Los clientes modernos esperan más de los negocios a los que acuden. No basta con que les proporcionen productos de calidad que satisfagan sus necesidades; esperan que toda organización moderna opere de forma ética y responsable, y que funcione como una fuerza positiva en el panorama mundial.
Aunque muchas de las empresas más prominentes de hoy en día ya dan prioridad a la conciencia social y a la integridad por voluntad propia, sigue siendo necesaria una gobernanza más formal. Los mandatos legales (en forma de leyes, directrices y normativas aplicables por los gobiernos federales y estatales) establecen normas estrictas y medibles para las empresas, lo que ayuda a garantizar que las organizaciones que trabajan en jurisdicciones específicas lo hagan de una forma segura, justa y acorde con las expectativas.
Por supuesto, las leyes no son un ente estático, sino que evolucionan y cambian constantemente, y se espera que las empresas se mantengan siempre al tanto de todas las normativas relevantes. De lo contrario, podrían sufrir una sanción. Para salvaguardar sus intereses y garantizar que se mantienen dentro de los límites de la ley, las organizaciones de todos los sectores dependen del cumplimiento de normativas.
Las empresas existen para satisfacer las necesidades de los clientes y generar ingresos, y el cumplimiento de normativas ayuda a alcanzar estos objetivos. Incumplir los estatutos normativos suele conllevar costosas multas, demandas judiciales e investigaciones, situaciones que pueden llegar a anular las ganancias e interrumpir la capacidad de una organización para realizar negocios. Asimismo, el cumplimiento es esencial para la reputación de una empresa. En una era en la que la información se propaga a la velocidad de la luz, cualquier paso en falso en materia normativa puede llegar rápidamente a oídos del público, dañar la imagen de la marca y mermar la confianza de los consumidores.
La Ley Sarbanes-Oxley (SOX), por ejemplo, subraya el papel fundamental del cumplimiento a la hora de mantener la integridad financiera y la confianza pública en una corporación. Como marco de trabajo normativo, la SOX exige controles internos rigurosos y auditorías frecuentes para evitar el fraude y garantizar la precisión de los informes financieros. La SOX garantiza la responsabilidad en los niveles más altos de liderazgo corporativo, protege a los inversores frente a las declaraciones financieras erróneas y reduce el riesgo de escándalos financieros que podrían arruinar la reputación de la empresa. Además, cumplir esta ley fomenta la transparencia operativa y refuerza los protocolos de seguridad de los datos, lo que ayuda a las empresas a evitar importantes sanciones legales y multas.
Otro ejemplo es la normativa NERC-CIP, que se creó para garantizar que la infraestructura crítica de las empresas de energía y servicios públicos cuente con estrategias adecuadas de mantenimiento y protección contra las ciberamenazas. Los incendios forestales ya han demostrado los efectos desastrosos que puede tener una infraestructura sin un mantenimiento adecuado, además de las demandas judiciales y el deterioro de la confianza pública que acarrea.
Dicho esto, el cumplimiento de normativas no tiene solo el objetivo de evitar sanciones. También motiva a las empresas para que innoven, sobre todo en sectores como la normativa medioambiental, donde el cumplimiento puede fomentar el desarrollo de tecnologías más ecológicas y prácticas más sostenibles.
Además, un programa de cumplimiento sólido y eficaz puede mejorar la eficiencia operativa al optimizar los procesos y establecer controles de seguridad de datos más exhaustivos. En un mundo en el que las filtraciones de datos son cada vez más frecuentes y las amenazas más variadas, cumplir las leyes de protección de datos es imprescindible. Si no se protegen los datos confidenciales, se pueden producir daños irreparables, tanto para la propia empresa como para su relación con los clientes.
En pocas palabras, los procesos y estrategias de cumplimiento de normativas guían a las organizaciones en sus esfuerzos para alcanzar sus objetivos. Para alcanzar esta meta, los departamentos de gestión del cumplimiento suelen responsabilizarse de garantizar que la organización cumpla plenamente con todos los mandatos legales oficiales.
La importancia del cumplimiento de normativas se hace patente en los beneficios que proporciona, ya que puede suponer una ventaja competitiva. Merece la pena subrayar que las empresas que siguen programas eficaces de cumplimiento de normativas suelen beneficiarse de las siguientes ventajas:
Los programas de cumplimiento ayudan a las organizaciones a estar al tanto de las leyes pertinentes y a cumplirlas. Esta estrategia proactiva reduce significativamente el riesgo de cometer infracciones legales y de sufrir demandas y restricciones que pueden interrumpir el funcionamiento normal y acarrear multas u otras sanciones más severas. Al garantizar que se cumpla la ley, el cumplimiento de normativas ayuda a las empresas a evitar enredos legales no deseados que les impedirían centrarse en las actividades empresariales más importantes.
Los consumidores y los socios de negocio favorecen cada vez más a las empresas que, además de tener éxito, trabajan de forma ética y responsable. Por ejemplo, muchos clientes prefieren hacer negocios con organizaciones que demuestran que cumplen los criterios de ESG (Ambientales, sociales y de gobernanza) y dejan de lado las prácticas perjudiciales para el medio ambiente. Por tanto, un historial de cumplimiento intachable mejora la marca y la reputación de una empresa. Demostrar un compromiso con el cumplimiento puede convertirse en una parte importante de la identidad de marca de una empresa y, como resultado, mejorar la confianza y la fidelidad de los clientes, inversores y empleados.
Los programas de cumplimiento a menudo implican la implantación de procedimientos estandarizados y prácticas recomendadas. Esta estandarización no solo optimiza los flujos de trabajo, sino que también contribuye a que el entorno laboral sea más seguro. Por ejemplo, el cumplimiento de las normativas de salud y seguridad en el trabajo garantiza la ausencia de riesgos injustificados para la salud en el entorno laboral, lo que reduce la probabilidad de accidentes y mejora la productividad general.
El cumplimiento de normativas iguala las reglas del juego en el mercado. Al garantizar que todas las empresas deban adherirse a las mismas normas y estándares, el cumplimiento promueve una competencia justa y saludable. Esto es especialmente importante en los sectores en los que el incumplimiento puede proporcionar una ventaja injusta, como buscar atajos para reducir los costes.
Un programa de cumplimiento eficaz ayuda a las empresas a mitigar los riesgos antes de que se conviertan en un problema importante. Este aspecto de la gestión de riesgos es crucial para la sostenibilidad y la rentabilidad a largo plazo: al minimizar los riesgos de sanciones legales y daños a la reputación, y crear un entorno de trabajo seguro y eficiente, un programa de cumplimiento puede contribuir a mejorar la salud financiera y a la estabilidad de una empresa.
El hecho de que el cumplimiento de normativas sirva a un propósito fundamental y ofrezca varias ventajas no significa que esté exento de desafíos y complicaciones para las organizaciones. Muchos de estos obstáculos se derivan de la naturaleza dinámica de las propias normativas y de lo complejo que es integrarlas en las estructuras y filosofías empresariales existentes.
A continuación, se indican algunos de los desafíos más importantes:
Puesto que leyes se desarrollan y cambian en respuesta a las circunstancias sociales, predecir las tendencias normativas del futuro es un cometido desalentador. El panorama legal puede ser impredecible; para mitigarlo, las organizaciones pueden invertir en herramientas de previsión de cumplimiento y realizar evaluaciones comparativas periódicas del sector. Mantenerse al tanto de las novedades normativas y desarrollar una red de contactos en los organismos del sector también puede proporcionar información temprana sobre los posibles cambios.
Con frecuencia, mantener el cumplimiento (por ejemplo, cumplir con los requisitos de las normativas SOX y NERC-CIP) implica gastos sustanciales para hacer pruebas y auditorías. Para mitigar estos costes, las empresas pueden emplear tecnologías de auditoría avanzadas, encomendar el trabajo a empresas externas especializadas y automatizar los procesos de cumplimiento para reducir la carga de trabajo manual. Estas estrategias ayudan a optimizar las operaciones y tienen el potencial de reducir los gastos asociados a las pruebas de cumplimiento.
Muchas empresas cuentan con profesionales especializados en la gestión del cumplimiento, pero eso no significa que el cumplimiento de normativas sea responsabilidad exclusiva de los directores y responsables de cumplimiento. Para garantizar que todos los miembros de la organización trabajen de conformidad con la ley y los estándares establecidos, hace falta un cambio en la mentalidad empresarial. Lamentablemente, establecer y promover este tipo de mentalidad puede ser muy difícil. Para abordar estos problemas, las empresas pueden hacer que la directiva respalde los valores de cumplimiento, ofrecer formación continua al personal y comunicar con claridad lo importante que es el cumplimiento. Estrategias como incorporar el cumplimiento a las métricas de rendimiento y recompensar los comportamientos adecuados pueden reforzar aún más este valor.
Los profesionales del cumplimiento pueden ayudar a las empresas a atar cabos en cuanto al cumplimiento de normativas. A medida que este aspecto gana relevancia en las organizaciones, sin embargo, aparece un nuevo problema: el crecimiento de la demanda limita la disponibilidad de candidatos con estos conjuntos de habilidades tan valiosos. Las organizaciones deben crear trayectorias profesionales atractivas para los puestos de cumplimiento, ofrecer formación y desarrollo continuos, y plantearse la posibilidad de asociarse con instituciones educativas para desarrollar programas de formación especializados en este campo.
En los negocios, incluso los cambios más positivos pueden provocar interrupciones. Al integrar por completo los procesos de cumplimiento en las operaciones de negocio actuales de la empresa, se corre el riesgo de ralentizar o interrumpir procesos esenciales. La automatización y el software de gestión del cumplimiento pueden aliviar estas interrupciones, ya que simplifican la interacción entre los empleados y el equipo de cumplimiento.
Por último, prever cómo las leyes emergentes pueden afectar a la empresa también es un aspecto fundamental del cumplimiento de normativas. Para comprender y cuantificar la repercusión de las nuevas normativas en las operaciones de negocio y la rentabilidad hay que analizar los datos de forma minuciosa. Las empresas pueden emplear técnicas de análisis predictivo y modelos para evaluar el impacto potencial de las nuevas normativas. Es necesario realizar auditorías y evaluaciones del impacto de forma periódica para valorar los efectos continuos del cumplimiento en las operaciones de negocio.
Garantizar el cumplimiento de normativas es un proceso continuo que requiere una planificación y una ejecución cuidadosas. Para ello, hay que seguir varios pasos clave diseñados para ayudar a las organizaciones a cumplir los mandatos legales y específicos del sector. A modo de resumen, las fases clave de este proceso incluyen:
Identificar las normativas relevantes
El primer paso para lograr el cumplimiento consiste en determinar qué leyes y normativas se aplican a la organización. Aquí se incluye comprender las normas federales, estatales y municipales que podrían afectar directa o indirectamente al negocio o dictar cómo debe funcionar. Conocer a fondo estas normativas ayuda a garantizar que todas las áreas relevantes estén cubiertas y que la empresa no deba cumplir algún estándar del que no sea consciente.
Determinar los requisitos aplicables
Una vez identificadas todas las normativas pertinentes, la siguiente fase consiste en detectar los requisitos específicos de esas normativas que afectan a la organización. Para ello, hay que realizar un análisis detallado de las normativas para comprender cómo se aplican en el contexto de la empresa y qué cambios pueden ser necesarios para garantizar el cumplimiento en la empresa.
Realizar una auditoría interna
Antes de poder implementar un proceso nuevo, es importante tener una imagen clara del estado actual del cumplimiento de normativas de la organización. Una auditoría interna puede proporcionar esa información e identificar las áreas de incumplimiento y otras deficiencias que podrían tener que mejorarse. Esto establece las bases para desarrollar o modificar los procesos de cumplimiento.
Recopilar pruebas de cumplimiento para futuras auditorías
A continuación, hay que recopilar y organizar las pruebas que demuestran que se cumplen las normativas y que se han adoptado las medidas correctivas adecuadas. De esta manera, cuando se produzca una auditoría externa, la organización dispondrá de pruebas concretas para demostrar el trabajo de cumplimiento e integración operativa que se ha llevado a cabo. Mantener registros y documentos detallados en esta fase facilitará los procesos de auditoría y servirá para respaldar las reclamaciones de cumplimiento durante las revisiones normativas que pueden producirse en fechas posteriores.
Establecer y documentar los procesos de cumplimiento
Una vez que se han identificado los requisitos y se ha completado la auditoría inicial, es el momento de ajustar las operaciones internas para abordar mejor cualquier área de riesgo. Establecer y documentar con claridad los procesos de cumplimiento. Proporciona instrucciones claras sobre las responsabilidades y objetivos individuales dentro de estos procesos, y lleva un registro minucioso de todos los cambios para futuras auditorías.
Proporcionar formación sobre cumplimiento
El cumplimiento es responsabilidad de toda la organización, y todos sus miembros tienen un papel que desempeñar. Es necesario impartir sesiones de formación periódicamente para instruir a los empleados y a las partes interesadas sobre los procesos de cumplimiento, su importancia y cualquier cambio en las normativas.
Supervisar y evaluar los cambios en las normativas
El cumplimiento no es algo puntual, sino que requiere una atención continua. Las normativas cambian con frecuencia, y es importante supervisar esos cambios de forma continua para determinar si conciernen a la empresa. Cuando se identifica un cambio relevante, las organizaciones deben actuar enseguida para actualizar los procesos de cumplimiento en consecuencia y volver a formar al personal según sea necesario.
Aparte de los procesos básicos, las organizaciones pueden tomar medidas adicionales para mejorar la eficacia del cumplimiento de normativas. Entre estas prácticas recomendadas se incluye lo siguiente:
Supervisa continuamente el panorama normativo para comprobar si hay cambios. Para ello, hay que mantenerse informado sobre las normativas específicas del sector, así como sobre los cambios legales más amplios en el nivel jurisdiccional. Así, las empresas pueden adaptar las estrategias de cumplimiento con rapidez y eficacia.
Crea un código de conducta de cumplimiento. Este documento debe expresar el compromiso de la organización con las prácticas justas, seguras y éticas, y servir como una guía de cumplimiento para los empleados en el contexto de las operaciones diarias y la toma de decisiones.
Da prioridad a las pruebas al definir los controles. Esto ayuda evitar un exceso de controles a medida que aumentan las normativas. El hecho de armonizar los controles para que cubran varias normativas permite reducir al mínimo las pruebas y el mantenimiento innecesarios, lo que mejora la eficiencia y la capacidad de gestión del control.
Revisa y actualiza con regularidad la política de cumplimiento para asegurarte de que siga siendo relevante, identifica y corrige cualquier punto débil que encuentres en la política, y ajústala para que esté en sintonía con los cambios normativos más recientes. Estas revisiones ayudan a mantener un marco de trabajo de cumplimiento útil y actualizado.
Automatizar las actividades relacionadas con el cumplimiento de normativas puede mejorar significativamente la eficiencia y la precisión. La automatización puede supervisar los cambios normativos, gestionar la documentación y garantizar la coherencia en los procesos de cumplimiento de toda la organización. Esta estrategia basada en la tecnología optimiza la gestión del cumplimiento y reduce el riesgo de error humano.
Elabora y comparte una política detallada de cumplimiento de normativas para formalizar el compromiso de la organización con el cumplimiento.
Una política de cumplimiento de normativas es un conjunto formalizado de directrices y procedimientos que una organización establece para garantizar el cumplimiento de los estándares legales y las normativas del sector que se aplican a sus operaciones. Sirve como piedra angular para guiar el comportamiento y las decisiones de la organización a la hora de cumplir los requisitos normativos externos. Esta política tiene un doble objetivo: por un lado, evita infracciones legales que podrían dar lugar a sanciones y, por el otro, mantiene la integridad y reputación de la organización ante los organismos reguladores, los clientes y el público en general.
Normalmente, en la política se detallan las leyes y normativas específicas que conciernen a la empresa, se detallan las responsabilidades y expectativas de los empleados en todos los niveles, y se describen los procesos para supervisar y notificar el cumplimiento. Puede incluir protocolos para auditorías periódicas, programas de formación para el personal y métodos para abordar y rectificar las infracciones de cumplimiento. Al definir claramente estos aspectos, una política de cumplimiento de normativas ayuda a crear una mentalidad de cumplimiento dentro de la organización, de manera que todas las actividades se lleven a cabo dentro del marco de trabajo legal y los estándares éticos establecidos por los organismos reguladores.
Dependiendo de dónde esté la sede central de la empresa y de cuál sea su base de clientes, podría tener que familiarizarse con muchas normativas locales, estatales, federales y extranjeras diferentes. Además, algunos sectores específicos suelen regirse por sus propios conjuntos de leyes y estándares. En este sentido, las normativas específicas del sector son igual de importantes para cualquier iniciativa de cumplimiento de normativas.
Aunque se recomienda que cada empresa realice una evaluación detallada de las normativas de sus propios sectores, a continuación se indican algunas de las normativas importantes del sector que hay que tener en cuenta:
SOX (ley Sarbanes-Oxley): esta ley se promulgó en respuesta a escándalos financieros como los de Enron y WorldCom. La SOX exige rigurosas regulaciones financieras y de auditoría para proteger a los accionistas y al público general frente a los errores contables y las prácticas fraudulentas.
Ley de derechos educativos y privacidad de la familia (FERPA): para instituciones educativas y otras organizaciones que recopilan datos del alumnado.
Ley de tecnología de la información sanitaria y económica (HITECH) y Ley de transferencia y responsabilidad de seguro médico (HIPAA): para proveedores de atención sanitaria y otras empresas o grupos que recopilan, almacenan o transfieren datos digitales de pacientes.
Normas de seguridad de los datos del sector de las tarjetas de pago (PCI-DSS): para los procesos de pago, empresas y grupos que almacenan y transfieren datos financieros digitales.
NIST Risk Management Framework: este marco de trabajo, que fue desarrollado por el National Institute of Standards and Technology (NIST), proporciona un proceso completo que integra las actividades de seguridad, privacidad y gestión de riesgos. Las agencias federales de EE. UU. y otras entidades lo usan para ayudar a gestionar los riesgos de seguridad de TI.
Protección de infraestructuras críticas de NERC: estas normas, aplicadas por la North American Electric Reliability Corporation (NERC), están diseñadas para proteger los activos necesarios para el funcionamiento del suministro eléctrico general de América del Norte. Cubre los activos físicos y cibernéticos esenciales para garantizar la fiabilidad de la red eléctrica.
Ley de privacidad del consumidor de California de 2018 (CCPA): esta ley refuerza los derechos de los residentes de California con respecto a sus datos personales e impone responsabilidades de protección de datos a las empresas que recopilan o venden dicha información.
Reglamento General de Protección de Datos (RGPD): una normativa esencial y determinante para las empresas que operan en la Unión Europea o que manejan datos de residentes en la UE. El RGPD es conocido por sus estrictos requisitos de protección de datos, que proporcionan a las personas un control significativo sobre sus datos personales e imponen graves sanciones en caso de incumplimiento.
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