Una hoja de ruta es una representación visual de los pasos necesarios para alcanzar el resultado deseado, diseñada para ofrecer a todos los interesados una visión general estratégica de alto nivel.
Para la mayoría de las empresas, el logro de los objetivos y la implementación con éxito de las iniciativas empresariales dependen de una cooperación fluida entre equipos y departamentos. Sin embargo, coordinar a muchas personas de diferentes niveles no es tarea fácil. Para garantizar que todas las partes están alineadas y conocen los pasos necesarios de principio a fin, las organizaciones suelen utilizar hojas de ruta estratégicas.
Las hojas de ruta son herramientas de comunicación, además de una fuente de información compartida, que ofrecen una descripción del proyecto completa y fácil de entender. En las hojas de ruta, los equipos pueden ver el progreso de proyectos específicos, consultar los próximos pasos a seguir y saber cuáles son los objetivos y la visión general.
Pero una hoja de ruta no es un registro de trabajo pendiente ni una herramienta para rastrear los proyectos. Aunque comparten algunas funciones básicas, la hoja de ruta no detalla las asignaciones y funciones individuales, sino que se centra en la estrategia en un nivel superior. En este sentido, las hojas de ruta deberían utilizarse junto con los registros de trabajo pendiente y las herramientas de rastreo de la gestión de proyectos para garantizar la cobertura de todas las responsabilidades y tareas esenciales. En cuanto a las hojas de ruta de productos, en lugar de crear una lista exhaustiva de funciones, la finalidad principal es determinar la utilidad del producto y los plazos para implementar tales funciones en el futuro.
Las hojas de ruta también pueden incluir información sobre el propósito, la adaptación a objetivos y estrategias específicos, las dependencias, etc., lo que las convierte en poderosos vehículos para desarrollar estrategias dinámicas. Por otro lado, favorecen las conversaciones eficaces y facilitan las siguientes acciones:
- planificar en todas las unidades de negocio
- planificar en varios periodos de negocio
- planificar los cambios y comprender las consecuencias
- considerar las dependencias
- analizar las ventajas y los inconvenientes de los diferentes modelos
Como se indicó anteriormente, una hoja de ruta eficaz debe comunicar rápidamente la información estratégica esencial sin dar demasiados detalles. Los elementos más importantes de una hoja de ruta son los siguientes:
Una descripción general de cómo todos los pasos, las características y las iniciativas deben alinearse para ayudar a lograr objetivos empresariales de alto nivel.
Qué recursos se necesitarán y cómo se deben aplicar para apoyar a los equipos en el logro de los objetivos.
Plazos para las entregas importantes, que pueden estar claramente definidos, como en el caso de fechas específicas, estar definidos con menos claridad, por ejemplo, meses aproximados o incluso trimestres, o ser muy generales, como ahora o más adelante.
¿En qué etapas deben participar los equipos y las personas y por qué?
En su nivel más básico, las hojas de ruta muestran el punto en el que se encuentran las organizaciones, hacia dónde se dirigen y qué camino seguir. Dicho esto, las hojas de ruta pueden adoptar formas más específicas según el público al que se dirijan:
Las hojas de ruta internas alinean a las personas y los recursos dentro de la empresa. Normalmente este tipo de hoja de ruta engloba las siguientes categorías:
- Hojas de ruta de equipos de desarrollo
Muchos equipos de desarrollo actuales utilizan metodologías Agile, lo que se refleja en sus hojas de ruta. En una hoja de ruta Agile, los proyectos se desglosan en sprints, y se incluyen las posibles tareas y áreas problemáticas, que están marcadas en una línea de tiempo. Otros elementos comunes pueden ser las fechas previstas para el lanzamiento de las características propuestas y los detalles sobre el valor de los clientes de mayor prioridad. - Hojas de ruta de ejecutivos
Todas las hojas de ruta deberían ser estratégicas y de nivel superior, pero las de los ejecutivos van un paso más allá, pues ponen los objetivos y las métricas empresariales por delante de los pasos o tareas individuales. Estas hojas de ruta deben mostrar con claridad el progreso a lo largo del tiempo. - Hojas de ruta de equipos de ventas
Este tipo de hoja de ruta debería centrarse en los beneficios para los clientes y en las características en sí, de modo que sirvan a los equipos de ventas para respaldar los procesos de ventas. En ellas, no deben definirse los plazos de forma definitiva para evitar que los equipos de ventas prometan fechas de entrega que los equipos internos no puedan cumplir.
Las hojas de ruta externas están dirigidas a los clientes. En lugar de centrarse en los objetivos de la empresa, deben ofrecer una visión integral de los nuevos productos, las características o las actualizaciones importantes. El propósito principal de una hoja de ruta externa es atraer a los clientes y proporcionarles una idea clara de lo que pueden esperar, pero sin dar demasiados detalles sobre fechas específicas. Estas hojas de ruta deben ser fáciles de comprender y lo suficientemente atractivas visualmente para captar y mantener la atención de los clientes.
Una hoja de ruta bien diseñada y ejecutada debería ofrecer, entre otras, estas ventajas:
Las hojas de ruta ayudan a lograr un consenso estratégico entre los principales responsables de la toma de decisiones. Al explicar claramente los pasos necesarios para lograr los objetivos, las hojas de ruta ayudan a que los principales implicados de todos los niveles estén coordinados en un sentido estratégico.
Dado que las hojas de ruta dependen en gran medida de la visualización, suelen ser muy fáciles de comprender, lo que les permite comunicar los plazos y las entregas de una manera fácil de entender por todos.
Las hojas de ruta no solo muestran a los equipos hacia dónde deben dirigirse, sino que también sirven de recordatorio del lugar del que partieron e indican los próximos pasos que hay que seguir. Los gerentes pueden utilizar las hojas de ruta para rastrear el avance de los proyectos por si es necesario ajustar el plan.
Al centrarse en las estrategias y los objetivos, las hojas de ruta son una fuente de información compartida con toda la organización que proporciona a los diferentes equipos y niveles puntos en común para promover la comunicación y colaboración entre ellos.
Al mantener a todos los equipos e individuos relevantes centrados en los objetivos importantes, así como en los pasos esenciales necesarios para lograrlos, las hojas de ruta conducen a entregables óptimos y resultados de proyectos más sólidos.
Las empresas que deseen comenzar a crear una hoja de ruta deben considerar los siguientes pasos:
Se debe empezar analizando en qué punto se encuentra la empresa, dónde debería estar y si se están haciendo el esfuerzo necesario para alcanzar el objetivo. Lo ideal es que este paso se oriente a comprender mejor el efecto del trabajo diario en la consecución de las metas importantes. Si las estrategias actuales no están haciendo avanzar a la organización, sería conveniente utilizar una hoja de ruta.
Una vez evaluada con claridad la situación actual, el siguiente paso es determinar qué se quiere conseguir con el uso de la hoja de ruta. Esto implica definir dónde se deben centrar los esfuerzos del equipo, qué métodos se deben utilizar para medir el éxito y cómo se rastreará el progreso.
Por último, la hoja de ruta debe establecer una estrategia para lograr los objetivos mencionados anteriormente. Debería incluir los pasos y resultados necesarios para alcanzar los hitos esenciales, así como proporcionar una descripción de alto nivel de los proyectos e iniciativas del equipo, además de cómo se relaciona cada uno con los objetivos empresariales establecidos. Es esencial detallar las tácticas a corto plazo y vincularlas con los objetivos a largo plazo.
Durante todo el proceso, la coherencia debe estar presente. Sobre todo, la hoja de ruta debe ser fácil de entender: un exceso de detalles puede provocar una sensación de complejidad y generar rechazo. Con un aspecto visual equilibrado, es decir, incluyendo solo los detalles esenciales, la hoja de ruta puede ser una herramienta crucial para coordinar el trabajo con la estrategia.
La Planificación de la hoja de ruta, que forma parte del conjunto de herramientas de la Gestión estratégica de carteras (SPM) de ServiceNow®, proporciona a las organizaciones de todos los sectores los recursos que necesitan para crear hojas de ruta eficaces para el logro de sus objetivos. Reúne las metodologías de trabajo tradicionales y Agile en una hoja de ruta única e integral. Personaliza y ajusta cada hoja de ruta en función de las necesidades empresariales específicas. Complementa los elementos de la hoja de ruta con conjuntos de datos accesibles e información adicional. Crea hitos y rastrea el progreso para conocer de inmediato cuál es la situación del proyecto en relación con los objetivos. Con la Planificación de la hoja de ruta de ServiceNow, la alineación de equipos y estrategias nunca ha sido tan fácil.