L’organigramme des tâches est une méthode de gestion de projet qui consiste à décomposer des projets complexes en tâches gérables et faciles à suivre.
Également appelé WBS, l’organigramme des tâches a pour objectif de faciliter la gestion des projets volumineux en plusieurs étapes. Pour ce faire, il décompose les projets en tâches et processus plus petits. Ces tâches individuelles peuvent ensuite être traitées et réalisées simultanément par différentes équipes ou membres de l’équipe, ce qui permet une exécution plus rapide et plus efficace des projets.
Un organigramme des tâches se présente sous la forme d’un diagramme détaillé, identifiant et décomposant les livrables et les activités associées nécessaires à la réalisation du projet. Le livrable principal et final est situé en haut du diagramme et les sous-tâches sont organisées en dessous Le WBS est souvent utilisé conjointement avec un diagramme de Gantt et un logiciel de gestion de projet informatique pour améliorer la planification et l’exécution de projets qui seraient autrement difficiles à réaliser.
L’organigramme des tâches est généralement divisé en trois types distincts : WBS basé sur les livrables, WBS basé sur les phases et WBS basé sur les responsabilités.
Cette approche identifie les liens entre la portée du projet et ses livrables. Elle décompose la portée en livrables plus petits et plus faciles à gérer, généralement quelque chose de précis qui doit être produit, fourni ou obtenu en exécutant les tâches pour satisfaire les exigences du projet.
Le WBS basé sur les phases divise le projet en cinq étapes distinctes : lancement, planification, exécution, contrôle et clôture. Chacune de ces étapes comporte des livrables uniques.
Un organigramme basé sur les responsabilités définit la structure en fonction des équipes, des personnes et des unités organisationnelles qui travailleront sur le projet. Alors que le deuxième niveau de la structure identifie les personnes responsables de la réalisation des tâches, les niveaux suivants suivent un format similaire à celui des autres types de WBS, identifiant les livrables qui doivent être réalisés pour faire avancer l’ensemble du projet.
Il existe également plusieurs approches moins courantes d’organigramme des tâches. Notamment les suivantes :
- Orienté verbe
Utilise des actions pour définir les livrables. - Orienté nom
Utilise des composants pour définir les livrables. - Orienté phase
Décompose les projets en périodes ou phases distinctes.
Comme indiqué précédemment, l’organigramme des tâches prend la forme d’un diagramme qui présente le livrable final dans la partie supérieure et tous les sous-éléments organisés en dessous. Ces sous-éléments sont généralement répartis en quatre niveaux distincts. Cela permet aux équipes de visualiser plus facilement les étapes nécessaires à la réalisation du projet. Les quatre niveaux d’un organigramme des tâches sont le niveau supérieur, les comptes de contrôle, les lots de travail et les activités.
Le livrable final se trouve en haut du diagramme. Le niveau supérieur peut également correspondre au titre du projet.
Le deuxième niveau comprend les différentes phases principales du projet. Il s’agit des livrables secondaires qui doivent être réalisés pour garantir la réussite du projet.
Les lots de travail se trouvent sous le niveau du compte de contrôle et identifient les tâches nécessaires à la réalisation des livrables secondaires
Ce principe traite également des risques et de l’incertitude à l’aide de jalons. Le niveau final comprend les activités qui facilitent les lots de travaux.
Chaque niveau est en fait soutenu par le niveau qui le suit. Dans un diagramme de répartition traditionnel, cela se traduit par un graphique à ramifications dont le flux descend depuis le livrable final, et qui tient compte de toutes les tâches, toutes les activités et tous les livrables essentiels pour mener à bien le projet.
Bien que l’approche susmentionnée puisse être la plus largement utilisée pour les diagrammes WBS, elle n’est pas la seule option. Il existe plusieurs variantes du diagramme WBS classique, notamment :
Comme décrit ci-dessus, le diagramme arborescent WSB représente le flux de travail sous forme d’éléments ramifiés descendant du livrable principal du projet. Chaque niveau est composé de tâches qui soutiennent le niveau supérieur. Il s’agit de l’approche la plus courante pour la mise en diagramme WBS.
Bien qu’elle ne soit pas aussi détaillée que certaines autres options, la liste WBS peut être l’option la plus simple pour les organisations qui ont simplement besoin d’un aperçu des livrables et des sous-tâches. Elle consiste en une simple liste identifiant et décomposant les tâches importantes.
Toutes les informations présentées dans le diagramme arborescent peuvent être tout aussi facilement représentées et organisées à l’aide d’une feuille de calcul. L’approche par feuille de calcul utilise des colonnes et des lignes pour détailler les différents niveaux, tâches et livrables. Les feuilles de calcul sont souvent des documents partagés dynamiques qui peuvent être mis à jour en temps réel pour tenir compte de tout changement apporté au projet.
Grâce à un logiciel de gestion de projet, les entreprises peuvent créer des diagrammes de Gantt détaillés capables de relier des informations pertinentes, de corriger des discordances, de définir des jalons, et plus encore. Ces diagrammes sont similaires aux feuilles de calcul en ce sens qu’ils permettent une mise à jour dynamique, mais ils fonctionnent également comme une chronologie du projet lui-même.
Quel que soit le format du diagramme, la création d’un organigramme des tâches comprend cinq étapes.
Déterminez la portée et les objectifs du projet, ainsi que les personnes concernées. Décrivez l’ensemble du projet et sa finalité.
Déterminez les étapes, les tâches, les activités et les livrables qui permettront de mener à bien le projet. Organisez ces éléments en une série de phases.
Identifiez les livrables particuliers associés à chaque phase. Répertoriez-les et identifiez les conditions selon lesquelles chaque livrable sera mené à bien.
Décomposez davantage les livrables de l’étape précédente en tâches et sous-tâches constitutives. Répertoriez ces tâches de manière séquentielle.
Une fois que toutes les tâches pertinentes ont été identifiées et organisées en fonction de la phase, assignez-les aux équipes et aux personnes qui seront responsables de leur exécution. Autorisez les équipes à agir sur le projet et fournissez les ressources et les outils dont elles pourraient avoir besoin.
WBS existe pour faciliter la gestion de projets complexes et comportant plusieurs étapes. Mais souvent, le simple fait d’essayer de décomposer ces projets peut être en soi un processus complexe et difficile. Le logiciel WBS est un type d’outil conçu pour simplifier et automatiser divers aspects d’un organigramme des tâches.
Un organigramme des tâches bien conçu doit utiliser des techniques de visualisation pour décrire clairement les différents éléments qui composent un projet et détailler comment ces éléments se complètent pour atteindre l’objectif souhaité. Voici donc plusieurs pratiques exemplaires à prendre en compte dans la création d’un WBS.
Le WBS ne doit omettre aucune tâche, aussi minime soit-elle. À chaque niveau, le livrable doit correspondre à la somme totale des tâches détaillées au niveau inférieur.
L’objectif de l’organigramme des tâches est de faciliter la compréhension des projets complexes. Il doit être facile à comprendre pour tous les participants, sans nécessiter d’explications détaillées.
Ne vous donnez pas la peine de créer des tâches distinctes pour un travail déjà traité dans une autre tâche. Veillez à ce que les tâches soient mutuellement exclusives.
Les tâches doivent être suffisamment décomposées pour être accomplies par une seule personne dans un délai raisonnable.
Bien qu’il soit important de prendre en compte toutes les tâches qui sont liées à un projet, n’allez pas trop loin. La création d’un trop grand nombre de sous-tâches peut rendre le projet déroutant et insurmontable. Cinq niveaux ou moins devraient suffire à simplifier les projets les plus complexes.
Les tâches individuelles doivent être traçables, composées de livrables concrets et soutenues par des jalons et des dates d’achèvement. Cela permet d’assurer la mesurabilité et d’améliorer l’efficacité du WBS.
Le WBS doit fournir une représentation précise de la portée du projet. Si le projet lui-même change ou si l’organigramme des tâches semble présenter des lacunes, les responsables doivent être prêts à réviser le WBS quel que soit le niveau concerné.
Gestion de portefeuille stratégique de ServiceNow (SPM) permet aux organisations de planifier, hiérarchiser et suivre facilement les tâches associées aux objectifs commerciaux. Développée sur ServiceNow AI Platform, SPM intègre des mises à jour en temps réel, offre un modèle de données unique, est entièrement compatible avec les appareils mobiles et prend en charge les solutions PPM, APM et Agile. En d’autres mots, SPM est une ressource essentielle pour créer des organigrammes des tâches efficaces.
Apprenez-en plus sur le WBS dans SPM et transformez même vos projets les plus complexes en processus simplifiés et faciles à gérer.