La gestión del flujo de trabajo describe los sistemas y tácticas que las empresas utilizan para aumentar la productividad, aliviar la frustración y optimizar el flujo de tareas.
Los procesos son el motor de tu negocio. Para cada objetivo, hay una secuencia de pasos que se deben seguir con el fin de convertir los conceptos e ideas en resultados impactantes. La combinación de estos procesos y la unión de personas y tareas interdependientes con el fin de alcanzar un objetivo que sería inaccesible de otro modo se denomina flujo de trabajo. Los mejores flujos de trabajo incorporan la automatización del flujo de trabajo, lo que permite eliminar los cuellos de botella y los errores que a menudo se asocian con tediosos procesos y tareas manuales.
Para facilitar aún más los flujos de trabajo empresariales eficaces, muchas organizaciones recurren a la gestión del flujo de trabajo.
La gestión del flujo de trabajo implica la identificación, categorización, estructuración, rastreo, documentación y optimización de las tareas y los procesos de negocio para garantizar que fluyen sin problemas y con precisión hacia los resultados deseados. A menudo, la gestión del flujo de trabajo se divide en dos categorías:
- Integración de procesos
La integración de procesos define los procesos de negocio que abarcan aplicaciones y proveedores. - Automatización de eventos
La automatización de eventos, que se superponerse con la automatización del flujo de trabajo, permite automatizar las tareas individuales que forman parte de un flujo de trabajo.
Básicamente, el propósito de la gestión del flujo de trabajo es dar respuesta a cuatro preguntas básicas sobre cualquier tarea determinada dentro del flujo de trabajo:
- ¿Qué se debe hacer?
- ¿Quién debe hacerlo?
- ¿Cuándo se debe completar?
- ¿Cómo se debe lograr?
Correctamente aplicada, la gestión del flujo de trabajo combina una visibilidad clara, la automatización de procesos y las herramientas de soporte que guíen a las personas y los procesos. Además, los equipos que operan dentro de flujos de trabajo fiables obtienen una mayor productividad y eficiencia, además de que están más orientados hacia los objetivos que aquellos que no lo hacen. Esto se debe al fácil acceso a los datos del flujo de trabajo, lo que permite una mayor visibilidad de los pasos y procesos involucrados, así como de los roles responsables de cada acción.
Del mismo modo que los flujos de trabajo reúnen a las personas y los procesos, en los proyectos, varios flujos de trabajo operan en conjunto para lograr un resultado específico. La gestión de proyectos describe las herramientas y estrategias diseñadas para dirigir y optimizar estos proyectos. Por ejemplo, mientras que la gestión del flujo de trabajo puede ayudar a ilustrar y optimizar los procesos necesarios para incorporar nuevos empleados, la gestión de proyectos se encarga de detallar y controlar las tareas necesarias para reclutar, contratar e incorporar a un nuevo empleado específico.
Por otro lado, dada la creciente sofisticación del software de gestión del flujo de trabajo, puede haber una gran superposición entre ambas disciplinas. De hecho, los mejores sistemas de gestión del flujo de trabajo disponibles en la actualidad son capaces de realizar, básicamente, todas las tareas de gestión de proyectos de las que depende una empresa.
Dado el tamaño y la complejidad de la mayoría de los procesos de negocio modernos, la coordinación y el rastreo de tareas y personas asociadas con flujos de trabajo exigen herramientas eficaces. Los sistemas de gestión del flujo de trabajo son soluciones de software creadas para ayudar a las empresas a optimizar sus flujos de trabajo. Por lo general, estas herramientas incluyen funciones integradas que permiten automatizar tareas y procesos repetitivos, programar recordatorios y seguimientos, alertar a los usuarios sobre tareas no completadas, rastrear las métricas de rendimiento y trabajar teniendo una vista completa de cada aspecto del flujo de trabajo.
De principio a fin, la gestión eficaz de un flujo de trabajo engloba muchos aspectos. Los principales sistemas de gestión del flujo de trabajo deben ser capaces de optimizar cada aspecto del flujo de trabajo y de apoyar a los usuarios humanos en todos los niveles. Por lo tanto, los sistemas de gestión del flujo de trabajo dependen de un conjunto de características y competencias avanzadas, entre las que se incluyen las siguientes:
- Rastreo de análisis
- Notificaciones automatizadas
- Computación en la nube
- Diseñador de flujo de trabajo sin códigos
- Herramientas de arrastrar y soltar
- Integración con aplicaciones de terceros
- Desarrollo de aplicaciones de código bajo
- Ramas paralelas
- Generación de informes
- Control de acceso basado en roles
- Indicadores de estado de los acuerdos de nivel de servicio (SLA)
Las herramientas de software de gestión del flujo de trabajo están diseñadas para ocuparse de la mayor parte del trabajo pesado asociado con los flujos de trabajo. Dicho esto, la eficacia de cualquier herramienta depende en gran medida de tu capacidad de utilizarla adecuadamente y aprovechar al máximo lo que ofrece. Al planificar la implementación de una solución de gestión del flujo de trabajo para tu negocio, ten en cuenta las siguientes prácticas recomendadas:
Los flujos de trabajo pueden extenderse más allá de los límites de los departamentos individuales, involucrando procesos y personas en toda la organización. Y debido a que estas soluciones probablemente afectarán a toda tu empresa, es imperativo que cuentes con el respaldo del equipo de dirección. Analiza la gestión del flujo de trabajo con los gerentes y ejecutivos C-suite, y asegúrate de contar con su apoyo antes de seguir adelante.
Además de al equipo de dirección de la empresa, deberás involucrar a todos los interesados. Identifica quién será responsable de las diversas tareas dentro del flujo de trabajo. Trabaja estrechamente con esas personas para asegurarte de que todo esté en su lugar para guiar de manera efectiva los procesos de un extremo a otro.
La asignación es un aspecto crucial de la gestión del flujo de trabajo, pero no todos los flujos tienen la misma urgencia o importancia. Los flujos de trabajo prioritarios (aquellos relacionados con las áreas de finanzas, TI o RR. HH., entre otros) y los flujos de trabajo orientados al cliente deberían ser tu prioridad. Deben ser ágiles, completamente operativos y eficientes. Una vez establecidos estos flujos primarios, podrás priorizar los flujos de trabajo secundarios.
La automatización es la clave para una gestión eficaz del flujo de trabajo y debe aplicarse siempre que sea posible. Revisa tu flujo de trabajo para identificar las tareas o aprobaciones sencillas y repetitivas que pueden ser adecuadas para la automatización, lo que ayudará a liberar carga de los empleados para que puedan realizar otras tareas más estratégicas.
La asignación de flujos de trabajo proporciona una vista general de exactamente qué tareas están involucradas. Esto puede ayudar a identificar acciones redundantes que consumen tiempo de los empleados y no proporcionan beneficios adicionales. Trabaja estrechamente con todos los interesados para revisar los flujos de trabajo, identificar áreas con tareas duplicadas y eliminarlas.
Es posible que sea necesario volver a evaluar y revisar muchos flujos de trabajo después del despliegue. Establece métricas relevantes y monitorizar los indicadores clave de rendimiento (KPI) para garantizar que todo se desarrolla de manera óptima y que los procesos individuales funcionan según lo previsto. De este modo, podrás identificar fácilmente las posibles áreas problemáticas con el fin de optimizarlas.
Aunque las tecnologías de automatización avanzadas pueden crear flujos de trabajo que no precisen de intervención humana, siempre es mejor que alguna persona supervise el proceso. Controla los flujos de trabajo, haz correcciones cuando sea necesario y utiliza los conocimientos obtenidos para optimizar aún más tu negocio.
La optimización de los procesos gracias a la eliminación de los cuellos de botella y las tareas duplicadas es una de las principales ventajas de la gestión del flujo de trabajo. Sin embargo, aunque la velocidad es una consecuencia natural de este enfoque, establecer un sistema de gestión del flujo de trabajo desde el principio no suele ser algo que se consiga de un día para otro. Configurar las herramientas pertinentes, formar a los usuarios, integrar sistemas asociados y, finalmente, desplegar la solución puede tardar días, semanas o incluso meses. Por otro lado, es posible que una solución de gestión del flujo de trabajo que forme parte de una plataforma de gestión más amplia y que funcione con herramientas de poco código no precise muchos esfuerzos de configuración o formación. Esto permite un despliegue más rápido, a menudo en un solo día.
Los procesos impulsan tu negocio y de gestionar los flujos de trabajo depende la eficacia de esos procesos. ServiceNow, líder en sistemas de gestión de TI, está llevando la gestión del flujo de trabajo a niveles nunca vistos.
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