CPQ es un enfoque de generación de presupuestos precisos y exactos para los clientes mediante la aplicación de soluciones de software avanzadas y competencias de automatización.
En la mayoría de transacciones de consumo tradicionales, para conocer el precio de una compra basta con mirar la etiqueta con el precio. Sin embargo, cuando la transacción en cuestión incluye servicios de negocio altamente configurables, fijar un precio final es mucho más complicado. Los grandes catálogos de productos, las ofertas complejas y las soluciones personalizables generan obstáculos para los equipos de ventas a la hora de elaborar presupuestos con precios precisos para clientes individuales. Cuando los equipos se ven obligados a confiar en procesos manuales, tediosos y propensos a errores, esto los distrae de la tarea que debería ser su principal preocupación: vender el producto.
El enfoque de configuración, precio y presupuesto (CPQ, por sus siglas en inglés) puede ser la respuesta que estas empresas buscaban. CPQ es un tipo de herramienta de software que permite que los equipos de ventas generen presupuestos de pedidos con rapidez y precisión, considerando automáticamente cada variable de ventas relevante. Ahora, en lugar de requerir que los equipos de ventas sigan cálculos manuales, las organizaciones pueden establecer que la solución de CPQ funcione con base en un conjunto de reglas preprogramadas para crear presupuestos con precios sin errores con solo pulsar un botón.
El proceso de ventas moderno necesita fluidez para satisfacer las necesidades del cliente. Los equipos de ventas deben ser capaces de ofrecer configuraciones, opciones y descuentos a la vez que ofrecen presupuestos con precios precisos en cada etapa del recorrido del cliente. Lamentablemente, cuando esos equipos se detienen a buscar reglas de fijación de precios en hojas de cálculo obsoletas o deben realizar cálculos manuales para averiguar el coste final para un cliente, el proceso pierde impulso. Si una coma decimal se coloca en el sitio incorrecto o se pasa por alto una regla de fijación de precios, es posible que el precio del presupuesto no refleje fielmente el valor del producto o servicio que se vende.
Para abordar estos problemas, un software de CPQ efectivo proporciona un rango de competencias como las siguientes, entre otras:
No todos los clientes son iguales y, desde luego, no tienen las mismas necesidades de productos o servicios. Por ello, aunque los paquetes preconfigurados pueden ser un punto de partida fiable, a menudo no son la mejor solución para satisfacer los requisitos del cliente. La venta guiada a través del software de CPQ permite a los representantes de ventas descartar los paquetes preconfigurados y, en su lugar, adoptar un modelo de venta basado en el consumo con el que el cliente solo paga los recursos que utiliza.
Los sistemas de CPQ pueden tener en cuenta los datos del cliente y su historial de consumo para diseñar automáticamente paquetes específicos según las necesidades del usuario. La inteligencia artificial (IA) guía al usuario para identificar sus necesidades y ofrecer soluciones con los productos o servicios disponibles. A continuación, analiza las respuestas y ayuda a acotar la selección de opciones a aquellas que se ajustan a los criterios proporcionados. En esencia, el enfoque de CPQ puede asumir el rol de un agente de ventas veterano para trabajar con el cliente a fin de descubrir exactamente lo que necesita y, luego, ofrecerle la solución correcta.
La configuración dinámica va a la par de las ventas guiadas. Cuando el representante de ventas trabaja con el cliente para identificar sus necesidades, tradicionalmente debe seleccionar manualmente diferentes atributos de los productos o servicios para crear una configuración de producto específica para el usuario. Nuevamente, una herramienta de CPQ fiable optimiza este proceso, lo que hace que el aspecto de configuración, precio y presupuesto sea mucho más fácil y rápido.
El enfoque de CPQ aplica reglas automatizadas y considera los atributos predefinidos junto con la configuración basada en jerarquías para personalizar los productos en tiempo real. Una vez más, la IA desempeña un papel protagonista en este proceso, ya que utiliza datos históricos y otra información relevante para crear un producto altamente personalizado. ¿El resultado? Una configuración sencilla y dinámica que ayuda a garantizar a los clientes que el producto o servicio que están considerando se ajusta a sus requisitos únicos.
Una empresa no debe tener que modificar su mecanismo de monetización en función de sus herramientas. Las mejores soluciones de CPQ posibilitan un alto grado de flexibilidad en la fijación de precios, ya que ofrecen compatibilidad con niveles de precios, tarifas fijas de suscripción, pagos según resultados, fijación de precios basados en el consumo y mucho más. Asimismo, los equipos de ventas pueden aplicar precios, descuentos y cualquier cambio en los términos de las suscripciones directamente en la herramienta, lo que les da a sus clientes una imagen más clara de los precios reales.
La flexibilidad de los precios en las soluciones de CPQ también implica que la herramienta debe ser capaz de permitir la fijación de precios dinámicos con base en las condiciones cambiantes del mercado y ser compatible con reglas de fijación de precios extremadamente complejas. Los mejores sistemas de CPQ simplifican la distribución de datos de precios entre sistemas de punto de venta y socios de canal.
El software de CPQ tiene la capacidad de desdibujar los límites entre la herramienta y el agente. Mediante el uso de competencias de IA, la solución de CPQ ayuda a supervisar y coordinar muchos aspectos del acuerdo en sí. Esto puede incluir la identificación de oportunidades, el rastreo de acuerdos a medida que avanza el proceso, la generación de informes procesables y la automatización de tareas y procesos clave de principio a fin.
La gestión inteligente de acuerdos con CPQ ofrece consistencia en el proceso y, al mismo tiempo, proporciona una visibilidad y supervisión más claras que los gestores pueden utilizar para localizar y abordar rápidamente los posibles problemas antes de que hagan fracasar la venta. Los clientes también se benefician de la gestión inteligente de acuerdos, ya que disfrutan de procesos más optimizados y un enfoque más directo en sus necesidades.
La espera de aprobaciones sin conexión puede ralentizar incluso la venta más rápida hasta niveles de avance mínimos. Los sistemas de CPQ que aplican la gestión basada en flujos de trabajo garantizan que las aprobaciones estén listas cuando sean necesarias, reduciendo los tiempos de aprobación y optimizando aún más todo el proceso de ventas. Con las reglas de negocio correctas, las herramientas de CPQ también pueden operar con varios aprobadores mientras redirigen automáticamente las solicitudes de aprobación conforme es necesario.
Las soluciones específicas y otras situaciones en las que los precios pueden variar según las cualificaciones de los socios pueden emplear flujos de trabajo de aprobación automática para reducir aún más la ralentización relacionada con el proceso de aprobación.
En el caso de los servicios basados en suscripciones, las renovaciones son una fuente importante de ingresos recurrentes; una que resulta decisiva en lo que respecta a los beneficios de una organización. Sin embargo, las renovaciones también pueden ser complicadas; sin la información correcta en el momento adecuado, una renovación fiable puede perderse con facilidad.
El enfoque de CPQ sustituye los procesos de renovación manual, propensos a errores, por soluciones automatizadas. Esto ayuda a garantizar que, cuando se realicen renovaciones, ya se cumplan presupuestos fiables con términos contractuales y precios actualizados. Esto reduce el abandono de clientes y mitiga el riesgo de pérdida de clientes debido a renovaciones mal gestionadas.
La competencia distintiva de las soluciones de CPQ, la generación de presupuestos, automatiza las distintas entradas y reglas que ayudan a fijar el precio de un producto o servicio configurable. Esto tiene la capacidad de revolucionar por completo el proceso de ventas, puesto que elimina los cuellos de botella y otras incidencias del flujo de ventas que pueden provocar pérdidas de acuerdos con facilidad.
El enfoque de CPQ también se puede aplicar a los contratos existentes en forma de enmiendas, que permiten a los equipos de ventas realizar ajustes, como añadir productos o cambiar cantidades, mientras se rastrean los cambios y se mantiene un registro de auditoría completo.
Las organizaciones que dependen de modelos de suscripción pueden beneficiarse de pedidos basados en activos (ABO, por sus siglas en inglés) mejorados por CPQ. El sistema de CPQ permite a los equipos de ventas asignar hardware y software como "activos" a lo largo del ciclo de ventas y soporte, proporcionando así a la organización una imagen más completa y contabilizando cada producto o servicio que el cliente haya adquirido.
En esencia, el enfoque de CPQ trata de recopilar, evaluar y recuperar datos relevantes de los clientes y sobre precios. Esta información se puede utilizar para prever oportunidades y renovaciones futuras. Con base en los patrones de compra y en el historial de consumo, e infundidas con inteligencia artificial, las herramientas de CPQ pueden predecir con exactitud los pedidos antes de que se realicen y ayudar a identificar oportunidades antes de que ocurran. La previsión también se puede aplicar a la gestión de renovaciones, activando alertas cuando el vencimiento de los contratos está próximo.
Grandes cantidades de datos pasan por los sistemas de CPQ. Estos datos encierran valiosos conocimientos para los clientes y la empresa. Tales conocimientos se pueden aplicar a las estrategias de ventas o administración de clientes, o se pueden aprovechar para mejorar el proceso de CPQ en sí. La mayoría de las soluciones de CPQ incluyen sus propias herramientas de análisis integradas y opciones de generación de informes, pero para aquellos que prefieren trabajar con sus datos por su cuenta, las opciones de exportación de datos facilitan la transferencia de todo el conjunto de datos a un almacén o a una herramienta independiente de inteligencia empresarial.
Como se mencionó anteriormente, los procesos tradicionales para elaborar presupuestos dejan mucho que desear: acuerdos perdidos, errores en pedidos e impulsos de ventas interrumpidos son solo algunos problemas potencialmente dañinos. Para combatirlos, las empresas en una variedad de sectores están implementando el software de CPQ. Con la solución de CPQ correcta, las organizaciones pueden esperar varias ventajas, entre ellas:
CPQ permite crear rápidamente presupuestos con base en un rango de variables que, de otra manera, serían difíciles y de contabilización tediosa. Esto es particularmente útil para empresas que proporcionan una variedad de productos o servicios, o que exigen una personalización significativa de los paquetes de productos. Con CPQ, se pueden fijar precios para cada característica con la capacidad de revisar el precio de cierre mediante descuentos y otros cambios en varios niveles. Al modularizar y automatizar el proceso de elaboración de presupuestos, las organizaciones que utilizan herramientas de CPQ se benefician de un mejor soporte para sus diversos productos y precios.
Los errores en los precios de los presupuestos elaborados manualmente no solo ralentizan el proceso de ventas; también pueden hacer que los clientes pierdan confianza en la marca comercial. Una solución de CPQ elimina el error humano de la ecuación, mejorando los procesos de ventas al permitir a los usuarios seleccionar entre combinaciones individuales de productos y servicios, y luego crear automáticamente un presupuesto con precios exactos. También se pueden ajustar los descuentos y definir márgenes predefinidos, de modo que ningún precio del presupuesto sea inferior al nivel de rentabilidad.
Un factor importante en la mayoría de las soluciones de CPQ es la automatización. Automatizar los pasos esenciales del proceso de ventas, como las renovaciones, la elaboración de presupuestos y el análisis de acuerdos, acorta significativamente la duración del ciclo de ventas promedio. Esta y otras competencias de CPQ posibilitan que los equipos de ventas aprovechen las oportunidades, lo que mantiene el impulso de ventas y les ayuda a guiar a los clientes potenciales a un buen ritmo. Incluso las configuraciones de productos y las reglas de fijación de precios más complejas pueden generar presupuestos precisos en cuestión de minutos.
Un solo representante de ventas que sigue procesos manuales de fijación de precios solo puede centrarse en un único acuerdo cada vez. Los mejores sistemas de CPQ no tienen tales limitaciones; estas herramientas pueden procesar una cantidad casi ilimitada de presupuestos a gran escala. Los equipos de ventas también pueden mejorar su capacidad de elaboración de presupuestos en niveles individuales, a través de procesos de ventas guiados para generar más presupuestos por representante sin descuidar la calidad.
CPQ es una herramienta diseñada para simplificar procesos complejos; no sería muy útil si la curva de aprendizaje para su uso fuera exageradamente difícil. Las reglas integradas simplifican incluso las tareas de configuración y elaboración de presupuestos más complejas. En muchos casos, se necesita poca o ninguna formación para que los usuarios inexpertos se familiaricen con la funcionalidad básica del sistema de CPQ. Esto puede ser un gran beneficio cuando se expande un departamento y se contrata a nuevos empleados; también puede optimizar las tasas de éxito de las iniciativas de venta cruzada y ampliación de venta en las que los representantes de ventas pueden no ser plenamente competentes.
Todos estos beneficios en conjunto suponen una única ventaja general para los usuarios de CPQ: un aumento de los beneficios.
Los sistemas de CPQ tienen la capacidad de acortar los tiempos de respuesta, eliminar errores en los presupuestos y guiar a los usuarios a través de procesos de ventas complejos. Esto se traduce en una reducción del coste de operaciones, una menor pérdida de acuerdos, un mayor éxito de las iniciativas de venta cruzada y ampliación de venta, y la capacidad de lograr más en menos tiempo. Estos atributos convierten a la de CPQ en un área importante para la reducción de costes y la mejora de los ingresos en la empresa moderna.
Las ventajas de la CPQ se deben al soporte que ofrece en la recopilación, el análisis y la recuperación de datos de clientes y sobre precios para reducir los costes y mejorar el nivel de ingresos. Cuando se combina con competencias avanzadas de IA, la CPQ puede lograr incluso más. Customer Service Management (CSM) de ServiceNow combina innovadoras competencias de automatización e inteligencia artificial para crear un enfoque altamente específico para la configuración de precios.
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