Los sistemas de gestión del lugar de trabajo integrados (IWMS) pueden ayudar a una organización con la gestión de las instalaciones, los proyectos y el ciclo de vida de los bienes raíces.
Las soluciones de software de los sistemas de gestión del lugar de trabajo integrados (IWMS) son aplicaciones que integran múltiples plataformas de software. Ayudan a los lugares de trabajo a optimizar la gestión de las instalaciones, la administración de proyectos de capital, el mantenimiento de las instalaciones, la administración del ciclo de vida de los bienes raíces y la gestión de recursos. Hay pasos importantes de implementación que deben seguirse para todas las soluciones de IWMS, y encontrar la solución de IWMS correcta exige analizar las necesidades de datos, la interfaz de usuario y la posible consolidación de otras aplicaciones.
Gartner, líder en investigación tecnológica, usó por primera vez el término "sistema de gestión del lugar de trabajo integrado" en 2004 para describir un programa de clase empresarial que podía gestionar varias áreas funcionales. El concepto de integración, según lo describe Gartner, es "una única plataforma tecnológica, un único repositorio de datos". El auge de Internet a finales de los años 90 y principios de los 2000 hizo que la integración y tales plataformas fuesen aún más posibles y cruciales.
El software IWMS idóneo integra una serie de áreas funcionales dentro de un lugar de trabajo que inicialmente no se combinaron ni funcionaban simultáneamente, pero que ahora funcionan como áreas que necesitan trabajar en conjunto de manera crucial.
Esto alude a las operaciones y el mantenimiento de las instalaciones del lugar de trabajo, incluida la gestión del servicio de los empleados, el traslado, la programación de recursos, el diseño asistido por ordenador, el modelado de la información del edificio y la gestión del espacio. Los planos de planta u otros mapas pueden estar fácilmente disponibles en una vista sencilla para cualquier análisis o recopilación de información necesaria. El Internet de las cosas (IoT) también puede proporcionar sensores a los datos de los productos sobre la ocupación y analizar la posible ocupación de espacio y cualquier cambio ideal en el coste.
La gestión de proyectos de capital generalmente implica el diseño y la implementación de expansiones o renovaciones de edificios, el reemplazo de instalaciones y los planos, los cuales se coordinan en un IWMS para respaldar el diseño, la administración del capital, el coste, la adquisición, la programación, la oferta, el análisis de ruta crítica y la documentación.
Es fundamental mantener a los ocupantes del edificio cómodos y seguros. Se deben mantener las instalaciones, y las soluciones de IWMS pueden registrar una base de datos de información necesaria, como solicitudes de mantenimiento, inventario, proveedores, garantías, órdenes de trabajo y los costes asociados. El mantenimiento preventivo también se puede analizar y aplicar para evitar costes futuros mayores. Los ocupantes pueden enviar solicitudes a través de un portal de autoservicio, en cuyo punto los encargados de mantenimiento de las instalaciones pueden priorizar las solicitudes.
Los sistemas de IoT se integran en las plataformas IWMS, lo que puede anticipar las necesidades de mantenimiento y proporcionar rastreo en tiempo real de las instalaciones y los activos asociados.
La gestión de bienes raíces exige conjuntos de datos combinados sobre propiedades administradas, incluidos metros cuadrados, costes, activos, términos de arrendamiento y ocupación. La gestión de bienes raíces en un IWMS proporciona una visualización para diferentes espacios con el propósito de mostrar el espacio y mantener un registro de las diferentes opciones y los diseños disponibles; esto permite la comunicación entre inquilinos potenciales y actuales, así como cualquier otra persona que interactúe con la propiedad, incluidos el personal de mantenimiento y los contratistas externos.
Un IWMS también puede gestionar la información en caso de una adquisición, la administración de carteras necesarias y arrendamientos, la contabilidad y la gestión de impuestos.
Las empresas han ido evolucionando hacia prácticas más sostenibles, para lo cual resulta útil el software IWMS. Las instalaciones son capaces de medir, analizar y reducir el consumo de recursos y la generación de residuos; por ejemplo, el uso de agua o energía, o las emisiones de gases de efecto invernadero. El IWMS permite que la gestión de infraestructura aproveche las características para impulsar las prácticas sostenibles, recopilar métricas de rendimiento y planificar una mejor gestión de la energía.
Los gestores de infraestructura también pueden registrar y rastrear las metas establecidas mediante la recopilación de datos y los informes automatizados que pueden indicar si se cumplen o no los objetivos, y si es necesario ajustarlos de manera más realista. Los objetivos pueden proporcionar una visión más amplia de las prácticas de sostenibilidad y ayudar a los lugares de trabajo a aumentar su comprensión de todo su consumo. El IoT también tiene cabida en la gestión de infraestructura, ya que los sensores inteligentes pueden ajustar cualquier cosa, desde la iluminación hasta el ajuste de la temperatura según el uso, la detección del entorno y la ocupación del espacio.
Un sistema de gestión del lugar de trabajo integrado puede actuar eficazmente como un único punto de acceso para diferentes plataformas de software. Las plataformas IWMS también pueden actuar como una excelente herramienta para optimizar los flujos de trabajo entre los equipos, lo que ayuda a optimizar las operaciones en todas partes y beneficia a los sistemas de TI existentes.
Los equipos son increíblemente valiosos cuando hay capacidades incorporadas en un solo sistema que proporciona varias. Una menor cantidad de plataformas de software puede eliminar los obstáculos y reducir el potencial tiempo de inactividad, así como las carencias o las redundancias en las funciones. Los sistemas útiles, como el IWMS, pueden optimizar los procesos, reducir los costes y ofrecer conocimientos únicos mediante sistemas de informes superiores que pueden respaldar los objetivos, el análisis y la toma de decisiones fundamentadas.
Las empresas y organizaciones pueden disfrutar de un potencial retorno de la inversión cuando utilizan una solución unificada, como Workplace Service Delivery de ServiceNow.
Una estrategia adecuada de implementación de IWMS es crucial para el éxito en el lugar de trabajo y en los diferentes sistemas funcionales. Existen consideraciones importantes y se han de identificar las necesidades.
Tómate tu tiempo para identificar a los miembros necesarios del equipo, según las necesidades conocidas de recursos, para la implementación y el uso continuo del software IWMS. La distribución ideal de los grupos de trabajo es en grupos funcionales más pequeños que colaboren para optimizar los procesos de implementación; la comunicación sigue siendo necesaria, pero habrá menos manos en cada etapa del proceso.
El proceso de implementación tiene una serie de necesidades que deben identificarse tanto de manera preventiva como a medida que el proceso avanza. Existen varias oportunidades que podrían tomarse para optimizar los procesos, al mismo tiempo que se utilizan flujos de trabajo conectados actualmente. Tómate tu tiempo para identificar los recursos que están fácilmente disponibles y los recursos que pueden ser necesarios en el presente y en el futuro.
También son necesarias las alteraciones en los procesos de TI; esto incluye posibles cambios en la infraestructura física, cualquier cambio en la computación en la nube y cualquier sistema de TI adecuado para la transición.
Los objetivos a largo y a corto plazo son cruciales durante todas las fases de implementación. Debes considerar los tipos de datos que deseas recopilar y almacenar, lo que te indicarán los datos y cómo pretendes utilizarlos. Una vez que se hayan delineado esos estándares, comienza a establecer objetivos. Algunos objetivos posibles podrían ser hitos del equipo durante la implementación de los programas IWMS, el cronograma de cambios en la infraestructura de TI según sea necesario y los hitos para la recopilación de datos a lo largo del proceso.
Has identificado las necesidades, incluidos los recursos y los objetivos. Se necesitan varias consideraciones. En primer lugar, considera la medida en que los sistemas de TI deben extenderse e integrarse para admitir el software IWMS. Piensa en las opciones de coste para la implementación y los cambios que podría admitir la infraestructura del software IWMS. Considera los sistemas de software adicionales que se necesitarían para implementar y respaldar continuamente el IWMS y los costes asociados. Medita sobre la posible optimización del proceso para los lanzamientos iniciales y futuros del IWMS, y cómo afectará a los procesos actuales y futuros.
Por lo general, se recomienda implementar el IWMS y las actualizaciones en fases. Las actualizaciones normalmente se dirigen a un área determinada y se crean para mejorar los procesos o parches de algo dentro del sistema.
Hay mucho que tener en cuenta al seleccionar un sistema IWMS, incluidas las capacidades de integración, la IU, la usabilidad y la calidad.
El software puede ser excepcional, pero la falta de interfaz de usuario utilizable puede menoscabar la experiencia y la calidad. El software IWMS no es una excepción. Reflexiona acerca de la calidad del software, considera si tiene o no muchos defectos o errores, y el grado en que proporciona una experiencia de calidad, la presentación, la facilidad de uso, la recopilación de datos y la generación de informes de datos que exige tu lugar de trabajo. También es importante analizar si todos los tipos de usuarios de toda la organización pueden o no entender fácilmente la interfaz de usuario y si resulta intuitiva para los nuevos usuarios.
La migración completa de la plataforma puede provocar pérdidas de datos, frustración y fallos. Un IWMS idóneo se puede integrar con otras plataformas en uso para crear una experiencia holística en una sola plataforma para una mejor experiencia del usuario, al mismo tiempo que se siguen utilizando las características de otras plataformas que son útiles para las organizaciones.
Los flujos de trabajo digitales pueden poner fin a los aislamientos en todas las organizaciones. El diseño de flujo se hace posible; incluye flujos de trabajo automatizados sin código, desarrollo acelerado de TI, servicios integrados y acciones de flujo específicas para fomentar la productividad y beneficiar a la organización, que son ideales para un mayor éxito y cumplimiento de los requisitos necesarios.
El software de gestión de infraestructura asistido por ordenador (CAFM) tiende a centrarse en una vista singular de la administración de activos y espacio, completamente optimizada para la gestión de infraestructura y un grado de integración con las solicitudes de servicio en el lugar de trabajo. Esto sería ideal para pequeñas empresas e instalaciones que no necesitan un software de gestión más complejo y que tienden a mantener solo servicios y rastrear las solicitudes. Los programas CAFM también tienden a extenderse a través de varias plataformas en lugar de una sola.
Las soluciones de IWMS son idóneas para organizaciones de nivel empresarial de mayor tamaño que supervisan más de unas pocas áreas de gestión. Estos sistemas existen en una sola plataforma que ayuda con la gestión de solicitudes, la planificación de estrategias ideales, la administración de energía y recursos, proyectos de capital, bienes raíces, la administración de arrendamientos y el mantenimiento de instalaciones.
El futuro del IWMS implicará la evolución para satisfacer las crecientes expectativas de líderes y organizaciones, como ya sucedió con las expectativas en aumento durante los albores de Internet; ahora las expectativas aumentarán conforme el técnico desarrolle e implemente en todos los aspectos. Actualmente, la tecnología se centra en el desarrollo de plataformas compatibles con la nube, móviles, accesibles y conectadas con dispositivos IoT. Los dispositivos IoT en particular cada vez cobran más relevancia y disponibilidad, y su aplicabilidad es cada vez más importante para los usuarios de IWMS, especialmente a la hora de recopilar datos automatizados de dispositivos inteligentes.
También existe una fuerte demanda de interfaces de usuario más intuitivas que puedan ofrecer todas las funciones necesarias sin dificultad ni mucho movimiento a través de páginas y enlaces. Idealmente, las plataformas IWMS evolucionarán con interfaces y métodos en constante cambio para recopilar datos, sin importar cuán complejos sean. Las plataformas IWMS se harán más escalables, elegantes, flexibles y llenas de posibilidades.
Servicios digitales modernizados para los nuevos entornos de trabajo.