La planification de scénarios décrit les outils, les stratégies et les processus utilisés pour identifier les incertitudes possibles dans l’avenir d’une entreprise et s’y préparer.
On dit qu’avec le recul, tout devient plus clair. Cela est d’autant plus vrai quand on gère une entreprise. Les fluctuations imprévues du marché, les événements en développement et les changements continus au sein des industries peuvent même bouleverser les meilleurs plans d’action. À titre d’exemple récent, les dirigeants n’ont pas besoin de chercher plus loin que l’année 2020. L’impact inattendu et étonnant de la première pandémie des temps modernes a laissé le monde des entreprises dans un état de choc. Partout sur la planète, les organisations se remettent toujours des changements rapides et inattendus provoqués par le choc initial de la COVID-19, et font face à des pertes de profits, à de nouvelles exigences réglementaires difficiles à respecter, voire même à des faillites et à des fermetures.
Avec autant d’enjeux, comment les entreprises peuvent-elles mieux se préparer pour l’avenir, en identifiant et en planifiant toute une série d’incertitudes qui peuvent ou non se produire? La réponse se trouve probablement dans la planification de scénarios. Une planification flexible permet à la direction de créer des scénarios hypothétiques et d’évaluer les compromis, de sorte que, lorsque des événements imprévus ou d’autres facteurs imposent des changements, l’entreprise a déjà mis en place des plans d’urgence planifiées et réfléchies. Mais la planification de scénarios est plus qu’un simple plan de continuité des activités ou un sous-ensemble du FinOps (opérations financières). Il s’agit plutôt d’une approche entièrement intégrée pour s’adapter à l’incertitude des entreprises modernes.
Le principe de base est le suivant : si une organisation peut définir les incertitudes critiques et créer des plans d’urgence fonctionnels pour toute une gamme de scénarios, elle sera alors plus apte à survivre, voire même à prospérer, lorsqu’elle sera réellement confrontée à ces scénarios.
Dans le cas des entreprises, la planification de scénarios donne aux décideurs un aperçu de l’avenir, non d’un avenir unique et immuable, mais d’une gamme de scénarios futurs possibles. Cela leur permet d’identifier de nombreux résultats différents et d’évaluer les impacts de ces scénarios. Ils peuvent ensuite évaluer l’efficacité des différentes réponses proposées, en identifiant les actions les plus susceptibles d’entraîner des résultats positifs pour l’organisation, ses employés et ses clients.
Au lieu de devoir se débrouiller et improviser face à des événements imprévus, les organisations peuvent se référer à des plans de scénarios pertinents et réagir rapidement et de manière décisive. Cela permet aux leaders de faire des compromis et de prendre des décisions éclairées rapidement, en évaluant toutes les combinaisons possibles de décisions et leur impact sur le budget, les ressources, les priorités et les chronologies.
Les entreprises qui sont en mesure de s’adapter rapidement et de prospérer dans un monde en constante évolution exercent continuellement la planification de scénarios. Cependant, les entreprises qui pratiquent la planification de scénarios sont souvent l’exception plutôt que la règle. Ainsi, les organisations qui investissent dans la planification de scénarios et qui créent des stratégies d’urgence efficaces sont plus susceptibles d’obtenir des résultats positifs face à des changements brusques et à d’autres scénarios futurs. Elles bénéficient donc d’un avantage clair sur les entreprises qui attendent que le changement se produise pour élaborer un plan.
La transparence et les aperçus sont au cœur de la planification de scénarios. Pour se préparer à l’inattendu, les entreprises doivent se faire une idée claire de leurs budgets, des prévisions et d’autres variables, et identifier précisément leurs principaux facteurs de croissance. Lorsque ces informations sont facilement accessibles, les chefs d’entreprise et autres dirigeants ont une infrastructure en place qu’ils peuvent utiliser pour les décisions non urgentes ainsi que celles qui doivent être prises en cas de crise potentielle.
Comme nous l’avons déjà mentionné, la planification de scénarios donne aux entreprises le pouvoir de planifier l’avenir. Plus précisément, elle fournit un format pour effectuer une analyse par simulation pour de nombreux scénarios différents. Cela permet aux décideurs de prévoir avec précision l’impact de ces scénarios sur les budgets, les priorités et les ressources. En même temps, elle permet aux organisations de s’adapter partout et en tout temps, sans la confusion ni le temps d’arrêt qui accompagnent normalement un tel changement de stratégie.
De plus, la planification de scénarios va au-delà de la gestion. Pour la mettre en œuvre efficacement, elle repose fortement sur les aperçus et les recommandations du personnel de divers services. En rassemblant ces acteurs clés, les entreprises améliorent leur approche de la gestion des connaissances, ce qui se traduit par une amélioration de la collaboration, de la collecte et de la distribution des informations importantes à l’échelle de l’organisation.
La planification de scénarios implique plusieurs approches différentes pour assurer la pérennité d’une entreprise. Voici quatre types de planification de scénarios couramment utilisés :
La planification de scénarios opérationnels est la forme de planification de scénarios la plus utilisée. Dans les scénarios opérationnels, une entreprise identifie et explore l’impact immédiat d’une situation particulière. Les implications à court terme sont explorées et des plans sont élaborés pour favoriser des résultats positifs.
Dans la planification de scénarios normatifs, les entreprises commencent par définir un résultat ou un objectif privilégié. Cette forme de planification de scénarios brouille légèrement la frontière avec la définition d’objectifs, et elle est axée sur la description de la façon dont l’organisation espère fonctionner à l’avenir plutôt que sur ce qu’elle espère réaliser. La planification de scénarios normatifs est un ajout précieux à d’autres formes de planification de scénarios, et elle exprime et résume clairement les changements requis et les activités cibles qui seront nécessaires pour atteindre le scénario proposé.
Les scénarios quantitatifs permettent de modifier rapidement les modèles financiers en changeant un nombre limité de variables ayant des relations fixes. Ces modèles présentent les meilleures et les pires versions de chaque scénario et sont utiles pour prévoir les rendements annuels de l’entreprise.
Axés davantage sur l’environnement des produits et des services de l’entreprise que sur l’entreprise elle-même, les scénarios de gestion stratégique nécessitent une vue d’ensemble de l’industrie, du marché et de l’économie.
La planification de scénarios a tendance à prendre la forme d’un processus en quatre étapes :
La première étape de la planification de scénarios consiste à déterminer ce que l’entreprise doit affronter. Cela signifie réunir tous les participants pour organiser un atelier et faire du remue-méninges afin d’identifier les changements potentiels, possibles et probables qui pourraient avoir un impact sur l’entreprise.
Une fois les forces motrices identifiées et discutées, l’étape suivante consiste à affiner la liste pour ne mettre l’accent que sur les deux qui ont le plus grand impact potentiel. Ces « incertitudes critiques » sont celles qui pourraient représenter l’impact potentiel le plus important et qui donneraient les meilleurs résultats si l’entreprise s’y prépare. Les incertitudes possibles peuvent inclure la priorité, le coût, la disponibilité ou les ressources.
Une fois les deux principales incertitudes identifiées, il est temps de transformer ces incertitudes en scénarios. Représentez les incertitudes sur un graphique simple, l’une sur l’axe des x et l’autre sur l’axe des y, les deux extrêmes de chaque incertitude étant représentés par les extrémités de chaque axe. Vous obtenez ainsi quatre quadrants différents, allant du moins désirable au plus désirable pour l’entreprise.
L’équipe est de nouveau rassemblée pour discuter des répercussions de chaque scénario. Elle doit ensuite déterminer où se situe actuellement l’entreprise sur le graphique. Ensuite, l’équipe doit tracer un nouveau point représentant l’endroit où elle croit que l’organisation sera sur le graphique après une période déterminée (par exemple un an). Enfin, l’équipe discutera de la meilleure façon de se préparer à l’avenir et répertoriera toutes les options qui pourraient être intéressantes.
Le processus ci-dessus devrait permettre à la plupart des organisations de se lancer dans la planification de scénarios. Pour vous aider à adopter une approche efficace, tenez compte des pratiques exemplaires suivantes :
Les scénarios sont plus utiles et plus faciles à planifier lorsqu’ils sont simples. Concentrez-vous sur deux incertitudes cruciales à la fois. Les autres scénarios pourront être approfondis une fois que les deux questions les plus critiques auront été pleinement explorées.
L’avantage de la planification de scénarios est qu’elle permet aux organisations de se préparer à une variété de circonstances, plutôt que de se limiter au scénario le plus favorable. Lorsque vous créez une stratégie, assurez-vous qu’elle est pertinente, peu importe le scénario.
La planification de scénarios ne doit pas nécessairement se limiter à l’avenir immédiat. Avec les bons renseignements et quelques hypothèses éclairées, les entreprises peuvent se préparer à des scénarios à long terme. La planification de scénarios à long terme permet non seulement la création de stratégies efficaces qui guideront les entreprises pendant des années, mais elle permet aussi de créer une culture tournée vers l’avenir, ce qui peut être un avantage en soi.
Bien que les experts en finances et en analyse soient essentiels à la plupart des approches de planification de scénarios, les équipes de planification doivent inclure des responsables issus de tous les services et niveaux de l’organisation. En faisant appel à davantage de groupes, vous obtiendrez un meilleur aperçu et vous vous assurerez que les scénarios sont aussi détaillés que possible.
Une grande partie de la planification de scénarios repose sur des hypothèses éclairées; elle doit être soutenue par des données fiables pour être pertinente et applicable. Plus il y a de données, plus les modèles sont précis, ce qui permet de définir des objectifs, d’établir des bases de référence et de déterminer quels produits et services sont les plus fondamentaux.
Les scénarios doivent être aussi fluides que l’avenir qu’ils représentent. Lorsque les conditions changeantes rendent les scénarios obsolètes, ils doivent être retirés et remplacés par des scénarios pertinents pour les circonstances prévues.
Personne ne sait avec certitude ce que l’avenir nous réserve. Mais avec la bonne approche de la planification de scénarios, les organisations de toutes sortes peuvent être mieux préparées à faire face aux événements imprévus et aux circonstances changeantes qui pourraient autrement mettre en péril leurs activités. Scenario Planning de ServiceNow (une extension de Portfolio Workbench de ServiceNow) leurs priorités, leurs budgets et leur importance stratégique afin d’aller de l’avant efficacement, quels que soient les scénarios qui deviennent réalité. Scenario Planning de ServiceNow tire parti de la puissance de ServiceNow AI Platform, en s’appuyant sur des données d’application ServiceNow fiables en temps réel et sur les ressources stratégiques et opérationnelles disponibles, pour une précision de prévision inégalée.
Et ce n’est qu’un début. Scenario Planning de ServiceNow offre aux organisations les capacités suivantes :
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- Comparer plusieurs scénarios du portefeuille des projets
- Confirmer le scénario qui correspond le mieux aux objectifs de l’organisation
- Suivre l’avancement des projets approuvés et des demandes
- Replanifier les portefeuilles au besoin
- Et plus encore
On dit qu’avec le recul, tout devient plus clair, mais, avec les bonnes données et les bonnes ressources, regarder vers l’avenir peut être tout aussi fiable. Élaborez les stratégies qui permettront à votre entreprise de surmonter toutes les difficultés que le monde pourrait lui opposer, grâce à Scenario Planning de ServiceNow.