La gestión de activos para empresas (EAM) comprende el software y los sistemas que supervisan los ciclos de vida de los activos físicos y el mantenimiento de los equipos para mejorar la utilización y los controles de costes.
La gestión de activos para empresas (EAM) agrupa sistemas, procesos y software diseñados para controlar activos y equipos físicos. La EAM es una aplicación empresarial que se usa en sectores con un uso intensivo de los activos para optimizar las inversiones de capital, supervisar las actividades de mantenimiento y reparación, y gestionar los costes. A este concepto de gestión de activos se le añade el término "para empresas" porque se refiere a los activos empresariales de todos los departamentos que respaldan las operaciones del negocio, desde maquinaria industrial, líneas de producción y flotas, hasta instalaciones de back office y equipos primera línea que dan servicio a los clientes. . Según la vertical, los activos reales que se rastrean en el proceso varían notablemente en cuanto a cantidad, valor y tipo.
El objetivo último de la EAM es que todos los activos se utilicen de la manera más eficaz en todo su ciclo de vida, desde la planificación de la actualización y la implementación hasta la retirada y eliminación. El objetivo es obtener una imagen amplia de todos los activos en propiedad y del mantenimiento realizado para reducir los gastos de capital y de operaciones. En la EAM normalmente se incluyen el mantenimiento de activos, la gestión del inventario, la gestión del trabajo, la gestión financiera y las capacidades de planificación.
Los dispositivos conectados a través del Internet de las cosas (IoT), como sensores, vehículos y máquinas, contribuyen al proceso al incorporar sistemas de análisis e inteligencia artificial (IA) a la EAM. Así, es posible recopilar información para mejorar las prácticas, tomar decisiones informadas, aumentar la eficiencia y realizar un mantenimiento preventivo eficaz basado en las condiciones.
El futuro de la EAM pasa por la nube de la mano de los servicios SaaS; ya que las organizaciones están migrando rápidamente a la nube y a los servicios que se gestionan desde una ubicación centralizada, lo que resulta muy útil para la gestión de activos. Las necesidades de datos se pueden satisfacer con mayor facilidad en el software en la nube, ya que hay flexibilidad en cuanto a las opciones de almacenamiento y la ampliación del almacenamiento.
Aplicar un sistema de EAM ayuda a mejorar la planificación, la ejecución, el rastreo y la optimización de los activos y las piezas. A veces, la EAM se compara con los sistemas informáticos de gestión del mantenimiento (CMMS), pero hay una clara diferencia entre ambos. El software de EAM y su visión integral tienen en cuenta la gestión de piezas y materiales de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO), la gestión del ciclo de vida de los activos, los contratos de servicio, la gestión financiera y los análisis. La EAM supervisa los activos y respalda su rendimiento de principio a fin. Para ello, incluye una base de datos jerárquica de los activos, los niveles de inventario, la utilización y la ubicación, así como documentación asociada, órdenes de trabajo y planes de mantenimiento. Por lo general, los CMMS son aplicaciones a pequeña escala, de un solo sitio, para órdenes de trabajo y con menos funcionalidad en general.
Con la EAM, las organizaciones pueden evaluar, rastrear, optimizar y gestionar los activos, incluida su utilización y calidad. Por ello, este proceso es de vital importancia para las operaciones y los resultados del negocio. Los tipos de activos que una empresa puede supervisar son prácticamente infinitos e incluyen flotas, dispositivos, maquinaria, tuberías, instalaciones, consumibles, equipos arrendados y artículos móviles, entre otros. Muchos artículos son específicos de cada sector, como transporte, medicina y operaciones al por menor. Los equipos pueden aplicar ciertas prácticas recomendadas para mejorar el control y la eficiencia en entornos complejos.
Las organizaciones buscan constantemente formas mejores de gestionar sus activos empresariales, especialmente a medida que aumentan el valor y el interés por los activos. Las leyes y normativas especifican requisitos detallados sobre la gestión de activos, incluidas cuestiones de seguridad, privacidad y accesibilidad. No tener en cuenta los activos, sus costes, su ubicación y la documentación asociada supone un gran riesgo. Por ello, aplicar la EAM presenta claras ventajas en todo tipo de prácticas de gestión de activos a todos los niveles. La EAM brinda a las empresas la posibilidad de obtener información en tiempo real sobre sus activos y conocer su repercusión en los ingresos y las necesidades operativas del negocio. Con la EAM, las organizaciones pueden lograr lo siguiente:
- Maximizar la utilización de los activos: las herramientas de análisis e IoT proporcionan datos en tiempo real para ampliar la vida útil de los activos físicos, así como informar sobre cualquier mantenimiento necesario basado en condiciones.
- Gestionar la obsolescencia de los activos y la infraestructura: los análisis que genera la EAM permiten elaborar estrategias y procesos de negocio más informados sobre la actualización de los equipos.
- Anticiparse a los problemas: el software de EAM incorpora medidas preventivas para el mantenimiento de los equipos con el fin de garantizar la continuidad y estabilidad de las operaciones y evitar interrupciones.
- Supervisar los activos de forma inteligente: se pueden agregar datos de distintos departamentos para optimizar las alertas y la toma de decisiones, y la supervisión basada en IA puede proporcionar información sobre el estado de los activos.
- Centralizar la información de los activos: los responsables pueden acceder a la ubicación de un activo y automatizar flujos de trabajo clave de los activos para facilitar su uso y garantizar la coherencia.
- Agrupar las aplicaciones operativas: todos los activos se pueden gestionar desde un único sistema tecnológico que estandariza los procesos para lograr un funcionamiento óptimo en toda la empresa y en todos los equipos.
Todos los activos y sus datos asociados se documentan y almacenan en una ubicación de fácil acceso, desde donde pueden modificarse o donde pueden elaborarse informes. Los activos se pueden gestionar a lo largo de todos los pasos del ciclo de vida de la gestión de activos, lo que proporciona flexibilidad.
Las empresas deben determinar qué activos hay que comprar o arrendar, y cuándo y dónde se utilizarán. A menudo, existen dos tipos de planificación de activos: uno se centra en los activos nuevos que respaldarán la expansión empresarial, y el otro, en los ciclos de actualización para sustituir los activos obsoletos. Ambos ejercicios de planificación requieren que los departamentos de finanzas y operaciones se coordinen en las decisiones sobre activos, para mejorar los resultados del negocio y ofrecer mejores productos o experiencias.
Rastrea y diagnostica cuidadosamente las órdenes de trabajo y los problemas asociados, analiza rápidamente las necesidades y entrega la orden de trabajo al equipo adecuado para que elabore un producto final. Supervisa también la programación, la adquisición de piezas y la participación de los empleados y contratistas, y rastrea el trabajo a lo largo del proceso.
En la EAM, la gestión de materiales se refiere a las piezas, las herramientas y los consumibles que necesitan los trabajadores para que los activos funcionen correctamente. Los materiales de los que hablamos pueden ser muy diversos, desde las bombillas de un almacén local hasta una llave especial para apretar el perno de una máquina en las inspecciones mensuales. La clave es que el trabajo no se retrase por falta de existencias o de piezas.
Se puede formar, certificar y evaluar a los empleados y contratistas responsables de la gestión de activos y los servicios de campo. Además, se les puede asignar a las órdenes de trabajo y tareas de mantenimiento necesarias, y se les puede asociar a activos.
Analiza los costes de trabajo y encuentra un software financiero adecuado para gestionar el gasto en activos de la empresa. Los sistemas de EAM pueden analizar las órdenes de trabajo, el coste de las operaciones, el coste del tiempo de inactividad, las situaciones de emergencia y los ciclos de actualización de equipos obsoletos.
Es posible detectar los problemas en los activos antes de que se agraven, además de gestionar el mantenimiento predictivo. Si se recopilan los indicadores clave de rendimiento de toda la situación del activo y se generan informes que ofrezcan una visión analítica integral, la empresa podrá tomar decisiones más informadas.
Aunque a menudo se las relaciona por su uso para el mantenimiento y la gestión, el CMMS y la EAM se diferencian en varios aspectos clave.
El CMMS, o sistema informático de gestión del mantenimiento, supervisa principalmente las reparaciones y el mantenimiento del equipo que se está utilizando activamente. En el núcleo de un CMMS se encuentra una base de datos que organiza la información básica sobre los activos y los programas de mantenimiento planificado. La base de datos del CMMS hace posible lo siguiente:
- Registro de activos: almacena información sobre los activos, como números de serie, posiciones, costes, códigos, estadísticas sobre rendimiento, documentación, vídeos e imágenes.
- Mantenimiento planificado: organiza los activos de diferentes órdenes y, a continuación, programa el mantenimiento preventivo según sea necesario. Las órdenes de trabajo de mantenimiento se pueden automatizar según fechas y horas predefinidas.
- Informes: recopila, analiza e informa sobre la información recopilada de los activos para generar métricas de rendimiento comunes, como el tiempo medio entre fallos (MTBF), el tiempo medio de reparación (MTTR) y el coste medio de reparación.
- Gestión de órdenes de trabajo: recopila información sobre las órdenes de trabajo, incluido el número, la descripción, el tipo, la causa, las personas asociadas y los materiales necesarios para la orden de trabajo. La gestión de órdenes de trabajo también puede incluir la programación de empleados, la asignación de los requisitos de las órdenes de trabajo, la revisión del estado de las órdenes de trabajo y la documentación o información asociada.
El CMMS y la EAM se suelen utilizar indistintamente. Sin embargo, aunque comparten algunas funciones similares, existen diferencias importantes entre ambos. Las soluciones de EAM abarcan capacidades de CMMS, pero no todas las herramientas de CMMS cuentan con funciones propias del proceso de EAM. Los sistemas de EAM gestionan activos más grandes y complejos en aplicaciones y ubicaciones desde antes de que se adquiera el activo y hasta su retirada. Sirve de apoyo en procesos de auditoría, rastreo de activos, transferencias, catálogos, reservas, retiradas de productos, decisiones de fin de arrendamiento y gestión de riesgos, entre otros. El CMMS es una solución más adecuada para las pequeñas empresas, mientras que la EAM resulta útil a las grandes empresas a las que el CMMS se les ha quedado pequeño. No obstante, al final, la idoneidad depende del uso previsto del sistema y de los tipos de activos gestionados.
La EAM es relevante en varios sectores, como, por ejemplo:
- Fabricación: las EAM forman parte de la gestión general de procesos en sectores de fabricación de campos como defensa, electrónica, productos industriales y automoción. Los sistemas de EAM pueden rastrear el ciclo de vida de un producto y administrar los requisitos.
- Transporte: la logística y los servicios funcionan mejor de la mano de aplicaciones de EAM, ya que proporcionan información sobre el inventario y los activos. La gestión del combustible, las piezas de repuesto, los horarios de estacionamiento y los registros de conductores son algunos de los usos observados en este sector.
- Atención sanitaria: la EAM ayuda a gestionar la conexión entre la preparación del equipo y las instalaciones. Además, sirve para localizar activos, cumplir con los requisitos de información y supervisar las condiciones de las instalaciones, y puede integrarse con los sistemas de información sanitaria.
- Ciencias biológicas: ayuda en la supervisión de instalaciones, activos móviles, equipos y sustancias reguladas, lo que es fundamental para cumplir requisitos de cumplimiento de vital importancia.
- Comercio minorista: las ubicaciones de venta al por menor dependen de una gran variedad de equipos para gestionar la tienda, como áreas de almacenamiento, expositores, edificios y sistemas de punto de venta. Con el comercio digital, los nuevos procesos de recogida y atención al cliente requieren activos diferentes, como taquillas para los clientes.
- Instalaciones: en las oficinas y las instalaciones educativas y del sector público se utilizan las EAM para rastrear los sistemas del edificio, el mobiliario y el equipo operativo en el interior y en el recinto. Dada la mayor vigilancia a que se someten las instalaciones debido a las nuevas formas de trabajar, la elaboración de informes ayuda a informar de las estrategias a largo plazo de desarrollo de activos.
- Servicios públicos y energía: para prestar los servicios, las empresas de servicios públicos y energía necesitan activos, como líneas eléctricas y tuberías, que deben ajustarse a la programación y la información geoespacial.