La gestión del trabajo consiste en coordinar de forma estratégica los flujos de trabajo, las tareas y los recursos para optimizar la productividad, la eficiencia y la colaboración dentro de una organización. Implica planificar, organizar, priorizar y rastrear el trabajo para alcanzar los objetivos eficazmente.
La gestión del trabajo incluye varias disciplinas y estrategias diseñadas para promover la eficiencia y la eficacia al desempeñar tareas, participar en proyectos y, en general, trabajar de forma productiva. A continuación se indican algunos de los tipos de gestión del trabajo más importantes.
La gestión de proyectos consiste en planificar, ejecutar y supervisar tareas o iniciativas concretas con objetivos, líneas de tiempo y presupuestos definidos. Procura que los proyectos complejos se dividan en fases manejables que se asignan a las personas o equipos adecuados y se supervisan para asegurarse de que den los resultados deseados.
La gestión del tiempo se centra en optimizar el tiempo que las personas dedican a las diferentes tareas y actividades. Para ello, hay que definir las prioridades, crear programas y utilizar técnicas de mejora de la productividad y minimización de las distracciones. De esta manera, no solo se consigue ser más eficiente, sino que también se logra un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal.
La gestión de recursos gira en torno a la asignación y el uso de los activos de una organización, como los recursos humanos, las finanzas, los equipos y los materiales. Una gestión eficaz de los recursos procura que los recursos adecuados estén disponibles en el momento correcto para respaldar las necesidades de los proyectos y las operaciones.
La gestión de procesos engloba el diseño, la implantación y la mejora de los flujos de trabajo y procedimientos de una organización. Su objetivo es optimizar las operaciones, eliminar las faltas de eficiencia y mejorar la calidad a través de la estandarización y la optimización de los procesos.
La gestión de la relación con los clientes se centra en fomentar y conservar una relación sólida con los clientes. Para ello, se utilizan estrategias, herramientas y prácticas diseñadas para mejorar la satisfacción del cliente, la fidelidad y la relación a largo plazo.
La inteligencia empresarial (BI) utiliza la recopilación, el análisis y la interpretación de los datos para que las decisiones empresariales estén mejor fundamentadas. Las tecnologías y herramientas de BI transforman los datos brutos en conocimientos valiosos que sirven de guía para la planificación estratégica y mejoran el rendimiento.
En el contexto de la gestión del trabajo, la perspectiva empresarial consiste en alinear todas las actividades laborales con los objetivos generales de la empresa. Se centra en la importancia de ver el trabajo como un todo y en tener siempre en cuenta cómo afecta a los resultados finales, a la satisfacción de los clientes y a la sostenibilidad de la empresa a largo plazo. Una gestión eficaz del trabajo nunca pierde de vista el contexto global de la empresa y se asegura de que todos los esfuerzos contribuyan a garantizar el éxito de la organización.
Las organizaciones deben hacer frente a todo tipo de desafíos, como cantidades ingentes de trabajo, avances y complicaciones relacionados con la tecnología, los datos digitales, la atención al cliente, la fluctuación de los recursos o la gestión de los empleados, por mencionar unos pocos. Para abarcar todas estas responsabilidades y ayudar a las organizaciones a optimizar todos los procesos y facetas del negocio, la gestión del trabajo crea flujos de trabajo reutilizables que están a disposición de todos los equipos. Si la gestión del trabajo se utiliza correctamente, puede tener grandes beneficios y efectos positivos, como, por ejemplo:
Optimización de la productividad
Una gestión eficaz del trabajo optimiza las tareas y los proyectos para mejorar la productividad, minimizar los retrasos y catapultar el rendimiento.Utilización de los recursos
La gestión del trabajo maximiza la eficiencia de los recursos, minimiza los residuos y optimiza el potencial a través de una asignación inteligente de los activos humanos, financieros y tecnológicos.Capacidad de adaptación
La gestión del trabajo también dota a las organizaciones de una mayor capacidad para adaptarse con celeridad a los cambios en las condiciones, lo que les permite mantenerse competitivas en un panorama empresarial tan dinámico como el actual.Garantía de calidad
Desarrollar procesos y mejorarlos para que los clientes estén más satisfechos es la mejor manera de asegurarse de que una organización ofrezca siempre resultados de la mejor calidad.Cumplimiento de los objetivos
La gestión del trabajo pone en sintonía el trabajo de todas las partes con los objetivos estratégicos para que sea más fácil rastrear el progreso y alcanzar los objetivos.Colaboración y comunicación
Una gestión eficaz del trabajo promueve la colaboración y define los roles con claridad para reducir los malentendidos y mejorar el trabajo en equipo.Mitigación de riesgos
La gestión del trabajo identifica los problemas con prontitud para poder solucionarlos y mitigar los riesgos de forma proactiva y, de esta manera, asegurarse de que los proyectos sigan por el buen camino.Satisfacción del cliente
Por último, la gestión del trabajo da prioridad a las necesidades de los clientes y se asegura de que los productos y servicios sean de alta calidad y se proporcionen con puntualidad para aumentar su grado de satisfacción.
Si bien el proceso de gestión del trabajo puede variar ligeramente de una organización a otra, existen algunos pasos fundamentales que son válidos para cualquier empresa que quiera que sus procesos sean eficaces.
El primer paso del proceso de gestión del trabajo consiste en identificar el trabajo que hay que llevar a cabo. Para ello, hay que identificar las tareas, proyectos o iniciativas que están en línea con los objetivos y metas de la organización. Como parte de este paso, también hay que determinar el alcance del trabajo, los recursos necesarios y las principales partes interesadas implicadas. Definir con claridad lo que se quiere conseguir allana el camino para que la gestión del trabajo sea más eficaz.
Una vez definido el trabajo, hay que elaborar un plan exhaustivo. La planificación consiste en establecer objetivos claros, esbozar las estrategias que se usarán para conseguirlos y definir los roles y responsabilidades de los miembros del equipo. Un plan minucioso también incluye un presupuesto, una evaluación de riesgos y una línea de tiempo con los plazos del proyecto. La planificación proporciona un plan para todo el proceso de gestión del trabajo y ayuda a asegurarse de que todo el mundo reme en la misma dirección y entienda lo que hay que hacer para seguir avanzando.
La programación consiste en asignar el tiempo y los recursos a tareas concretas del plan de trabajo. Para ello, hay que crear líneas de tiempo, plazos y metas que permitan rastrear el progreso. Una programación eficaz tiene en cuenta factores como la disponibilidad de los recursos, las dependencias entre tareas y los posibles cuellos de botella. Asimismo, un programa bien diseñado ayuda a los equipos a gestionar el tiempo con eficacia, cumplir los plazos y no perder de vista los objetivos del proyecto.
Documentar el trabajo es fundamental para la transparencia, la responsabilidad y la retención del conocimiento. En este paso se elaboran registros, informes y documentos en los que se captura la información clave del trabajo que se está llevando a cabo. Hay que documentar los objetivos del proyecto, el progreso realizado, las decisiones tomadas y todos los cambios que se realicen y problemas que surjan. Una documentación adecuada permite que todas las partes implicadas en el proceso de gestión del trabajo puedan acceder a la información fundamental y consultarla siempre que lo necesiten.
El análisis es un proceso continuo que se extiende por todo el ciclo de gestión del trabajo. Consiste en evaluar el progreso, el rendimiento y los resultados para compararlos con los objetivos establecidos. Analizar los datos y los indicadores clave de rendimiento permite a las organizaciones identificar las áreas donde pueden mejorar, tomar decisiones fundamentadas y, si es necesario, modificar las estrategias. El análisis aporta conocimientos de gran valor que pueden servir de guía para futuras acciones de gestión del trabajo, lo que ayuda a mejorar de forma continua y a cumplir los objetivos de la organización de una manera más eficaz.
Si bien la gestión del trabajo y la gestión de proyectos están relacionadas, son dos disciplinas distintas y suelen usarse en contextos diferentes. Si las miramos con detenimiento, la principal diferencia entre la gestión del trabajo y la gestión de proyectos es que la primera es un proceso a más largo plazo que cubre las necesidades, preocupaciones y flujos de trabajo de toda la empresa, mientras que la segunda está más centrada en un único proyecto. A continuación examinaremos ambas disciplinas más a fondo.
Los componentes definitivos de la gestión del trabajo funcionan de la siguiente manera:
Ámbito
La gestión del trabajo abarca un amplio abanico de actividades de la organización, como proyectos, operaciones diarias, tareas rutinarias y procesos continuos.Propósito
El principal objetivo consiste en asegurarse de que todo el trabajo, con independencia de si está basado en proyectos u operaciones, se desempeñe de forma eficiente y en sintonía con los objetivos de la organización.Enfoque
La gestión del trabajo se centra en optimizar los recursos, los flujos de trabajo y los procesos de toda la organización con el fin de mejorar la productividad y la eficacia a nivel general.Ejemplos
Incluye la gestión de las tareas rutinarias, las operaciones diarias, las iniciativas estratégicas a largo plazo y la mejora continua de los procesos.
La gestión de proyectos es un poco diferente:
Ámbito
La gestión de proyectos es un subconjunto de la gestión del trabajo que se centra específicamente en la planificación, la ejecución y el cierre de proyectos concretos con objetivos, líneas de tiempo y presupuestos definidos.Propósito
El principal objetivo consiste en garantizar que el proyecto se complete con éxito, que se cumplan los objetivos y que se obtengan los resultados deseados.Enfoque
La gestión de proyectos pone énfasis en las facetas logísticas de la gestión de los recursos, las tareas, los programas y los riesgos en el contexto de un proyecto.Ejemplos
Incluye actividades como la planificación del lanzamiento de un producto, la construcción de un edificio o la implantación de una actualización de software.
La gestión del trabajo colaborativo hace referencia a una estrategia más amplia que combina principios de la gestión del trabajo y de la gestión de proyectos. Pone énfasis en la colaboración, la coordinación y la comunicación en varios tipos de trabajo, con independencia de si se trata de operaciones continuas o proyectos concretos. Las herramientas y prácticas de la CWM tienen el objetivo de crear una plataforma unificada que permita a los equipos gestionar las tareas, los proyectos y los procesos a la vez que promueve la transparencia y la colaboración.
Fundamentalmente, mientras que la gestión del trabajo cubre un abanico de actividades más amplio dentro de una organización, la gestión de proyectos se centra específicamente en la planificación y la ejecución de proyectos individuales. La gestión del trabajo colaborativo intenta establecer un puente entre ambas disciplinas a través de una solución integral que incluye facetas tanto de la gestión del trabajo como de la gestión de proyectos para mejorar la productividad y la colaboración generales en la organización.
Un sistema de gestión del trabajo (WMS) es un ensamblaje de software y herramientas de gestión diseñado para simplificar la coordinación, la planificación, la ejecución y la supervisión de varias tareas y cometidos relacionados con el trabajo. Este sistema funciona como un punto estratégico centralizado que se ha diseñado específicamente para mejorar la asignación de los recursos, optimizar los flujos de trabajo, fomentar la colaboración y aumentar la eficiencia general en la organización.
El software de gestión del trabajo aporta numerosos beneficios básicos a diferentes facetas operativas de una empresa. A continuación se explican los pilares fundamentales del software de gestión del trabajo y cómo ayuda a las organizaciones.
El software de gestión del trabajo optimiza la gestión de tareas a través de una plataforma centralizada donde se pueden crear, asignar, rastrear y priorizar las tareas. Esta estrategia ayuda a las empresas de la siguiente manera:
Eficiencia
Se asegura de que las tareas estén organizadas y de que los miembros del equipo conozcan sus responsabilidades con el fin de reducir los retrasos y las confusiones.Productividad
Al no tener que perder tiempo coordinando el trabajo, los equipos pueden centrarse en completar las tareas.Visibilidad
Los responsables pueden supervisar el progreso de las tareas, identificar los cuellos de botella y tomar decisiones fundamentadas para asegurarse de que los proyectos avancen según lo previsto.
Ninguna organización puede prosperar sin una buena comunicación, ya que afecta a todos los procesos. En otras palabras, una comunicación eficaz es fundamental para el éxito de la empresa, algo que el software de gestión del trabajo optimiza de las siguientes maneras:
Colaboración en tiempo real
Permite acceder a características como el chat, comentarios y notificaciones, que permiten que los miembros del equipo puedan comunicarse al instante, estén donde estén.Transparencia
El historial de comunicaciones proporciona un registro claro de las decisiones y conversaciones del pasado.Reducción del volumen de correos electrónicos
No depender tanto del correo electrónico para las comunicaciones internas ayuda a mantener el buzón de correo despejado.
En un mundo donde los dispositivos e Internet abren las puertas a tantas ventajas como peligros, compartir información y datos con seguridad es todo un desafío. Para que compartir archivos sea más fácil y menos problemático, el software de gestión del trabajo ofrece lo siguiente:
Almacenamiento centralizado
Ofrece un repositorio centralizado a través del cual los miembros del equipo pueden acceder a los documentos y archivos almacenados y trabajar con ellos de forma conjunta.Control de versiones
Muchos sistemas ofrecen un control de versiones que permite rastrear los cambios y favorece la integridad documental.Seguridad
Suele incluir medidas de seguridad para proteger los archivos confidenciales y controlar el acceso.
El rastreo del tiempo es esencial para garantizar la eficiencia y gestionar los costes, y el software de gestión del trabajo puede mejorar las competencias y los beneficios del rastreo del tiempo de las siguientes maneras:
Precisión en la facturación
Permite a las empresas presentar a los clientes facturas precisas basadas en el tiempo dedicado a las tareas o proyectos.Asignación de recursos
Los responsables pueden valorar el tiempo que se dedica a distintas tareas y proyectos para optimizar la asignación de los recursos.Análisis del rendimiento
Los datos de rastreo de tiempo ayudan a evaluar la productividad individual y de los equipos, identificar las áreas donde se puede mejorar y utilizar los datos para tomar decisiones fundamentadas.
En última instancia, el software de gestión del trabajo tiene un rol fundamental en la optimización de la gestión de tareas, ya que mejora la comunicación, facilita el intercambio de archivos y optimiza el rastreo de los tiempos. De forma colectiva, estos beneficios contribuyen a aumentar la productividad, mejorar la colaboración e incrementar la eficiencia operativa general en empresas de todos los tamaños y sectores.
La gestión del trabajo es un término muy amplio que engloba muchas promesas pequeñas (pero determinantes), de ahí que sus implicaciones puedan variar de una organización a otra. Sin embargo, con independencia de lo que la gestión del trabajo signifique para cada empresa, todas necesitan un plan estratégico que les permita convertir su visión en resultados tangibles. Ahí es donde entra en escena Strategic Portfolio Management (SPM) de ServiceNow, ya que ofrece a los líderes de la empresa una herramienta que permite tender un puente entre la estrategia y los resultados para asegurarse de que el trabajo realizado avance en la misma dirección que los objetivos generales de la organización.
SPM ofrece a las organizaciones la posibilidad de priorizar, financiar y ejecutar aquello que de verdad importa con ayuda de un plan claro que sirve de guía a las inversiones y comunica los planes de la empresa con eficacia. Esta estrategia consolidada y centralizada de gestión de la demanda empresarial es la piedra angular de una gestión del trabajo eficiente. Obtén más información sobre la plataforma SPM de ServiceNow y empieza a perfeccionar de inmediato tu estrategia de gestión del trabajo.