Una oficina de gestión de proyectos puede ser un grupo interno o uno externo contratado para gestionar productos. Las oficinas de gestión de proyectos se diferencian de un equipo de gestión de proyectos en algunos aspectos. Tienen un alcance amplio, están compuestas por personas procedentes de varios ámbitos y su responsabilidad abarca los estándares de gestión de los proyectos, en lugar de proyectos individuales. La oficina suele incluir una combinación de profesionales de TI, planificación, finanzas y gestión de riesgos que colaboran para garantizar que todos los proyectos den los resultados definidos por la organización.
Aunque no todas las organizaciones necesitan una oficina de gestión de proyectos, sí que necesitan un gestor de proyectos. El gestor de proyectos es la persona responsable de llevar a cabo el control general y de asegurarse de que los proyectos tengan éxito. Los gestores de carteras supervisan todos los proyectos y programas de una organización, pero se centran en los objetivos generales y en cómo los proyectos y programas se alinean con ellos.
Una oficina de gestión de proyectos se encarga del mantenimiento de la documentación de los proyectos y ofrece pautas y métricas clave para ejecutar los que están bajo su control. Muy a menudo, una oficina de gestión de proyectos también es responsable de elaborar los presupuestos de los proyectos que están bajo su jurisdicción y de buscarles financiación.
Incorporar una oficina de gestión de proyectos a una organización puede ser beneficioso tanto para las estrategias de gestión de proyectos como para la empresa. En general, una oficina de gestión de proyectos proporciona capacidades de supervisión y planificación de alto nivel a la empresa. Se encarga de supervisar la gestión de proyectos y proporciona procedimientos estándar para la organización.
Además, las oficinas de gestión de proyectos pueden ser útiles y proporcionar valor real a la empresa de estas otras tres formas:
Con una oficina de gestión de proyectos, todas las personas que trabajen en los proyectos de la empresa tendrán a su disposición métodos y procedimientos estandarizados claros. La oficina define y mantiene los estándares de gestión de proyectos de la organización, lo que permite a los gestores y a otros miembros del equipo de gestión de proyectos saber cuáles son los procedimientos aprobados. Una oficina de gestión de proyectos estandariza estos elementos y simplifica el proceso.
Cuando una oficina de gestión de proyectos estandariza los procedimientos, se crea una gran oportunidad de coordinar a toda la organización. El departamento o grupo de la oficina de gestión de proyectos puede garantizar que los estándares y procedimientos de gestión de proyectos se ajusten al propósito general de la empresa, su trayectoria y otros objetivos de los productos. Esto también ayuda a garantizar que los proyectos aporten valor real. La oficina también tiene una posición privilegiada para señalar cualquier similitud entre proyectos y evitar así que se solapen o se desperdicien recursos. En vez de eso, cada proyecto podrá coordinarse con el resto y con los objetivos de la empresa.
Una de las responsabilidades de una oficina de gestión de proyectos es identificar y formar a los gestores de proyectos. Que la oficina asuma esta responsabilidad ayuda a una organización a contar con gestores de proyectos mejor formados y más cualificados. En lugar de dejar la formación en manos de alguien con poca experiencia en el campo, un departamento creado exclusivamente para la gestión de proyectos se encargará de garantizar que la formación se lleve a cabo y sea de alta calidad. De este modo, las empresas con una oficina de gestión de proyectos (o que contratan una externa) acabarán contando con mejores gestores de proyectos en sus filas.
No todas las empresas tienen una oficina de gestión de proyectos, ni todas las oficinas de gestión de proyectos son iguales. No existe ningún estándar de desarrollo al respecto. Sin embargo, sí que suelen adoptar algunas formas comunes dentro de la estrategia de gestión de proyectos de la organización. A continuación se indican dos de las más habituales, que ilustran los distintos roles que la oficina de gestión de proyectos puede desempeñar dentro de la empresa.
Uno de los tipos más comunes de oficina de gestión de proyectos es la de apoyo o asesoramiento. Una oficina de apoyo recopila todos los proyectos de una organización, indica las prácticas recomendadas y proporciona plantillas y formación, pero desde una posición asesora. Estas oficinas pueden ser externas o formar parte de una oficina de gestión de proyectos específica de un departamento, una región o una división.
Una oficina de gestión de proyectos directiva tiene un alto nivel de control y el poder de hacer cumplir las normas y prácticas de la organización. En esencia, una oficina de gestión de proyectos directiva es la autoridad central de la organización en materia de gestión de proyectos. Mientras que una oficina de asesoramiento solo daría pautas sobre las prácticas recomendadas para un proyecto en particular, una oficina directiva tendría la autoridad para hacer que se cumplan las prácticas recomendadas en dicho proyecto.
Las oficinas de gestión de proyectos desempeñan algunos roles importantes en la labor que les da nombre. Cuando una organización decide incorporar una, suele beneficiarse de tres tipos principales de roles y responsabilidades: orientación, documentación e informes.
Las oficinas pueden proporcionar orientación sobre las estrategias y herramientas de gestión de proyectos. En particular, proporcionan pautas sobre metodologías y prácticas recomendadas. Estas son algunas de las metodologías y marcos de trabajo más comunes y útiles para la gestión de proyectos con que pueden ayudar las oficinas de gestión de proyectos:
- Agile
Agile es una estrategia iterativa para planificar y guiar los procesos de los proyectos que los divide en ciclos más pequeños denominados sprints. Es flexible y potente.
- En cascada
Con la metodología en cascada, cada tarea fluye hacia la siguiente, como una cascada. Hace falta una planificación cuidadosa de los plazos, pero puede hacer avanzar los proyectos con eficacia.
- Scrum
Scrum es similar a Agile, pero con entregas que siguen plazos estrictos de 30 días. Es un excelente método para los equipos que tienen problemas de productividad.
- Six Sigma
Six Sigma es una metodología que se usa para mejorar los procesos eliminando lo que se considera defectos. El objetivo es reducir los errores de todos los tipos para maximizar la precisión y obtener productos excelentes.
La documentación es un rol importante de una oficina de gestión de proyectos. Estas oficinas proporcionan pautas y prácticas recomendadas para la gestión de proyectos, y las prácticas recomendadas se derivan de proyectos anteriores. Así, el hecho de mantener la documentación de los proyectos permite a las oficinas de gestión de proyectos tomar mejores decisiones y hacer predicciones sobre lo que funcionaría bien y sería mejor para un proyecto en particular. En otras palabras, la documentación permite mejorar la parte práctica.
Los informes de las oficinas de gestión de proyectos son una herramienta de gran valor para asegurarse de que la gestión de proyectos se desarrolle con éxito. La elaboración de informes mantiene los proyectos en marcha y a las partes interesadas al día sobre el progreso. Cuando una oficina de gestión de proyectos administra los informes, puede rastrear el progreso del proyecto, informar a todas las partes interesadas y poner al día a los altos cargos. Esto alivia la carga de trabajo que los informes suponen para los miembros del proyecto, a la vez que ayuda a mantenerlo en marcha de principio a fin.
El hecho de que las oficinas de gestión de proyectos puedan aportar muchos beneficios a la empresa y desempeñar numerosos roles y responsabilidades importantes no significa que estén carentes de complicaciones. Es posible que sean difíciles de abordar, pero toda empresa que quiera beneficiarse de esta estrategia para tener éxito en la gestión de proyectos será capaz de superarlos. A continuación, se indican cuatro de las complicaciones más comunes con que se encuentran las oficinas de gestión de proyectos y cómo pueden superarse.
Una oficina de gestión de proyectos solo es útil si se comunica con los miembros del equipo que trabajan en el proyecto. La falta de comunicación entre la oficina y los miembros del equipo significa que estos últimos se estarán perdiendo los conocimientos y estándares que la primera puede ofrecerles. Para superar este problema, es importante proporcionar varias vías de comunicación y organizar tomas de contacto regulares entre la oficina y el equipo.
Para algunas empresas, lo mejor es que el gestor de proyectos asuma un papel intermediario, algo que requiere una comunicación regular para ser eficaz.
El personal asignado a las oficinas de gestión de proyectos es fundamental para su éxito. Si los equipos de la oficina de gestión de proyectos carecen de las habilidades necesarias para aportar valor real al equipo de gestión de proyectos, hay un problema. Para solucionarlo, hay que seleccionar cuidadosamente los equipos para asegurarse de que tengan las habilidades necesarias para desempeñar los roles y responsabilidades que requiere una oficina de gestión de proyectos. Para lograrlo, muchas compañías contratan a una gran variedad de expertos.
Algunas oficinas de gestión de proyectos carecen de visibilidad sobre el progreso de los proyectos y lo que los equipos están haciendo en un momento dado. Eso limita el potencial de las oficinas y el valor que pueden añadir. Sin visibilidad, no pueden asesorar a los equipos sobre cuáles son las mejores prácticas recomendadas de gestión para el proyecto. Para superar este desafío, es importante que las oficinas de gestión de proyectos puedan ver en todo momento lo que están haciendo los equipos. Además, esto también puede ayudar a mejorar la comunicación.
Los conflictos pueden hacer descarrilar cualquier tipo de proyecto. No resolverlos puede dar lugar a muchos problemas con las oficinas de gestión de proyectos. La clave está en proporcionar vías para resolver los conflictos antes de que se conviertan en un problema mayor. Mitigarlos cuanto antes puede aumentar la productividad de los equipos y reducir el riesgo de que un proyecto se quede estancado.
El software de oficina de gestión de proyectos adecuado también se adapta a los objetivos empresariales. Lamentablemente, no todas las empresas lo utilizan. Muchas usan una solución de gestión de la cartera de proyectos (PPM) en lugar de un software específico de oficina de gestión de proyectos. Sin embargo, la cruda realidad es que esa solución no cumple sus promesas. Por mucho que se utilice una solución de gestión de la cartera de proyectos, coordinar las estrategias, inversiones y resultados es difícil, por no mencionar lo que cuesta mantenerlas en sintonía.
Es por eso por lo que ServiceNow creó la Gestión estratégica de carteras. Permite a las organizaciones priorizar y financiar lo que más importa, desarrollar un plan para guiar las estrategias de inversiones, comunicar los planes y rastrear el progreso. La Gestión estratégica de carteras permite a los equipos planificar y ejecutar el trabajo usando cualquier método, al tiempo que consolida y centraliza la demanda empresarial. Sin embargo, el software de oficina de gestión de proyectos puede ayudar a las organizaciones a superar los problemas y obtener los beneficios de una oficina de gestión de proyectos sólida.
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