que la ESI sea accesible para los abogados, los equipos de apoyo jurídico y otras partes interesadas durante el proceso de investigación judicial.
El eDiscovery es la piedra angular de la gestión eficaz de la información almacenada electrónicamente en los procedimientos judiciales, ya que facilita la identificación, recopilación y presentación de pruebas electrónicas vitales. Sin embargo, la enormidad del volumen y la complejidad del eDiscovery exige soluciones innovadoras que ayuden a optimizar sus intrincados procesos. Legal Service Delivery de ServiceNow® es una potente solución de software jurídico diseñada para respaldar y modernizar la forma en que los departamentos jurídicos abordan el eDiscovery y el análisis forense digital. Con ServiceNow, las empresas pueden eliminar los aislamientos, reducir el número de pasos manuales y potenciar la eficiencia al mismo tiempo que reducen el riesgo. Las mejoras en visibilidad y productividad que aporta a todos los ámbitos del proceso jurídico tienen un efecto transformador, desde la admisión de la causa hasta la presentación de las pruebas.
Una característica destacada dentro del ecosistema de Legal Service Delivery es la aplicación Legal Digital Forensics. Este software proporciona una base de análisis forense que optimiza los procesos de solicitud, asignación y rastreo de las consultas relacionadas con el eDiscovery a lo largo y ancho de la empresa. Además de facilitar la identificación de las fuentes de datos custodiables y no custodiables, se integra a la perfección con herramientas de eDiscovery especializadas de terceros para proporcionar servicios de valor añadido.
Obtén más información sobre ServiceNow para eDiscovery y el análisis forense digital. Haz clic aquí para acceder a una demostración y descubre en primera persona cómo ServiceNow puede ayudar a tu organización a sacar más provecho a la ESI.