¿Qué es la gestión de activos de hardware?

Activo de hardware es un término general que describe cualquier activo tecnológico tangible y físico de una empresa, incluidos los que están en uso, los almacenados y los equipos de respaldo.

Partiendo de esta definición, los activos de hardware suelen agruparse en cuatro categorías principales:

Los dispositivos de usuario final son cualquier hardware de la empresa que utilizan directamente los empleados en su trabajo cotidiano, como ordenadores, tabletas, smartphones o tarjetas SIM, entre otros. Los activos de hardware también abarcan dispositivos personales que se usan para realizar tareas empresariales dentro de una organización.

El hardware de red y telecomunicaciones es equipo de respaldo que ayuda a facilitar la comunicación digital y analógica. En esta categoría se incluyen enrutadores, equilibradores de carga, conmutadores y sistemas de conferencias telefónicas y de vídeo.

Los periféricos son los equipos de soporte importantes que están presentes en cualquier entorno de oficina moderno. Los periféricos incluyen escáneres, impresoras, monitores, teclados, auriculares, proyectores e incluso cables y adaptadores.

Hay que tener en cuenta que la fuerza laboral moderna no se limita exclusivamente a la oficina, sino que se extiende a los trabajadores remotos que trabajan fuera de las instalaciones de la empresa. La gestión de activos de hardware debe satisfacer las necesidades de la fuerza de trabajo remota y tener en cuenta el equipo físico que utilizan para realizar su trabajo.

Una vez aprobados los presupuestos y seleccionado el hardware, el siguiente paso en el ciclo de vida es satisfacer las solicitudes de hardware. Para ello, las organizaciones deben saber qué proveedores están disponibles, qué niveles de soporte técnico y de garantía ofrecen, y si su hardware es compatible con otros activos de TI de la empresa.

En el caso de las empresas que aplican políticas de uso de dispositivos personales para el trabajo (BYOD), esta etapa ayuda a garantizar que todos los dispositivos personales que se usan para trabajar tengan acceso seguro y autorizado a los sistemas internos, estén registrados en la organización y se incluyan en los informes financieros.

Después de etiquetar el activo con fines de organización y mantenimiento de dispositivos, ya está listo para configurarlo e implementarlo. En el caso del hardware del usuario final, este paso puede incluir que el empleado firme la retirada del dispositivo, además de leer y aceptar cualquier política de uso aceptable establecida.

Esta etapa también incluye el transporte del activo desde el lugar de almacenamiento hasta el área de trabajo designada (incluidos los entornos de trabajo remoto), la configuración del activo y su integración con cualquier otra tecnología pertinente.

Una vez implementado el hardware, los gestores de activos deben hacer lo posible por mitigar los riesgos y garantizar un rendimiento eficaz del hardware. Esto implica la creación de una vista completa del estado del hardware mediante la supervisión continua.

La supervisión del hardware implementado permite a los gerentes estar más atentos a los recursos más antiguos, evitar que los activos aparezcan en lugares inesperados en la red y evitar los riesgos del software desactualizado. La integración con TI y los flujos de trabajo de operaciones de seguridad mejora las capacidades de supervisión y la precisión.

El hardware normalmente requiere un mantenimiento regular para garantizar la eficacia continua. Esta etapa del ciclo de vida abarca cualquier mantenimiento, actualización o mejora programados, así como cualquier trabajo de reparación de emergencia no programado.

Durante este proceso, es responsabilidad de la HAM revisar el estado del hardware en cuestión para determinar si es necesario reciclar, reasignar o retirar el activo.

Cuando un activo alcanza el final de su vida útil, no se puede reparar o tiene vulnerabilidades de seguridad para las que no se pueden aplicar parches, el último paso es retirarlo del uso activo. Además, en el caso de los equipos BYOD, el hardware deberá retirarse del servicio en caso de que el empleado propietario deje la empresa.

El estado del activo deberá actualizarse dentro de los sistemas de la empresa y toda la información corporativa deberá eliminarse del dispositivo. Después de esto, el dispositivo se devolverá, venderá, reciclará o desechará adecuadamente.

Mantener un catálogo preciso de todo el hardware de la empresa, tanto en uso como almacenado, facilita el seguimiento de los equipos y la identificación del hardware que falta. El etiquetado de activos, la asignación de propiedad y el seguimiento de su ubicación proporcionan a las organizaciones la información que necesitan para mitigar los riesgos asociados con el conocimiento incompleto de los activos. También permite a la HAM identificar qué activos están inactivos y, por lo tanto, es más probable que sean objeto de robo.

Sin una estrategia de gestión de activos de hardware establecida, la responsabilidad de gestionar y rastrear los equipos a menudo recae en los empleados. Sin prácticas recomendadas de HAM establecidas, estos empleados pueden depender de procesos ineficientes, ineficaces o que requieren mucho tiempo. La gestión de activos adecuada no solo garantiza la distribución y catalogación precisas de los equipos esenciales, sino que también libera a los empleados para que aprovechen su tiempo de forma más productiva al predecir los problemas de los activos antes de que ocurran, y permite a las organizaciones automatizar muchos procesos de gestión de activos.

Las prácticas recomendadas de gestión de hardware y los programas de mantenimiento y actualización bien organizados ayudan a garantizar que los empleados utilicen los equipos de la empresa de manera adecuada y saquen de ellos el mejor partido. Al mismo tiempo, los inventarios de activos precisos protegen a las organizaciones de los gastos excesivo al reducir el gasto general y sacar más rendimiento de las inversiones de hardware.

Para los equipos de seguridad, es difícil proteger lo que no pueden ver. Una HAM eficiente proporciona una lista completa de todos los activos de hardware que incluye información relevante sobre las versiones. Esto permite a los equipos de seguridad crear estrategias de cobertura completas, además de identificar activos que puedan ser vulnerables a amenazas emergentes. Al trabajar de la mano de ITAM, la gestión de activos de hardware también puede identificar activos de hardware no aprobados y garantizar el cumplimiento de las políticas y normativas establecidas.

Quizás lo más importante es que la HAM ofrece a las empresas una visibilidad y control completos del ciclo de vida de los activos. Para cada equipo, los gerentes de activos tienen fácil acceso a los detalles del producto y el proveedor, el historial de uso, el propietario y las tareas actuales, y mucho más. A partir de estos datos, los equipos de HAM pueden tomar decisiones más informadas relacionadas con los contratos de los proveedores, el servicio, las sustituciones, etc.

En conjunto, estos beneficios suponen una clara ventaja para las organizaciones que inviertan en una gestión de activos de hardware eficaz. Los sistemas y las estrategias de HAM de primera calidad se amortizan rápidamente, tanto en términos de tiempo como de dinero.