Self Service para empleados (ESS) es una tecnología basada en la web que opera dentro de los sistemas de RR. HH. de la empresa y permite a los empleados gestionar su información personal, acceder a los recursos y realizar tareas administrativas por su cuenta, lo que mejora la eficiencia y reduce la dependencia de los procesos tradicionales manuales o basados en papel.
Las empresas eficaces se basan en una mano de obra dedicada y con talento. Sin embargo, dar soporte a una plantilla de estas características requiere mucho trabajo administrativo. En particular, los departamentos de recursos humanos deben hacer frente a una necesidad cada vez mayor de mejorar la eficiencia y la precisión. Abordar los beneficios de la nómina, ocuparse de grandes cantidades de papeleo tan engorroso como importante y gestionar los datos de los empleados son tareas que tienden a monopolizar la mayor parte del tiempo de los departamentos de RR. HH., lo que les impide convertirse en verdaderos activos estratégicos para la empresa.
El self service para empleados está diseñado para aliviar gran parte de esta carga a través de la digitalización y automatización de tareas importantes. Al mismo tiempo, ESS ofrece a los empleados un control más directo sobre sus propios datos.
Generalmente, ESS está disponible para los empleados a través de la intranet o el portal de la empresa. Estas plataformas en línea de interacción con los empleados facilitan el acceso a bases de conocimiento con función de búsqueda y aplicaciones web interactivas, a menudo combinando sistemas automatizados y opciones avanzadas de asistencia al usuario. Algunos portales de empleados también incluyen foros o herramientas de debate parecidos a las redes sociales donde los empleados pueden reunirse para hablar sobre distintas cuestiones, responder a las preguntas de los demás y estudiar posibles soluciones a los problemas
Como ya se ha dicho, ESS está diseñado para solucionar los problemas a los que se enfrentan tanto los departamentos de RR. HH. como las plantillas a las que atienden. Por un lado, el ESS facilita el trabajo de RR. HH. y lo hace más eficaz. Por otro lado, ofrece a los empleados más visibilidad y una mayor influencia sobre cómo se gestionan sus datos de RR. HH. Como parte de una estrategia más amplia de compromiso del personal, estos factores ayudan a optimizar todo el proceso de RR. HH. y a mejorar la experiencia de los empleados para crear una organización más eficiente, productiva y rentable.
ESS no está diseñado para sustituir a un equipo de RR. HH. experimentado, sino para liberarlo de ciertas tareas repetitivas y permitir a los empleados acceder directamente a la información y la funcionalidad de RR. HH. Para las organizaciones mejoradas con ESS, esto conlleva numerosas ventajas:
- Reducción de los costes
Tradicionalmente, el departamento de RR. HH. ha dedicado la mayor parte del tiempo a responder a las preguntas de los empleados y a procesar su información. ESS elimina muchas de estas responsabilidades de su lista de tareas. Esto no solo permite al departamento de RR. HH. convertirse en un socio más estratégico y centrarse en otras tareas importantes, sino que también reduce la necesidad de contratar y formar a más representantes de RR. HH.
- Mejora de la gestión de las ausencias
Los sistemas de ESS eficaces automatizan muchos aspectos del proceso de aprobación de solicitudes de ausencia. Los empleados pueden utilizar el sistema para rastrear las ausencias pagadas y presentar solicitudes que se envían automáticamente a través de los canales de aprobación adecuados. Además, los responsables pueden utilizar ESS para rastrear los días de baja por enfermedad, identificar tendencias temporales y mejorar la planificación de las ausencias de los empleados. - Aumento de la precisión de la gestión de gastos
ESS simplifica el acceso de los empleados a la aprobación y el reembolso automatizados para optimizar los procesos relacionados con los informes de gastos. Además, el portal de empleados puede permitir a los empleados gestionar los gastos con eficacia desde cualquier dispositivo con acceso a Internet, incluso mientras están de viaje. - Simplificación de la gestión de los beneficios
ESS permite a los usuarios autorizados rastrear y supervisar toda la información relevante sobre los beneficios de los empleados. Además de incluir los detalles de la cobertura, el historial de pagos y las contribuciones del empleador y el empleado, también proporciona un lugar central donde los empleados pueden revisar las declaraciones, rastrear la aptitud y la participación e inscribirse en programas de beneficios. - Aumento de la autonomía de los empleados
Los portales de empleados personalizados y otras soluciones de ESS ponen el control en manos de los empleados. La comodidad y eficacia de ESS contribuyen a crear una plantilla comprometida, informada y preparada para asumir una mayor responsabilidad en sus propias gestiones de RR. HH. - Mejora del cumplimiento
Las empresas que no respetan EEO, FMLA, OSHA u otras leyes y reglamentos se enfrentan a fuertes sanciones. Las plataformas de self service para empleados garantizan la precisión y la responsabilidad en los informes de cumplimiento. Además, pueden automatizar informes, dar el formato correcto a la información de cumplimiento e informar a los usuarios sobre cualquier cambio en la legislación. - Mejora del acceso a la información
Disponer de una única base de datos central para la información de RR. HH. permite a los empleados de todos los niveles saber exactamente dónde deben buscar las respuestas a sus preguntas, los procedimientos aprobados y los documentos esenciales. - Análisis fiables
Los sistemas de ESS rastrean y recopilan enormes cantidades de datos de uso. Los programas de análisis integrados permiten a los responsables evaluar la eficacia de las campañas e iniciativas, así como disponer de información fiable sobre RR. HH. para futuras decisiones.
Como se desprende de la lista de ventajas anterior, la tecnología de self service para empleados tiene una gran importancia para las empresas modernas, ya que contribuye a mejorar las operaciones y el éxito general de la organización. A continuación se detallan varias razones clave por las que la tecnología de ESS es vital para el éxito de las empresas en su conjunto:
Los sistemas de ESS optimizan varios procesos de RR. HH. para que sean más ágiles y eficientes. Al automatizar las tareas rutinarias (como las solicitudes de días libres, los informes de gastos y la gestión de los beneficios), los empleados pueden realizar estas operaciones con rapidez y precisión sin necesidad de grandes intervenciones manuales. Este aumento de la eficiencia se traduce en mayores niveles de productividad para toda la organización.
Los departamentos de RR. HH. tradicionales a menudo se ven desbordados por el papeleo, la introducción de datos y las tareas repetitivas. Para aliviar esta carga, la tecnología de ESS permite que los empleados asuman el control de sus responsabilidades relacionadas con RR. HH. Al dejar en manos de los empleados la gestión de la información personal, las solicitudes de ausencia y el acceso a documentos críticos, los equipos de RR. HH. pueden centrarse en iniciativas estratégicas y en el tipo de asuntos complejos que requieren verdadera especialización. Gracias a esto, el departamento de RR. HH. asume el rol de un socio estratégico para la organización.
Los sistemas de ESS contribuyen a crear un entorno de trabajo positivo al proporcionar a los empleados más autonomía en relación con sus tareas de RR. HH. Esta autonomía fomenta un sentido de propiedad y responsabilidad que puede contribuir enormemente a aumentar la satisfacción general en el trabajo. Cuando los empleados pueden acceder fácilmente a la información, ven que sus solicitudes se responden rápidamente y disfrutan de una experiencia de usuario fluida, es más probable que se sientan motivados y comprometidos con su rol.
ESS es una categoría amplia de la gestión de RR. HH. que abarca muchos tipos diferentes de sistemas que están al servicio de diversos sectores. Aun así, los sistemas más eficaces suelen tener ciertas funciones en común, como, por ejemplo:
Las organizaciones pueden usar sistemas de ESS para crear, programar y compartir contenido importante con los departamentos y los empleados a través de varios canales. Aquí se incluyen correos electrónicos masivos, anuncios, enlaces y otros contenidos que deben distribuirse a la plantilla. Es posible filtrar los destinatarios en función de diversos criterios, como el cargo y la ubicación.
Las páginas de tareas pendientes de un ESS permiten ver, de un vistazo, todas las tareas que un empleado concreto tiene asignadas en un momento dado. Aquí se incluyen también las condiciones que deben cumplirse para que la tarea se marque como completada. Los empleados pueden ordenar y organizar sus próximas tareas y aplicar filtros para que se muestren actividades concretas.
Los empleados y los responsables pueden ver fácilmente las solicitudes abiertas, revisar las anteriores y comprobar el estado de las solicitudes específicas en un momento dado desde una única página.
Una base de conocimiento de los empleados es una base de datos que permite buscar información útil y relevante para RR. HH. Los empleados pueden encontrar rápidamente respuestas a preguntas comunes y obtener enlaces a herramientas importantes, formularios, etc.
Por medio de un organigrama de ESS, los empleados pueden ver la estructura de la empresa, incluidos los empleados, los cargos, las responsabilidades y mucho más.
Las opciones de chat en directo de la plataforma de ESS permiten a los empleados interactuar con agentes de soporte en tiempo real. Los empleados solo deben seleccionar un tema de conversación de una lista de categorías.
Los enlaces a los foros de empleados les ofrecen un lugar dentro del sistema de ESS donde pueden interactuar, colaborar y buscar soluciones a los problemas.
Estos beneficios contribuyen a mejorar la experiencia de los clientes, que aprecian que se les informe con precisión de la hora prevista de llegada, se reduzcan los tiempos de espera y se les permita rastrear las entregas y solicitudes de servicio en tiempo real. El software de envíos ayuda a los proveedores de servicios a satisfacer e incluso superar las expectativas de los clientes, lo que aumenta su satisfacción y fidelidad.
Los sistemas de ESS más eficaces suelen proceder de proveedores externos que proporcionan recursos y orientación para garantizar que las empresas de sus clientes tengan todo lo que necesitan para aprovechar al máximo sus soluciones de ESS. Dicho esto, las organizaciones también pueden mejorar de varias maneras la eficacia de sus soluciones de self service. Al implementar ESS, considera las siguientes prácticas recomendadas:
- Busca la relevancia
Un componente importante de la mayoría de los sistemas de self service para empleados es la base de conocimiento. Pero ¿qué información debería incluir la base de conocimiento de una organización? Obviamente, la respuesta a esta pregunta variará entre empresas y sectores, por lo que es vital que las empresas contribuyan activamente a obtener la información más relevante y precisa posible. Partiendo de las solicitudes y consultas más habituales de los empleados, y ampliándolas para incluir los datos de análisis de búsquedas relevantes de los motores de búsqueda, las organizaciones pueden garantizar que la información de su base de conocimiento sea útil y esté completa. - Céntrate en la facilidad de uso
Los portales de self service deben ser exhaustivos e informativos, pero toda la información del mundo no servirá de mucho a los empleados si no saben moverse por ella. Al igual que los clientes, los empleados y otros usuarios internos esperan una experiencia agradable y que no requiera grandes esfuerzos para utilizar los productos. Para hacer realidad esa experiencia, un ESS eficaz utiliza un diseño intuitivo, funciones de búsqueda fáciles de usar y datos en formatos visuales. - Optimiza el ESS para los entornos móviles
ESS no debe limitarse a la oficina. Los empleados aprecian la libertad de gestionar sus datos cuando no están en la oficina, y para que esto sea posible, el self service debe estar optimizado para los dispositivos móviles. Esto es especialmente importante cuando se trabaja con personal remoto. Con una aplicación móvil específica o un acceso basado en navegador que permita acceder a todas las funciones y sea fácil de usar, incluso en pantallas táctiles pequeñas, los empleados pueden acceder a información vital y realizar tareas esenciales en cualquier momento y desde cualquier lugar. - Integra funciones de administración de casos
Si bien encontrar respuestas a las preguntas es una parte esencial de ESS, al final es solo eso, una parte. Puedes ir un poco más lejos e incluir la funcionalidad de administración de casos. Automatizar las solicitudes de los empleados, proporcionar orientación esencial e información sobre los pasos a seguir, e incluir opciones de asistencia eficaces ayuda a garantizar que los empleados obtengan la asistencia que necesitan, cuando la necesitan y sin tener que entrar en un sistema independiente. - Asegúrate de que ESS sea fácil de usar
Al seleccionar una solución de ESS, las organizaciones deben dar prioridad a las plataformas que ofrezcan un diseño orientado al consumidor. Esos diseños imitan las interfaces fáciles de usar y la navegación intuitiva que los empleados encuentran en el ámbito privado. En otras palabras, los empleados deben sentirse cómodos al iniciar sesión, navegar por la interfaz y utilizar las características desde el primer momento, sin curvas de aprendizaje pronunciadas. Esto ayudará a mejorar la adopción por parte de los usuarios. - Da prioridad a la formación
Asegurarse de que los equipos de RR. HH. y los empleados dominen el portal del ESS es esencial para que su implantación sea un éxito. Busca proveedores de ESS que ofrezcan un soporte de atención al cliente dedicado y acceso a recursos y orientación de expertos, ya que esto mejorará la confianza de los profesionales de RR. HH. para utilizar todo el potencial del sistema de ESS. Además, las organizaciones deben invertir en sesiones de formación para los empleados y proporcionar una documentación exhaustiva para los casos de uso habituales de ESS.
Aunque las ventajas de implantar la tecnología de self service para empleados son sustanciales, las organizaciones deben ser conscientes de los retos que pueden encontrar durante el proceso de implantación. Superarlos es crucial para garantizar que la implementación de ESS sea un éxito.
La implantación de la tecnología de ESS implica una inversión inicial significativa en términos de tiempo y recursos. Las organizaciones deben dedicar tiempo a seleccionar la solución de ESS adecuada, personalizarla para que satisfaga sus necesidades específicas y formar a los equipos de RR. HH. y a los empleados para que utilicen la plataforma con eficacia. Además, las licencias de software, la configuración de la infraestructura y la migración de datos pueden tener costes asociados.
Solución: en primer lugar, realiza una evaluación exhaustiva de las necesidades para identificar los requisitos específicos de la organización y, a continuación, utiliza esa información para asegurarte de que la solución de ESS que elijas se ajuste a los objetivos establecidos. Asigna un presupuesto al proyecto de implantación del ESS que tenga en cuenta tanto los costes iniciales como los continuos. A la hora de elegir la opción definitiva, selecciona a un proveedor de ESS que ofrezca escalabilidad. Al crecer según las necesidades de la organización, los sistemas escalables no exigen realizar inversiones adicionales con tanta frecuencia.
Para garantizar un rendimiento óptimo, la tecnología de ESS requiere un mantenimiento y una supervisión continuos. A medida que los procesos de negocio evolucionan, lo más seguro es que el sistema de ESS requiera actualizaciones, mejoras y correcciones regulares de bugs. Garantizar la seguridad de los datos y el cumplimiento con los reglamentos a medida que cambian también forma parte de esta responsabilidad continua. Sin un mantenimiento y una supervisión adecuados, la eficacia del sistema de ESS puede disminuir con el tiempo.
Solución: no intentes posponer o ignorar las actualizaciones importantes del sistema. En su lugar, crea un equipo de soporte de TI dedicado y encárgale las tareas de supervisión y mantenimiento continuos del sistema de ESS. Mantén al día las actualizaciones de software y los parches de seguridad que proporciona el proveedor de ESS, ya que suelen incluir mejoras, correcciones de bugs y una mayor seguridad. Anima a los empleados a realizar comentarios sobre la funcionalidad y la facilidad de uso del sistema de ESS, y utiliza la información obtenida de esta manera para ajustar gradualmente el sistema a los cambios en las necesidades y preferencias de los usuarios del ESS.
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