La gestion de portefeuille Agile est une approche de la gestion des projets et programmes connectés et interdépendants, qui utilise des méthodologies Agile.
La méthodologie Agile a été créée en réponse aux problèmes inhérents à l’approche en cascade traditionnelle du développement logiciel. Les méthodologies en cascade, linéaires et séquentielles, divisent le cycle de vie du développement en phases distinctes, qui démarrent chacune une fois la précédente terminée. La méthodologie de travail Agile repose au contraire sur la collaboration simultanée de plusieurs équipes. Les équipes effectuent parallèlement plusieurs tâches utiles au projet, dans des cycles répétitifs, appelés également itérations, qui leur permettent de fournir une valeur ajoutée aux utilisateurs finaux beaucoup plus rapidement. La méthodologie Agile est fondée sur les concepts d’offre en continu et d’amélioration continue.
La gestion de portefeuille Agile consiste à appliquer ces principes à la gestion des portefeuilles de projets. Au lieu de suivre l’approche descendante traditionnelle, avec des tâches planifiées par étapes sur de longues périodes, la méthodologie Agile de la gestion de portefeuille permet aux entreprises de répondre rapidement aux commentaires sur les projets, produits, programmes ou investissements, et d’effectuer des changements immédiatement, quand cela est nécessaire.
La gestion de portefeuille Agile se fonde sur la méthodologie de développement logiciel Agile. Sa structure et de nombreux composants essentiels sont donc similaires. Les facteurs clés de la gestion de portefeuille Agile sont les suivants :
Les commentaires sont fournis en continu et les livraisons sont moins volumineuses et plus fréquentes, ciblant des problèmes ou des changements spécifiques, ce qui offre davantage de flexibilité aux entreprises. L’approche itérative permet de travailler sur les projets au long cours, apportant une amélioration avec chaque nouvelle version, plutôt que de se concentrer sur des sous-ensembles de fonctionnalités et de ne publier que des changements incrémentiels.
Dans la méthodologie Agile, ce sont les équipes de développement elles-mêmes qui gèrent les changements. Cela permet d’accélérer le projet et d’effectuer plus de cycles dans un délai plus court. En outre, les équipes de gestion du changement peuvent se concentrer davantage sur les problèmes inattendus susceptibles de survenir.
Les entreprises qui utilisent des méthodologies Agile peuvent réaliser constamment de petites expériences peu coûteuses pour déterminer la viabilité de chaque projet. Ces expériences permettent de surveiller et tester les éléments des projets tout au long de leur cycle de vie, et permettent aux équipes d’obtenir les informations nécessaires pour s’adapter aux problèmes éventuels, réorienter leur travail pour atteindre des objectifs qui évoluent ou même mettre fin à un projet qui ne serait plus viable.
Grâce aux méthodologies Agile, les gestionnaires de portefeuille peuvent réaffecter les fonds à mesure que les priorités du projet évoluent. L’expérimentation continue, comme mentionné ci-dessus, aide les équipes à identifier les projets les plus précieux pour l’entreprise à traiter en priorité.
En résumé, la méthodologie Agile consiste à s’économiser du travail, autrement dit, à optimiser les résultats des tâches effectuées. Elle permet d’éliminer les étapes inutiles, d’identifier les mesures importantes et celles qui ne le sont pas, puis de valider le projet et ses fonctionnalités au regard de ces mesures. Ainsi, les équipes peuvent repérer et supprimer les fonctionnalités superflues et les complexités inutiles, pour une approche simplifiée.
Pour que la méthodologie Agile soit efficace, il est nécessaire que les équipes collaborent de manière transparente, ce qui n’est possible que si toutes les personnes concernées ont une vision claire des objectifs à atteindre, des progrès réalisés et des problèmes susceptibles de survenir. La transparence inhérente à la gestion de portefeuille Agile garantit que les équipes savent toujours ce qu’elles font et ce que les autres font, et qu’elles suivent la progression globale des projets.
Décentraliser et dé-séquentialiser la gestion de portefeuille offre de nombreux avantages aux entreprises, parmi lesquels :
Dans la méthodologie Agile, la notion d’amélioration continue implique de prendre en compte les commentaires utiles et d’appliquer les idées innovantes à mesure que le projet avance. En outre, les entreprises qui adoptent la gestion de projet Agile bénéficient d’un processus d’expérimentation et de validation amélioré, ce qui leur permet de prendre des décisions plus éclairées concernant les projets à poursuivre et ceux à faire passer au second plan.
Cela se traduit par des projets et des produits qui génèrent plus de valeur et de retour sur investissement.
La transparence a toujours joué un rôle essentiel dans la gestion de projet. Traditionnellement, cette transparence s’obtenait au prix de temps et d’efforts précieux pour les chefs de projet qui devaient créer des rapports d’état détaillés chaque fois que des mises à jour étaient nécessaires. La gestion de projet Agile leur permet d’optimiser leur temps. Les membres de leur équipe œuvrent au même objectif et visualisent leur progression en temps réel.
Les tableaux de bord de gestion de projet Agile fournissent des tableaux affichant clairement l’état des divers projets de l’entreprise, ainsi que d’autres données utiles. Les prévisions et estimations détaillées peuvent également être affinées en fonction des données réelles, afin de mieux tenir compte de toutes les informations disponibles. Ainsi l’entreprise maintient une transparence totale sur ses portefeuilles de projets, même lorsque leur nombre augmente.
Dans la gestion de portefeuille Agile, les tâches ne sont pas gérées individuellement. Elles relèvent de la responsabilité d’une équipe, qui doit comprendre les objectifs du projet et ceux de l’entreprise. La méthodologie Agile met tout le monde sur la même longueur d’onde et permet aux équipes de créer leur propre culture tout en s’alignant sur la vision stratégique de l’entreprise. Une fois les objectifs et la valeur commerciale du projet définis, les équipes peuvent déterminer elles-mêmes la meilleure façon d’atteindre ces objectifs. Si ceux-ci évoluent, la méthodologie Agile permet à l’équipe d’avoir la flexibilité nécessaire pour évoluer avec eux et concentrer ses efforts sur de nouvelles priorités.
Comme son nom l’indique, la méthodologie Agile permet plus d’agilité. Les équipes et les entreprises peuvent réagir rapidement et réorienter immédiatement leur travail en fonction de l’évolution des besoins. Avec des délais de réponse plus courts, les projets peuvent être mis à jour pour inclure de nouvelles données issues des retours clients. Les résultats sont motivés par la valeur qu’ils généreront et les objectifs sont établis à partir de la demande du marché, plutôt qu’en fonction des différentes livraisons du projet. Des délais de réponse plus courts permettent également aux entreprises de réduire les risques associés à la livraison de projets. Les commentaires clients constants permettent de rester en phase avec leurs besoins et leurs attentes, les demandes de changement étant automatiquement intégrées aux backlogs de projet. En outre, lorsqu’un projet doit être réorienté ou supprimé, les changements s’effectuent rapidement, avant d’utiliser trop de ressources pour atteindre des objectifs qui ne sont plus pertinents.
L’approche Agile de la gestion de portefeuille peut donc aider les entreprises de la plupart des secteurs à atteindre plus efficacement leurs objectifs de projet. Toutefois, pour ce faire, elles doivent aborder la gestion de portefeuille Agile correctement et veiller à établir une infrastructure appropriée, capable de prendre en charge cette nouvelle méthodologie de projet. Les bonnes pratiques en matière de gestion de portefeuille Agile sont les suivantes :
Les avantages de la transparence inhérente à la méthodologie Agile dans la réalisation des projets sont bien connus, mais cette approche peut apporter bien d’autres bénéfices. Les méthodologies Agile peuvent être utilisées pour communiquer entre les portefeuilles, permettant, par exemple, à l’ensemble de l’organisation de mieux coordonner l’encadrement et les objectifs business. En éliminant les silos organisationnels, la gestion de portefeuille Agile contribue donc à unifier l’entreprise.
Bien que la gestion de portefeuille Agile permette à l’entreprise de mener plusieurs projets de front, il est toujours préférable de se concentrer sur un nombre restreint de projets. Cela permet de ne pas épuiser les équipes et d’adapter plus étroitement la capacité à la demande. La méthodologie Agile peut aider les entreprises à identifier les projets qui méritent qu’elles leur consacrent plus de temps et d’efforts.
La gestion de portefeuille Agile ne vise pas à répondre à toutes les demandes. Elle oblige les équipes à investir leur temps de manière stratégique et à bien hiérarchiser leurs ressources. Les professionnels de la gestion de portefeuille Agile les plus performants sont ceux qui simplifient autant que possible les projets et les charges de travail.
Cela peut sembler évident, mais dans le cadre de la gestion de projets Agile, la valeur des projets constitue un facteur déterminant, dont les entreprises doivent tenir compte lorsqu’elles hiérarchisent leurs projets. L’expérimentation rapide permet aux équipes de contrôler les projets et de recueillir des données pertinentes dès le début. Elles peuvent ainsi déterminer quels projets sont plus susceptibles de générer un retour positif, avant de s’engager pleinement dans des projets qui pourraient s’avérer peu rentables.
Tout comme la méthodologie Agile a amélioré le développement logiciel, appliquée à la gestion de portefeuille, elle peut fournir aux entreprises une voie plus rapide, plus simple et plus transparente vers la réussite. Mais pour y parvenir, l’entreprise doit disposer des outils et ressources appropriés. ServiceNow, le leader de la gestion IT, a la solution.
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