La gestión de asuntos legales abarca todo el abanico de tareas que se originan en los procesos legales internos de la empresa y los sistemas de gestión de asuntos externos.
Tradicionalmente, la gestión de asuntos ha consistido en la gestión de todas las actividades y estrategias relacionadas con la contratación de asesores externos y la facturación electrónica. Sin embargo, en muchos casos, esto no era suficiente. En el enfoque moderno de la gestión de asuntos legales se incluye todo el abanico de tareas que se originan en los procesos legales internos de la empresa, incluidas investigaciones, reclamaciones, cumplimiento, disputas, litigios, contratos, propiedad intelectual, así como los aspectos más comunes asociados con los sistemas de gestión de asuntos externos. Al abordar todos los asuntos legales como asuntos internos, la empresa puede priorizar y asignar mejor las tareas. Así, en ocasiones la empresa podrá asignar determinadas tareas, que de otro modo se encargarían a asesores externos, a sus equipos internos de abogados o a equipos específico de servicio.
La gestión interna de los asuntos describe procesos y herramientas que ayudan a los equipos de operaciones legales a optimizar la prestación de servicios legales.
Al estructurar la fase de admisión de las cuestiones legales, resulta posible recopilar por adelantado datos importantes del servicio legal, lo que reduce la ineficacia y las interacciones innecesarias entre los empleados y el equipo legal. Además, mediante la creación de un solo espacio de trabajo central en el que revisar las solicitudes y completar tareas complejas, estos equipos pueden proporcionar una gestión más rápida y precisa.
En resumen, la gestión de asuntos permite a las empresas abordar y resolver de manera rápida, fiable y coherente los problemas legales internos.
En ocasiones, los términos gestión de asuntos y gestión de casos se utilizan como sinónimos, pero la realidad es que se refieren a enfoques y actores diferentes.
Como se ha descrito antes, la gestión de asuntos es un enfoque integral para la gestión de las tareas legales y engloba tanto los asuntos legales internos como los externos. La mayoría de los problemas legales tienden a originarse como asuntos internos y según lo considere la empresa, puede recurrir a un asesor externo si es necesario. Las estrategias más eficaces dependen en gran medida de soluciones de software de "gestión de asuntos" que optimizan, coordinan y dan apoyo a estas tareas. Sin embargo, la mayoría de este tipo de software se ha diseñado desde el enfoque de un proveedor externo, como por ejemplo los bufetes de abogados. Por eso, estos sistemas no son adecuados para recoger los orígenes internos de un asunto. Además, no dan la posibilidad a la empresa de que involucre a las partes interesadas internas para abordar los problemas, pasando el asunto únicamente a un asesor externo cuando sea necesario. Es imprescindible destacar que la gestión de asuntos describe todos estos procesos en relación con cualquier empresa u organización.
La gestión de casos, por otro lado, se refiere específicamente a las tareas y estrategias utilizadas por los despachos de abogados y otras organizaciones jurídicas. La gestión de casos proporciona soluciones de apoyo para abogados que necesitan organizar y navegar por el inmenso volumen de documentos utilizados en los litigios. Sin embargo, aunque las herramientas de gestión de casos pueden ser muy útiles para las empresas de servicios jurídicos, no están diseñadas para su uso en otros sectores.
Los problemas legales internos son un aspecto inevitable en las empresas modernas. Además, si los problemas legales no se gestionan correctamente pueden crear problemas graves en toda la empresa, exponiéndola a penalizaciones y a precedentes incorrectos que pueden seguir creando problemas en los próximos años.
Lamentablemente, las empresas modernas se enfrentan a varios desafíos a la hora de implementar la gestión de asuntos como parte de las operaciones legales. Entre estos retos se incluyen los siguientes:
En ausencia de una única fuente de verdad o de una plataforma centralizada, aquellos que abordan los asuntos legales internos se ven obligados a tomar sus propias decisiones con respecto a los procesos. Y aunque algunos equipos legales pueden ver esta libertad como algo positivo, lo cierto es que crea obstáculos en términos de colaboración entre equipos. La gestión eficaz de los asuntos exige que todas las partes interesadas en los asuntos legales de la empresa utilicen procesos estandarizados; de lo contrario, será imposible obtener una visibilidad real.
Si las empresas carecen de procesos legales estandarizados, se crean bloques aislados de información. Estos bloques aislados suponen una barrera para que se produzca la colaboración eficaz, ya que impiden que los equipos accedan a información relevante y actualizada e imposibilitan que se genere una visión compartida de los casos y otros problemas.
Cuando se trata de cuestiones legales, los plazos rara vez son flexibles. Lamentablemente, los miembros del equipo legal tienden a utilizar sus propios calendarios y sistemas de recordatorio, lo que crea una falta de conexión en toda la organización en términos de plazos críticos.
Las herramientas manuales, como hojas de cálculo, carpetas y documentos en papel, no pueden actualizarse automáticamente con la información más reciente. Las empresas que confían en estas herramientas y procesos manuales deben clasificar y actualizar constantemente los datos en un número casi infinito de documentos para garantizar el acceso a información fiable.
La documentación legal es parte de los datos más sensibles que poseen las empresas en la actualidad. Sin medidas de seguridad fiables y estandarizadas que garanticen que solo el personal autorizado tiene acceso, las empresas se enfrentan a riesgos considerables.
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Legal Service Delivery de ServiceNow aúna todas las herramientas, los procesos y los recursos vitales relacionados con los asuntos legales internos en una sola plataforma. De este modo, resuelve los desafíos que se interponen en la gestión efectiva de los asuntos internos.
Legal Service Delivery crea procesos unificados para cada etapa. Gracias a las aplicaciones principales que se pueden organizar eficazmente, incluso en un entorno sin código o con poco código, las empresas pueden estandarizar todas las tareas, de modo que los profesionales dispongan en todo momento de una metodología probada y establecida para gestionar asuntos legales complejos. Las herramientas integradas garantizan que todas las partes interesadas operan con los mismos recursos potentes. Además, al disponer de calendarios compartidos se garantiza que todos trabajen con los mismos plazos y que los estados sean claramente visibles. Como Legal Service Delivery está totalmente basado en la nube y ofrece accesibilidad móvil, los procesos están disponibles independientemente de dónde, cuándo o a través de qué dispositivo se acceda a ellos.
Los bloques aislados de información son el gran enemigo de la gestión de asuntos. Legal Service Delivery de ServiceNow hace posible que los equipos legales puedan recoger automáticamente y por adelantado la información relevante sobre el servicio legal, poniéndola a disposición de los usuarios siempre que se necesite. Legal Service Delivery es una solución respaldada por análisis e informes potentes e inteligentes, por lo que proporciona información procesable a los equipos de operaciones legales para que puedan perfeccionar y optimizar los servicios legales. Gracias a los paneles visuales e intuitivos acceder a esta información es más fácil que nunca.
Los paneles, los flujos de trabajo y los procesos estandarizados unen al personal legal, lo que promueve una colaboración exitosa en todos los niveles. Council Center de ServiceNow ofrece vistas generales con información sobre las cargas de trabajo, incluidas las asignaciones, las tareas sin asignar, las solicitudes y las aprobaciones, y ofrece la posibilidad de filtrar por categoría, prioridad y estado actual. Con la información de resumen, los equipos pueden revisar rápidamente los problemas y ponerse al día. Por otra parte, los enlaces a herramientas y artículos de conocimiento relevantes favorecen que los esfuerzos de resolución sean rápidos y estén coordinados.
Legal Service Delivery se basa en permisos explícitos para todos los usuarios cuando acceden a la información. Las tareas se distribuyen sobre una base de acceso limitado y se eliminan automáticamente al finalizar.
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