O planejamento de cenário descreve as ferramentas, os processos e as estratégias usados para identificar e estar preparado para possíveis incertezas no futuro de uma empresa.
Dizem que é fácil olhar para trás e saber o que fazer. Nenhuma afirmação poderia ser tão precisa quando o assunto é gerenciar um negócio. Flutuações inesperadas no mercado, eventos inusitados e mudanças contínuas no contexto dos setores podem arruinar até o mais bem elaborado dos planos. Pensando em um exemplo recente, basta que os líderes retrocedam até o exercício financeiro de 2020. O impacto imprevisto e surpreendente da primeira pandemia genuinamente global na era moderna deixou o mundo empresarial atordoado. Em todo o planeta, organizações ainda se recuperam das mudanças inesperadas e rápidas causadas pelo surto inicial da COVID-19, com perda de lucros, novas exigências complexas e até mesmo a falência e o fechamento como resultado catastrófico.
Com tanto em jogo, como as empresas podem se preparar melhor para o futuro, identificando e planejando-se para uma série de incertezas que podem ou não ocorrer de fato? A resposta pode estar no planejamento de cenário. O planejamento flexível permite que a gerência crie cenários hipotéticos e avalie decisões conflitantes, assim, quando eventos emergentes ou outros fatores forçarem uma mudança, a empresa já terá planejado e elaborado um plano de contingências. Mas o planejamento de cenário vai além de um simples plano de continuidade de negócios ou de um subconjunto de FinOps; é uma abordagem totalmente integrada para lidar com as incertezas dos negócios modernos e adaptar-se a elas.
A premissa básica é: Se uma organização for capaz de definir incertezas críticas e criar contingências de trabalho para uma série de cenários, então ela estará mais bem preparada para sobreviver, ou até mesmo prosperar, quando confrontada por tais situações na vida real.
Para as empresas, o planejamento de cenário oferece aos tomadores de decisão um vislumbre do futuro, não de um futuro único e imutável, mas de uma série de possíveis cenários futuros. Com isso, é possível identificar muitos desdobramentos diferentes e avaliar os impactos desses cenários. Além disso, é possível avaliar a eficácia de diferentes respostas propostas por meio da identificação de cursos de ação mais prováveis que resultariam em desdobramentos positivos para a organização, seus funcionários e seus clientes.
Em vez de correria e improviso, as organizações, quando confrontadas por novos eventos, poderão recorrer a planos de cenário relevantes e responder de forma rápida e decisiva. Dessa forma, os líderes poderão tomar decisões e efetuar compensações com rapidez, avaliando todas as combinações possíveis de decisões e o impacto delas em relação ao orçamento, recursos, prioridades e cronogramas.
Empresas capazes de articular rapidamente e prosperar em um mundo em constante mudança executam o planejamento de cenário com persistência. No entanto, mesmo essas empresas ainda são, na maioria das vezes, a exceção, e não a regra. Sendo assim, as organizações que investem no planejamento de cenário e criam estratégias de contingência de trabalho têm maiores chances de colher resultados positivos em meio a mudanças abruptas e outros cenários futuros. Isso proporciona uma vantagem clara sobre as empresas que esperam até a mudança ocorrer para começar a formular um plano.
Transparência e percepção são fundamentais para o planejamento de cenário. Como preparação para o inesperado, as empresas precisam desenvolver um panorama claro de seus orçamentos, previsões e outras variáveis e identificar com precisão seus principais direcionadores de crescimento dos negócios. A rápida disponibilização dessas informações fornece aos executivos de negócios e outros líderes uma estrutura a ser usada em decisões não emergenciais, bem como aquelas a serem tomadas em momentos de possíveis crises.
Conforme abordado anteriormente, o planejamento de cenário confere às empresas o poder de planejar para o futuro. Mais especificamente, oferece um formato para realizar análises hipotéticas de inúmeros cenários diferentes. Isso permite que os tomadores de decisão façam uma previsão precisa do possível impacto desses cenários sobre orçamentos, prioridades e recursos. Ao mesmo tempo, permite que as organizações se articulem onde e quando for necessário, sem a confusão ou as paralisações características de tais mudanças na estratégia.
Além disso, o planejamento de cenário vai além da gestão. Sua implementação eficaz depende grandemente de informações e recomendações do pessoal nos diversos departamentos. Ao reunir esses agentes essenciais, as empresas aprimoram a abordagem à gestão de conhecimento, colaborando melhor e reunindo e distribuindo informações essenciais por toda a organização.
O planejamento de cenário envolve inúmeras abordagens diferentes para preparar um negócio para o futuro. Veja a seguir quatro tipos de planejamento de cenário comumente usados:
O planejamento de cenários operacionais é a forma mais amplamente adotada. Nos cenários operacionais, uma empresa identifica e explora o impacto imediato de uma situação específica. As implicações a curto prazo são exploradas, e planos são desenvolvidos para promover resultados positivos.
No planejamento de cenário normativo, as empresas começam com um resultado ou desdobramento preferencial. Essa forma de planejamento de cenário produz uma ligeira ambiguidade devido a uma declaração de objetivos, mas concentra o foco no como a organização espera operar no futuro, em vez de simplesmente no que ela deseja alcançar. O planejamento de cenário normativo é um acréscimo valioso a outras formas de planejamento de cenário e expressa e resume com clareza as alterações requeridas e as atividades pretendidas, as quais serão necessárias para alcançar o cenário proposto.
Os cenários quantitativos possibilitam mudanças rápidas nos modelos financeiros ao alterar um número limitado de variáveis com relacionamentos fixos. Esses modelos apresentam as melhores e piores versões de cada cenário e são úteis na previsão anual de retorno de negócios.
Ao se concentrar mais no ambiente dos produtos e serviços de negócios do que nos negócios propriamente ditos, os cenários de gestão estratégica requerem uma visão abrangente do setor, do mercado e da economia.
O planejamento de cenário normalmente assume a forma de um processo em quatro etapas:
Na primeira etapa do planejamento de cenário, a empresa determina possíveis dificuldades. Isso significa reunir todos os participantes para uma discussão em grupo com o objetivo de identificar mudanças possíveis e prováveis com poder de afetar a empresa.
Após identificar e discutir as forças motrizes, o próximo passo é refinar a lista e se concentrar apenas nas duas com maior potencial de gerar impacto. Essas “incertezas críticas” podem representar o maior impacto possível e produziriam os melhores resultados caso houvesse uma preparação prévia. Possíveis incertezas podem incluir prioridades, custos e disponibilidade ou recursos.
Após identificar as duas principais incertezas críticas, é hora de transformar essas incertezas em cenários. Trace as incertezas em um gráfico simples, escolha uma delas como eixo x e a outra como eixo y, com os dois extremos de cada incerteza representados pelas extremidades dos eixos. Isso fará com que haja quatro quadrantes diferentes, variando do menos desejável ao mais desejável para a empresa.
A equipe se reúne novamente para discutir as implicações de cada cenário. Em seguida, os participantes devem identificar em que ponto do gráfico acreditam que a empresa se situa no momento. Depois, a equipe deve traçar um novo ponto representando onde acredita que a organização se situará no gráfico após um período estabelecido (um ano, por exemplo). Por fim, a equipe discutirá a melhor maneira de se preparar para esse futuro e catalogará qualquer possível opção a ser considerada.
O processo acima deve permitir que a maioria das organizações comece a planejar cenários. Para ajudar a garantir uma abordagem eficaz, avalie as seguintes práticas recomendadas:
Os cenários se mostram mais úteis e fáceis de planejar quando mantidos simples. Concentre-se em apenas duas incertezas críticas por vez. Outros cenários poderão ser explorados posteriormente após os dois problemas mais críticos terem sido totalmente esgotados.
A beleza do planejamento de cenário está no fato de as organizações poderem se preparar para uma série de circunstâncias, e não apenas para o melhor cenário. Ao desenvolver uma estratégia, certifique-se de que seja relevante, independentemente do cenário.
O planejamento de cenário não precisa ser limitado ao futuro imediato. Com as informações certas e algumas suposições fundamentadas, as empresas podem se preparar para os cenários com bastante antecedência. O planejamento de cenário a longo prazo não só permite a criação de estratégias eficazes para orientar as empresas durante anos, mas também revela uma cultura de olhar para o futuro, que pode ser um benefício em si.
Embora os especialistas em finanças e análise sejam fundamentais para a maioria das abordagens ao planejamento de cenário, as equipes de planejamento devem incluir líderes de departamentos e níveis em toda a organização. Incluir mais grupos ampliará as informações e ajudará a garantir que os cenários sejam o mais detalhado possível.
Parte substancial do planejamento de cenário se baseia em suposições fundamentadas e deve ser respaldada por dados confiáveis para que seja relevante e aplicável. Mais dados significam modelos mais precisos, o que ajuda a embasar metas, estabelecer valores de referência e determinar quais produtos e serviços são os mais fundamentais.
Os cenários precisam ser tão fluidos quanto os futuros que representam. Quando as condições em constante mudança tornam os cenários obsoletos, é preciso desativá-los e substituí-los por outros que sejam relevantes às circunstâncias previstas.
Nunca saberemos ao certo o que o futuro nos reserva. Porém, com a abordagem certa ao planejamento de cenário, organizações de todos os tipos podem se preparar melhor para futuras eventualidades e circunstâncias mutáveis que, de outra forma, provocariam uma queda dos negócios. O ServiceNow Scenario Planning (um aprimoramento do Workbench de portfólios da ServiceNow) fornece as ferramentas e os recursos que as empresas precisam para consolidar prioridades, orçamentos e importância estratégica a fim de avançar com eficiência, independentemente de quais cenários se tornem realidade. O ServiceNow Scenario Planning explora o potencial da Now Platform® a partir de dados de aplicativos da ServiceNow confiáveis e fornecidos em tempo real, além de recursos estratégicos e operacionais disponíveis, para proporcionar uma precisão inigualável nas previsões.
E isso é apenas o começo. O ServiceNow Scenario Planning capacita as organizações a:
- Analisar a lista de pendências de demandas e projetos
- Simular vários cenários com base em custos, recursos e alinhamento estratégico
- Preservar cenários
- Comparar vários cenários de portfólio do projeto
- Confirmar o cenário que melhor se alinha aos objetivos organizacionais
- Acompanhar o progresso de projetos e demandas aprovados
- Replanejar portfólios, conforme necessário
- E muito mais.
É fácil olhar para trás e saber o que fazer, mas, com os dados e recursos certos, olhar para o futuro pode ser algo igualmente confiável. Crie as estratégias que conduzirão os seus negócios por qualquer situação imposta pelo mundo, com o Scenario Planning da ServiceNow.
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