¿Qué es la gestión de inventario?

El rastreo y control de las existencias desde que salen del área de producción y de los proveedores, pasan por el sistema de almacenamiento y, por último, llegan a manos de los clientes, sigue cinco etapas esenciales:

La etapa de adquisición describe los pasos asociados con la compra tanto de productos acabados de fabricantes para su venta a los clientes como de las materias primas utilizadas para la fabricación de los productos.

Este paso solo se aplica a aquellas empresas que fabrican sus propios productos; en la etapa de producción se gestiona la fabricación de productos a partir de las materias primas.

Las materias primas y los productos antes de su venta deben almacenarse eficazmente. Durante esta etapa se gestiona el almacenamiento de las existencias y se garantiza la precisión del inventario.

La etapa de venta hace referencia al proceso de intercambio de bienes y productos con los clientes a cambio del pago.

Por último, la creación de informes es un paso esencial para determinar la cantidad de inventario que se ha vendido, cuántos beneficios genera y qué parte de los procesos es necesario mejorar.

Al igual que hay muchos tipos diferentes de inventario, son diversas las formas de optimizar la gestión de inventario en toda una organización. Las siguientes son algunas prácticas recomendadas que suelen utilizarse en la gestión de inventario:

Idealmente, deben gestionarse todos los productos para garantizar una eficiencia y precisión óptimas. Sin embargo, al comenzar a implementar la gestión de inventario, puede ser ventajoso para las organizaciones centrar los esfuerzos en primer lugar en los bienes de mayor demanda. Una vez contabilizados los artículos más vendidos, podrán centrarse en las existencias de menor importancia.

La gestión eficaz del inventario depende de que los datos sean precisos y estén actualizados. Las soluciones de software de gestión de inventario pueden actualizarse constantemente, lo que proporciona información en tiempo real sobre el inventario. Mantener esta información en una sola ubicación basada en la nube permite que toda la organización disponga de los mismos datos. La agrupación de datos perpetua también mejora los análisis de inventario.

Otro beneficio que aporta el software de gestión de inventario es la capacidad de automatizar la cadena de suministro, en parte o en su totalidad. La gestión automatizada de inventario mejora la precisión de los datos y libera a los empleados para que se centren en otras tareas. Además, el análisis automatizado ayuda a mejorar la previsión de la demanda, lo que permite a las organizaciones predecir mejor cuánto inventario necesitarán en un momento dado.

El método FIFO (primero en entrar, primero en salir, por sus siglas en inglés) garantiza que los artículos más antiguos se entreguen y vendan antes que los más recientes. Por el contrario, LIFO (último en entrar, primero en salir, por sus siglas en inglés) prioriza los elementos más recientes por delante de los antiguos. Evidentemente, con los artículos perecederos se debe seguir un enfoque FIFO para que los artículos más antiguos puedan venderse antes de que ya no sean aptos para el consumo. Sin embargo, los vendedores de artículos no perecederos deberían considerar una estrategia LIFO con el fin de minimizar el coste que supone la reorganización constante de los productos almacenados.

Un sistema de inventario por código de barras puede facilitar y agilizar la gestión del inventario. Las soluciones móviles llevan esto un paso más allá, pues no solo permiten a los empleados del almacén escanear y cargar volúmenes de inventario a una base de datos central, sino que proporcionan datos esenciales al personal de ventas y gestión en cualquier lugar del mundo.

Lograr una gestión de inventario eficaz depende en gran medida de utilizar unos proveedores de confianza. Al mismo tiempo, los proveedores pueden ser una buena fuente de datos sobre las tendencias emergentes. Por último, unos proveedores agradables pueden estar más dispuestos a ofrecer mejores opciones de precios para las organizaciones que venden sus productos. En cualquier caso, mantener una relación sólida con los proveedores es esencial.

El inventario de seguridad son los bienes que se tienen a mano para usarlos en caso de que se produzca una escasez de producción. Cuando la demanda aumenta y la cadena de suministro no puede cubrirla, el inventario de seguridad ayuda a las empresas a entregar los pedidos que, de lo contrario, podrían perderse.

La agrupación de productos (también llamada paquetización) consiste en agrupar artículos individuales para venderlos juntos. La agrupación puede ayudar a eliminar los problemas asociados con el inventario antiguo o no deseado, simplificar el rastreo y la gestión de existencias, y aumentar el valor general de los pedidos, al tiempo que reduce los costes de envío.

Sin soluciones digitales de gestión de inventario precisas, las organizaciones corren el riesgo de que un error humano genere problemas graves. Las plataformas de gestión de inventario fiables ayudan a garantizar la precisión de los datos y los análisis en tiempo real.

Esto permite que las organizaciones dediquen menos tiempo y esfuerzo al seguimiento de productos para centrarse en las relaciones con los clientes.