La gestión de recursos se refiere a la planificación, la programación y la futura asignación de recursos, con el objetivo de maximizar la eficiencia y la eficacia.
Básicamente, la gestión de recursos es un enfoque diseñado para garantizar que los activos de las empresas se apliquen cuando y donde tengan el impacto más positivo. Estos recursos pueden ser tangibles (como los equipos y el capital) o intangibles (como el tiempo y las habilidades de los empleados).
Independientemente del sector y la empresa, para completar proyectos y entregar productos y servicios hacen falta recursos, pero los recursos son limitados. La finalidad de la gestión de recursos es garantizar que los recursos limitados se utilicen de manera eficiente. Con una adecuada gestión de recursos, las organizaciones pueden hacer más con menos. La gestión de recursos ayuda a los encargados de la toma de decisiones a comprender mejor qué recursos están disponibles, cuándo y durante cuánto tiempo lo están, para poder aplicarlos correctamente.
La gestión eficaz de recursos trae consigo varios beneficios clave. Algunos de ellos son:
La ventaja más obvia de la gestión de recursos es la capacidad de aprovechar al máximo los recursos disponibles. La utilización de recursos tiene en cuenta los recursos humanos y no humanos, y compara la disponibilidad frente al uso para determinar dónde se están infrautilizando los recursos, dónde se están utilizando de forma excesiva y dónde se podrían equilibrar mejor para incrementar la eficacia.
En términos de recursos de los empleados, las utilizaciones de recursos ayudan a garantizar que los equipos y las personas se cuestionen constantemente y que tengan suficientes tareas para mantenerlos ocupados, sin sobrecargarlos y sin que haya riesgo de agotamiento.
La gestión de recursos implica crear un plan transparente y documentado que describa los recursos y las asignaciones. Con una vista clara de las tareas y responsabilidades actualizadas en tiempo real, cada miembro del equipo puede ver fácilmente quién está trabajando en qué tares, qué recursos están asignados y cuáles están disponibles. De esta manera se mejora la comunicación, se eliminan los malentendidos asociados con el exceso de reservas y los cambios repetidos en el estado de las tareas, y se aumenta la precisión de las actualizaciones de estado.
Una mejor comunicación a través de una mayor transparencia mantiene a todos los equipos actualizados e informados, lo que mejora el compromiso del personal y la confianza de las partes interesadas.
A menudo, las organizaciones tienen que gestionar varios proyectos en una amplia variedad de equipos y departamentos, lo que implica tratar de tener en cuenta cientos de tareas diferentes y sus recursos asociados. Si se aumenta el enfoque en un proyecto, se reduce el enfoque en los demás, lo que podría generar una gestión incorrecta. La gestión de recursos permite a las organizaciones ampliar su mirada, y disfrutar de una visión general completa de todo y de todos.
Al disponer de visión general precisa, los encargados de la toma de decisiones pueden ver exactamente dónde se encuentra cada proyecto, qué plazos están a punto de finalizar y qué hay que hacer para garantizar el éxito del proyecto. La gestión de recursos convierte en una realidad el rastreo actualizado y le da a la gestión más control sobre las acciones diarias y a largo plazo. Además, proporciona una imagen más clara del uso total de recursos, lo que fundamenta las predicciones de recursos para iniciativas posteriores.
Disponer de predicciones precisas y estimaciones exactas puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. La gestión de recursos mejora la capacidad de una organización para predecir de manera fiable las necesidades futuras y para resolver complicaciones antes de que puedan convertirse en problemas reales. Con una imagen clara de dónde están los recursos y lo que están haciendo, los gestores de proyectos acceden a información práctica sobre las líneas de tiempo reales. Pueden aplicar esos conocimientos a proyectos futuros, y disfrutar de una previsión más precisa a la hora de programar y utilizar los recursos.
En la misma línea, los plazos más claros implican que las organizaciones pueden prepararse mejor para los cuellos de botella de los proyectos, al tomar medidas a tiempo para compensar el tiempo de inactividad programado, las vacaciones y otros eventos disruptivos.
La mejora de las estimaciones y la previsión conducen naturalmente a un mejor éxito del proyecto. La gestión de recursos ayuda a atribuir con precisión los costes reales a los proyectos, lo que simplifica la asignación y el rastreo de recursos. En conjunto, como es de esperar, estas ventajas y las ya mencionadas generan mayores márgenes de ganancias.
En otras palabras, una mejor gestión de recursos conduce a un mayor éxito empresarial.
La gestión eficaz de recursos depende de la capacidad de una organización para crear un plan de gestión de recursos, cuya gestión o propiedad corresponde al gestor de recursos. El plan de gestión de recursos se utiliza principalmente para gestionar los recursos humanos, es decir, el equipo del proyecto compuesto por empleados individuales con roles y responsabilidades asignados. Sin embargo, los planes de gestión de recursos también deben abordar otros recursos esenciales, como equipos, espacios, finanzas, etc. De hecho, el primer paso para crear un plan de gestión de recursos es identificar y catalogar todos los recursos necesarios para completar el proyecto.
Entre los factores esenciales para crear un plan de gestión de recursos se incluyen los siguientes:
Los recursos son la principal preocupación cuando se crea un plan de gestión de recursos. Por ello, la mayor parte del tiempo de las primeras fases de la planificación de recursos se debe dedicar a crear una lista detallada de todas las personas, habilidades, herramientas y otros recursos necesarios que son vitales para el éxito del proyecto. Intenta ser minucioso; cuanto más precisa sea la lista, mejor será el plan de gestión de recursos.
Fijar plazos para cada recurso ayuda a conformar los programas. Calcula, con la mayor precisión posible, cuánto tiempo se necesitará para cada recurso y utiliza esa información cuando establezcas plazos y líneas de tiempo.
La planificación eficaz de la gestión de recursos no solo incluye restricciones concretas relacionadas con el alcance, los programas y el coste; también debe incorporar suposiciones inteligentes y fundamentadas. Estas suposiciones pueden ser sobre qué recursos estarán disponibles y cuándo, pero deben identificarse claramente como suposiciones dentro del plan. De ese modo, podrán distinguirse de las limitaciones más fiables que deberían formar parte de la base del plan.
Por último, un plan de gestión de recursos eficaz asignará claramente los roles y responsabilidades de todos los recursos humanos incluidos en la estrategia. Las asignaciones inequívocas ayudan a garantizar que todos los involucrados sepan quién es responsable de qué y cuándo cabe esperar que se completen las tareas.
Crear un plan de gestión de recursos es un proceso sencillo. Generalmente, consta de seis pasos y, al igual que los factores esenciales mencionados anteriormente, comienza con la identificación de los recursos esenciales.
La primera fase de la gestión de recursos implica identificar y asignar recursos, considerar tarifas y otros costes, y obtener la aprobación de los clientes o encargados de tomar decisiones pertinentes. Si se basan en proyectos anteriores similares a modo de orientación, los gestores de proyectos pueden mejorar la precisión de sus estimaciones de recursos.
En la segunda fase de planificación de recursos, el gestor del proyecto comienza a revisar las tareas necesarias del proyecto y las vincula con los recursos identificados en la fase anterior. En términos de recursos humanos, asegúrate de que las tareas se asignen no solo según la disponibilidad, sino también según los conjuntos de habilidades y la capacidad.
Con los recursos asignados, el siguiente paso es determinar cuánto tiempo necesitará cada tarea y crear programas según corresponda. Al calcular el tiempo, procura no quedarte corto ni pasarte. Si hay muy poco trabajo, los empleados pueden desmotivarse, pero si hay demasiado, pueden desgastarse.
Con otros compromisos y demandas de recursos en mente, además de los objetivos del proyecto actual, el gestor del proyecto debe programar oficialmente los recursos para tareas específicas. La programación de recursos ayuda a crear estimaciones precisas de las fechas de finalización.
Dicen que ningún plan sobrevive al contacto con la realidad. Teniendo esto en cuenta, la supervisión de proyectos es un aspecto esencial de la planificación de la gestión de recursos. Comprueba regularmente la herramienta de gestión de recursos y compara el rendimiento real con las estimaciones de asignación de recursos establecidas. Si hay cuellos de botella, falta de coordinación de recursos, áreas donde el proyecto se ha estancado u otros problemas, gracias a la supervisión constante el gestor del proyecto podrá identificar y resolver estos problemas antes de que puedan hacer que el proyecto fracase.
Una vez que se ha completado el proyecto, el paso final para crear un plan de gestión de recursos es la retrospectiva. Revisa las estimaciones establecidas durante las primeras etapas de planificación y compáralas con los recursos reales que se utilizaron. Identifica dónde podrían mejorarse las estimaciones y dónde pueden haber tenido un rendimiento diferente al esperado. Este punto brinda a los gestores de proyecto la oportunidad de perfeccionar su enfoque para futuros proyectos, por lo que es importante revisar y considerar todos los factores.
La gestión eficaz de proyectos depende de la capacidad de una organización para asignar y orientar adecuadamente los recursos. Sin embargo, cuanto más complejos sean los proyectos, más difícil y exigente puede ser la gestión de recursos. La aplicación Gestión de recursos de ServiceNow organiza y simplifica este aspecto de la gestión de proyectos. ¿El resultado final? Predicciones precisas de recursos, transparencia en tiempo real y asignación mejorada en todos los recursos y proyectos.
Gestión de recursos de ServiceNow incluye las siguientes características:
- Área de trabajo de asignación de recursos
El área de trabajo proporciona información visual que detalla las solicitudes y asignaciones de recursos. - Plan de recursos
Mediante la característica del plan de recursos, los gestores de proyectos pueden utilizar datos relevantes para crear planes detallados de gestión de recursos para cualquier proyecto. - Planes de recursos operativos
Los gestores de recursos tienen una única interfaz de usuario para gestionar todos los planes de recursos, ya sean operativos o basados en tareas. - Informes de recursos
Los informes fiables y centrados en los datos se actualizan en tiempo real en función de la utilización de recursos. - Portal de hojas de horas
Con la característica del portal de hojas de horas, los recursos humanos pueden registrar las horas de las tareas diariamente, incluso en dispositivos móviles, y enviar estas hojas de horas con solo hacer clic en un botón.
Con estas y otras características, los gestores de proyectos pueden disfrutar de una variedad de ventajas, entre las que se incluyen:
Resource Management de ServiceNow proporciona información en tiempo real en todos los recursos disponibles.
Al trabajar dentro de una sola aplicación centralizada que ofrece una gestión de recursos coherente a todas las personas, proyectos y sistemas relevantes, las organizaciones disfrutan de resultados más precisos y perspectivas más claras.
Resource Management de ServiceNow adapta los recursos a las necesidades empresariales, mediante calendarios, programas, asignación flexible y otras herramientas e integraciones.
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