Para crear un plan de continuidad empresarial, debes centrarte en cuatro áreas clave.
La gestión de continuidad empresarial solo es efectiva si se ha implementado antes de que ocurra la emergencia. Anticiparse a los riesgos potenciales y prepararse para ellos mediante el establecimiento de un equipo de preparación para emergencias ayudará a garantizar que tu organización no se quede esperando instrucciones cuando ocurra un desastre. La fase de anticipación debe incluir lo siguiente:
Disponer de un inventario detallado de los suministros fundamentales (y aumentar ese inventario cuando sea posible) garantizará que, incluso cuando las cadenas de suministro se interrumpan, tengas los recursos que necesitas para que el negocio continúe.
Los procesos de negocio modernos no operan de forma aislada: son una red compleja y conectada de funciones que dependen las unas de las otras. Identificar qué funciones, procesos y sistemas dependen entre ellos te proporcionará una imagen más clara de dónde debes centrar tus esfuerzos. Además, es posible que existan dependencias fuera de tu organización y también se deberán abordar.
Un análisis de impacto en el negocio y una evaluación de riesgos te ayudarán a comprender mejor dónde corren más peligro los elementos clave de tu empresa. Una vez identificadas estas áreas, puedes priorizarlas, de modo que los elementos más importantes y que tengan un impacto potencial se aborden en primer lugar a medida que trazas tu plan de continuidad empresarial.
Durante el proceso de creación de tu plan de continuidad empresarial, probablemente comenzarás a identificar puntos débiles potenciales dentro de tu organización. Estas vulnerabilidades pueden crear problemas adicionales durante un incidente. Abordar los fallos existentes y realizar actividades de prevención periódicas reducirá las probabilidades de que se produzca una interrupción. La fase de prevención debe incluir lo siguiente:
A menudo, con los controles correctos implementados, las empresas pueden evitar las interrupciones que se derivan de muchos desastres y otras emergencias. Identificar y establecer qué controles concretos se pueden implementar en respuesta a emergencias específicas, como los controles de seguridad cibernética en caso de un ataque cibernético o barreras contra inundaciones, es una parte esencial de la gestión de continuidad empresarial en la fase de prevención.
Cuando desarrolles tu plan, no esperes hasta que se produzca una emergencia para comprobar si es efectivo. La formación de los empleados, la educación y las revisiones del programa te ayudarán a resolver cualquier carencia que tenga tu plan, y te permitirán prevenir los problemas con mayor precisión.
Una respuesta rápida puede ser la protección más eficaz contra las interrupciones. Supervisa activamente los sistemas para detectar cualquier señal de interrupción y responde apropiadamente cuando se produzca. Las herramientas de supervisión avanzada te permitirán incluso designar respuestas automáticas a determinadas situaciones; así, el tiempo de respuesta no volverá a ser un problema.
Cuando se produzcan interrupciones, tu respuesta determinará el resultado para tu empresa. Asegúrate de que las responsabilidades de cada miembro de tu equipo estén claramente descritas y de que exista una estrategia firme para proporcionar orientación y estabilidad. La fase de respuesta debe incluir lo siguiente:
La primera prioridad de tu empresa en caso de que se produzca una interrupción es recuperarte para que puedas reanudar las operaciones. Trabaja para restaurar rápidamente cualquier sistema afectado priorizando los sistemas que son esenciales frente a los que no lo son. Ten en cuenta que algunos sistemas y aplicaciones pueden tardar más en volver a estar operativos.
La comunicación debe ser una parte esencial de tu respuesta ante desastres. Confía en los canales de comunicación que están disponibles y que no se han visto afectados para dirigirte a tus empleados e informarles de la situación. Trata de que las comunicaciones sobre la emergencia sean breves y relevantes, y sigue los protocolos de comunicación establecidos. Además, si existen posibilidades de que el evento afecte a tus clientes, es tu responsabilidad asegurarte de mantenerlos al día sobre lo que está sucediendo y lo que estás haciendo para resolver el problema.
Una vez que tus procesos esenciales y líneas de comunicación funcionan correctamente, tu próximo objetivo debe ser la restauración de cualquier sistema dañado o comprometido. La restauración puede llevar una cantidad significativa de tiempo, pero si tienes implementado un plan de continuidad efectivo, deberías poder abordar primero los elementos de mayor riesgo y volver a la normalidad empresarial mucho más rápido.
Dicen que ningún plan sobrevive al contacto con el enemigo. Y, si bien un plan de continuidad empresarial sólido y detallado puede ser una gran ayuda a la hora de proteger tu empresa durante una emergencia, probablemente habrá momentos en los que tengas que ajustar tu plan para que se adapte a circunstancias nuevas o inesperadas. La fase de adaptación debe incluir lo siguiente:
Implementa un proceso sistemático para identificar la causa raíz de los problemas o eventos, y un enfoque para prevenirlos y responder ante ellos. Esto se basa en la idea de que una gestión eficaz requiere mucho más que simplemente ir apagando los fuegos en relación con los problemas que se van desarrollando: hay que encontrar formas de prevenirlos.
Evalúa el nivel de efectividad que demostraron tus controles. Esto incluye evaluar si los controles se diseñaron de manera efectiva y si funcionaron de la forma prevista. Se deben implementar nuevos controles en las áreas en las que se identificaron lagunas.