El software de gestión empresarial representa los sistemas y las aplicaciones diseñados como soluciones integrales para respaldar, administrar y automatizar las funciones empresariales.
Para las empresas más pequeñas que están empezando, la gestión de clientes y procesos de negocio puede ser bastante sencilla. Se incorporan programas y herramientas individuales para abordar necesidades específicas y, por lo general, no es demasiado difícil rastrear cada una de estas soluciones. Sin embargo, cuando esas empresas comienzan a escalar, las cosas pueden complicarse rápidamente. Una mayor complejidad conlleva aumentos exponenciales de la cantidad de trabajo del administrador, lo que genera ineficiencias, imprecisiones y desgaste.
Es posible que el software de gestión empresarial sea la solución. Al reunir varias aplicaciones diferentes en un solo paquete y al introducir competencias de automatización avanzadas en flujos de trabajo empresariales esenciales, los administradores pueden gestionar de manera más eficaz las diferentes áreas de su empresa, como las finanzas, las operaciones, el personal, etc.
Como el software de gestión empresarial está diseñado para respaldar una amplia gama de sectores y reunir muchos tipos de soluciones en una sola, no existe una solución de gestión empresarial perfecta para todos los casos de uso. En cambio, importante que cada empresa sea consciente de sus propias necesidades al elegir una solución de gestión empresarial, así como de sus opciones. A continuación, se muestran ejemplos comunes de diferentes tipos de software de gestión empresarial:
El software de gestión empresarial de contabilidad está diseñado para ayudar a los administradores a supervisar los datos financieros vitales. El software debe ser capaz de conectarse con módulos financieros para gestionar el inventario, las órdenes de compra y otras tareas pertinentes. Este tipo de gestión empresarial generalmente también incluye informes financieros en forma de balances, estados de flujo de efectivo, informes de ganancias y pérdidas, etc.
La administración de contenidos está relacionada con los documentos esenciales de una empresa. Los sistemas de administración de contenidos permiten que las empresas carguen, accedan, recuperen, compartan y realicen copias de seguridad de archivos y documentación de manera más eficaz y segura. Esto puede aplicarse a cualquier documento que se utilice dentro de una empresa, como los certificados de retenciones de los empleados, las órdenes de compra, los contratos, etc.
Los sistemas de administración de la relación con los clientes (CRM) son herramientas de organización para rastrear, registrar y coordinar las interacciones con los clientes con el objetivo de optimizar los servicios y mejorar el valor para el cliente. Aunque muchas empresas dependen en gran medida de los sistemas de CRM, en realidad son más adecuados para las iniciativas de ventas y marketing. La gestión del servicio de atención al cliente (CSM) se encarga de las cuestiones que la CRM no abarca, lo que proporciona una vista totalmente unificada de cómo interactúan los clientes con la totalidad de la empresa.
La gestión de recursos humanos (RR. HH.) aborda los procesos y las soluciones relevantes para el personal de la empresa, aunque también se puede utilizar para gestionar a los contratistas y proveedores terceros. Esta forma de gestión empresarial incluye la programación y el rastreo de los horarios de los empleados, las nóminas y la administración de beneficios.
La gestión de recursos es una categoría amplia de software de gestión empresarial que incluye la gestión de RR. HH., de los activos y del inventario. Además de los empleados, la gestión de recursos también rastrea y coordina finanzas, tecnologías, materias primas y cualquier otro tipo de recurso limitado que puede que deba programarse, asignarse, distribuirse y justificarse.
La automatización de marketing, la generación de clientes potenciales, el marketing por correo electrónico, la gestión de redes sociales y el análisis de marketing y ventas se encuentran dentro de la categoría de gestión de marketing y ventas. Este tipo de software emplea la automatización para conseguir y rastrear clientes potenciales a lo largo de la proyección de ventas, y para ayudar a los equipos de ventas a localizar y cerrar acuerdos con nuevos clientes potenciales.
Aunque los informes y los análisis a menudo se incluyen como partes esenciales de otras soluciones de gestión empresarial, esta categoría específica también merece una mención individual. Los sistemas de generación de informes y análisis rastrean métricas esenciales, incorporan una importante inteligencia empresarial para analizar los datos y presentar conocimientos valiosos mediante paneles de información, y señalan cualquier área problemática que pueda surgir.
La gestión de proyectos se utiliza para coordinar, controlar y automatizar los flujos de trabajo empresariales. La gestión de proyectos puede incorporar notificaciones automatizadas, rastreo de tiempo y asignaciones de tareas.
El software de gestión empresarial está diseñado para cumplir un amplio espectro de tareas de gestión. Como tal, los posibles beneficios que aporta pueden ser tan variados como su funcionalidad. Sin embargo, en términos más generales, el software de gestión empresarial ofrece las siguientes ventajas:
Posiblemente, el principal beneficio que ofrece el software de gestión empresarial es que permite a las organizaciones controlar una amplia gama de aplicaciones empresariales desde un concentrador central. En lugar de tener que gestionar diferentes controles, interfaces, contraseñas y proveedores para abordar las continuas necesidades empresariales, las empresas pueden disfrutar de una solución de gestión simplificada y coordinada a través de un solo sistema. Todas las actualizaciones que se aplican al software o a los datos relevantes se reflejan en todas las aplicaciones conectadas.
La gestión empresarial no solo combina herramientas y soluciones, sino también departamentos. Todos los involucrados tienen acceso directo a una sola plataforma y a una única fuente de datos, lo que facilita una mejor comunicación y coordinación de proyectos, estrategias y resultados.
Al implementar soluciones de automatización eficaces que abarcan todas las aplicaciones conectadas, las organizaciones pueden reducir significativamente los errores. Este aumento de la precisión de los datos no solo ayuda a evitar costosos errores, sino que también proporciona a las empresas conjuntos de datos más fiables que se pueden utilizar para analizar el rendimiento, evaluar proyectos y desarrollar estrategias.
La automatización de procesos permite a las empresas lograr más utilizando menos recursos (como dinero, tiempo o empleados). En otras palabras, cuando se basa en tecnologías de automatización efectivas, el software de gestión empresarial puede ser una solución fiable para las empresas que esperan sacar más provecho de sus inversiones.
Aunque el software de gestión empresarial proporciona un valor real al reunir las aplicaciones y herramientas relevantes bajo un único sistema de control, no es necesariamente una solución que sirva para todos los casos de uso. Las organizaciones que exploran el mercado del software de gestión empresarial deben ser plenamente conscientes de sus propias necesidades y tomarse el tiempo necesario para evaluar sus opciones antes de comprometerse.
Debes tener en cuenta los siguientes factores:
En lo que respecta al despliegue de software de gestión empresarial, las empresas tienen varias opciones. La elección de una solución con soporte en la nube permitirá que la empresa aproveche al máximo la funcionalidad del software, sin tener que asumir la responsabilidad de las instalaciones, la configuración, el mantenimiento, la reparación, las actualizaciones o la seguridad. Por otro lado, una solución en las instalaciones ofrece más libertad para elegir exactamente cómo se desea gestionar las funciones empresariales, aunque también implica que habrá que asumir la responsabilidad de la gestión y la protección del software en sí.
Dada la complejidad de las empresas modernas, muchas organizaciones necesitarán que el software de gestión empresarial les ofrezca más competencias que las que lleva integradas. Si este es el caso, esas organizaciones deben priorizar las soluciones de gestión empresarial que se puedan integrar fácilmente con aplicaciones independientes y que permitan un enfoque personalizado.
Aunque todas las empresas son únicas, las que operan dentro de un sector concreto suelen compartir los mismos requisitos básicos. Por lo tanto, existen varias opciones de software de gestión empresarial desarrolladas para satisfacer las necesidades de ciertos sectores. Por eso, se recomienda que las empresas comiencen su búsqueda dentro de su sector antes de plantearse otras posibilidades.
Por último, las organizaciones deben considerar su propio tamaño, así como el crecimiento proyectado, al invertir en software de gestión empresarial. Por lo general, cuanto más grande y compleja sea la empresa, más controles, automatización y alineación entre tecnologías y datos tendrán que funcionar de manera eficiente. Por otro lado, es probable que las empresas más pequeñas puedan operar eficazmente con soluciones estándar de software de gestión empresarial.
A medida que las empresas crecen, es posible que su capacidad para gestionar clientes y procesos de negocio no pueda mantener el ritmo. Las herramientas y los recursos adecuados pueden ayudar a suplir las carencias, pero el software de gestión empresarial es solo el comienzo. Para lograr una escalabilidad y una agilidad verdaderas, diversas organizaciones de todo el mundo están recurriendo a Strategic Portfolio Management (SPM) de ServiceNow®.
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