La estructura detallada del trabajo es un método de gestión de proyectos para la deconstrucción de proyectos complejos en tareas manejables y fáciles de rastrear.
También conocida como WBS, el objetivo de la estructura detallada del trabajo es facilitar la gestión de proyectos grandes y de varios pasos. Esto lo consigue desglosando los proyectos en tareas y procesos más pequeños. Estas tareas individuales pueden ser abordadas y completadas simultáneamente por diferentes equipos o miembros del equipo, lo que permite una entrega del proyecto más rápida y eficiente.
Una estructura detallada del trabajo adopta la forma de un diagrama detallado donde se identifican y desglosan los productos finales y las actividades asociadas necesarias para la finalización. El producto final principal se encuentra en la parte superior del diagrama y tiene por debajo las subtareas. WBS se utiliza a menudo en conjunto con un diagrama de Gantt y un software de gestión de proyectos de TI para mejorar la planificación y ejecución de proyectos que, de otro modo, resultarían abrumadores.
Por lo general, la estructura detallada del trabajo se divide en tres tipos distintos: WBS basada en el producto final, WBS basada en fases y WBS basada en la responsabilidad.
Este enfoque identifica las conexiones entre el alcance del proyecto y sus entregables. Descompone el alcance en entregables más pequeños y manejables; generalmente, algo específico que se debe producir, suministrar u obtener mediante la ejecución de tareas del proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.
La WBS basada en fases divide el proyecto en cinco etapas distintas: inicio, planificación, ejecución, control y cierre. Cada una de estas etapas tiene sus propios entregables.
Una estructura detallada basada en la responsabilidad define la estructura del proyecto basándose en los equipos, las personas y las unidades de la organización que trabajarán en el proyecto. Si bien el segundo nivel de la estructura identificará quién es responsable de completar las tareas, los niveles posteriores siguen un formato similar a otros tipos de WBS, identificando los entregables que se deben completar antes de avanzar en el proyecto.
Además, existen varios enfoques menos habituales de WBS, que incluyen los siguientes:
- Orientado al verbo
Utiliza acciones para definir los entregables. - Orientado al nombre
Utiliza componentes para definir los entregables. - Por fases temporales
Divide los proyectos en periodos o fases separados.
Como se indicó anteriormente, WBS toma la forma de un diagrama con el producto final en la parte superior y todos los elementos secundarios dispuestos por debajo de él. Por lo general, estos subelementos se dividen en cuatro niveles o niveles distintos, lo que permite a los equipos visualizar más fácilmente los pasos necesarios para completar el proyecto. Los cuatro niveles de una estructura detallada del trabajo son el nivel superior, la cuenta de controles, los paquetes de trabajo y las actividades.
En la parte superior del diagrama se encuentra el producto final. El nivel superior también puede ser el título del proyecto.
El segundo nivel consta de las diferentes fases del proyecto. Se trata de los entregables secundarios que se deben completar para garantizar el éxito del proyecto.
Los paquetes de trabajo se ubican bajo el nivel de cuenta de controles e identifican las tareas necesarias para lograr los entregables secundarios.
Este componente también aborda el riesgo y la incertidumbre mediante hitos. Todo el nivel final consta de las actividades que facilitan los paquetes de trabajo.
Básicamente, cada nivel está respaldado por el nivel que le sigue. En un diagrama detallado tradicional, esto da como resultado un gráfico de árbol que fluye hacia abajo desde el producto final, teniendo en cuenta todas las tareas, actividades y entregas esenciales que se deben realizar para completar el proyecto.
Aunque el método antes mencionado puede ser el más utilizado de los diagramas de WBS, no es la única opción. Hay algunas variaciones del diagrama clásico de WBS, entre las que se incluyen las siguientes:
Como se describió anteriormente, una WSB en forma de diagrama de árbol representa el flujo de trabajo en ramificaciones que van desde el producto final principal del proyecto. Cada nivel se compone de tareas y respalda al nivel superior. Se trata del enfoque más común para el diagrama de WBS.
Aunque no es un método tan detallado como otras opciones, una lista de WBS puede ser la opción más simple y fácil para las organizaciones que solo necesitan un resumen rápido de los entregables y las subtareas. Consiste básicamente en una lista que identifica y desglosa tareas importantes.
Toda la información presentada en el diagrama de árbol se puede representar y organizar con la misma facilidad en una hoja de cálculo. El enfoque de hoja de cálculo utiliza columnas y filas para detallar los diversos niveles, las tareas y los entregables. Las hojas de cálculo suelen ser documentos compartidos dinámicos que se pueden actualizar en tiempo real para incorporar cualquier cambio en el proyecto.
Mediante el software de gestión de proyectos, las organizaciones pueden crear diagramas de Gantt detallados que permitan vincular información relevante, aplicar discrepancias, establecer hitos, etc. Estos gráficos son similares a las hojas de cálculo, pues admiten la actualización dinámica, pero también funcionan como una línea de tiempo del proyecto en sí.
Independientemente del formato que tenga el diagrama, la creación de una estructura detallada del trabajo consta de cinco pasos.
Determina el alcance y los objetivos del proyecto, así como qué personas participarán en él. Describe el proyecto general y lo que está diseñado para lograr.
Determina qué pasos, tareas, actividades y entregables guiarán el proyecto hacia su finalización. Organiza estos elementos en fases.
Identifica los entregables específicos asociados con cada fase. Haz una lista e identifica las condiciones que deben cumplirse para que cada entregable se complete correctamente.
Sigue desglosando los entregables identificados en el paso anterior en las tareas y subtareas que los componen. Haz una lista de las tareas de forma secuencial.
Una vez identificadas todas las tareas relevantes y organizadas de acuerdo con cada fase, asígnalas a los equipos y las personas que serán responsables de desempeñarlas. Autoriza a los equipos a actuar en el proyecto y proporciónales los recursos y las herramientas que puedan necesitar.
El propósito de la WBS es facilitar la gestión de proyectos complejos y de varios pasos. A menudo, tratar de desglosar estos proyectos puede ser un proceso complejo y difícil. El software de WBS es un tipo de herramienta diseñada para optimizar y automatizar varios aspectos de la WBS.
Una WBS bien diseñada debe utilizar técnicas de visualización para describir claramente los diversos elementos que componen un proyecto y detallar cómo esos elementos se apoyan unos a otros para alcanzar el objetivo marcado. Con esto en mente, estas son algunas prácticas recomendadas para crear una estructura detallada del trabajo.
Una WBS no debe omitir ninguna tarea, aunque puedan parecer insignificantes. En cada nivel, el resultado debe consistir en la suma total del trabajo detallado en el nivel que se encuentra por debajo.
El propósito de la WBS es facilitar la comprensión de proyectos complejos, por lo que debe ser fácil de entender para todos los participantes sin necesidad de una explicación detallada.
Evita realizar varias tareas separadas para el trabajo que ya se ha abordado en otra tarea. Haz que las tareas sean mutuamente excluyentes.
Las tareas se deben desglosar lo suficiente como para que una persona pueda completarlas en un plazo razonable.
Aunque es importante tener en cuenta todas las tareas de un proyecto, no se debe profundizar demasiado. Crear demasiadas capas de tareas secundarias puede hacer que el proyecto resulte confuso y abrumador. Cinco niveles o menos deberían ser suficientes para simplificar incluso los proyectos más complejos.
Las tareas individuales deben ser rastreables, incluir resultados finales concretos y tener hitos y fechas de finalización. Esto permite la medición y mejora la eficacia de la WBS.
La WBS debe proporcionar una representación precisa del alcance del proyecto. Si cambia algún aspecto del proyecto, o si la WBS tiene alguna deficiencia, los gestores deben estar dispuestos a revisar la estructura en cualquier nivel determinado.
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