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Qu’est-ce que la gestion des sous-traitants ?

La gestion des sous-traitants est un système de contrôles qui garantit que le travail et les services sous-traités soutiennent les objectifs de l’entreprise, s’alignent sur les calendriers planifiés et respectent les objectifs de sécurité.

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Ce que vous devez savoir sur la gestion des sous-traitants

De nombreux secteurs s’appuient sur des services externalisés pour accomplir l’ensemble de leurs tâches. Les sous-traitants peuvent fournir un volume de travail additionnel en cas de nécessité. Les services contractuels permettent également aux entreprises d’embaucher temporairement des personnes qui possèdent les compétences et l’expertise nécessaires pour un projet particulier. La sous-traitance est donc intégrée à de multiples niveaux dans un grand nombre d’entreprises. Toutefois, le défi principal réside dans la gestion des sous-traitants et des services qu’ils fournissent.  

C’est précisément là qu’intervient le concept de gestion des sous-traitants. La gestion de la sous-traitance est le système qui aide les entreprises à superviser leurs sous-traitants et les services externalisés. Elle couvre l’ensemble du cycle de vie des services, notamment la sélection, l’acquisition, l’utilisation et la surveillance des prestations contractuelles. Ce processus exclut l’approvisionnement en biens ou en fournitures.

Les prestations externalisées doivent être régies par un contrat prédéfini et se conformer aux réglementations de tous les pays impliqués. Pour élaborer ce contrat, on distingue cinq étapes générales.
Étapes du processus de gestion des sous-traitants

Planification

La première étape consiste à établir les exigences et les objectifs dans le cadre du contrat. Celui-ci doit définir les bases de toutes les interventions nécessaires et les modalités de surveillance des sous-traitants sur le site. Avant de faire appel à un sous-traitant, l’employeur doit déterminer ce que contiendra le contrat, en détaillant précisément les tâches à effectuer et le cadre de travail. Voici une liste d’éléments qui peuvent figurer dans le contrat de sous-traitance :

  • Emplacement du lieu de travail
  • Objectif des services contractuels
  • Informations sur la capacité du sous-traitant
  • Procédures et processus
  • Principales responsabilités
  • Équipement nécessaire
  • Définitions des tarifs et des coûts
  • Compétences et qualifications requises
  • Permis de travail
  • Spécification des accords sur les niveaux de service (SLA)
  • Conformité aux exigences de santé et de sécurité pendant toute la durée de l’intervention
  • Fourniture des EPI (équipements de protection individuelle) appropriés si nécessaire.
  • Dates de livraison

En d’autres termes, toutes les exigences et les attentes doivent être explicitement et clairement mentionnées dans le contrat. Ce document sert de base à votre approche de prévention lorsque vous travaillez avec des sous-traitants. L’anticipation est la clé du succès : cela rend la gestion de la sous-traitance plus simple et beaucoup plus efficace.

Recherche et sélection

L’étape suivante consiste à choisir les bons sous-traitants pour le projet ou pour l’entreprise. La recherche et la sélection des sous-traitants nécessitent de trouver un équilibre entre les compétences requises et le budget alloué à la prestation. Il est conseillé d’utiliser une matrice d’évaluation pour pondérer l’ensemble des coûts par rapport aux compétences nécessaires pour la tâche. L’objectif est de sélectionner le meilleur sous-traitant pour le travail à accomplir.

Intégration et conformité

Une fois le sous-traitant sélectionné, l’étape suivante est son intégration. Cette phase consiste à signer les contrats et à établir clairement les responsabilités, les chaînes de communication et les modalités de paiement. Il est également vital à ce stade de s’assurer que l’ensemble du processus est conforme aux réglementations de l’entreprise, du secteur d’activité, ainsi qu’aux lois régissant la sous-traitance.

Surveillance des performances

Il est crucial de superviser et de suivre le travail des sous-traitants sur site afin de s’assurer que les exigences du contrat sont respectées et que les projets progressent correctement. Durant cette phase, il est essentiel de privilégier la communication continue entre l’entreprise, les employés qui travaillent avec le sous-traitant et le personnel du sous-traitant.

Fin du contrat

À la fin du contrat, l’entreprise peut procéder à l’évaluation finale du travail du sous-traitant et clore officiellement la prestation. 
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Le logiciel de gestion de la sous-traitance est un outil digital qui aide les entreprises à gérer et à organiser les travaux confiés à des sous-traitants. Les solutions les plus avancées peuvent gérer une main-d’œuvre hybride qui comprend à la fois des employés internes et des prestataires tiers. Pour les nombreuses entreprises qui cherchent à mieux maîtriser leurs services externalisés dans l’environnement professionnel actuel, cet outil est essentiel.

Plusieurs fonctionnalités clés doivent être prises en compte lors du choix de votre logiciel de gestion de la sous-traitance. Voici celles qui doivent absolument y figurer pour assurer une gestion optimale :

  • Base de données des sous-traitants
    Cette base de données permet d’effectuer un suivi de tous les sous-traitants mobilisés par le passé et centralise l’ensemble des informations contractuelles les concernant. Disposer d’une base de données centrale est fondamental pour gérer efficacement la sous-traitance.
  • Analyse et reporting
    Les services contractuels fournissent aux entreprises une quantité considérable de données et d’informations. Cependant, ces données n’ont de valeur que si l’entreprise peut en tirer des enseignements. Les fonctions d’analyse et de reporting permettent de visualiser les données pour aider les entreprises à apprendre de leur expérience et à optimiser la rentabilité de la sous-traitance.
  • Communication et collaboration
    Les fonctionnalités qui facilitent la communication et la collaboration sont essentielles pour maintenir des lignes de communication ouvertes et fluides tout au long du processus.
  • Gestion des documents
    Disposer d’un emplacement centralisé pour les documents est crucial, car cela permet aux entreprises de suivre facilement les dossiers et de retrouver rapidement les anciens contrats.
  • Surveillance des performances et KPI
    La surveillance des performances est une étape importante du processus de gestion des contrats. Un logiciel doté de cette fonctionnalité peut simplifier l’intégralité du processus.
  • Gestion de l’intégration et de la conformité
    Les entreprises gagnent un temps précieux lorsque le logiciel les assiste dans les étapes d’intégration et dans la gestion de la conformité réglementaire.

Les entreprises peuvent retirer plusieurs avantages clés de la mise en place d’un système de gestion de la sous-traitance. Voici quelques-uns de ces bénéfices majeurs :

  • Réaliser des économies
    Les sous-traitants peuvent parfois fournir des services et des ressources à un coût inférieur à celui d’une exécution en interne.
  • Améliorer la productivité
    Les services externalisés apportent une valeur ajoutée et renforcent la productivité. La mise en place d’une gestion des sous-traitants permet ensuite d’optimiser la productivité des sous-traitants eux-mêmes.
  • Réduire les risques
    L’embauche de sous-traitants comporte un certain niveau de risque, mais la gestion de la sous-traitance permet de l’atténuer efficacement.
  • Garantir que les sous-traitants respectent les politiques et les procédures de l’entreprise.
    La conformité est cruciale. La gestion de la sous-traitance aide les entreprises à s’assurer que toutes les exigences de conformité sont satisfaites.
  • Améliorer le contrôle de la qualité
    La surveillance continue des progrès et des performances est un excellent moyen de garantir le niveau de qualité attendu.
  • Améliorer l’efficacité organisationnelle
    Une gestion structurée (surtout lorsqu’elle s’appuie sur un logiciel avancé) contribue à améliorer l’efficacité de l’ensemble de l’entreprise.
  • Établir des relations fructueuses
    En assurant le bon déroulement du processus, la gestion de la sous-traitance aide les entreprises à établir des relations fructueuses avec leurs prestataires, sur lesquelles elles pourront s’appuyer à l’avenir.

Voici quelques-unes des bonnes pratiques à adopter pour une gestion efficace de la sous-traitance.

Optimiser le réseau des fournisseurs

Une bonne pratique à adopter est d’optimiser le réseau de fournisseurs. Les outils d’analyse aident les équipes à accéder à des données et des aperçus cruciaux pour identifier plus facilement les fournisseurs les plus performants. Cela permet aux entreprises d’affiner leur annuaire de fournisseurs de services. En substance, l’utilisation des données pour déterminer quels sous-traitants offrent les meilleures performances aide l’entreprise à faire des choix éclairés pour l’avenir.

Automatiser

L’automatisation est la direction prise par la plupart des secteurs. L’automatisation de l’envoi des commandes de travaux via des plateformes centralisées Web et mobiles d’automatisation des services offre des avantages significatifs par rapport aux méthodes traditionnelles. Cela se traduit notamment par une amélioration du délai de réponse des fournisseurs de service lorsqu’un problème survient. À terme, cela réduit également le délai de résolution des commandes de travaux critiques. L’automatisation permet ainsi d’économiser du temps et des ressources.

Contrôler les coûts

Les entreprises peuvent mettre en place des contrôles de coûts en établissant des limites pour les travaux récurrents ou routiniers, ainsi que pour les nouveaux sous-traitants potentiels. Les grandes entreprises peuvent également personnaliser leurs données pour afficher des analyses spécifiques des coûts et des performances des anciens sous-traitants. Cela leur permet d’identifier facilement le meilleur fournisseur de services pour chaque corps de métier.

Assurer la conformité des sous-traitants

Les outils d’automatisation des services permettent aux entreprises de gérer la conformité à l’aide d’un tableau de bord unique (qui pourra être mis à jour ultérieurement). Celui-ci offre une vue complète de l’état de conformité de chaque fournisseur. Grâce à cette capacité de surveillance, les entreprises ne sont jamais prises au dépourvu.

Réaliser des évaluations de performance basées sur les données

La gestion de la sous-traitance fournit des données aux entreprises. Elles peuvent ensuite les utiliser pour réaliser des évaluations de performance. Les entreprises peuvent se baser sur des tableaux de bord quantitatifs, des tableaux de résultats et des analyses pour réaliser une gestion des performances récurrente et basée sur les faits. Cela permet de responsabiliser davantage les sous-traitants et de garantir la transparence.

Établir des KPI

Définir des KPI et les suivre avec l’outil adéquat aide les entreprises à prendre les mesures nécessaires pour garantir l’efficacité de leur système de gestion de la sous-traitance. Ces KPI peuvent inclure le démarrage du contrat, les temps de cycle de création du contrat et le respect des processus.

Créer un référentiel de contrats

Normalement, une fois les contrats signés, ils sont enregistrés dans un système, souvent intégré dans la pile de technologies de l’entreprise. Cela peut rendre la gestion des contrats complexe et empêcher d’en extraire facilement des informations utiles. En outre, cela augmente aussi les coûts et le risque de failles de sécurité provenant des tiers. C’est pourquoi les entreprises qui créent un référentiel de contrats dans le cloud établissent une base de données où les contrats sont accessibles à tout moment et en tout lieu, avec des coûts et des risques réduits.

Standardiser le processus de création de contrats

Les contrats sont souvent créés en silos par différentes unités commerciales, qui n’ont pas connaissance des relations contractuelles existantes ou des facteurs de risque. Cela peut entraîner des complications ultérieures. Il est donc utile d’établir un processus standard pour la création de contrats, qui peut, notamment, inclure une bibliothèque de modèles ou de clauses types à intégrer. Utiliser des modèles standardisés permet également aux entreprises de gagner du temps lors de la création des contrats.

La gestion de la sous-traitance est appelée à évoluer continuellement, en parallèle des changements technologiques et des pratiques de travail. Voici quelques-unes des tendances qui émergent dans la gestion de la sous-traitance et qui sont appelées à s’imposer davantage dans les années à venir.

Prédominance de l’emploi basé sur les projets

L’emploi basé sur les projets est un mode d’organisation du travail dans lequel un individu est embauché pour travailler sur un projet (ou un ensemble de projets) spécifique pour une durée limitée. Ces ressources ne sont pas embauchées de manière permanente. Cette approche est particulièrement utile en cas d’augmentation temporaire de la charge de travail. Ce type d’emploi offre également une meilleure flexibilité à l’entreprise, car ses effectifs n’augmentent que lorsque cela est nécessaire. Elle évite ainsi de dépenser de l’argent inutilement en embauchant du personnel permanent.

Accent accru sur les données et l’analyse des contrats

Les données sont puissantes. Elles permettent aux entreprises de comprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Pour acquérir ces informations, de nombreuses entreprises se concentrent de plus en plus sur la collecte et l’analyse des données sur les contrats. Cette tendance permet aux entreprises de mieux comprendre l’efficacité de leur système de gestion de la sous-traitance.

Émergence de l’IA

L’intelligence artificielle s’intègre dans presque tous les secteurs, y compris celui de la sous-traitance. L’IA peut notamment être incorporée dans les logiciels de gestion pour aider à automatiser certains processus. Par exemple, elle peut être utilisée pour analyser automatiquement l’historique des performances, les certifications et la conformité des sous-traitants.

Importance accrue des processus de pré-qualification et de pré-approbation

Dans les années à venir, l’accent sera probablement mis sur la pré-qualification, c’est-à-dire sur l’évaluation de l’expérience, des qualifications et des capacités d’un sous-traitant, avant l’attribution d’un contrat. La pré-qualification et la pré-approbation aident les entreprises à sélectionner les sous-traitants qui mèneront les projets à terme, dans les délais et selon le budget prévu.

Gestion de contrats collaboratifs

La gestion collaborative de contrats (CCM) consiste à gérer les contrats avec l’ensemble des personnes concernées. Grâce au CCM, les départements juridique, de l’approvisionnement et des finances, entre autres, peuvent tous participer à la création et à la gestion des contrats. Un grand nombre d’entreprises adoptent actuellement ce modèle de gestion des contrats.

Contrats intelligents basés sur la blockchain

La technologie Blockchain facilite la création de contrats intelligents. Ces contrats peuvent être programmés pour s’exécuter automatiquement lorsque des conditions spécifiques sont remplies. Cela réduit le recours à l’intervention humaine et rationalise le processus de gestion des contrats, raison pour laquelle cette approche gagne en popularité dans ce domaine.
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Gérer ses sous-traitants soi-même est plus qu’un travail à temps plein. Pour garantir que vos services externalisés sont fournis de manière optimale et qu’ils sont alignés sur les objectifs de votre entreprise, vous avez besoin d’outils puissants et de ressources pour vous aider efficacement. ServiceNow, le leader de la gestion IT, offre une solution à cette problématique : Gestion des services sur site (FSM).

Offrant toute une gamme d’options avancées et de solutions d’automatisation intelligentes, FSM facilite la gestion, même pour les ensembles de sous-traitants les plus complexes. L’outil intégré Gestion des prestataires de Service sur site permet aux entreprises de suivre et de gérer efficacement l’affectation des travaux à des tiers, et permet de garantir que la collaboration entre les équipes internes et les sous-traitants est fluide, tout en optimisant l’allocation des tâches et des ressources. De plus, FSM consolide les informations essentielles sur les activités des sous-traitants, ce qui offre une visibilité en temps réel sur le travail effectué et permet aux entreprises de surveiller et d’évaluer les performances.

Vos sous-traitants sont un élément essentiel de votre réussite. Ne les négligez pas. Apprenez-en plus sur Gestion des services sur site de ServiceNow® et faites passer la gestion de votre sous-traitance au niveau supérieur.

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