Desde siempre, las personas se han desplazado de un punto A a un punto B utilizando mapas para encontrar el camino. Los diagramas de flujo de trabajo (también denominados diagramas de flujo) cumplen una función similar, ya que detallan cada paso de un proceso, incluidas las dependencias, responsabilidades y herramientas. Esto permite a los usuarios trazar de forma lógica flujos de trabajo eficaces, eliminar pasos ineficaces y obstáculos, colaborar entre equipos y ver los posibles pasos a tomar a continuación en cada fase de un proyecto.

Para ver un ejemplo de una herramienta de diseño de flujos de trabajo que utiliza diagramas de flujos de trabajo, echa un vistazo a Diseñador de flujo de ServiceNow®. Diseñador de flujo permite que tanto desarrolladores profesionales como analistas empresariales sin formación en informática automaticen e integren cualquier proceso de negocio como un flujo de trabajo digital utilizando lenguaje natural.

Los diagramas de actividad llevan este concepto más allá. Un diagrama de actividad es un diagrama de comportamiento del lenguaje de modelado unificado (UML, por sus siglas en inglés) que representa el flujo de trabajo de las actividades que hay dentro de un sistema mediante notaciones, símbolos y reglas especificadas formalmente. Por lo general, un diagrama de actividad en UML se utiliza en el modelado de sistemas de software. Se consideran diagramas de comportamiento, ya que describen lo que debe suceder en los sistemas que modelan.

Al igual que con los diagramas de flujo y otros diagramas, los diagramas de actividad son una manera de representar visualmente el comportamiento dinámico dentro de un sistema. Los diagramas de actividad describen el flujo de programas en un alto nivel, lo que permite a los usuarios comprender con mayor claridad las condiciones y limitaciones asociadas con operaciones específicas, y ver el flujo de mensajes entre actividades.

La creación de un diagrama de actividad en UML permite a los usuarios modelar y establecer diagramas de comportamientos condicionales y paralelos. El flujo de una actividad se puede gestionar mediante diversos elementos de control en el diagrama de flujo en UML. En lo que respecta a su uso, los diagramas de actividad son especialmente adecuados para:

• Modelar los casos de uso y los pasos de que constan.
• Detallar el protocolo de software como una secuencia admisible de interacciones entre componentes.
• Modelar algoritmos de software.
• Crear gráficos de flujos de trabajo empresariales entre varios usuarios de un sistema.
• Modelar el flujo de ejecución entre las entidades del sistema.
• Presentar información detallada sobre las funciones o algoritmos del sistema.
• Crear una comprensión de alto nivel de las funcionalidades del sistema.

Como sucede con cualquier tipo de diagrama de procesos de negocio, la ventaja principal de usar un diagrama de actividad es una mejora de la visibilidad y claridad de los procesos. Los usuarios pueden asimilar y comprender de forma concisa la relación entre los objetos, incluida la forma en que fluyen juntos. También pueden ver dónde se encuentran las diferentes responsabilidades y dependencias, y dónde se deben tomar decisiones importantes. Del mismo modo, la elaboración de diagramas es ventajosa para la colaboración y la documentación, ya que comunica los procesos de una manera que se puede compartir fácilmente entre equipos y departamentos.

Además de estos beneficios, los diagramas de actividad pueden ayudar a las empresas a lograr lo siguiente:

• Demostrar la lógica de un algoritmo.
• Describir los pasos realizados en un caso de uso de UML.
• Ilustrar los flujos de trabajo entre usuarios y sistemas.
• Simplificar y mejorar los procesos al aclarar casos de uso potencialmente complejos.
• Modelar elementos de arquitectura de software, como la función, el método y la operación.

Aunque los diagramas de actividad siguen reglas estandarizadas en UML, aún hay cierta libertad en la creación de estos diagramas, especialmente con respecto a qué elementos incluir. Por lo general, los diagramas de actividad incluyen los siguientes componentes:

Actividades

Las actividades describen procesos de negocio e incluyen nodos de actividad y bordes de actividad, lo que permite que las tareas fluyan a lo largo de una secuencia.

Acciones

Una acción es una tarea realizada por el software o por el usuario. Las acciones comienzan cuando se han cumplido todas las condiciones de entrada y utilizan los bordes de actividad entrante y saliente para especificar el flujo de control y los datos entre los nodos de actividad.

Bordes de actividad

Un borde de actividad es una conexión directa entre nodos de actividad, que representa la ruta que puede tomar un token entre dos nodos de actividad. El borde de actividad es responsable de continuar con el flujo hacia la siguiente acción una vez que se haya completado la acción anterior.

Flujos de control

Los flujos de control son conectores que visualizan el flujo entre los pasos del diagrama.

Nodos de inicio

El nodo de inicio es el nodo inicial al comienzo del diagrama y representa el punto de inicio de la actividad.

Decisiones

Una decisión es un punto en el diagrama en el que el usuario o el software tienen que elegir una opción. Cada opción conduce a una nueva rama, por lo que la decisión se compone de una entrada y al menos dos salidas.

Fusiones

Las fusiones son lo contrario de las decisiones, ya que reúnen varias ramas o flujos en un solo punto. Una fusión se compone de al menos dos entradas y solo una salida.

Nodos finales

El nodo final es el paso final de la actividad; la finalización del nodo final indica que la actividad también se ha completado.

Conocer las distintas notaciones y símbolos es crucial para utilizar e interpretar eficazmente los diagramas de actividad. Los símbolos sirven como lenguaje del diagrama y permiten trazar flujos de trabajo, decisiones y procesos complejos de forma clara y coherente. Entre las notaciones y símbolos estándar que suelen aparecer en un diagrama de actividad se incluyen los siguientes: Estado inicial o punto inicial
Suele representarse mediante un círculo relleno y designa el punto de partida del flujo de actividad. El estado inicial sienta la base para las acciones o tareas posteriores que siguen en el diagrama. En los diagramas de actividad de carril, el punto inicial debe situarse en la primera columna de la esquina superior izquierda.

• Estado de actividad o de acción
  Los estados de acción (también conocidos como estados de actividad) detallan brevemente las tareas y operaciones realizadas a lo largo del flujo del proceso. Estas notaciones a menudo se representan mediante rectángulos redondeados e incluyen una descripción de la actividad que se va a llevar a cabo.
• Flujo de acción
  Los flujos de acciones se representan mediante flechas que conectan los estados de acción. Muestran la secuencia o el orden en el que se llevan a cabo las actividades para guiar el flujo de un estado a otro.
• Flujo de objeto
  Los flujos de objetos son similares a los flujos de acciones, pero se utilizan para indicar el flujo de objetos o datos entre actividades. También se pueden representar mediante flechas, a veces anotadas o identificadas mediante colores o estilos para separarlas de los flujos de acciones.
• Decisiones y ramificaciones
  Las decisiones se representan mediante diamantes e indican puntos de toma de decisiones dentro del proceso. A partir de estos puntos de decisión se producen ramificaciones que conducen a múltiples rutas posibles en función de condiciones o elecciones.
• Protecciones
  Las protecciones son condiciones que deben cumplirse para que el flujo continúe a lo largo de una ruta en particular. Se suelen etiquetar junto a la flecha que sale de un símbolo de decisión para mostrar el flujo condicional.
• Sincronización
  Una barra de sincronización (a menudo denominada "bifurcación" o "unión") se utiliza para representar el punto en el que múltiples flujos convergen (unión) o divergen (bifurcación). Esto ayuda a modelar actividades paralelas dentro del sistema.
• Evento temporal
  Se trata de un símbolo o notación similar a un reloj que indica un momento específico o una duración determinada para que se produzca una actividad. Los eventos temporales ayudan a modelar procesos con plazos estrictos.
• Evento de fusión
  Los eventos de fusión se representan mediante diamantes, similares a las decisiones pero sin condiciones. Estos símbolos indican dónde se unen varios flujos para formar un único flujo unificado.
• Señales enviadas y recibidas
  Las señales enviadas y recibidas representan cómo una tarea puede ser modificada por elementos externos, y se representan mediante iconos con forma de sobre. Las señales enviadas y recibidas se utilizan para indicar cuándo un estado no puede cambiar hasta que se reciba un mensaje específico.
• Borde de interrupción
  Un borde de interrupción es una línea estriada (en forma de rayo) con una punta de flecha que indica una interrupción del flujo principal. Se utiliza para modelar excepciones o eventos que pueden interrumpir la secuencia normal de actividades.
• Carriles
  Los carriles son casillas o columnas paralelas que se usan para separar las actividades en función de quién es responsable de ellas: departamentos, sistemas o personas.
• Estado final o punto final
  El estado final indica el final del flujo de actividad y que el proceso se ha completado. Suele representarse mediante un círculo relleno con un círculo hueco alrededor.

Aunque tanto los diagramas de actividad como los diagramas de flujo sirven para visualizar los flujos de procesos y las rutas de toma de decisiones, tienen características, notaciones y casos de uso distintos que los diferencian. Conocer las diferencias puede ayudar a las organizaciones a decidir qué herramienta es más adecuada para sus necesidades específicas.

Complejidad y detalle

• Diagramas de actividad: suelen ser más complejos y ofrecen un mayor nivel de detalle, incluido el comportamiento condicional y paralelo, los puntos de sincronización y mucho más. Forman parte del lenguaje de modelado unificado (UML) y, por lo tanto, utilizan un conjunto estandarizado de notaciones y símbolos.
• Diagramas de flujo: generalmente más sencillos y menos detallados, se utilizan para procesos directos y árboles de toma de decisiones. No tienen un conjunto estandarizado de notaciones, aunque hay símbolos que se utilizan frecuentemente.

Notación y símbolos

• Diagramas de actividad: utilizan un conjunto específico de notaciones de UML, entre las que se incluyen estados de acción, bordes de actividad, flujos de control y muchas otras, lo que permite representar los procesos de una forma coherente y formalizada.
• Diagramas de flujo: disponen de un conjunto más relajado de símbolos como óvalos para inicio/fin, rectángulos para procesos y diamantes para puntos de decisión.

Contexto de uso

• Diagramas de actividad: se utilizan sobre todo en ingeniería de software para representar los aspectos dinámicos de los sistemas de software, pero también son útiles en otros campos para modelar procesos complejos.
• Diagramas de flujo: tienen una gama más amplia de aplicaciones, que abarcan desde los procesos empresariales hasta la ingeniería de sistemas, y pueden utilizarse en casi cualquier disciplina.

Flexibilidad

• Diagramas de actividad: más rígidos debido a sus notaciones formales, pero esto puede ser una ventaja a la hora de modelar sistemas complejos y multifacéticos.
• Diagramas de flujo: más flexibles y fáciles de desarrollar, adecuados para procesos sencillos que no requieren notaciones especializadas.

Flujo de objetos y de datos

• Diagramas de actividad: pueden modelar no solo el flujo de actividades, sino también el flujo de objetos o datos entre actividades, lo que proporciona una perspectiva más completa del sistema. Pueden utilizarse tanto para vistas generales de alto nivel como para actividades detalladas de bajo nivel de un sistema.
• Diagramas de flujo: se centran principalmente en el flujo de actividades o tareas y no suelen incorporar el flujo de objetos o datos entre tareas. Suelen ofrecer una visión de alto nivel de un proceso y pueden no ser adecuados para un modelado extremadamente detallado.

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Con Automatización de procesos, las organizaciones disponen de una solución fácil de usar para elaborar diagramas de forma rápida, precisa y rentable. Más concretamente, las empresas que utilizan Automatización de procesos de ServiceNow suelen disfrutar de las siguientes ventajas:

Optimización de los procesos

Observa muy de cerca los procesos esenciales y todas sus respectivas tareas, actividades, acciones, responsabilidades y dependencias. La inigualable visibilidad de los procesos permite medir y mejorar continuamente la prestación de servicios para ajustarse mejor a los acuerdos de nivel de servicio (SLA) y a las expectativas de los clientes. Con ServiceNow, la optimización de los procesos es continua y eficaz.

Mejor supervisión del rendimiento

Los procesos no son los únicos aspectos que pueden mejorar con Optimización de procesos; los empleados, los agentes y otras personas que participan en procesos relevantes tendrán una visión más detallada de su propio rendimiento. Optimización de procesos permite ver y comparar la eficacia en toda la organización, de modo que los líderes y empleados puedan tomar medidas para mejorar los resultados de los grupos de trabajo y las tareas.

Mejora de la productividad

Al optimizar los procesos de negocio, Optimización de procesos de ServiceNow permite a las organizaciones eliminar elementos innecesarios y proporcionar a los empleados y equipos una secuencia de pasos directa y fácil de seguir para completar actividades. Esto libera recursos y ofrece a las empresas la oportunidad de aplicar esos recursos a otros proyectos y tareas, lo que mejora la productividad en general.

Mayor eficiencia

Junto con el aumento de la productividad, la capacidad de eliminar variantes innecesarias de los procesos de negocio básicos también ayuda a reducir los costes de inversión. Las organizaciones pueden hacer más con menos para aumentar la eficiencia de los procesos de negocio.

Resultados más rápidos

Unos procesos optimizados se traducen en soluciones más rápidas. Además, mediante la integración con Gestión de mejora continua de ServiceNow y otras aplicaciones de ServiceNow, las organizaciones pueden mejorar sus flujos de trabajo más rápido que nunca.