La gestión de proyectos de TI (ITPM) describe la planificación, programación, entrega, supervisión y generación de informes involucrados en orientar a los proyectos de TI hasta su finalización.
La tecnología de la información y los proyectos que la incorporaron o respaldaron alguna vez fueron responsabilidad exclusiva de los sectores y empresas específicas de TI. En la actualidad, el panorama empresarial moderno es digital y los proyectos y programas basados en tecnología ya no se relegan únicamente a los departamentos de TI. Por ejemplo, la oficina de transformación empresarial (que es independiente del departamento de TI) es responsable de muchos proyectos y programas centrados en TI. Como tal, las organizaciones y los departamentos de todo tipo incluyen al menos alguna forma de componente de tecnología de la información. La gestión de proyectos de TI debe ser capaz de manejar proyectos de TI grandes y complejos que abarquen una variedad de objetivos, campos y tecnologías, entre otros.
La gestión de proyectos de TI está dirigida por la PMO (oficina de gestión de proyectos) de TI y los gestores de proyectos de TI. Estos gestores se responsabilizan de conceptualizar, organizar, presupuestar, asignar y llevar a cabo tareas diseñadas para ayudar a lograr los objetivos de TI específicos de su empresa. Dentro de este cometido se encuentran varias responsabilidades clave, entre las que se incluyen las siguientes:
Antes de que se pueda abordar cualquiera de las tareas o entregas asociadas, la PMO o el gestor de proyectos de TI deben crear primero una estrategia para el proyecto, incluidos el presupuesto, el alcance, las herramientas, los recursos y el plazo.
Los gestores de proyectos de TI no trabajan de forma aislada; dependen de los equipos de TI para garantizar la finalización satisfactoria del proyecto. El gestor de proyectos de TI deberá reunir a los especialistas adecuados, expertos en la materia y personal de apoyo capaz de satisfacer las necesidades de la iniciativa de TI.
Es responsabilidad del gestor de proyectos de TI asignar tareas a los miembros del equipo, proporcionar una orientación clara en relación con el alcance y los objetivos, trabajar con los miembros del equipo para establecer programas y plazos realistas, y ayudar a facilitar la colaboración entre los miembros internos y externos del equipo cuando sea necesario.
Si bien es probable que el gestor de proyectos de TI no sea quien realiza tareas específicas dentro del proyecto, es su responsabilidad asegurarse de que las tareas se completen de manera eficaz. Esto incluye la identificación y eliminación de obstáculos, el análisis de riesgos, la mitigación de problemas, la recopilación de informes y la provisión de formación, entre otras cosas.
Los gestores de proyectos de TI deben establecer presupuestos claros y realistas para sus proyectos. Esto incluye la creación de estimaciones fundamentadas sobre los gastos y el ajuste de los planes cuando sea necesario para garantizar el cumplimiento presupuestario.
Al gestionar varios miembros del equipo con diversos objetivos, los gestores de proyectos de TI son responsables de establecer y comunicar los programas, y de gestionar los plazos durante toda la vida del proyecto.
Aunque el gestor del proyecto asume la mayor parte de la responsabilidad de liderar el proyecto, es probable que no sea el único comprometido con el proyecto. Los gestores de proyectos de TI también deben actuar como enlaces entre sus equipos y otros líderes, encargados de la toma de decisiones, patrocinadores e interesados. El gestor del proyecto es responsable de enviar informes de estado para mostrar el progreso y resolver problemas.
Documentar el progreso del proyecto, así como identificar cualquier problema inesperado y otras lecciones aprendidas puede ayudar a garantizar que los futuros proyectos tengan una mayor probabilidad de alcanzar sus objetivos. Los gestores de proyectos de TI deben mantener un registro detallado de cualquier obstáculo, desafío, método rápido u otros conocimientos que hayan adquirido durante todo el proyecto.
Cada proyecto de TI es único. Dicho esto, la mayoría sigue un ciclo de vida similar. La gestión de proyectos de TI divide los proyectos de TI en cinco etapas distintas:
La primera etapa de la gestión de proyectos se centra en definir el proyecto y obtener las aprobaciones necesarias para convertirlo en realidad. Durante esta fase, el gestor de proyectos de TI debe crear un caso de negocio claro para el proyecto, establecer objetivos y desarrollar una comprensión básica de los riesgos y requisitos del proyecto.
Al incorporar los objetivos y otros detalles identificados en la fase anterior, la etapa de planificación es en la que el gestor de proyectos de TI crea un plan que sus equipos deberán seguir en el transcurso del proyecto. La etapa de planificación implica la identificación de objetivos, el establecimiento de resultados, la asignación de responsabilidades y tareas, la creación de un esquema del proyecto, la determinación de métricas de éxito importantes, la programación de informes de progreso, el establecimiento de canales y criterios de comunicación, la elección de metodologías y el aseguramiento del acceso del equipo a los recursos y herramientas necesarios.
La fase de ejecución es probablemente la etapa de mayor duración y es donde ocurre la mayor parte del trabajo en el proyecto. La etapa de ejecución comienza con una reunión de inicio con todos los miembros del equipo y los interesados pertinentes. La reunión debe presentar a las personas, los roles, las responsabilidades, el alcance y el plan general del proyecto. También debe establecer cómo se gestionará la comunicación y la generación de informes, qué herramientas se utilizarán y qué próximos pasos inmediatos deben ocurrir para poner todo en marcha.
Aunque se separa de la etapa anterior, la supervisión se realiza de manera concurrente con la ejecución, lo que permite que el gestor de proyectos de TI revise y evalúe constantemente la dirección del proyecto. Cuando surgen problemas o los problemas se hacen evidentes, la supervisión continua permite a los gestores de proyectos hacer correcciones para mantener el proyecto en el camino correcto en términos de alcance, presupuestos, plazos u objetivos. Esta fase puede incluir la gestión de recursos, la identificación y mitigación de riesgos, la actualización de presupuestos y programas, la modificación de planes, la gestión de reuniones, la recopilación de informes y mucho más. Al finalizar esta etapa y la etapa de ejecución, se deben completar todas las entregas del proyecto.
Una vez que el proyecto se ha completado y los productos finales están en manos del cliente, los pasos finales son revisar el éxito general del proyecto y planificar la mejora de proyectos similares en el futuro. Esto incluye la identificación y discusión de los conocimientos obtenidos, el inventario de los productos finales, la organización de documentos y el acceso a ellos, la transmisión del éxito del proyecto a los interesados pertinentes y el reconocimiento de las contribuciones de los miembros del equipo.
La gestión de proyectos de TI no es una solución única y sencilla para el éxito de TI; es una variedad de estrategias diferentes diseñadas para cumplir con los objetivos específicos de la organización y del departamento. A continuación se proporcionan consejos y prácticas recomendadas para la gestión de proyectos de TI:
Antes de dar cualquier otro paso oficial, evalúa el proyecto para determinar si sus objetivos están alineados con los objetivos y la estrategia de la organización. Asimismo, sopesa los posibles beneficios frente al posible riesgo y determina si el proyecto es un uso eficaz de los recursos disponibles.
Los proyectos de TI exigen una documentación detallada. Antes de ejecutar el proyecto, determina qué documentos necesitas y crea una ubicación central donde los interesados y los miembros del equipo autorizados puedan almacenar estos documentos electrónicos y acceder a ellos.
Cuando los miembros del equipo trabajan de forma aislada, los proyectos pierden rápidamente la dirección. Extrema las precauciones y realiza reuniones diarias para ayudar a mantener a todos por buen camino y totalmente coordinados. La comunicación excesiva puede ser el enfoque más eficaz para identificar y superar los obstáculos del proyecto antes de que puedan causar daños.
Un diagrama de Gantt es una herramienta ampliamente utilizada para establecer tareas, responsabilidades y plazos en el transcurso del proyecto. El uso de un diagrama de Gantt puede ayudar a proporcionar a los miembros del equipo y a los interesados una descripción general clara del estado actual del proyecto, y exactamente lo que debe suceder para seguir avanzando en el proyecto dentro de los plazos establecidos.
Los flujos de trabajo digitales modernos son capaces de incorporar tecnologías de automatización avanzadas para garantizar que se sigan los pasos correctos y que los procesos manuales no ralenticen los proyectos. Los flujos de trabajo automatizados pueden simplificar y agilizar radicalmente las tareas, como rellenar formularios, solicitar aprobaciones, tomar medidas, etc.
Las herramientas y el software de gestión de proyectos de TI eficaces facilitarán la comunicación directa con los miembros pertinentes del equipo, supervisarán el progreso del proyecto en tiempo real y accederán a documentos relevantes y otros recursos en una sola ubicación.
Al finalizar el proyecto, dedica tiempo a revisar qué aspectos fueron eficaces, qué desafíos surgieron, qué ocurrencias o variables inesperadas podrían tener que planificarse en el futuro y otros conocimientos adicionales que puedan afectar a la forma en que el equipo aborda proyectos similares en el futuro.
La gestión de proyectos de TI presenta una serie de desafíos únicos, entre los que se incluyen los siguientes:
Los proyectos de TI a menudo incluyen interesados de toda la organización. Obtener la aceptación de estos interesados, satisfacer sus necesidades y mantenerlos al tanto del progreso del proyecto puede ser una tarea difícil, especialmente cuando dichos interesados no sean expertos en TI por sí mismos.
Comunicar información relevante a quienes la necesitan y cuando la necesitan, con una terminología y un lenguaje que comprenden, requiere herramientas de comunicación avanzadas capaces de compartir datos esenciales y conocimientos de una forma que sea fácilmente accesible.
Los proyectos complejos de TI dependen de que cada miembro del equipo pueda comprender todo el alcance del proyecto, así como su estado actual, cuándo se deben completar las tareas y quién es responsable de qué acciones.
Hay formas casi infinitas de realizar cualquier proyecto. En sus propios dispositivos, los miembros del equipo pueden emplear metodologías contradictorias, lo que reduce la eficacia y crea cuellos de botella.
El software de gestión de proyectos de TI está diseñado para proporcionar soporte y recursos para ayudar a facilitar una gestión del proyecto precisa y centrada en los datos. El objetivo final, por supuesto, es facilitarle el trabajo al gestor de proyectos de TI, mantener a los interesados y a los miembros del equipo en sincronía, mejorar la comunicación y la precisión de todos los involucrados, y abordar los desafíos mencionados anteriormente.
Entre los beneficios del software de gestión de proyectos de TI se incluyen los siguientes:
- Visualización de tareas, plazos, dependencias y responsabilidades del proyecto mediante diagramas de Gantt y estructuras de desglose de trabajo, lo que facilita la comprensión de relaciones complejas y el desglose de grandes trabajos en tareas más pequeñas y sencillas.
- Paneles de información en tiempo real que muestran el estado actual y actualizado de todos los proyectos de TI en curso.
- Integración con la gestión de la cartera de proyectos para facilitar mejores procesos de secciones de proyectos.
- Alertas y notificaciones para captar la atención de los responsables de abordar problemas o dar los próximos pasos.
- Competencias de creación de informes con gran cantidad de datos, compilados y entregados automáticamente con solo hacer clic en un botón.
- Herramientas de seguimiento y supervisión para determinar qué tareas están tardando más tiempo y qué miembros del equipo están trabajando conforme a lo esperado.
- Flujos de trabajo personalizables para garantizar próximos pasos eficaces y un progreso eficiente del proyecto.
ServiceNow es el líder de la industria en soluciones de gestión de TI. IT Business Management de ServiceNow ayuda al gestor de proyectos con todas las fases de sus proyectos para lograr una visibilidad completa del trabajo, incluida la planilla de horas trabajadas y la gestión del estado. Además, ITBM Project Workspace de ServiceNow ofrece detalles de un vistazo de los proyectos relevantes, lo que permite a los gestores definir, planificar y supervisar completamente un proyecto desde la concepción hasta la finalización, y todo desde una sola ubicación central.
Ofrece más apoyo a la gestión de proyectos de TI con análisis avanzado, detalles de proyectos granulares, diagramas de Gantt integrados, planes de recursos, finanzas en profundidad e informes de estado automatizados.
Obtén unos conocimientos y un control sin precedentes sobre tus proyectos de TI esenciales con IT Business Management de ServiceNow.
Impulsa el valor con una estrategia empresarial y de TI alineada mediante nuestra solución escalable ITBM.