La gestión de la cartera de aplicaciones (APM) es la disciplina que se encarga del desarrollo y control de la estrategia de aplicaciones para optimizar la pila de tecnología de una empresa.
Dada la creciente aceleración hacia la digitalización y el aumento de la adopción de aplicaciones para respaldar la transformación, las organizaciones están descubriendo que la gobernanza y la visibilidad de sus carteras de aplicaciones se están volviendo tareas extremadamente complejas. Además, a medida que se amplían las capacidades del software, las organizaciones están adoptando una mayor cantidad de aplicaciones necesarias para respaldar la empresa. Por consiguiente, dada esta mayor adopción digital, las empresas están percibiendo una desventaja específica en el cambio hacia la transparencia de las aplicaciones: la proliferación de aplicaciones.
Para apoyar la transformación digital y el negocio, se agregan más aplicaciones al entorno. No solo algunas aplicaciones ya se conocen, sino que es más fácil que nunca que los propios usuarios compren aplicaciones en el entorno. Basta una búsqueda rápida en línea y la confirmación de los detalles de pago para que la aplicación aparezca en la pila de tecnología de la empresa, lista para su uso. Pero una vez que la necesidad de esa aplicación desaparece, con demasiada frecuencia la aplicación se mantiene. Muchas de estas aplicaciones siguen consumiendo recursos de la empresa, aunque ya no proporcionen valor empresarial.
Este es un ejemplo de proliferación de aplicaciones. Las empresas intentan gestionar esa expansión de aplicaciones e inventario creando una lista de aplicaciones en Excel, pero esto puede conducir fácilmente a la duplicación de los datos y a que queden rápidamente desactualizados. Para garantizar que sus pilas tecnológicas sigan siendo eficientes y se apliquen a sus necesidades actuales y continuas, las empresas están descubriendo que necesitan una visión general integral de toda su cartera de software.
La gestión de la cartera de aplicaciones (APM) es la solución. La APM respalda a las organizaciones con conocimientos y análisis de datos en tiempo real, lo que resulta esencial para gestionar el entorno completo de aplicaciones. ¿Cuáles son los resultados finales? Una mejor asignación de costes, una comprensión más clara de las aplicaciones que respaldan la capacidad empresarial, una mayor alineación de APM con la estrategia comercial y una reducción del riesgo al saber qué aplicaciones están llegando al final de su vida útil. Los arquitectos empresariales deben admitir la infraestructura de aplicaciones actual a la vez que elaboran el plan empresarial futuro.
La APM analiza detalladamente toda la pila de software de una empresa, proporcionando una imagen detallada de todas las aplicaciones y alineándolas con la estrategia general de la empresa. De este modo, la gestión de la cartera de aplicaciones ofrece las siguientes ventajas a las organizaciones:
Quizás la ventaja más prominente y potencialmente valiosa, la capacidad de contrarrestar los peligros que suponen las aplicaciones disfuncionales es fundamental para la APM. Cuando las aplicaciones llegan al final de su vida útil, pueden comenzar a generar riesgos y vulnerabilidades graves. La gestión de la cartera de aplicaciones ayuda a las organizaciones a crear planes eficaces para sus aplicaciones, de modo que estas posibles debilidades de seguridad y del proceso no se conviertan en cargas en el futuro.
Las grandes e incluso las pequeñas empresas pueden tener miles de aplicaciones de software diferentes en toda su infraestructura. La gestión de la cartera de aplicaciones asigna las aplicaciones en función de la capacidad empresarial, identificando fácilmente aquellas aplicaciones que ya no son útiles o que no son compatibles con el negocio. Además, se pueden aplicar indicadores de aplicaciones para medir el rendimiento total. Mediante el uso de estos indicadores, la APM identifica y clasifica rápidamente cada aplicación, lo que permite a las organizaciones eliminar tecnologías redundantes, reemplazar herramientas obsoletas y garantizar que cada pieza de software tenga un valor real.
Cada aplicación empresarial tiene una función clave: respaldar a la empresa. Además, aunque la gestión de la cartera de aplicaciones es eficaz para proporcionar una vista de abajo arriba de las aplicaciones y dependencias, también destaca en la recopilación de datos esenciales para la transformación de TI a gran escala. A medida que los entornos de aplicaciones evolucionan y cambian para respaldar nuevas iniciativas estratégicas, la APM proporciona informes fiables y en tiempo real para ayudar a los líderes y encargados de la toma de decisiones a comprender mejor el impacto de las inversiones en TI. Además, la gestión de la cartera de aplicaciones abarca toda la cartera de aplicaciones, lo que proporciona a los encargados de tomar decisiones los conocimientos que necesitan para alinear cada pieza de software actual con las necesidades generales de la empresa.
La gestión de la cartera de aplicaciones clasifica y evalúa las aplicaciones en función del coste total de propiedad, junto con otros factores relevantes. Esto proporciona a los responsables de la toma de decisiones una visión clara del valor real de cada pieza de software, de modo que puedan tomar decisiones fundamentadas y maximizar el retorno de cada inversión en TI que se extrae de los presupuestos.
Otra ventaja de la categorización y evaluación de aplicaciones propia de la gestión de la cartera de aplicaciones es que permite a las empresas comprender más fácilmente lo que se debe hacer e identificar y priorizar su pila de tecnología. La gestión de la cartera de aplicaciones proporciona conocimientos sobre qué aplicaciones están llegando al final de su vida útil y son capaces de planificar con otras iniciativas y prioridades de la empresa.
Las carencias, redundancias y tecnologías obsoletas pueden ralentizar drásticamente los procesos de negocio importantes. La gestión de la cartera de aplicaciones elimina estos cuellos de botella ocultos y lleva las cosas un paso más allá mediante la descripción de mejoras factibles diseñadas para ayudar a lograr la máxima eficiencia de los procesos.
Al reunir todas las aplicaciones y herramientas en un solo lugar, los equipos y departamentos de toda la organización pueden trabajar con una única fuente de información en lo que respecta a la funcionalidad de las aplicaciones y las inversiones. Esto hace posible una mejor comunicación entre los interesados y evita que los recursos se dediquen a compras de TI innecesarias (y al soporte de recursos de aplicaciones que no tienen ningún propósito).
La gestión de la cartera de aplicaciones puede simplificar el enfoque de una empresa sobre la documentación y gobernanza de su cartera de aplicaciones. Dicho esto, las fases que forman parte del establecimiento de una solución eficaz de APM no siempre son tan obvias. Aquí se describe cada uno de los pasos que las organizaciones deben seguir para alcanzar el éxito con la APM:
El primer paso en la gestión de la cartera de aplicaciones es catalogar el software que se utiliza en la organización. Reúnete con los dueños del servicio de cada departamento y realiza un inventario de todas las aplicaciones que se estén utilizando o que aún puedan tener suscripciones activas, pero no se usan. En esta fase, también se recomienda que las empresas recopilen otra información relevante sobre cada una de las aplicaciones, incluidas las especificaciones relacionadas con los contratos y los costes, para ayudar a informar evaluaciones de aplicaciones más exhaustivas más adelante.
Además de hacer inventario de cada aplicación actual, las organizaciones deben vincular cada aplicación con su propietario de negocio potencial. Estos propietarios son los que utilizarán la aplicación y deben estar informados sobre el proceso de gestión de la cartera de aplicaciones y qué implican los objetivos de mejora de la APM. Además, mediante la aplicación de flujos de trabajo de certificación de datos, las organizaciones pueden reunir los procesos de incorporación y control de calidad de los datos de la aplicación, para una estrategia de aplicación más optimizada.
Cada aplicación discurre naturalmente a lo largo de un ciclo de vida útil que va desde el uso activo a una actividad parcial a medida que la aplicación reduce su utilización, hasta llegar finalmente a la inactividad. Cuando la aplicación deja de ser útil para la empresa, debe reemplazarse por una versión actualizada o retirarse completamente. La definición de este ciclo de vida facilitará la identificación de dónde se encuentra cada aplicación dentro de estas fases.
Incluso entre las aplicaciones activas habrá una amplia gama de valores. Determinar con qué frecuencia se usan estas aplicaciones (así como su importancia, o incluso la de aplicaciones muy usadas, para los equipos y los flujos de trabajo facilitará la asignación de valor.
A partir del paso anterior, las organizaciones deben determinar a continuación el coste total y el valor empresarial de cada componente activo del software. Determinar el coste total de propiedad y el valor de cada aplicación en lo que se refiere a las competencias empresariales proporciona una comparativa con respecto a qué empresas pueden evaluar otras posibles soluciones.
Por último, la última fase del proceso de gestión de la cartera de aplicaciones es la implementación de un marco de trabajo de indicador de aplicación basado en datos. Con este marco, los gerentes pueden revisar y mantener continuamente la cartera de aplicaciones, establecer un valor a largo plazo y mantenerlo completamente alineado con los objetivos empresariales.
Si se implementa correctamente, la gestión de la cartera de aplicaciones puede convertirse en una base fiable para la transformación del negocio al informar inversiones más inteligentes, maximizar sus impactos y promover la innovación continua. Estas son varias prácticas recomendadas para ayudar a las empresas a obtener el mayor retorno potencial de las soluciones de APM:
La gestión de la cartera de aplicaciones existe para ayudar a los líderes y otros interesados a tomar mejores decisiones sobre qué aplicaciones proporcionan más valor para el negocio. Al comprender las necesidades de los usuarios actuales, es decir, qué aplicaciones necesitan para hacer su trabajo, la APM puede ayudar a adaptar las competencias empresariales a la estrategia de la empresa. La APM debe ser capaz de trabajar estrechamente con ejecutivos, gerentes de proyectos, arquitectos de aplicaciones y otros roles de planificación de tecnología para proporcionarles el software adecuado para realizar sus tareas, apoyar la estrategia comercial y dar respuesta a sus preguntas.
La recopilación y el mantenimiento de datos en la gestión de la cartera de aplicaciones no es tarea de un solo equipo. Los proveedores de otros equipos y departamentos deberán aportar datos regularmente, más allá de sus responsabilidades tradicionalmente definidas. Para garantizar que tengan la dirección y la inspiración que necesitan para ocupar la posición del proveedor de datos de la APM, las organizaciones deben primero seleccionar un grupo de proveedores de datos "piloto" para formarlos en los procesos importantes y las prácticas recomendadas. Los comentarios de estos primeros participantes se pueden utilizar para optimizar el proceso de formación para otros proveedores de datos. Sin embargo, este no siempre es un proceso manual: el descubrimiento de TI y la gestión de los activos de TI (ITAM) pueden recopilar automáticamente datos relevantes.
Una gestión de la cartera de aplicaciones de éxito no implica necesariamente una revolución completa de las carteras de aplicaciones. Por el contrario, el éxito suele llegar de una forma más discreta.
Con una gestión de la cartera de aplicaciones eficaz, las organizaciones pueden tener una comprensión clara de qué aplicaciones se encuentran en su entorno y cómo reducir costes eliminando aquellas que no están alineadas con la estrategia empresarial. Los fondos se pueden emplear para aquellas aplicaciones que ayudan a acelerar el crecimiento del negocio. Los interesados y los líderes pueden utilizar eficazmente los datos de la APM para alinear las aplicaciones con las funciones de la empresa y trabajar conjuntamente para elaborar un plan común en torno a la estrategia. Compartir este éxito en toda la organización puede ayudar a los interesados de todos los niveles a reconocer el valor de la APM.
Los ecosistemas de aplicaciones se están volviendo cada vez más complejos. Para gestionar eficazmente unas carteras de aplicaciones que no paran de crecer y proteger las inversiones empresariales, las organizaciones necesitan herramientas de gestión de la cartera de aplicaciones fiables. Al mismo tiempo, las industrias están experimentando un cambio de paradigma en los modelos de implementación preferidos, migrando una parte significativa de sus datos y servicios a la nube. ServiceNow, líder en gestión de TI, ofrece las soluciones adecuadas.
Application Portfolio Management de ServiceNow crea un completo inventario de cada pieza de software atribuida a la empresa, categorizando las aplicaciones según cuatro áreas principales de interés: planificación de competencias empresariales, racionalización de aplicaciones, uso de la información y gestión de riesgos tecnológicos. Los líderes pueden utilizar estos conocimientos para elaborar estrategias tecnológicamente relevantes que permitan alinear las aplicaciones completamente con los objetivos establecidos. Además, dado que APM de ServiceNow es una solución con soporte en la nube y funciona perfectamente para incorporar datos de otros flujos de trabajo de TI integrados, las organizaciones obtienen el beneficio de una precisión de datos completa en todo su ecosistema, accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento.
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