Gestion du portefeuille d’applications (APM) est la discipline qui consiste à développer et à gouverner la stratégie d’application afin d’optimiser la pile technologique d’une entreprise.
Compte tenu de l’accélération constante de la numérisation et de l’adoption croissante d’applications pour soutenir la transformation, les organisations constatent que la gouvernance et la visibilité de leurs portefeuilles d’applications deviennent des tâches extrêmement difficiles. De plus, à mesure que les capacités logicielles s’étendent, les organisations adoptent un plus grand nombre d’applications nécessaires pour soutenir leurs activités. Ainsi, devant cette adoption croissante des technologies numériques, les entreprises remarquent un inconvénient directement lié à l’évolution vers la transparence des applications : la prolifération des applications.
Pour soutenir la transformation et les activités numériques, de plus en plus d’applications sont ajoutées à l’environnement. Non seulement certaines applications sont connues, mais il est également plus facile que jamais pour les utilisateurs d’acheter eux-mêmes des applications pour les intégrer à l’environnement. Une simple recherche en ligne suivie d’une confirmation des détails de paiement, et l’application apparaît dans la pile technologique de l’entreprise, prête à être utilisée. Mais une fois que le besoin de cette application disparaît, celle-ci reste trop souvent en place. Bon nombre de ces applications continuent de puiser dans les ressources de l’entreprise, même si elles n’apportent plus aucune valeur d’entreprise.
C’est là un exemple de prolifération des applications. Les entreprises tentent de gérer la prolifération et l’accumulation de leurs applications en créant une liste d’applications dans Excel, mais cela peut facilement entraîner une duplication des données et devenir rapidement obsolète. Pour s’assurer que leurs piles technologiques restent efficaces et adaptées à leurs besoins actuels et futurs, les entreprises se rendent compte qu’elles ont besoin d’une vue d’ensemble complète de l’ensemble de leur portefeuille de logiciels.
Gestion du portefeuille d’applications (APM) est la solution. L’APM renforce les organisations grâce à des aperçus et à une analyse des données en temps réel essentielles à la gestion de l’ensemble de leur paysage d’application. Le résultat final? Une meilleure répartition des coûts, une compréhension plus claire des applications qui soutiennent les capacités d’entreprise, un meilleur alignement de l’APM sur la stratégie d’affaires et une réduction des risques grâce à la compréhension des applications qui approchent de leur fin de vie. Les architectes d’entreprise doivent prendre en charge l’infrastructure applicative actuelle tout en planifiant la feuille de route commerciale de demain.
L’APM examine minutieusement la pile des logiciels d’une entreprise, fournissant une image détaillée de chaque application et les alignant sur la stratégie globale de l’entreprise. À ce titre, Gestion du portefeuille d’applications offre aux organisations les possibilités suivantes :
La capacité à contrer les risques posés par les applications obsolètes est sans doute l’avantage le plus important et précieux de l’APM. Lorsqu’elles arrivent en fin de vie, les applications peuvent commencer à présenter des risques et des vulnérabilités importants. Gestion du portefeuille d’applications aide les organisations à créer des plans de fin de vie efficaces pour leurs applications, afin que ces faiblesses potentielles en matière de sécurité et de processus ne deviennent pas des handicaps à l’avenir.
Les grandes et même les petites entreprises peuvent se retrouver avec des milliers d’applications logicielles différentes dans leur infrastructure. Gestion du portefeuille d’applications met en correspondance les applications avec les capacités d’entreprise, identifiant facilement celles qui ne sont plus utiles ou qui ne soutiennent plus l’activité. Des indicateurs d’application peuvent également être utilisés pour mesurer les performances globales. À l’aide de ces indicateurs, l’APM identifie et classe rapidement chaque application, permettant aux entreprises d’éliminer les technologies redondantes, de remplacer les outils obsolètes et de s’assurer que chaque logiciel apporte une réelle valeur ajoutée.
Chaque application d’affaires a une fonction clé : soutenir l’entreprise. Et bien que Gestion du portefeuille d’applications soit efficace pour fournir une vue d’ensemble des applications et des dépendances, elle excelle également dans la collecte de données essentielles pour une transformation informatique à grande échelle. L’APM fournit des rapports fiables et en temps réel pour aider les dirigeants et les décideurs à mieux comprendre l’impact des investissements informatiques, à mesure que les environnements d’applications évoluent et prennent en charge de nouvelles initiatives stratégiques. Gestion du portefeuille d’applications s’étend également à l’ensemble du portefeuille, offrant aux décideurs des aperçus permettant d’aligner chaque logiciel actuel sur les besoins de l’entreprise.
Gestion du portefeuille d’applications permet de classer et d’évaluer les applications en fonction du coût total de possession, ainsi que d’autres facteurs pertinents. Les décideurs ont ainsi une vision claire de la valeur réelle de chaque logiciel, et peuvent faire des choix éclairés et optimiser le retour sur chaque investissement informatique budgétisé.
Un autre avantage de la catégorisation et de l’évaluation des applications dans Gestion du portefeuille d’applications, est qu’elles permettent aux entreprises de comprendre plus facilement ce qui doit être fait, et d’identifier et hiérarchiser leur pile technologique. Gestion du portefeuille d’applications fournit des aperçus sur les applications qui approchent de leur fin de vie et permet de planifier d’autres initiatives et priorités pour l’entreprise.
Les lacunes, les redondances et les technologies obsolètes peuvent ralentir les processus opérationnels importants. Gestion du portefeuille d’applications permet d’identifier ces goulots d’étranglement cachés, puis d’aller plus loin en présentant les améliorations réalisables conçues pour que les processus puissent atteindre une efficacité maximale.
En regroupant toutes les applications et tous les outils au même endroit, les équipes et les services de l’ensemble de l’entreprise peuvent travailler avec une source unique et fiable concernant les fonctionnalités et les investissements liés aux applications. Cela permet une meilleure communication entre les différentes parties prenantes et évite d’attribuer des ressources à des achats informatiques inutiles (et à la prise en charge d’applications qui n’ont aucune utilité).
Gestion du portefeuille d’applications peut simplifier l’approche qu’adopte l’entreprise pour la documentation et la gouvernance de son portefeuille d’applications. Cela dit, les étapes de la mise en place d’une solution APM efficace ne sont pas toujours aussi évidentes. Examinons chacune des étapes qui doivent être suivies par les organisations pour réussir leur mise en œuvre de l’APM :
La toute première étape de la gestion du portefeuille d’applications consiste à répertorier les logiciels utilisés par l’organisation. Rencontrez les propriétaires de service dans toute l’entreprise et dressez un inventaire des applications utilisées ou susceptibles de présenter des abonnements actifs sans être utilisées. À ce stade, il est également recommandé de recueillir d’autres informations pertinentes sur chacune des applications, y compris des détails sur les contrats et les coûts, afin de faciliter ultérieurement les évaluations plus approfondies des applications.
En plus de faire le point sur chacune de leurs applications, les entreprises doivent associer chaque application à son propriétaire potentiel. Ces propriétaires sont ceux qui utiliseront l’application et doivent être informés du processus de gestion du portefeuille d’applications et des objectifs d’amélioration. Ils doivent également être associés à l’intégration et au contrôle qualité des données d’application, afin de simplifier la stratégie applicative.
Chaque application passe naturellement par un cycle de vie utile, passant d’une utilisation active à une activité partielle à mesure qu’elle est progressivement supprimée, pour finalement devenir inactive. Une fois que l’application n’est plus utile à l’entreprise, elle doit être remplacée par une version mise à jour ou être mise hors service. La définition de ce cycle de vie permettra de savoir plus facilement où se situent les applications tout au long de ces étapes.
La valeur peut varier considérablement même parmi les applications actives. Déterminer la fréquence d’utilisation de ces applications, ainsi que l’importance des applications les plus utilisées pour les équipes et les flux de travail, facilitera l’attribution d’une valeur.
À partir de l’étape précédente, les organisations doivent ensuite déterminer le coût total et la valeur d’entreprise de chaque logiciel actif. Déterminer le coût total de possession et la valeur de chaque application par rapport aux capacités commerciales fournit un point de référence à partir duquel les entreprises peuvent évaluer d’autres solutions potentielles.
Enfin, la dernière étape du processus de gestion du portefeuille d’applications consiste à mettre en œuvre une infrastructure d’indicateurs d’applications basés sur les données. À partir de là, les responsables peuvent gérer et réviser en continu le portefeuille d’applications, en établissant une valeur à long terme et en veillant à ce que l’informatique soit parfaitement alignée sur les objectifs de l’entreprise.
Lorsqu’elle est correctement mise en œuvre, Gestion du portefeuille d’applications peut devenir une base fiable pour la transformation de l’entreprise, en se prêtant à des investissements plus intelligents, en maximisant leur impact et en favorisant l’innovation continue. Voici plusieurs pratiques exemplaires pour aider les entreprises à tirer le meilleur parti des solutions APM :
Gestion du portefeuille d’applications est là pour aider les dirigeants et autres parties prenantes à prendre de meilleures décisions quant aux applications qui apportent le plus de valeur à l’entreprise. En comprenant les besoins des utilisateurs actuels et les applications dont ils ont besoin pour faire leur travail, l’APM peut aider à aligner les capacités commerciales sur la stratégie de l’entreprise. L’APM doit être capable de fonctionner en étroite collaboration avec la direction, les gestionnaires de projet, les architectes d’applications et les autres rôles de planification technologique, afin de leur fournir des logiciels pour faire leur travail, soutenir la stratégie d’affaires et répondre à leurs questions.
La collecte et la maintenance des données dans la gestion du portefeuille d’applications ne sont pas le travail d’une seule équipe. Les fournisseurs d’autres équipes et services devront régulièrement fournir des données, au-delà de leurs responsabilités traditionnellement définies. Pour s’assurer qu’ils disposent de l’orientation et de l’inspiration nécessaires pour occuper le poste de fournisseur de données APM, les organisations doivent d’abord sélectionner un groupe de fournisseurs de données « pilotes » afin de les former aux processus importants et aux pratiques exemplaires. La rétroaction de ces premiers utilisateurs peut ensuite être utilisée pour perfectionner le processus de formation des autres fournisseurs de données. Il ne s’agit cependant pas toujours d’un processus manuel : la détection des TI et la gestion des actifs de TI (ITAM) peuvent recueillir automatiquement les données pertinentes.
Le succès de la gestion du portefeuille d’applications ne signifie pas nécessairement une révolution complète de l’ensemble du portefeuille d’applications. Le succès se manifeste souvent de manière plus discrète.
Grâce à une gestion efficace du portefeuille d’applications, les organisations peuvent avoir une compréhension claire des applications présentes dans leur environnement et savoir comment réduire les coûts en éliminant celles qui ne correspondent pas à la stratégie d’affaires. Les fonds peuvent être utilisés pour soutenir les applications qui contribuent à accélérer la croissance de l’entreprise. Les parties prenantes et les dirigeants peuvent utiliser de façon efficace les données de l’APM pour aligner les applications sur les fonctions commerciales et travailler ensemble à l’élaboration d’une feuille de route commune en matière de stratégie. Parler de cette réussite à l’échelle de l’organisation peut aider les parties prenantes à tous les niveaux à reconnaître la valeur de l’APM.
Les écosystèmes d’applications sont plus complexes que jamais. Pour gérer de façon efficace des portefeuilles d’applications en pleine croissance tout en protégeant les investissements commerciaux, les organisations ont besoin d’outils fiables de gestion du portefeuille d’applications. Dans un même temps, les industries connaissent un changement de paradigme dans leurs modèles de déploiement préférés, migrant une partie importante de leurs données et services vers le nuage. ServiceNow, chef de file de la gestion TI, fournit les solutions.
La solution Gestion du portefeuille d’applications de ServiceNow crée un répertoire complet des logiciels attribués à l’entreprise en les classant selon quatre grands domaines d’intérêt : planification des capacités d’entreprise, rationalisation des applications, utilisation des informations et gestion des risques technologiques. Les dirigeants peuvent ensuite utiliser ces aperçus pour élaborer des stratégies technologiques pertinentes qui mettent les fonctionnalités des applications en adéquation avec les objectifs établis. De plus, comme la solution APM de ServiceNow est une solution basée sur le nuage qui s’intègre facilement aux données provenant d’autres flux de travail informatiques intégrés, les entreprises bénéficient d’une précision totale des données provenant de l’ensemble de leur écosystème, accessibles partout et à tout moment.
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