Las leyes y normativas ayudan a garantizar la equidad en el mercado, a proteger los derechos de los consumidores y a crear un entorno de trabajo seguro e igualitario. Dicho esto, las leyes por sí solas no suelen bastar para que un cambio se haga realidad, especialmente cuando se abordan los requisitos empresariales internos. A menudo, el verdadero desafío para las empresas consiste en comprender y satisfacer las complejas necesidades relacionadas con el cumplimiento interno. El cumplimiento corporativo es el mecanismo mediante el cual las empresas se aseguran de que tanto ellas como su personal cumplan con los estándares legales y éticos esperados. Lo abarca todo, desde políticas internas y programas de formación hasta estrategias de auditoría y aplicación de la ley.
En esencia, el cumplimiento corporativo se refiere a la implementación y el mantenimiento de políticas y procedimientos dentro de una organización para garantizar que todas las operaciones se ajusten a los estándares éticos de la empresa. Aunque algunos aspectos del cumplimiento corporativo pueden corresponderse con un requisito legal, muchos otros se adoptan voluntariamente para mejorar la gobernanza corporativa y la integridad operativa.
Aunque a veces pueda parecer restrictivo e imponer límites al ámbito operativo dentro de una empresa, el cumplimiento corporativo tiene como objetivo fundamental proteger el negocio frente a las infracciones éticas y los riesgos internos. Refuerza la integridad de las operaciones de negocio mediante el desarrollo y la aplicación de políticas y marcos de trabajo internos. Esos marcos de trabajo ayudan a mantener la reputación y la viabilidad operativa de una empresa, ya que garantizan que todas las acciones se ajusten a los estándares éticos establecidos y a los objetivos estratégicos. En concreto, la importancia del cumplimiento corporativo comprende lo siguiente:
Al establecer pautas y procedimientos claros, los programas de cumplimiento corporativo describen las responsabilidades de cada miembro de la plantilla y de la organización en su conjunto. Esta responsabilidad garantiza que todas las acciones se ajusten a los estándares legales y éticos, lo que fomenta una cultura de integridad al tiempo que protege a la empresa contra la toma de decisiones potencialmente perjudiciales.
La transparencia es fundamental para el cumplimiento, ya que las políticas exigen una imagen clara de cómo funcionan las empresas y de los pasos que están tomando para garantizar que se ajusten a las expectativas establecidas. Esto anima a las empresas a ser más abiertas sobre sus operaciones, procesos de toma de decisiones y prácticas empresariales. Si se emplean correctamente, las iniciativas de cumplimiento corporativo proporcionan a las partes interesadas información más precisa sobre el funcionamiento interno de la organización. Y lo que es más importante, también pueden mejorar las relaciones con los clientes, que valoran cada vez más la honestidad y la transparencia en las empresas con las que interactúan.
La gobernanza corporativa, que se centra en una gestión y una toma de decisiones eficaces, se complementa con programas de cumplimiento exhaustivos que garantizan que todas las acciones sean legales y éticas. Cuando están en sintonía, mejoran la eficiencia y la responsabilidad en las operaciones corporativas.
Al saber que forma parte de una organización que opera dentro de las pautas legales y éticas, el personal puede sentir más orgullo por su trabajo. Este tipo de entorno positivo, en el que la conducta ética es la norma, también hace que las personas se sientan más valoradas, lo que a menudo conduce a una mayor satisfacción y fidelidad en el trabajo.
Al garantizar el cumplimiento de las leyes y normativas medioambientales, los programas de cumplimiento corporativo pueden ayudar a las empresas a reducir su huella ecológica y promover prácticas empresariales sostenibles. Este compromiso interno con la gestión medioambiental es crucial para la salud a largo plazo del planeta y responde a las crecientes expectativas del público y los consumidores en cuanto a responsabilidad corporativa.
Aunque el cumplimiento corporativo suele estar asociado de forma más directa con políticas internas voluntarias, también pueden aplicarse sanciones legales en relación con el incumplimiento en determinadas áreas. Al garantizar que una empresa cumpla todas las normativas pertinentes, los programas de cumplimiento pueden reducir el riesgo de sanciones legales.
Un programa exhaustivo de cumplimiento corporativo integra todas las facetas del cumplimiento en toda la organización. Esta integración abarca desde la gestión de las normativas externas y las políticas internas hasta la formación exhaustiva del personal. Al garantizar que todos los departamentos y miembros del personal estén implicados con el mantenimiento de estos estándares, se mitiga significativamente el riesgo de fallos e infracciones graves. Esta alineación es crucial para el estado general y la eficiencia de la empresa.
En una perspectiva más amplia, mantener el cumplimiento permite a los equipos realizar su trabajo de forma eficaz, lo que a su vez permite a la empresa alcanzar sus objetivos y fomentar una cultura de empoderamiento y mejora continua. Además, en caso de demanda, un programa de cumplimiento corporativo sólido puede ayudar significativamente a la organización en los tribunales, ya que le permitiría demostrar los pasos que se han tomado para cumplir con la normativa y crear un registro documental que pueden seguir los profesionales del ámbito jurídico.
Con tanto en juego (y tanto que ganar), para lograr un programa de cumplimiento corporativo eficaz hay que planificar una estrategia adecuada de forma deliberada. Entre los pasos clave que las empresas deben tener en cuenta a la hora de crear y mantener programas de cumplimiento corporativo eficaces, se incluyen los siguientes:
En esencia, el cumplimiento corporativo consiste en contrarrestar el riesgo. Para ello, lo primero que deben hacer las empresas es identificar las áreas más vulnerables al incumplimiento. Se deben llevar a cabo evaluaciones de riesgos de forma periódica para anticiparse a posibles problemas, teniendo en cuenta factores como los resultados de las auditorías, el historial de litigios, las tendencias de cumplimiento del sector y los comentarios del personal. Estas evaluaciones ayudarán a priorizar los recursos y a adaptar el programa de cumplimiento para abordar riesgos específicos de forma más eficaz.
El cumplimiento corporativo eficaz es responsabilidad de toda la empresa, por lo que comienza con el compromiso de la dirección. Los altos cargos C-suite y demás responsables de la toma de decisiones clave no solo deben respaldar el programa de cumplimiento, sino que también deben participar en él de forma activa. Deben tener autoridad para administrar las normas y exigir responsabilidades al personal de todos los niveles. Sin embargo, el equipo de liderazgo no puede limitarse a aplicar el cumplimiento, sino que también debe dar ejemplo: debe demostrar un comportamiento ético, fomentar la comunicación abierta sobre el cumplimiento y reforzar la integridad como un valor fundamental de la organización.
Un código de conducta bien definido debe esbozar claramente el propósito del programa, las expectativas de comportamiento y las responsabilidades. Además, se deben establecer políticas y estándares detallados que aborden áreas específicas de cumplimiento relevantes para el sector, como las prácticas anticorrupción, el cumplimiento fiscal y la retención de registros.
Una organización donde todo el mundo tiene voz es más fuerte. La tecnología puede optimizar el proceso mediante el cual el personal informa de los problemas de cumplimiento, ya sean cuestiones operativas o requisitos legales. Esto puede incluir, por ejemplo, el envío de solicitudes de cumplimiento, la notificación de quejas o el registro de incidentes. Además, mantener un sistema fiable que permita rastrear cómo se gestiona cada denuncia o solicitud garantiza un trato justo, al tiempo que proporciona documentación esencial a la que se puede hacer referencia si alguna vez se cuestionan las acciones de la empresa.
El cumplimiento es responsabilidad de todas y cada una de las personas que ostenten un cargo oficial en la empresa. Esto significa que todo el personal, incluido el equipo directivo de la empresa y los proveedores externos, deben recibir una formación exhaustiva sobre leyes, códigos, políticas y normas. Lo ideal es que la formación se adapte a roles específicos (especialmente en las áreas de alto riesgo) y se documente y rastree de forma exhaustiva. Las herramientas de gestión de la formación y la política de cumplimiento pueden optimizar este proceso para garantizar que la formación sea exhaustiva y coherente a lo largo y ancho de toda la empresa.
Un programa de cumplimiento corporativo no debe ser estático; es un proceso dinámico que requiere una evaluación y mejora continuas. Obtener comentarios del personal de forma periódica, supervisar de forma continua la eficacia del cumplimiento y mantenerse al día de las normativas estatales y federales son acciones que ayudarán a las organizaciones garantizar el cumplimiento pese a los cambios en las expectativas. Esta estrategia de mejora continua del cumplimiento garantiza la efectividad del programa a lo largo del tiempo, ya que permite adaptarse a los continuos cambios en los panoramas empresarial y normativo.
Las empresas actuales tienen un gran poder y, cuando están debidamente comprometidas con el cumplimiento de las políticas y pautas internas, pueden ser un motor de cambio positivo. ServiceNow®, líder en plataformas de gobernanza, riesgo y cumplimiento (GRC) en el cuarto trimestre de 2023 según Forrester Wave, ayuda a las organizaciones a priorizar el cumplimiento corporativo.
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