La gestión de proyectos consiste en poner en marcha una iniciativa con unas fechas de inicio y fin concretas, y un alcance y presupuesto determinados.
La gestión de productos difiere de la gestión de proyectos en varios aspectos. Representa los intereses del mercado, condiciona la estrategia a largo plazo para el producto y no se limita a una fecha de inicio o finalización concretas; es decir, el proceso y la evolución del producto son continuos. Otra forma de constatar las diferencias entre estos dos tipos de gestión es fijarse en sus responsables principales.
Un gestor de productos debe comprender el futuro de su entorno empresarial y definir las formas en que se le puede aportar valor. Externamente, un gestor de productos es responsable de todos los productos digitales que conforman la oferta final al cliente, incluidos los requisitos y planes continuos. Internamente, representa la función empresarial a la que respalda el producto. Por contra, a un gestor de proyectos se le asigna un alcance específico con una fecha de inicio y de finalización para implementarlo. Se involucra en un producto después de que esté listo para un proyecto específico. Es responsable de muchos de los elementos del proyecto, como los siguientes:
- Programación
- Asignación de recursos
- Gestión del presupuesto
- Gestión del alcance
Además, a diferencia de la gestión de proyectos, la gestión de productos no suele tener fecha de finalización, sino que evoluciona continuamente en función de los comentarios de los clientes y las fluctuaciones del mercado.
La gestión de productos y de proyectos también difieren en cuanto al desarrollo Agile. El desarrollo Agile puede resultar útil en ambos tipos de gestión gracias a su adaptabilidad única. Estas son algunas de las diferencias clave en cuanto al uso de Agile según si se trata de productos o proyectos:
- Productos
- Las historias y los sprints están vinculados a un producto en el desarrollo Agile
- Hay una estrategia a largo plazo centrada en el producto de principio a fin
- No hay un final definido, se aplica a lo largo de la vida útil del producto
- Proyectos
- Las historias y los sprints también están vinculados a un producto
- El alcance y la fecha de finalización están claramente definidos
La mayor diferencia entre el desarrollo Agile para productos y para proyectos es que este último tiene un alcance y una fecha de finalización definidos.
Del mismo modo, la gestión de proyectos y la gestión de la cartera, aunque están estrechamente relacionadas, tienen fines distintos dentro de una organización y atienden a diferentes niveles de planificación estratégica.
Como ya se ha dicho, la gestión de proyectos se centra en la planificación, la coordinación y la ejecución detalladas de un proyecto único y específico, y lo importante es garantizar que cada uno de los proyectos se complete a tiempo, dentro del alcance y sin salirse del presupuesto. La gestión de la cartera, por su parte, es un enfoque de nivel superior que implica supervisar una colección de proyectos (o programas) como una cartera cohesiva.
El objetivo principal de la gestión de la cartera es garantizar que toda ella esté en sintonía con los objetivos estratégicos generales de la organización. Esto implica decidir qué proyectos iniciar, continuar o terminar según la coordinación estratégica, la disponibilidad de recursos y el posible retorno de la inversión. La gestión de la cartera también tiene en cuenta el riesgo y la recompensa a nivel de cartera, y procura equilibrar las acciones para lograr repercusiones óptimas en la organización.
El proceso de gestión de proyectos consta de cinco pasos o fases por las que deben pasar todos los proyectos.
- Caso de negocio
Los casos de negocio justifican la necesidad del proyecto, sus objetivos y el retorno de la inversión. - Estudio de viabilidad
Los estudios de viabilidad demuestran que el proyecto se puede ejecutar dentro un plazo y con unos costes razonables para la empresa. - Acta de constitución del proyecto
Las actas de constitución de proyectos ilustran lo que se va a conseguir con ellos y cómo aportará eso un valor real.
Con esta documentación, el proyecto puede aprobarse. Una vez aprobado, la gestión de proyectos se encarga de montar un equipo para ejecutarlo y de determinar los detalles de su desarrollo. Esta fase de la gestión de proyectos finaliza cuando el equipo se reúne para celebrar una reunión de inicio.
- Programa del proyecto
El programa del proyecto define una línea de tiempo para cada una de las tareas, así como la asignación de recursos. - Presupuesto del proyecto
El presupuesto del proyecto es la recopilación de todos los costes estimados del proyecto en una ubicación central. - Plan de gestión del alcance
El plan de gestión del alcance explica cómo se hará el seguimiento del alcance del proyecto a lo largo de su duración. - Plan de gestión de riesgos
El plan de gestión de riesgos explica los riesgos que podrían afectar al proyecto. Un buen plan también incluye estrategias para mitigarlos. - Plan de gestión de recursos
El plan de gestión de recursos describe cómo se obtendrán, asignarán y gestionarán los recursos durante el proyecto. - Plan de gestión de las partes interesadas
El plan de gestión de las partes interesadas identifica a todas las partes interesadas del proyecto y las estrategias para gestionarlas. - Plan de comunicación
Los planes de comunicación deben ser capaces de identificar cómo se compartirá la información esencial a lo largo de todo el proyecto, definiendo quiénes recibirán la comunicación, cómo la recibirán y cuándo (y con qué frecuencia) pueden esperar recibirla.
La supervisión y el control del proyecto se llevan a cabo de forma simultánea a la fase de ejecución. Este paso implica supervisar el progreso de las actividades de ejecución del proyecto para garantizar que el equipo siga el programa y no se salga del presupuesto.
Es posible que resulte necesario realizar ajustes si surgen problemas o cambian las circunstancias. Se aplican procedimientos de control de calidad para ofrecer una garantía de calidad durante esta fase.
La fase de cierre tiene lugar cuando el proyecto está completado y sus resultados se presentan a las partes interesadas. Una vez aprobados, se liberan los recursos, se completa la documentación y se cierra todo. Por último, el equipo crea un documento de lecciones aprendidas para registrar las impresiones, los conocimientos y los aprendizajes obtenidos a lo largo del proyecto con el fin de aplicarlos en proyectos futuros.
La gestión de proyectos es una parte muy importante de las organizaciones. De hecho, los gestores de proyectos realizan tantas tareas intangibles que no es raro que no se comprenda del todo en qué consiste el valor que aportan. Emplear todo lo que puede ofrecer la gestión de proyectos reporta muchos beneficios, como los siguientes:
- Equipos más eficientes
Un gestor de proyectos garantiza que haya un responsable de asegurarse de que cada aspecto del proyecto se termine a tiempo. Tener una persona dedicada a asumir esa responsabilidad contribuye a que los equipos sean más eficientes. - Equipos y clientes más contentos
Cuando los proyectos se acaban a tiempo y sin salirse del presupuesto, todo el mundo está más contento. Los gestores de proyectos contribuyen a hacerlo posible para los equipos y clientes. - Mejor organización
Los gestores de proyectos son los que supervisan cómo, cuándo y por qué debería suceder algo. Lo mantienen todo organizado, lo que hace que los proyectos avancen según lo previsto. - Crecimiento y desarrollo de los equipos
Cuando un gestor de proyectos supervisa el proyecto, los integrantes de los equipos tienen oportunidades para crecer y desarrollar sus habilidades, en lugar de tener que gestionar también la presión que se deriva del seguimiento del proyecto. - Más flexibilidad
Un gestor de proyectos es alguien que puede centrarse en exclusiva en ayudar al equipo a cambiar y adaptarse cuando se producen cambios. Esto aporta más flexibilidad al equipo del proyecto. - Mejor calidad
Cuando un miembro del equipo se centra únicamente en su oficio, la calidad sube. Un gestor de proyectos hace posible que cada miembro disfrute de esa tranquilidad, lo que mejora la calidad del proyecto. - Más resultados
Cuando una empresa elimina la carga de la gestión de proyectos de todo el equipo y, en su lugar, tiene una persona dedicada a esa actividad, libera el tiempo del equipo para asumir más proyectos y producir más trabajo. - Más transparencia y capacidad de rendición de cuentas
La gestión de proyectos requiere informes periódicos, lo que mejora la forma en que se monitoriza y gestiona todo.
Si bien las organizaciones individuales pueden adoptar distintas variaciones de las metodologías habituales, la mayoría de los enfoques en cuanto a la gestión de proyectos se clasifican en una de las siguientes categorías:
La planificación de proyectos es una etapa fundamental del ciclo de vida de la gestión de proyectos. Implica describir los objetivos del proyecto, definir el alcance, determinar los recursos necesarios y establecer líneas de tiempo. Mediante una planificación integral, los gestores de proyectos tienen como objetivo trazar una dirección clara, definir expectativas y mitigar los posibles riesgos. Un plan de proyecto eficaz es como una especie de plano que guía a todas las partes interesadas desde el inicio hasta la finalización y garantiza la sintonía con los objetivos generales de la organización.
Con la gestión en cascada, cada tarea que forma parte del proyecto debe completarse antes de que pueda empezar la siguiente. Todos los pasos del proyecto son lineales y fluyen en una misma dirección hacia el siguiente paso, como una cascada. En este tipo de gestión, las líneas de tiempo son cruciales, ya que cada paso debe terminarse a tiempo para que el proyecto no sufra retrasos.
La gestión de proyectos Agile proviene del sector del software informático. Originalmente, incluía los 12 principios básicos del Manifiesto Agile, pero ahora la gestión de proyectos Agile es un proceso iterativo centrado en la supervisión y la mejora continuas de los resultados. En esencia, los resultados de alta calidad son consecuencia de aportar valor al cliente.
La gestión de proyectos Agile no sigue un enfoque secuencial etapa por etapa como la estrategia en cascada. En su lugar, varios miembros de los equipos de una organización completan en paralelo las fases del proyecto. Esta estrategia permite encontrar y rectificar errores sin tener que reiniciar todo el procedimiento.
La metodología Lean se centra en evitar la pérdida de tiempo y recursos. La idea principal de esta estrategia es la de crear más valor para los clientes con un menor uso de recursos. Los únicos recursos usados en el proyecto son aquellos que contribuyen directamente a que finalice satisfactoriamente.
La gestión de proyectos Scrum es una técnica que prioriza la entrega de productos iterativa e incremental. Esto sucede gracias a los comentarios constantes y la toma de decisiones colaborativa. Scrum fija el tiempo y los costes para controlar los requisitos mediante ceremonias de colaboración, cuadros de tiempo, ciclos de comentarios frecuentes y la priorización del trabajo pendiente de los productos.
El método Kanban es un marco de trabajo que se usa en el desarrollo de software en el que los elementos de trabajo se representan visualmente para ayudar a garantizar la comunicación y la transparencia en tiempo real. Los paneles Kanban ayudan a los equipos y a los gestores de proyectos a hacer un seguimiento de todos los elementos que intervienen en el proyecto y de quiénes son los responsables de ellos. Kanban se centra en el flujo y, para gestionarlo, cada tarea se marca como incompleta, en curso o completada.
Six Sigma es un conjunto de metodologías y herramientas que se usan para mejorar los procesos de negocio mediante la reducción de los defectos y los errores. Se centra en la precisión y la reducción de las variaciones. Proporciona un marco de trabajo sistemático para identificar y eliminar las variaciones que pueden afectar al rendimiento del proyecto.
El método de la ruta crítica (CPM) es una metodología centrada en encontrar la ruta crítica del proyecto o la secuencia más larga de tareas que debe finalizarse para que se complete todo el proyecto. El mapeo de las tareas y sus líneas de tiempo ayuda a ilustrar la ruta crítica o la línea de tiempo, el presupuesto y el alcance de todo el proyecto.
La gestión de proyectos por cadena crítica (CCPM) es una metodología en la que cada tarea del proyecto se coloca en una cadena con búferes que se usarán cuando sea necesario. Da un valor a esos búferes. La supervisión y el control del proyecto se centran principalmente en el uso de los búferes.
PRINCE2 hace referencia a proyectos en entornos controlados (del inglés Projects IN Controlled Environments). Este método se centra en la gestión de recursos y riesgos mediante la división de los proyectos en etapas más pequeñas, la definición de roles y responsabilidades claros y el uso de siete principios definidos para gestionar el ciclo de vida del proyecto.
Además, en ciertas circunstancias, puede ser apropiado adoptar una combinación de enfoques. La gestión híbrida de proyectos es uno de esos enfoques. Con la gestión híbrida, la empresa toma dos (o más) metodologías de gestión de proyectos diferentes y las une para crear un método completamente nuevo que satisfaga las necesidades del proyecto.
En la era de la alteración digital, la gestión de proyectos puede parecer diferente, y el marco de trabajo de proyectos a productos está diseñado para contrarrestarlo. Con este modelo, los miembros del equipo están dedicados y asignados a un producto en concreto.. Los equipos o responsabilidades asociados a un producto no tienen fecha de finalización.
La gestión de proyectos siempre tendrá una triple limitación, también llamada triángulo de la gestión de proyectos. Cada proyecto estará siempre limitado por lo siguiente:
- Tiempo
- Alcance del proyecto
- Coste
La gestión de proyectos es la práctica de equilibrarlos correctamente. Los proyectos deben completarse en todo su alcance en la menor cantidad de tiempo y al menor coste posibles. Ese equilibrio puede ser complicado, de ahí la gran importancia de las herramientas de gestión de proyectos.
Para gestionar bien los proyectos, es importante usar las herramientas adecuadas. Estas son algunas de las herramientas de gestión de proyectos más habituales.
El método de la ruta crítica es una técnica de gestión del tiempo usada principalmente en la planificación de proyectos. Este método se centra en la secuencia y en la duración de las tareas, y determina la ruta más larga de las actividades planificadas hasta el final del proyecto. Al identificar esa "ruta crítica", los gestores de proyectos pueden determinar la duración más breve posible del proyecto y resaltar las tareas que influyen directamente en su fecha de finalización. Este método ayuda a comprender las dependencias de las tareas, a asignar recursos de manera eficiente y a mitigar los posibles retrasos.
Los diagramas de Gantt son representaciones visuales de la línea de tiempo de un proyecto, y muestran las tareas y sus respectivas duraciones en un calendario. Cada tarea se representa como una barra, cuya longitud corresponde a su duración. Al ordenar las tareas cronológicamente, los diagramas de Gantt ofrecen información clara sobre el avance del proyecto, resaltan las dependencias y ayudan a la coordinación eficaz de los recursos. Esta herramienta puede ser fundamental tanto para la planificación como para la supervisión, ya que ofrece una instantánea clara del estado de un proyecto en cualquier momento dado.
Los paneles Kanban son una herramienta de gestión de proyectos basada en señales visuales y mejoras incrementales del flujo de trabajo. Permiten a los equipos visualizar tareas, supervisar su progreso y optimizar la eficiencia del flujo de trabajo. Los paneles tradicionales se dividen en columnas, y cada una de ellas representa una etapa del flujo de trabajo. A medida que las tareas avanzan por el flujo de trabajo, se desplazan de una columna a la siguiente. Esto se puede hacer en papel (por ejemplo, con notas adhesivas), pero la forma más habitual de visualizarlo es mediante herramientas digitales. Un sistema visual digital promueve la transparencia, facilita la colaboración y ayuda a identificar cuellos de botella o ineficiencias en tiempo real.
Un informe de estado es una herramienta de comunicación periódica que informa a las partes interesadas de la posición actual del proyecto. Este documento suele incluir información sobre la finalización de las tareas, el cumplimiento del presupuesto, los posibles desafíos y cualquier desviación respecto al plan inicial. Al ofrecer una instantánea del estado y el progreso del proyecto, los informes de estado fomentan la transparencia, facilitan la toma de decisiones fundamentadas y garantizan que todas las partes estén en sintonía con los objetivos y los resultados del proyecto.
Otra herramienta valiosa es la planificación de recursos. Saber qué recursos se necesitan para un proyecto y cómo se usarán es importante tanto para su éxito como para definir el presupuesto. La planificación de recursos incluye tres componentes clave:
- Optimización de la asignación de recursos
- Equilibrio de la cantidad de trabajo
- Gestión de las restricciones de recursos
Mediante la planificación de recursos, los gestores de proyectos pueden asegurarse de contar con lo necesario para que un proyecto tenga éxito.
La planificación financiera es la misma herramienta, pero usada para las finanzas del proyecto. Consta de lo siguiente:
- Gestión de presupuestos
- Control de costes
- Evaluación del rendimiento financiero del proyecto
- Planificación y gestión de riesgos y otros problemas
En la gestión de proyectos no solo trabaja el gestor de proyectos. A menudo, hay muchos roles dentro de un equipo de gestión de proyectos que son imprescindibles para el éxito de los proyectos. Estos son algunos de los más habituales:
- Gestor de proyectos
El gestor de proyectos es responsable de las áreas de conocimiento a lo largo del proyecto. Suele liderar el proyecto. - Patrocinador de proyectos
El patrocinador es el cliente del proyecto. Según la organización, puede haber diferentes niveles de patrocinadores de proyectos. - Miembros del equipo de proyecto
Los miembros del equipo son profesionales cualificados que trabajan para producir resultados y cumplir los objetivos del proyecto. Su cifra puede ser variable en función del proyecto. - Partes interesadas del proyecto
Se trata de una persona o un grupo con un interés concreto en el proyecto. Por lo general, el gestor de proyectos deberá comunicarse con las partes interesadas a lo largo del proyecto. - Gestor de la cartera de proyectos
Los gestores de la cartera de proyectos trabajan para optimizar sus carteras de proyectos, equilibrar la capacidad y la demanda, y vincular planes y recursos a la ejecución del proyecto. También pueden reunir todos los procesos y estrategias usados por el gestor de proyectos. - Clientes
Se trata de una persona o un grupo al que se le entrega el proyecto o uno de sus componentes clave.
Hay muchas certificaciones en gestión de proyectos disponibles para mejorar las habilidades y obtener las cualificaciones necesarias. Estas son algunas de las más habituales:
Certificado de gestión de proyectos de Google Este programa de certificación enseña los conceptos básicos de la gestión de proyectos. · Certificaciones de PMI (instituto de gestión de proyectos) Hay varios niveles de certificación, y la mayoría de los gestores de proyectos obtienen la certificación Project Management Professional (PMP), que es un estándar del sector.
- Certificado de gestión de proyectos de Google
Este programa de certificación enseña los conceptos básicos de la gestión de proyectos. - Certificaciones de PMI (instituto de gestión de proyectos)
Hay varios niveles de certificación, y la mayoría de los gestores de proyectos obtienen la certificación Project Management Professional (PMP), que es un estándar del sector. - Certificaciones Agile
Hay varias certificaciones disponibles, que son un requisito para los gestores de proyectos que usan las metodologías Agile o Scrum. - Certificaciones PRINCE2
La mayoría de las empresas requieren un nivel de certificación PRINCE2 para trabajar en un proyecto PRINCE2. Se suele usar en el Reino Unido, Australia y Europa. - Certificación de ServiceNow
Esta certificación consiste en la aplicación de métodos, herramientas y técnicas para conseguir nuevas competencias, satisfacer demandas, responder a cambios en la organización o aprovechar una nueva oportunidad. Resulta particularmente útil para los gestores de la cartera de proyectos.
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