La mise en service est le processus qui consiste à établir l’infrastructure IT dans l’entreprise, qui se définit généralement au niveau du réseau, du serveur, de l’application et de l’utilisateur.
Les entreprises modernes dépendent fortement des ressources IT pour collecter des données, faciliter la communication et la collaboration, se connecter avec les clients, et plus encore. En effet, la technologie est au cœur de tous les aspects de l’activité d’une entreprise, depuis les services qu’elle fournit jusqu’à la façon dont chaque employé accomplit ses tâches. Correctement déployée, l’infrastructure IT d’une entreprise contribue à optimiser et à soutenir ces processus essentiels. Mais l’infrastructure ne se développe pas naturellement toute seule : elle nécessite une mise en service efficace.
En d’autres termes, la mise en service est une approche à l’échelle de l’entreprise pour conceptualiser, déployer et gérer toutes les ressources du système IT. Bien que le terme de mise en service soit parfois utilisé comme synonyme de « configuration », c’est une étape distincte du processus de déploiement.
Comme mentionné précédemment, il existe quatre niveaux de mise en service distincts :
La mise en service des réseaux est axée sur la création et l’établissement de réseaux auxquels peuvent accéder des serveurs, des appareils et des utilisateurs autorisés. Ce niveau de mise en service est principalement associé à la connectivité et à la sécurité et repose largement sur la gestion des appareils et des identités.
La mise en service des serveurs fait référence à la configuration des serveurs au sein des réseaux. Il peut s’agir de l’installation de systèmes d’exploitation, du réglage de panneaux de contrôle de logiciels, ou même de l’attribution de serveurs déjà configurés à des utilisateurs spécifiques.
La mise en service des applications est axée sur l’optimisation des performances d’environnements IT spécifiques au sein d’une entreprise. Les administrateurs mettent en service des applications pour créer et déployer des configurations personnalisées (appelées packages).
La mise en service des comptes utilisateurs (parfois appelée provisioning de comptes) est utilisée pour créer, modifier, supprimer ou désactiver les comptes d’utilisateurs au sein de l’infrastructure IT. Elle est axée sur les droits et autorisations des utilisateurs et sur la gestion des identités digitales auxquelles ces derniers sont associés. La suppression des droits d’accès est généralement appelée mise hors service.
La mise en service des comptes utilisateurs est peut-être le niveau de mise en service le plus important auquel les entreprises sont confrontées au quotidien. Chaque arrivée d’un nouvel employé ou changement de poste au sein d’une entreprise nécessite une mise à jour des autorisations utilisateur, la mise en service et hors service des comptes utilisateurs est donc essentielle à la sécurité IT, à la productivité des employés et à l’efficacité des processus au sein de l’entreprise.
S’assurer que les bons utilisateurs ont l’autorisation d’accéder aux bonnes applications et infrastructures comporte plusieurs avantages métiers essentiels. Ces avantages sont les suivants :
La mise en service des comptes utilisateurs permet de gérer les privilèges d’accès des utilisateurs et de faire respecter les politiques de sécurité établies. Les administrateurs définissent les autorisations utilisateur sans avoir d’accès direct à leurs mots de passe ou autres données sensibles, ce qui renforce la sécurité globale de l’entreprise. Et si un utilisateur doit changer de mot de passe ou a besoin d’aide, la mise en service des comptes permet de répondre à leurs demandes facilement et rapidement.
En plus de renforcer la sécurité, utiliser des solutions adéquates de mise en service IT permet également d’améliorer le respect de la conformité réglementaire dans l’entreprise. La mise en service permet de créer des journaux d’audit, ainsi que de consolider l’accès aux informations des utilisateurs et le contrôle des données sensibles : il s’agit donc d’une solution efficace pour s’assurer que les normes essentielles sont comprises et respectées.
La gestion des informations d’identification et la vérification des identités des utilisateurs sont deux fonctions essentielles dans la mise en service des comptes utilisateurs IT. Cela contribue à améliorer la productivité des employés en éliminant bon nombre des tâches non productives et chronophages associées à la gestion des mots de passe des applications et à d’autres problèmes liés à la mise en service.
La mise en service permet aux administrateurs de gérer les comptes d’utilisateurs et d’applications à partir d’un système unique et centralisé. Les changements d’informations d’identification des applications peuvent être mis à jour automatiquement, et les administrateurs peuvent mettre en service des comptes d’applications dans toute l’infrastructure IT de l’entreprise.
La gestion traditionnelle des comptes d’utilisateurs demande un investissement important, tant en termes de temps que d’argent. Une mise en service efficace réduit considérablement ces coûts, ce qui permet aux entreprises de rentabiliser plus rapidement leur investissement et de transformer la gestion des comptes en une ressource précieuse.
Dans la plupart des entreprises, plusieurs processus essentiels, mais potentiellement lourds, sont nécessaires pour garantir l’intégration, la séparation et la mise à jour précises des comptes utilisateurs. Le traitement manuel et individuel de ces processus peut faire perdre un temps précieux aux administrateurs, ce qui peut entraver leur capacité à gérer d’autres tâches importantes.
La mise en service automatisée des comptes utilisateurs ajuste automatiquement les droits d’accès des utilisateurs, sans intervention manuelle de l’administrateur. Lorsque de nouveaux utilisateurs rejoignent l’entreprise, ou lorsque des utilisateurs existants changent de rôle ou de responsabilité ou quittent l’entreprise, la mise en service automatique permet de mettre à jour l’accès de ces utilisateurs aux ressources IT. Les administrateurs sont ainsi déchargés d’une grande partie du travail de gestion des autorisations utilisateur.
La mise en service automatisée peut offrir plusieurs avantages aux départements IT et RH. Les principaux sont les suivants :
La mise en service manuelle n’est jamais complètement sûre, en particulier lorsqu’il s’agit de créer des mots de passe. Les méthodes traditionnelles de création de comptes utilisateurs impliquent presque toujours le partage des mots de passe et d’autres informations de connexion avec un employé. Non seulement le mot de passe est accessible à au moins une personne autre que celle à qui il est destiné, mais il est également possible de commettre des erreurs lorsque le mot de passe est partagé par e-mail, via des plateformes de communication organisationnelles ou même des notes manuscrites. De même, les erreurs d’attribution de privilèges aux utilisateurs sont de plus en plus courantes. La mise en service automatisée élimine ces risques, en fournissant automatiquement les autorisations adéquates pour les bons utilisateurs, avec précision et en toute sécurité.
Pour une efficacité organisationnelle optimale, les entreprises doivent s’assurer que les bonnes personnes ont accès aux bonnes ressources. Toutefois, assurer un suivi pour savoir qui a la permission d’accéder à quoi, et pour combien de temps, peut être une tâche ardue si les droits et les privilèges du système ne sont pas à jour. La mise en service automatisée permet de conserver des informations détaillées sur les niveaux d’autorisation de chaque employé et sur la manière dont ces autorisations sont utilisées. Grâce à cette vue centralisée et connectée des identités et des accès des utilisateurs, les administrateurs bénéficient d’une transparence totale.
Souvent, les personnes malveillantes profitent des failles de sécurité existantes pour prendre le contrôle des autorisations système établies ou pour s’en créer de nouvelles. La mise en service automatisée réduit considérablement ce risque. En plus d’éliminer l’erreur humaine de l’équation de sécurité, les systèmes de mise en service automatisée établissent un processus unifié et approuvé pour la définition et la mise à jour des droits d’accès. De plus, les administrateurs ont une visibilité totale sur qui a accès à quoi. Ainsi, les failles de sécurité susceptibles d’être exploitées sont efficacement corrigées.
Les systèmes de mise en service automatisée sont un investissement : ils font généralement économiser plus d’argent qu’ils n’en coûtent aux entreprises. En effet, même si les solutions de mise en service sont coûteuses, elles ont le potentiel de réduire considérablement les coûts associés à l’intégration et aux opérations. Comme nous l’avons vu précédemment, la mise en service permet de rationaliser les processus IT et RH, d’améliorer la productivité et donc d’augmenter les revenus issus d’autres projets.
Avec la mise en service traditionnelle, la croissance de l’entreprise s’accompagne souvent de goulots d’étranglement dus à l’attribution, la suppression et la mise à jour manuelles des privilèges système. La mise en service automatisée permet aux entreprises de s’adapter à leur rythme, en attribuant et en supprimant automatiquement les privilèges système et l’accès aux outils, à mesure que de nouveaux employés arrivent ou que les employés existants changent de rôles. Grâce à une automatisation efficace de la mise en service, les entreprises peuvent rationaliser leurs processus de gestion de cycle de vie et de gestion des identités, pour une capacité d’adaptation illimitée.
Mettre en place un système efficace de mise en service des utilisateurs n’est pas un processus très complexe. Toutefois, pour profiter des avantages de la mise en service, les entreprises peuvent suivre ces étapes :
- Évaluez votre situation actuelle en matière de gestion des identités
Commencez par étudier attentivement votre programme actuel de gestion des identités. Quels sont vos besoins en matière de mise en service, et dans quelle mesure le programme existant répond-il à ces besoins ? La gestion des accès est-elle facile à utiliser, et les employés comprennent-ils clairement leurs responsabilités et leurs autorisations ? Le processus de mise en service actuel réduit-il les charges administratives ? Le système est-il facile à utiliser, complet et sécurisé ? En développant une description objective de la gestion des identités telle qu’elle est actuellement, les entreprises sont en mesure de se faire une idée précise du type de solution de mise en service dont elles ont besoin. - Créez un dossier métier clair
L’investissement dans une mise en service efficace est presque toujours rentable à long terme, mais les résultats peuvent ne pas être immédiatement visibles. En créant et en partageant un dossier métier détaillé, les administrateurs peuvent obtenir l’adhésion des principales personnes concernées et faire en sorte que chacun sache à quoi s’attendre. Le dossier métier doit inclure des données pertinentes et des estimations étayées sur les avantages que l’entreprise peut tirer de la mise en service des comptes utilisateurs : diminution des risques de sécurité, amélioration de la productivité, réduction des dépenses, gestion plus efficace du cycle de vie, etc. - Testez la solution
Une fois qu’une solution a été choisie, elle doit être testée sur un échantillon d’utilisateurs choisis dans l’entreprise. Ce programme pilote aidera l’entreprise à évaluer l’efficacité de la solution de mise en service, tout en identifiant les éventuels problèmes inhérents. Fixez une durée spécifique pour le programme pilote, déterminez les mesures qui seront les plus pertinentes et assurez-vous de recueillir les commentaires honnêtes du groupe de test afin de perfectionner la solution avant de passer à la mise en œuvre globale. - Déployez la mise en service des comptes utilisateurs à l’échelle de l’entreprise
Fort des enseignements du programme de test, le moment est venu de déployer la solution de mise en service améliorée et révisée dans toute l’entreprise. Évaluez précisément le nombre de comptes utilisateurs mis en service dans les délais prévus, la fréquence à laquelle les utilisateurs doivent demander de l’aide et toute autre conclusion des audits internes d’accès des utilisateurs. Comme toujours, faites preuve d’ouverture face aux commentaires des utilisateurs afin d’améliorer continuellement la solution de mise en service.
La mise en service automatisée des utilisateurs peut être une méthode efficace pour gérer les cycles de vie et les identités des employés, mais ce n’est pas une solution miracle. Pour tirer le meilleur parti d’une solution de mise en service, tenez compte des bonnes pratiques suivantes :
Plus la solution de mise en service est automatisée, plus le risque d’inexactitudes et de problèmes de sécurité est faible. Ceci est particulièrement vrai pour tout processus d’intégration ou de séparation. La mise en service et la mise hors service automatisées permettent d’assurer une transition en douceur et en toute sécurité chaque fois qu’un employé arrive, est promu, réaffecté, qu’il reçoit de nouveaux outils ou ressources, ou qu’il quitte l’entreprise. Parallèlement, la mise en service automatisée permet de s’assurer que les sous-traitants et partenaires tiers ont facilement accès aux ressources système dont ils ont besoin, sans pour autant compromettre les données sensibles.
Lorsqu’un employé part, l’administrateur doit intervenir rapidement pour désactiver toutes les autorisations qui lui sont associées et supprimer cette personne du répertoire. Cela évitera tout accès non justifié, améliorant ainsi le niveau de sécurité de l’entreprise.
Le logiciel de mise en service est particulièrement indiqué pour donner aux administrateurs IT et aux RH le contrôle des rôles, des accès et des politiques de sécurité pour chaque département de l’entreprise. En définissant des politiques supplémentaires, ces administrateurs peuvent sécuriser davantage les applications et les autorisations, pour une protection accrue de l’accès aux systèmes essentiels.
Le niveau de fiabilité des systèmes correspond à celui des utilisateurs qui y ont accès. La mise en service donne aux administrateurs système une visibilité totale du statut de chaque employé et des ressources auxquelles il a accès. Une surveillance constante permettra de s’assurer qu’aucun utilisateur ne dispose de droits d’accès plus importants que ceux dont il a besoin, et qu’aucun compte n’existe pour des utilisateurs désactivés.
ServiceNow, leader de l’automatisation des workflows et de la gestion IT, révolutionne la mise en service des comptes utilisateurs pour les entreprises de divers secteurs grâce à la Gestion des ressources informatiques (ITAM) et aux solutions associées. Les solutions Gestion des actifs logiciels (SAM) et Analyse des coûts du cloud de ServiceNow fournissent une automatisation avancée pour l’allocation et la mise en service des logiciels, ce qui réduit le temps et les efforts consacrés à la gestion des ressources logicielles/cloud et garantit que les employés utilisent le bon logiciel, avec le bon type de licence, en fonction de leurs rôles et responsabilités. En outre SAM fonctionne également avec la solution Gestion des actifs matériels (HAM) pour fournir des workflows automatisés, afin de garantir la fluidité de l’intégration des nouveaux employés, en veillant à ce que les actifs soient correctement mis en service et que les départements RH et IT aient une visibilité sur ce qui est déployé et pour qui.
Avec ITAM de ServiceNow, tirez le meilleur parti de vos ressources IT et assurez-vous que chaque utilisateur autorisé dispose du bon accès aux bonnes applications et infrastructures.