La gestión del mantenimiento es la planificación, la programación y la administración del mantenimiento regular de los activos y recursos de la empresa.
Muchas empresas tienen activos y recursos que son fundamentales para sus operaciones. Cuando estos activos, recursos y equipos se paralizan, se rompen o se pierden, esto supone una pérdida de tiempo y recursos para la empresa. La gestión del mantenimiento existe para garantizar que los recursos se utilicen de manera eficaz, a la vez que se controlan el tiempo y los costes, y se ayuda a mantener la máxima eficiencia.
A menudo, las empresas dependen de equipos y activos para hacer negocios y alcanzar objetivos importantes. La pérdida de tiempo y recursos valiosos para realizar el mantenimiento después de que el equipo se detenga puede afectar a las operaciones empresariales. El tiempo de inactividad no planificado debido a fallos en los equipos o a activos con un mantenimiento deficiente puede generar costes inesperados que se acumulan rápidamente: mano de obra, piezas, horas extra y otros factores. Es por eso por lo que el mantenimiento programado es importante.
La gestión del mantenimiento es crucial para el éxito a largo plazo de un programa de mantenimiento. Es importante utilizar la gestión del mantenimiento para mejorar la garantía de calidad con mantenimiento, mantener la eficiencia, garantizar que los equipos y los activos funcionen correctamente, y reducir los costes de mantenimiento inesperados. Básicamente, la gestión del mantenimiento se trata de asegurarse de que los activos de una empresa se cuiden regularmente, a la vez que se consideran las preocupaciones presupuestarias y los recursos.
Existen varios objetivos importantes de un programa de gestión del mantenimiento. Los gestores de dicho programa intentarán equilibrar estos objetivos para lograr el mejor programa de mantenimiento y el cronograma adecuado para mantener los activos de la empresa funcionando sin problemas. Estos son algunos de los objetivos de la gestión del mantenimiento:
- Mínimo tiempo de inactividad
Una buena gestión del mantenimiento ayuda a minimizar la cantidad de tiempo de inactividad de los activos, lo que contribuye a optimizar la cantidad de tiempo que se dedica a trabajar. El mantenimiento del equipo se programa de forma que no se interrumpa la labor de la plantilla y elimina la mayor cantidad posible de retrasos e interrupciones.
Elaboración de presupuestos
Algunos costes representan un mejor uso de los fondos de la empresa que otros. La elaboración de presupuestos trata de garantizar que los fondos de la empresa se destinen a los componentes más importantes para las operaciones y que el tiempo de uso de los activos sea el adecuado. A veces, es posible que un gestor deba elegir entre una pieza más asequible y otra más costosa que pueda durar más tiempo, y, luego, decidir cuál de estas constituiría un mejor uso de los recursos en ese momento. En última instancia, asignar fondos es lo que hace que la gestión del mantenimiento sea tan importante. La mayoría de las empresas pueden pedir piezas o herramientas nuevas, pero no todas las soluciones de emergencia compensan el coste que acarrean. La elaboración de presupuestos con una gestión del mantenimiento previsora ayuda a las empresas a elegir las piezas adecuadas y los usos correctos de los fondos.Programación del trabajo
Es importante que se realice un mantenimiento regular de los activos y equipos valiosos para las operaciones de la empresa. La programación del trabajo exige equilibrio. Los gestores deben asegurarse de que los activos se cuiden regularmente con una mínima interrupción de la empresa. En algunos casos, un gestor podría querer escalonar los planes de mantenimiento, mientras que otras veces el trabajo se programa al mismo tiempo durante una parada programada. También es importante determinar cuándo se deben utilizar ciertos activos para fines comerciales y asegurarse de que el mantenimiento se realice con la antelación suficiente.Cumplimiento normativo
En el caso de ciertos activos y equipos, existen normativas de obligado cumplimiento. Algunos equipos pueden requerir inspecciones documentadas o el reemplazo regular de ciertas piezas, por lo que es necesario equilibrar el cumplimiento de las necesidades presupuestarias. Las normativas también pueden determinar la programación, ya que algunas herramientas o equipos deben mantenerse o renovarse en determinados momentos o después de un período determinado para cumplir con las exigencias legales. Además, los gestores de mantenimiento deben solucionar las retiradas emitidas por fabricantes o agencias reguladoras gubernamentales.Mejora de la seguridad
Los equipos sin mantenimiento, con fallos y rotos pueden ser peligrosos. Los equipos que se mantienen regularmente son mucho más seguros, por lo que uno de los objetivos del programa de gestión del mantenimiento es evitar posibles problemas de seguridad y garantizar que los equipos estén en condiciones de funcionamiento óptimas y sean seguros para su uso por parte de empleados y clientes.Formación
Un programa de gestión del mantenimiento también se centra a menudo en asegurarse de que los empleados que necesitan utilizar el equipo o las herramientas estén debidamente formados al respecto. Algunos equipos de gestión programarán la formación regular de los empleados y el mantenimiento del equipo.
Existen muchos beneficios en la creación de un programa de gestión del mantenimiento para proteger los recursos de la empresa. Estos son algunos de los beneficios más significativos:
Uno de los objetivos de la gestión del mantenimiento es garantizar la eficiencia operativa. Al priorizar la eficiencia, la gestión del mantenimiento puede ayudar a las organizaciones a optimizar sus operaciones. Ya no tienen que esperar durante el tiempo de inactividad y no hay retrasos ni desafíos inesperados a causa de equipos rotos o activos no operativos.
Además, las operaciones de uso y desgaste normales tendrán un impacto en el equipo. Si no se remediase, los componentes o todo el activo dejarían de funcionar antes de lo esperado. El mantenimiento regular y programado ayuda a mejorar la eficiencia operativa mediante la ampliación de la vida útil del equipo.
El mal funcionamiento de los equipos y las reparaciones de emergencia cuestan tiempo y dinero a las organizaciones. La gestión del mantenimiento es una manera en que las empresas pueden ahorrar tiempo al garantizar que los equipos y los activos se cuiden regularmente para evitar trabajo "ad hoc". Los planes de mantenimiento también pueden incluir herramientas y piezas de repuesto necesarias para realizar tareas de mantenimiento. Ahorra tiempo a los técnicos asegurándote de que se presentan en el emplazamiento correspondiente con los elementos necesarios para completar el trabajo en la primera visita.
Un responsable de gestión del mantenimiento o un sistema de gestión de activos para empresas prioriza las operaciones seguras. Ese enfoque en la seguridad puede ayudar a mantener a los empleados a salvo mientras utilizan el equipo. Es más probable que los equipos sin mantenimiento no funcionen correctamente, lo que provoca lesiones evitables en el lugar de trabajo. El mantenimiento regular protege el equipo en sí y evita que se dañe o se desgaste. Además, los equipos que se mantienen regularmente representan un menor riesgo para los clientes y la empresa, que dependen de que los activos funcionen correctamente.
Un beneficio adicional de la gestión del mantenimiento es la información y el análisis disponibles para capacitar a los encargados de la toma de decisiones. El rastreo y la gestión regular del mantenimiento es una forma de observar las tendencias que se producen con las necesidades de equipos y activos. Por ejemplo, si una pieza determinada se rompe continuamente, esa información se puede utilizar para decidir en qué modelo de activos invertir en el futuro. Los gestores pueden elegir un producto con una pieza alternativa en el futuro, de modo que ya no tengan que preocuparse por la que se rompe sin cesar.
La gestión del mantenimiento trata de mejorar los procesos y flujos de trabajo en tiempo real, y de utilizar los datos para tomar mejores decisiones sobre activos, adquisiciones e inversiones de capital.
No toda la gestión de mantenimiento es igual. Existen cuatro tipos distintos que vale la pena conocer.
Esperar hasta que el equipo se rompe es un tipo de gestión del mantenimiento. El mantenimiento reactivo espera hasta que algo requiera una reparación. Las organizaciones que emplean este tipo de gestión reaccionan ante la condición de su equipo. El mantenimiento reactivo es el programa de gestión del mantenimiento menos maduro y puede generar pérdidas de tiempo y fondos.
El mantenimiento preventivo se produce cuando una organización utiliza el mantenimiento programado regularmente según el tiempo o alguna otra métrica establecida. Por ejemplo, muchas personas utilizan el mantenimiento preventivo para cambiar el aceite de sus vehículos. Este tipo de mantenimiento es mejor que el reactivo porque ayuda a las empresas a mantenerse al tanto del mantenimiento y reducir el tiempo de inactividad y los fallos.
A veces, la apariencia de un activo puede revelar una necesidad de mantenimiento. El mantenimiento según las condiciones se basa en la inspección y observación del equipo y las herramientas por parte del equipo de gestión, además de la programación del mantenimiento del equipo que muestre tal necesidad. Mientras que el mantenimiento preventivo no siempre detecta problemas porque los equipos no se evalúan regularmente, el mantenimiento basado en condiciones puede reparar cualquier equipo que necesite atención en el momento oportuno. Por otro lado, el mantenimiento preventivo puede generar gastos excesivos al realizar trabajos en activos a intervalos de tiempo establecidos, ya lo necesiten o no.
El mantenimiento predictivo es la forma más madura de gestión del mantenimiento. Implica supervisar el estado y las necesidades del equipo en tiempo real. Los datos se analizan para anticipar el rendimiento futuro y determinar el programa y las necesidades de mantenimiento más precisos. Es una manera eficaz de equilibrar las necesidades de mantenimiento y, al mismo tiempo, mantener costes reducidos y el tiempo de inactividad al mínimo. Es el enfoque de gestión del mantenimiento más maduro, que requiere inversiones en la conexión y la supervisión de activos.
¿Qué opciones están disponibles para que las organizaciones gestionen el mantenimiento? Una solución que algunas empresas utilizan es un sistema informático de gestión del mantenimiento o CMMS. Un CMMS es un sistema informático que ayuda a simplificar el proceso de gestión del mantenimiento al mantener una base de datos de operaciones de la empresa e información de mantenimiento, producir informes de estado y proporcionar resúmenes detallados de la actividad.
Si bien una herramienta digital puede ayudar a simplificar la gestión del mantenimiento, un CMMS tiene ciertas limitaciones. Solo es útil para la gestión del mantenimiento, lo que significa que las organizaciones no pueden utilizar esta herramienta para lograr más de un objetivo o para administrar los activos de la empresa a mayor escala. Un sistema de gestión de activos empresariales (EAM) abarca la administración del mantenimiento junto con otras actividades del ciclo de vida de los activos.
Enterprise Asset Management de ServiceNow® es una solución general que puede lograr la gestión del mantenimiento y ayudar a tu organización a supervisar tus activos a mayor escala. Con Enterprise Asset Management de ServiceNow, puedes optimizar los procesos de activos empresariales y automatizar el papeleo, las hojas de cálculo y todo lo que se encuentre en los pasos intermedios. Puedes planificar los activos, pasar a la adquisición y despliegue de dichos activos, rastrear los activos durante las operaciones y el mantenimiento, y finalmente retirarlos. En lugar de elegir un CMMS que solo te permita supervisar el mantenimiento, puedes utilizar EAM para monitorizar los activos durante todo el ciclo de vida de gestión.
ServiceNow puede ayudarte a crear y gestionar planes de mantenimiento para activos empresariales. Esto te permitirá prolongar la vida útil de los activos empresariales mediante la planificación del mantenimiento regular de los equipos físicos en todas las ubicaciones. Esta herramienta te permite crear programas de mantenimiento asociados con modelos o activos según reglas definidas por el usuario y desencadenadas por tiempo, uso o condición. Enterprise Asset Management de ServiceNow también proporciona toda la documentación para auditorías, inspecciones o necesidades de cumplimiento.
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