El software de gestión de recursos representa las herramientas digitales utilizadas para asignar y rastrear a los empleados, las finanzas y los equipos de todos los proyectos.
La mayoría de los proyectos comerciales modernos requieren una variedad de recursos diferentes para completarse, aunque quizás de todos ellos los más esenciales sean los recursos humanos. Los empleados contratados a tiempo completo y parcial son el pilar fundamental de la mayoría de las organizaciones empresariales, pues son el nexo con los clientes, realizan tareas especializadas y contribuyen a las decisiones estratégicas.
Lamentablemente, los empleados, con su tiempo y su capacidad, son recursos limitados; es decir, en un momento dado, un empleado concreto solo puede estar en un lugar, trabajar en una tarea y aplicar sus habilidades en favor de un proyecto. Otros recursos limitados, como los equipos, el espacio de trabajo y el capital, también tienen restricciones de disponibilidad.
El software de gestión de recursos aborda este problema, ya que permite a las empresas planificar, rastrear y optimizar la forma en que se utilizan los recursos. Este software respalda la gestión de recursos mediante la simplificación de muchos de los procesos involucrados.
La gestión de recursos es un término general que se refiere a los diversos procesos e iniciativas que tienen como objetivo optimizar la forma en que las organizaciones despliegan y controlan sus recursos.
Un “recurso” es cualquier coste que pueda tener relación con el esfuerzo de completar un proyecto. La gestión de recursos es un tipo de gestión de proyectos que tiene en cuenta todos los tipos de recursos, incluidos los recursos tangibles (como materiales, equipos y presupuestos), los recursos intangibles (como el tiempo y las habilidades) y los recursos humanos.
La gestión de recursos implica realizar un inventario de los recursos disponibles; programar o reprogramar las fechas de inicio y finalización del uso de recursos; gestionar conflictos o dependencias relacionados con recursos; supervisar el uso de recursos y la necesidad a lo largo del tiempo; y utilizar la información basada en datos para realizar ajustes cuando sea necesario.
El software de gestión de recursos ofrece un respaldo y herramientas adicionales para ayudar a optimizar los procesos de gestión de recursos. Con el software de gestión de recursos, las organizaciones tienen la oportunidad de analizar exhaustivamente el uso, la demanda y la capacidad de los recursos, y asignarlos de manera más eficaz y eficiente en toda la empresa. Como tal, el software de gestión de recursos proporciona a las empresas una serie de beneficios importantes:
Sin los recursos adecuados en el momento preciso, los proyectos se ralentizan hasta detenerse. El software de gestión de recursos garantiza que todos los proyectos tengan lo que necesitan para avanzar, incluso cuando varios proyectos dependen de los mismos recursos. Eso garantiza que todo siga en marcha, elimina el costoso tiempo de inactividad y permite que los equipos y departamentos sean más productivos.
El software de gestión de recursos puede rastrear varios atributos de recursos, como las habilidades, la disponibilidad, el coste, etc. Posteriormente, a medida que surgen los proyectos, ayuda a asignar los recursos más adecuados y relevantes para satisfacer los requisitos del proyecto.
Cuando varios proyectos y departamentos comparten recursos, el exceso de reservas puede convertirse en un problema importante. El software de gestión de recursos ayuda a evitar los conflictos que surgen cuando varios gestores de proyectos reservan los mismos recursos simultáneamente. En caso de que se solicite un recurso para más de un proyecto, esa solicitud se puede agregar a una lista de espera y valorarse en función de las prioridades del proyecto.
El software de gestión de recursos destaca a la hora de proporcionar a las organizaciones una vista detallada de las necesidades de los proyectos y la disponibilidad de los recursos. Esta información se puede aplicar a las decisiones de contratación, lo que permite a los empleadores definir con mayor claridad lo que están buscando e incorporar a los candidatos mejor capacitados para satisfacer las necesidades de recursos.
Entre los requisitos de proyecto que rastrea el software de gestión de recursos se incluyen los requisitos presupuestarios. Los responsables de proyecto pueden ver con mayor claridad los límites financieros de sus proyectos y saber con antelación si tendrán que solicitar más presupuesto y cuándo.
Para que surta efecto, el software de gestión de recursos debe combinar procesos con soluciones de tecnología y automatización. Con la solución de gestión de recursos adecuada, las organizaciones pueden planificar, programar, desplegar y supervisar recursos de todo tipo para evitar el tiempo de inactividad, maximizar la disponibilidad y utilización de recursos, y tener en cuenta factores clave como las habilidades, la ubicación y las preferencias, entre otros.
Dicho esto, el software de gestión de recursos es una solución que requiere cierta preparación. A continuación se indican varias prácticas recomendadas para ayudar a las empresas a aprovechar al máximo el software de gestión de recursos:
La gestión de recursos implica saber con precisión qué recursos se necesitan, cuáles están disponibles y cuáles pueden ser difíciles o imposibles de adquirir. En términos de recursos humanos, que pueden tener una alta demanda y disponibilidad limitada, trabaja con los empleados pertinentes y sus responsables de equipo para planificar sus horarios. Los planes de recursos también deben cuantificar los recursos, teniendo en cuenta el esfuerzo esperado que invertirán y el valor que aportarán. Por último, crea un programa de trabajo de proyecto para que todos los implicados sepan qué recursos se necesitan, cuándo y por cuánto tiempo.
No todas las tareas de las que consta un proyecto tienen el mismo nivel de importancia o urgencia. Categorizar o priorizar de manera eficaz el trabajo que depende de recursos compartidos puede ayudar a garantizar que los recursos valiosos no se utilicen más allá de su capacidad. Trabaja con todas las partes interesadas para crear un sistema de evaluación del trabajo con suficiente antelación, de modo que las prioridades estén claramente definidas y faciliten una toma de decisiones objetiva.
Es poco probable que cualquier proyecto que depende de recursos limitados y finitos se complete sin experimentar algún tipo de conflicto. Sin embargo, aunque los cambios inesperados y los eventos repentinos pueden limitar el proyecto, se pueden remediar mediante la cooperación continua. Trabaja de forma conjunta con los equipos y departamentos para abordar los conflictos a medida que surgen, y consulta con frecuencia las prioridades establecidas para evitar que los proyectos más importantes pierdan el ritmo.
Los recursos, en particular los recursos humanos, solo pueden dedicarse a una tarea en un momento dado. No obstante, la tecnología no está tan limitada. Las soluciones de automatización pueden respaldar los recursos limitados mediante la gestión de tareas esenciales, repetitivas y que requieren mucho tiempo. Esto libera recursos para que logren más con menos y apliquen su experiencia a tareas no automatizables.
Puede que el rastreo y el registro del tiempo no parezcan de vital importancia para la finalización del proyecto. Sin embargo, son parte importante de la evaluación de tendencias y la planificación para proyectos futuros. Para garantizar que se registre el tiempo de forma precisa sin desviarse de las principales prioridades del proyecto, establece procesos sencillos y fáciles de aplicar para registrar el tiempo. Además, asegúrate de que también se registre el tiempo no dedicado al proyecto (tiempo administrativo, tiempo libre remunerado, etc.), tanto en la planificación como en la elaboración de informes.
Aunque puede ser tentador intentar que los recursos hagan varias tareas a la vez, la multitarea casi siempre da como resultado una disminución en la calidad del trabajo y un aumento de los errores. Cuando gestiones recursos, evita asignar tareas paralelas y permite que los recursos valiosos se dediquen a un solo proyecto o tarea simultáneamente.
La Gestión de la cartera de proyectos (PPM) de ServiceNow® proporciona soluciones de software de gestión de recursos esenciales, lo que permite a las organizaciones de todos los tamaños y sectores planificar, desplegar y supervisar recursos vitales de proyecto de manera más eficaz. La PPM, que se basa en Now Platform y actúa como una única fuente de información para gestionar las necesidades de recursos de una empresa, proporciona una visibilidad y un control inigualables. Aplica soluciones de gestión de recursos durante la etapa de demanda para determinar los costes estimados antes de que se apruebe la solicitud. Posteriormente, revisa sin cesar la gestión de recursos a lo largo de la etapa de ejecución, con información en tiempo real y cifras presupuestarias reales.
Optimiza tus recursos para alcanzar tus objetivos. Prueba la Gestión de la cartera de proyectos y asegúrate de que tus recursos se utilicen de manera eficaz, eficiente y en consonancia con el crecimiento de tu empresa.